CTCP - Concepto 0125 de 2026

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Bogotá, D.C.,

Señor(a)

REFERENCIA No. del Radicado 1-2026-014699 Fecha de Radicado 5 de mayo de 2026 Nº de Radicación CTCP 2026-0125 Tema Firmas impuestas por medio mecánico en los EEFF

CONSULTA

“(…) Por medio de la presente me permito elevar consulta en calidad de evaluadora de información contable en procesos de contratación pública, respecto a la adecuada presentación y validez de las firmas en los estados financieros, en el marco de la normatividad vigente en Colombia.

En el desarrollo de la verificación documental, se evidenció que unos estados financieros presentan las firmas del Representante Legal, Contador Público y Contador Independiente; sin embargo, estas aparentan no guardar uniformidad en su disposición dentro del documento, observándose ubicaciones atípicas y posibles indicios de incorporación posterior. (Se adjunta imagen como soporte de la situación descrita, con el fin de que sirva como referencia para el análisis técnico de la presente consulta.)

En este sentido, respetuosamente solicito concepto sobre los siguientes aspectos:

-¿Desde el punto de vista técnico y normativo, la forma de incorporación de las firmas (escaneadas, superpuestas o insertadas digitalmente) afecta la validez de los estados financieros?

-¿Desde el punto de vista técnico y normativo, la forma de incorporación de las firmas (escaneadas, superpuestas o insertadas digitalmente) afecta la validez de los estados financieros? -¿Existen lineamientos específicos sobre la ubicación, integridad y autenticidad de las firmas en estados financieros, certificados y dictaminados? -¿Qué criterios permiten determinar si un documento conserva su integridad y originalidad cuando las firmas no presentan uniformidad en su disposición?”

RESUMEN:

La normativa vigente exige que los estados financieros certificados y dictaminados se encuentren suscritos por los responsables previstos en la ley. La interpretación sistemática de las normas permite concluir que el uso de firmas mecánicas, escaneadas o incorporadas electrónicamente en los estados financieros no se encuentra prohibido de manera expresa por la normatividad vigente. No obstante, la eficacia y validez de dichas firmas deberán evaluarse atendiendo criterios de autenticidad, integridad, confiabilidad y posibilidad de atribución al firmante. La ubicación o disposición gráficaCarrera 13 Nº 28 – 01 Piso 6 / Bogotá, Colombia Código Postal 110311 Conmutador (601) 606 7676 – Línea Gratuita 01 8000 958283

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de las firmas dentro del documento, por sí sola, no constituye causal de invalidez de los estados financieros.

CONSIDERACIONES Y CONCEPTO

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP), en su calidad de organismo

de las firmas dentro del documento, por sí sola, no constituye causal de invalidez de los estados financieros.

CONSIDERACIONES Y CONCEPTO

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP), en su calidad de organismo permanente de normalización técnica de Normas de Contabilidad, Información Financiera y Aseguramiento de la Información, adscrito al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, y conforme a las disposiciones legales vigentes, principalmente las contempladas en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009 y los decretos que las desarrollan, procede a dar respuesta a la consulta de manera general, sin pretender resolver casos particulares, en los siguientes términos:

En consideración a que las preguntas formuladas se encuentran estrechamente relacionadas con la validez, autenticidad, integridad y forma de incorporación de firmas en los estados financieros, este Consejo procederá a darles respuesta conjunta, con el propósito de efectuar un análisis sistemático e integral de la normativa aplicable.

• ¿Desde el punto de vista técnico y normativo, la forma de incorporación de las firmas

(escaneadas, superpuestas o insertadas digitalmente) afecta la validez de los estados financieros?

• ¿Existen lineamientos específicos sobre la ubicación, integridad y autenticidad de las firmas en estados financieros, certificados y dictaminados?

• ¿Qué criterios permiten determinar si un documento conserva su integridad y originalidad cuando las firmas no presentan uniformidad en su disposición?”

Este organismo no observa en la normativa contable vigente disposición expresa que prohíba el uso de firmas mecánicas, escaneadas o incorporadas electrónicamente en los

originalidad cuando las firmas no presentan uniformidad en su disposición?”

Este organismo no observa en la normativa contable vigente disposición expresa que prohíba el uso de firmas mecánicas, escaneadas o incorporadas electrónicamente en los estados financieros certificados o dictaminados. De igual forma, no se identifican disposiciones específicas que regulen la ubicación, disposición o uniformidad gráfica de dichas firmas dentro del documento.

En ausencia de regulación específica sobre la forma de incorporación de las firmas en los estados financieros, la validez y eficacia de estos mecanismos debe analizarse de manera sistemática con las disposiciones contenidas en la Ley 527 de 1999, particularmente aquellas relacionadas con la autenticidad, integridad y atribución de firmas electrónicas y digitales.

“Artículo 28. Atributos jurídicos de una firma cierta. Cuando una firma digital haya sido fijada en un mensaje de datos se presume que el suscriptor de aquella tenía la intención de acreditar ese mensaje de datos y de ser vinculado Con el contenido del mismo.Carrera 13 Nº 28 – 01 Piso 6 / Bogotá, Colombia Código Postal 110311 Conmutador (601) 606 7676 – Línea Gratuita 01 8000 958283

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Parágrafo. El uso de una firma digital tendrá la misma fuerza y efectos que el uso de una firma manuscrita, si aquélla incorpora los siguientes atributos:

1. Es única a la persona que la usa.

2. Es susceptible de ser verificada.

3. Está bajo el control exclusivo de la persona que la usa.

firma manuscrita, si aquélla incorpora los siguientes atributos:

1. Es única a la persona que la usa.

2. Es susceptible de ser verificada.

3. Está bajo el control exclusivo de la persona que la usa.

4. Está ligada a la información o mensaje, de tal manera que si éstos son cambiados, la firma digital es invalidada.

5. Está conforme a las reglamentaciones adoptadas por el Gobierno Nacional”.

(Negritas por fuera del texto original) Ahora bien, respecto de mecanismos electrónicos de firma, el numeral 3 del artículo 1 del Decreto 2364 de 2012 que reglamenta el artículo 7 de la Ley 527 de 1999, define la firma electrónica como: “Métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente”. En consecuencia, la validez de las firmas incorporadas electrónicamente en estados financieros deberá analizarse considerando criterios de autenticidad, confiabilidad, integridad y posibilidad de atribución al firmante. De acuerdo con el Código de Comercio en su artículo 621 “La firma podrá sustituirse, bajo la responsabilidad del creador del título, por un signo o contraseña que puede ser mecánicamente impuesto” y en su artículo 827 “La firma que procede de algún medio mecánico no se considerará suficiente sino en los negocios en que la ley o la costumbre lo admitan”. De las disposiciones citadas se desprende que el ordenamiento jurídico colombiano ha

impuesto” y en su artículo 827 “La firma que procede de algún medio mecánico no se considerará suficiente sino en los negocios en que la ley o la costumbre lo admitan”. De las disposiciones citadas se desprende que el ordenamiento jurídico colombiano ha reconocido, en determinados contextos, la utilización de mecanismos mecánicos o electrónicos para la incorporación de firmas, siempre que ello permita atribuir razonablemente la manifestación de voluntad al suscriptor y no exista prohibición legal expresa.

En el tema de la Contaduría Pública el artículo 10 de la Ley 43 de 1990 prescribe que “La atestación o firma de un Contador Público en los actos propios de su profesión hará presumir, salvo prueba en contrario, que el acto respectivo se ajusta a los requisitos legales…”

Sin perjuicio de lo anterior, los estados financieros certificados y dictaminados deberán observar los requisitos formales previstos en la normativa vigente. En tal sentido, los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995 exigen la suscripción de los estados financieros certificados por parte del representante legal y del contador público bajo cuyaCarrera 13 Nº 28 – 01 Piso 6 / Bogotá, Colombia Código Postal 110311 Conmutador (601) 606 7676 – Línea Gratuita 01 8000 958283

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responsabilidad se hubiesen preparado, así como la firma del revisor fiscal acompañada de la expresión correspondiente que indique que se trata de estados financieros dictaminados, en los casos en que exista dictamen. A su vez, el parágrafo 3° del artículo

responsabilidad se hubiesen preparado, así como la firma del revisor fiscal acompañada de la expresión correspondiente que indique que se trata de estados financieros dictaminados, en los casos en que exista dictamen. A su vez, el parágrafo 3° del artículo 3° de la Ley 43 de 1990 establece que la firma del con tador público deberá ir acompañada del número de su tarjeta profesional. Igualmente, conforme al artículo 1° de la misma ley, la calidad de contador público supone la inscripción vigente ante la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores – UAE JCC.

En consecuencia, el uso de firmas mecánicas, escaneadas o incorporadas electrónicamente en estados financieros no se encuentra expresamente prohibido por el ordenamiento jurídico. No obstante, su eficacia y validez dependerá de la existencia de elementos suficientes que permitan acreditar su autenticidad, integridad y atribución al firmante correspondiente. Por lo tanto, la sola ubicación o disposición gráfica de la firma dentro del documento no constituye, por sí misma, elemento suficiente para invalidar los estados financieros.

Este consejo ha tratado el tema en el Concepto 2025-0057:

“En Colombia, los estados financieros certificados y dictaminados deben contar con la firma del representante legal, del contador público y, cuando aplique, del revisor fiscal, en los términos de los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995, según corresponda. No obstante, la normatividad vigente no prohíbe expresamente el uso de firmas escaneadas o sobrepuestas, siempre que estas no comprometan la autenticidad e integridad del documento.

Sin perjuicio de lo anterior, es de precisar que, la Ley 527 de 1999, en su Artículo 7°, reconoce

no comprometan la autenticidad e integridad del documento.

Sin perjuicio de lo anterior, es de precisar que, la Ley 527 de 1999, en su Artículo 7°, reconoce la validez de la firmas electrónicas y digitales, siempre que permitan identificar al firmante y garantizar la integridad del mensaje de datos. Asimismo, el Decreto 806 de 2020, aunque expedido en el marco de la virtualidad en procesos judiciales, refuerza el principio de equivalencia funcional de los documentos electrónicos.

En consecuencia, si bien el uso de firmas escaneadas no cuenta con la misma seguridad de una firma electrónica certificada, su validez dependerá de su aceptación y del contexto en el que se utilicen, sin que exista una prohibición normativa expresa que, como se indicó, las invalide per se (por el solo hecho de serlo)”.

Adicionalmente, es de anotar que el CTCP se ha pronunciado en otras oportunidades sobre este particular, mediante diversos conceptos, entre ellos, el siguiente:

No. CONCEPTO FECHA 2024-0246 Firma del contador público designado por una sociedad de contadores 30/05/2024Carrera 13 Nº 28 – 01 Piso 6 / Bogotá, Colombia Código Postal 110311 Conmutador (601) 606 7676 – Línea Gratuita 01 8000 958283

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En los términos expuestos, se absuelve la consulta, señalando que este organismo se ha basado exclusivamente en la información proporcionada por el peticionario. Los efectos de este concepto se encuentran enunciados en el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011.

En los términos expuestos, se absuelve la consulta, señalando que este organismo se ha basado exclusivamente en la información proporcionada por el peticionario. Los efectos de este concepto se encuentran enunciados en el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011.

Cordialmente,

JORGE HERNANDO RODRÍGUEZ HERRERA

Consejero – CTCP

Proyectó: Flor de Luz Vélez Correa Consejero Ponente: Jorge Hernando Rodríguez Herrera Revisó y aprobó: Sandra Consuelo Muñoz M./ Jairo Enrique Cervera R./Jorge Hernando Rodríguez H.