CTCP - Concepto 2025-0252 de 2025

CONSEJO TÉCNICO DE LA

CONTADURÍA PÚBLICA

Calle 13 Nº 28 – 01 Piso 6 / Bogotá, Colombia Código Postal 110311 Conmutador (601) 606 7676 – Línea Gratuita 01 8000 958283

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Bogotá, D.C.,

Señor(a) DAYANA LISETH SANDOVAL SILVA E-mail: david.borja@besedo.com

REFERENCIA: No. del Radicado 1-2025-029507 / 1-2025-029508

Fecha de Radicado 3 de septiembre de 2025 No. Radicación CTCP 2025-0252 Tema Forma de conservación de archivos contables

CONSULTA (TEXTUAL)

“(…) solicitamos a este Consejo se pronuncie formalmente sobre: La validez y obligatoriedad del manejo del archivo contable en formato digital bajo la normativa vigente. Las especificaciones técnicas y legales que deben cumplirse para garantizar la integridad, accesibilidad y validez jurídica del archivo contable digital. (…)”

RESUMEN:

La entidad tiene la potestad de elegir el método que considere más conveniente para la conservación de los libros y los documentos que respaldan los registros contables y los estados financieros de propósito general, ya sea en formato físico (papel) o en medios digitales.

CONSIDERACIONES Y CONCEPTO

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) , en su calidad de organismo

estados financieros de propósito general, ya sea en formato físico (papel) o en medios digitales.

CONSIDERACIONES Y CONCEPTO

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) , en su calidad de organismo permanente de normalización técnica de Normas de Contabilidad , Información Financiera y Aseguramiento de la Información, adscrito al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, y conforme a las disposiciones legales vigentes, principalmente las contempladas en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009 y los decretos que la s desarrollan, procede a dar respuesta a la consulta de manera general, sin pretender resolver casos particulares, en los siguientes términos:

El CTCP se pronunció sobre una situación similar en el concepto 2024-0419.

El artículo 28 de la Ley 962 de 2005 establece, como parte del proceso de racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio : “Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante,CONSEJO TÉCNICO DE LA

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su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.

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su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.

Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información. Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales.”

De la misma manera, el artículo 17, del Anexo 6 del Decreto Único Reglamentario –DUR 2420 de 2015, incorporó lo dispuesto en el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.

En síntesis, una entidad tiene la potestad de elegir el método que considere más conveniente para la conservación de los libros y documentos que respaldan los registros contables y los estados financieros de propósito general, ya sea en papel o en medios digitales.

Finalmente, el CTCP no es competente para pronunciarse acerca de las especificaciones técnicas y legales que deben cumplirse para garantizar la integridad, accesibilidad y validez jurídica del archivo contable digital.

En los términos expuestos, se absuelve la consulta, señalando que este organismo se ha basado exclusivamente en la información proporcionada por el peticionario. Los efectos de este concepto se encuentran enunciados en el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011.

Cordialmente,

JIMMY JAY BOLAÑO TARRÁ

Presidente CTCP

Proyectó: Mauricio Ávila Rincón

Consejero Ponente: Jimmy Jay Bolaño Tarrá

2011.

Cordialmente,

JIMMY JAY BOLAÑO TARRÁ

Presidente CTCP

Proyectó: Mauricio Ávila Rincón Consejero Ponente: Jimmy Jay Bolaño Tarrá Revisó y aprobó: Jimmy Jay Bolaño T. /Jairo Enrique Cervera R . /Sandra Consuelo Muñoz M. /Jorge Hernando Rodríguez H.