CTCP - Concepto 2025-0277 de 2025

CONSEJO TÉCNICO DE LA

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Calle 13 Nº 28 – 01 Piso 6 / Bogotá, Colombia Código Postal 110311 Conmutador (601) 606 7676 – Línea Gratuita 01 8000 958283

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Bogotá, D.C.,

Señor (a) Natalia Michel Sanchez Villafaña E-mail: nsanchez@rbcol.co

REFERENCIA No. del Radicado 1-2025-033486 1-2025-034248 Fecha de Radicado 01 de octubre de 2025 Nº de Radicación CTCP 2025-0277 Tema Tratamiento contable de cuentas por cobrar con recursos públicos

CONSULTA (TEXTUAL)

“PRIMERO ¿Qué otras alternativas legales y administrativas, además de las ya referenciadas en los hechos de la presente petición, tiene la Entidad Gremial para lograr el recaudo de las cuentas por cobrar derivadas del no pago de las cuotas parafiscales? SEGUNDO En caso de agotarse todas l as gestiones posibles de cobro, ¿es procedente que el Fondo realice la baja contable de estas cuentas por cobrar o las reclasifique en cuentas de control, teniendo en cuenta que se trata de recursos públicos? TERCERO En caso de que la baja contable o reclasificación en cuentas de control sea viable, ¿Cuál sería el procedimiento contable y legal, los soportes y requisitos mínimos que debe reunir la Entidad Gremial para justificar dicha decisión ante los órganos de control y sus miembros?

sería el procedimiento contable y legal, los soportes y requisitos mínimos que debe reunir la Entidad Gremial para justificar dicha decisión ante los órganos de control y sus miembros? CUARTO ¿Qué implicaciones legales, fiscales o disciplinarias podría enfrentar la Entidad Gremial, sus directivos o funcionarios, en caso de proceder con la baja contable o traslado a cuentas de control de estos recursos sin contar con el soporte adecuado? QUINTO ¿Cuáles son las consecuencias o implicaciones legales, fiscales, disciplinarias, económicas y administrativas que podrían enfrentar la Entidad Gremial al no contar con los soportes de las gestiones realizadas de cobro jurídico y pre-jurídico de las cuentas por cobrar de las cuotas parafiscales adeudadas de los miembros morosos? SEXTO ¿Es viable la aplicación de la figura de la prescripción y cuál sería su término respecto del cobro y la obligación a pagar de las cuotas parafiscales en mora por parte de los miembros de la Entidad Gremial? SÉPTIMO En caso de que sea viable la prescripción ¿Bajo qué condiciones puede considerar como causal válida para la baja contable o la reclasificación en cuentas de control por parte de la Entidad Gremial?”

El peticionario expone que “dichos recursos tienen naturaleza pública, en la medid a en que provienen de una entidad gremial que representa los intereses de un grupo en Colombia ante el Gobierno Nacional y demás autoridades territoriales, públicas y privadas. Aunque la administración de estos fondos se delega a una entidad de carácter gremial, su manejo se realiza en ejercicio de una función pública, bajo la regulación y supervisión del Estado, establecida, entre

Gobierno Nacional y demás autoridades territoriales, públicas y privadas. Aunque la administración de estos fondos se delega a una entidad de carácter gremial, su manejo se realiza en ejercicio de una función pública, bajo la regulación y supervisión del Estado, establecida, entre otras normas, en la Ley 138 de 1994, como contribución parafiscal de naturaleza tributaria.”CONSEJO TÉCNICO DE LA

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RESUMEN:

Los recursos administrados por la entidad gremial , tienen naturaleza pública y destinación específica, por lo que deben manejarse bajo principios de legalidad, transparencia y control estatal. En este contexto, l a baja contable de las cuentas por cobrar solo procede una vez se hayan agotado todas las gestiones de cobro y exista evidencia objetiva de incobrabilidad, en concordancia con lo establecido en el el Decreto Único Reglamentario DUR 2420 de 2015.

Cuando las condiciones lo justifiquen, las partidas dadas de ba ja pueden mantenerse registradas en cuentas de control, con el fin de preservar la trazabilidad de los recursos y asegurar la rendición de cuentas. El procedimiento exige soporte técnico, y documentación suficiente, la aprobación formal del órgano competente y la conservación de los antecedentes que fundamenten la decisión, de modo que pueda justificarse ante

y asegurar la rendición de cuentas. El procedimiento exige soporte técnico, y documentación suficiente, la aprobación formal del órgano competente y la conservación de los antecedentes que fundamenten la decisión, de modo que pueda justificarse ante los órganos de control y auditoría.

CONSIDERACIONES Y CONCEPTO

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) , en su calidad de organismo permanente de normalización técnica de Normas de Contabilidad , Información Financiera y Aseguramiento de la Información, adscrito al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, y conforme a las disposiciones legales vigentes, principalmente las contempladas en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009 y los decretos que la s desarrollan, procede a dar respuesta a la consulta de manera general, sin pretender resolver casos particulares, en los siguientes términos:

Respecto a las preguntas 1, 4, 5, 6 y 7 , nos permitimos informarle que el Consejo Técnico de la Contaduría Pública CTCP es un organismo de normalización técnica, cuya función consiste en orientación sobre la aplicación de las normas de contabilidad, de información financiera y de aseguramiento de la información. En consecuencia, no tiene competencia para pronunciarse sobre los aspectos de carácter legal, fiscal o disciplinario que se plantean en dichas preguntas.

SEGUNDO En caso de agotarse todas las gestiones posibles de cobro, ¿es procedente que el Fondo realice la baja contable de estas cuentas por cobrar o las reclasifique en cuentas de control, teniendo en cuenta que se trata de recursos públicos?

procedente que el Fondo realice la baja contable de estas cuentas por cobrar o las reclasifique en cuentas de control, teniendo en cuenta que se trata de recursos públicos?

Sobre este aspecto, el artículo 3 de la Ley 138 de 1994 dispone que el Fondo de Fomento Palmero se crea para el manejo de los recursos provenientes del recau do de la Cuota, los cuales se ceñirán a los lineamientos de política del Ministerio de Agricultura para elCONSEJO TÉCNICO DE LA

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desarrollo del sector agrícola. Además, señala que el producto de dicha cuota se llevará a una cuenta especial bajo el nombre de Fondo de Fomento Palmero, con dest ino exclusivo al cumplimiento de los objetivos previstos en la ley. Esta disposición refuerza el carácter público y finalista de los recursos, entendiendo este último como la obligación de destinarlos exclusivamente a los fines establecidos por la ley, bajo principios de legalidad, transparencia, control estatal y rendición de cuentas. De acuerdo con el Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015 y sus modificaciones , la baja contable de una cuenta por cobrar solo procede cuando la entidad ha agotado todas las gestiones de cobro y existe evidencia objetiva de incobrabilidad, conforme a los criterios de

Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015 y sus modificaciones , la baja contable de una cuenta por cobrar solo procede cuando la entidad ha agotado todas las gestiones de cobro y existe evidencia objetiva de incobrabilidad, conforme a los criterios de reconocimiento de pérdidas por deterioro (ver la NIIF 9 del Anexo para el Grupo 1 y la Sección 11 del Anexo para el Grupo 2). En este sentido, la baja contable debe sustentarse en la pérdida definitiva del derecho de cobro, es decir, cuando no existan medios legales o contractuales efectivos para recuperar el valor adeudado.

No obstante, dado que se trata de recursos públicos de destinación específica, estos no pueden eliminarse totalmente del control institucional . Por tanto, la entidad debe rá mantener su registro en cuentas de control o cuentas de orden para preservar la trazabilidad, transparencia y rendición de cuentas ante los órganos de control. En consecuencia, aunque el activo financiero pueda darse de baja del estado de situación financiera, el registro en cuentas de control constituye una práctica necesaria para garantizar la responsabilidad fiscal y custodia del patrimonio público. Por ello, la baja contable solo será procedente cuando esté debidamente soportada, aprobada por los órganos competentes y acompañada del registro en cuentas de control que permita evidenciar el seguimiento y la eventual recuperación futura.

TERCERO En caso de que la baja contable o reclasificación en cuentas de control sea viable, ¿Cuál sería el procedimiento contable y legal, los soportes y requisitos mínimos que debe reunir la Entidad Gremial para justificar dicha decisión ante los órganos de control y sus miembros?

sea viable, ¿Cuál sería el procedimiento contable y legal, los soportes y requisitos mínimos que debe reunir la Entidad Gremial para justificar dicha decisión ante los órganos de control y sus miembros?

En coherencia con lo anterior, y considerando que los recursos administrados por la entidad gremial tienen naturaleza pública y destinación específica, el procedimiento contable para efectuar la baja contable o la reclasificación en cuentas de control debe sustentarse en criterios de legalidad, transparencia, trazabilidad y rendición de cuentas.

El proceso debe iniciar se con la evaluación técnica y documental de las ges tiones de cobro realizadas (cartas, requerimientos, conciliaciones, acuerdos de pago, actuaciones jurídicas) y con la elaboración de un informe de incobrabilidad, debidamente avalado por la administración y aprobado por el órgano directivo competente.CONSEJO TÉCNICO DE LA

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Conforme al DUR 2420 de 2015, la entidad debe rá reconocer el gasto por deterioro y, posteriormente, realizar el retiro del activo, revelando en las notas a los estados financieros la naturaleza de las cuentas dadas de baja, las causas y los valores involucrados.

Por lo cual, l a entidad debe soportar esta decisión con un acto administrativo o

financieros la naturaleza de las cuentas dadas de baja, las causas y los valores involucrados.

Por lo cual, l a entidad debe soportar esta decisión con un acto administrativo o resolución interna que autorice la baja contable o la reclasificación, con base en los informes técnicos y en la normatividad vigente en materia de gestión de bienes y recursos públicos.

Entre los requisitos mínimos que debe cumplir la documentación soporte, se incluyen:

 Evidencia del agotamiento de todas las gestiones de cobro;  Concepto jurídico que respalde la imposibilidad de recuperación;  Aprobación por el órgano directivo competente; y Registro contable y revelación adecuada en los estados financieros

Esta documentación permitirá demostrar ante los órganos de control (Contraloría, revisoría fiscal, auditoría interna) que la baja o reclasificación se efectuó conforme a los principios de transparencia, legalidad , prudencia y razonabilidad financiera , garantizando el adecuado manejo de los recursos públicos.

En los términos expuestos, se absuelve la consulta, señalando que este organismo se ha basado exclusivamente en la información proporcionada por el peticionario. Los efectos de este concepto se encuentran enunciados en el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011.

Cordialmente,

Sandra Consuelo Muñoz Moreno Consejera – CTCP

Proyectó: Michel Julieth Herrán Saldaña Consejero Ponente: Sandra Consuelo Muñoz Moreno Revisó y aprobó: Sandra Consuelo Muñoz Moreno / Jimmy Jay Bolaño Tarrá / Jairo Enrique Cervera Rodríguez / Jorge Hernando Rodriguez

Herrera