DAFP - Concepto 215611 de 2021

Departamento Administrativo de la Función Pública Concepto 215611 de 2021 Departamento Administrativo de la Función Pública 1 EVA - Gestor Normativo Concepto 215611 de 2021 Departamento Administrativo de la Función Pública 20216000215611

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Radicado No.: 20216000215611

Fecha: 18/06/2021 12:06:27 p.m.

Bogotá D.C.

REFERENCIA: SITUACIONES ADMINISTRATIVAS. Encargo por vacaciones del titular. RAD. 20219000465592 del 8 de junio de 2021.

En atención a la comunicación de la referencia, mediante la cual consulta sobre el tiempo mínimo para notificar un encargo de funciones de un empleo cuyo titular sale a disfrute de sus vacaciones y si es obligación del titular realizar entrega formal o inducción de este, me permito dar respuesta en los siguientes términos:

La Ley 909 de 2004, por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones, establece:

“ARTÍCULO 24. Encargo. Mientras se surte el proceso de selección para proveer empleos de carrera administrativa, los empleados de carrera tendrán derecho a ser encargados en estos si acreditan los requisitos para su ejercicio, poseen las aptitudes y habilidades para su desempeño, no han sido sancionados disciplinariamente en el último año y su última evaluación del desempeño es sobresaliente.

En el evento en que no haya empleados de carrera con evaluación sobresaliente, el encargo deberá recaer en quienes tengan las más altas calificaciones descendiendo del nivel sobresaliente al satisfactorio, de conformidad con el sistema de evaluación que estén aplicando las entidades. Adicionalmente el empleado a cumplir el encargo deberá reunir las condiciones y requisitos previstos en la ley.

El encargo deberá recaer en un empleado que se encuentre desempeñando el cargo inmediatamente inferior de la planta de personal de la entidad.

(…)”

El Decreto 1083 de 2015 Único Reglamentario del sector Función Pública, señala lo siguiente:

“ARTÍCULO 2.2.5.5.41 Encargo. Los empleados podrán ser encargados para asumir parcial o totalmente las funciones de empleos diferentes de aquellos para los cuales han sido nombrados, por ausencia temporal o definitiva del titular, desvinculándose o no de las propias de su cargo.

El encargo no interrumpe el tiempo de servicio para efectos de la antigüedad en el empleo del cual es titular, ni afecta los derechos de carrera del empleado.

En ese sentido, la Sección Quinta de esta misma corporación para diferenciar encargo de funciones y encargo de un empleo, medianteDepartamento Administrativo de la Función Pública Concepto 215611 de 2021 Departamento Administrativo de la Función Pública 2 EVA - Gestor Normativo Sentencia 18 de diciembre de 2017. M.P. Lucy Jeannette Bermúdez Bermúdez Rad: 11001-03-28-000-2017-00044-00, indicó:

“El encargo es una modalidad de provisión temporal de empleos públicos, de conformidad con lo preceptuado por la jurisprudencia de la Sección Segunda de esta Corporación 3 . Esta particularidad permite, en principio, parangonar esta figura jurídica al nombramiento, forma típica de acceso a la función pública.

Sin embargo, menester resulta indicar que no en todas las ocasiones los encargos deben ser comprendidos como una forma de proveer los empleos públicos, pues, no en pocas ocasiones, se encargan las funciones, pero no el cargo, eventos en los cuales dicha situación administrativa no puede ser equiparada a un nombramiento.

En otros términos, el encargo del cargo implica un reemplazo del titular del mismo , mientras que en el contexto del encargo de funciones éste continúa ocupándolo, a pesar de que por alguna situación administrativa no puede desempeñar el catálogo de funciones asignado a su empleo.”

En este orden de ideas esta Dirección Jurídica considera que, dado los presupuestos de su consulta por ser un encargo mientras las vacaciones del titular, no se debe realizar una entrega formal del cargo o inducción. No obstante, el jefe inmediato podrá determinar de acuerdo con las funciones del empleo objeto de encargo que los informes, documentos y demás sean entregados por el empleado antes de salir a disfrutar el descanso remunerado.

Ahora bien, en cuanto a la notificación personal de los actos administrativos de carácter particular la Ley 1437 de 2011, dispone:

ARTÍCULO 66. Deber de notificación de los actos administrativos de carácter particular y concreto. Los actos administrativos de carácter

particular deberán ser notificados en los términos establecidos en las disposiciones siguientes.

ARTÍCULO 67 . Notificación personal. Las decisiones que pongan término a una actuación administrativa se notificarán personalmente al interesado, a su representante o apoderado, o a la persona debidamente autorizada por el interesado para notificarse.

En la diligencia de notificación se entregará al interesado copia íntegra, auténtica y gratuita del acto administrativo, con anotación de la fecha y la hora, los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse y los plazos para hacerlo.

El incumplimiento de cualquiera de estos requisitos invalidará la notificación.

La notificación personal para dar cumplimiento a todas las diligencias previstas en el inciso anterior también podrá efectuarse mediante una cualquiera de las siguientes modalidades:

1. Por medio electrónico. Procederá siempre y cuando el interesado acepte ser notificado de esta manera.

La administración podrá establecer este tipo de notificación para determinados actos administrativos de carácter masivo que tengan origen en convocatorias públicas. En la reglamentación de la convocatoria impartirá a los interesados las instrucciones pertinentes, y establecerá modalidades alternativas de notificación personal para quienes no cuenten con acceso al medio electrónico.

2. En estrados. Toda decisión que se adopte en audiencia pública será notificada verbalmente en estrados, debiéndose dejar precisa constancia

de las decisiones adoptadas y de la circunstancia de que dichas decisiones quedaron notificadas. A partir del día siguiente a la notificación se contarán los términos para la interposición de recursos.Departamento Administrativo de la Función Pública Concepto 215611 de 2021 Departamento Administrativo de la Función Pública 3 EVA - Gestor Normativo

De conformidad con la norma citada, se observa que para efectuar la notificación personal de un acto administrativo de carácter particular como lo es el encargo, no se contempla un término o tiempo mínimo para notificar al empleado público que será encargado, no obstante la misma se deberá efectuar una vez sea expedido el mismo.

Finalmente, para mayor información respecto de las normas de administración de los empleados del sector público, las inhabilidades e incompatibilidades aplicables a los mismos; así como la normatividad que ha emitido el Gobierno Nacional a propósito de la emergencia ocasionada por el Covid – 19, me permito indicar que en el link /eva/es/gestor-normativo y https://coronaviruscolombia.gov.co/Covid19/index.html podrá encontrar conceptos y normativa relacionados con el tema.

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Cordialmente,

ARMANDO LÓPEZ CORTES

Director Jurídico

Proyectó: María Tello

Revisó: José Ceballos

Aprobó: Armando López

11602.8.4

Fecha y hora de creación: 2025-06-15 22:09:45