DAFP - Concepto 20266000053101 de 2026

Departamento Administrativo de la Función Pública Concepto 053101 de 2026 Departamento Administrativo de la Función Pública 1 EVA - Gestor Normativo Concepto 053101 de 2026 Departamento Administrativo de la Función Pública 20266000053101

Al contestar por favor cite estos datos:

Radicado No.: 20266000053101

Fecha: 04/02/2026 07:32:31 p.m.

Bogotá D.C.

REF: TEMA: EMPLEOS. SUBTEMA: Provisión de Empleos. RAD. 20259000803712 del 20 de diciembre de 2025.

Reciba un cordial saludo por parte de la Función Pública.

Por medio del presente, en atención a la consulta en la cual señala: “(...) 1. Precise el alcance del concepto de “equivalencia de empleos” dentro del sistema de empleo público regulado por la Ley 909 de 2004 y sus decretos reglamentarios. 2. Determine los criterios jurídicos y técnicos que permiten establecer la equivalencia entre empleos, tales como: Nivel jerárquico, código y grado; Funciones esenciales y propósito principal del empleo; Requisitos mínimos de estudio y experiencia; Competencias laborales; Asignación salarial y responsabilidad funcional. 3. Aclare la procedencia jurídica del uso de listas de elegibles para proveer empleos equivalentes, cuando los aspirantes acreditan iguales condiciones de mérito y requisitos. 4. Indique si la equivalencia de empleos debe evaluarse desde una perspectiva material y funcional, más allá de la denominación formal del cargo. (...)”, me permito manifestarle lo siguiente:

Al respecto es necesario indicarle primero, que de acuerdo con lo establecido en el Decreto 430 de 2016 1 , este Departamento Administrativo

denominación formal del cargo. (...)”, me permito manifestarle lo siguiente:

Al respecto es necesario indicarle primero, que de acuerdo con lo establecido en el Decreto 430 de 2016 1 , este Departamento Administrativo tiene como objeto el fortalecimiento de las capacidades de los servidores públicos y de las entidades y organismos del Estado, su organización y funcionamiento, el desarrollo de la democratización de la gestión pública y el servicio al ciudadano, mediante la formulación, implementación, seguimiento y evaluación de políticas públicas, la adopción de instrumentos técnicos y jurídicos, la asesoría y la capacitación, razón por la cual no es de su competencia pronunciarse sobre los procedimientos internos de una entidad pública.

Por tanto, la resolución de los casos particulares, corresponderá en todos los casos a la autoridad empleadora y nominadora, en cuanto es la instancia que conoce de manera cierta y documentada la situación particular de su personal.

De esta manera; no es de nuestra competencia intervenir en situaciones particulares, declarar ni negar derechos; intervenir en situaciones internas de las entidades, actuar como ente de control, investigación, o seguimiento, ni señalar los procedimientos o las implicaciones legales derivadas de sus actuaciones. No obstante, a modo de información general respecto de la situación planteada por usted, se le informa que:Departamento Administrativo de la Función Pública Concepto 053101 de 2026 Departamento Administrativo de la Función Pública 2 EVA - Gestor Normativo Frente a las listas de elegibles, la Ley 909 de 2004 2 , establece lo siguiente:

“ARTÍCULO 31. ETAPAS DEL PROCESO DE SELECCIÓN O CONCURSO. El proceso de selección comprende:

1. Convocatoria. La convocatoria, que deberá ser suscrita por la Comisión Nacional del Servicio Civil, el Jefe de la entidad u organismo, es norma reguladora de todo concurso y obliga tanto a la administración, como a las entidades contratadas para la realización del concurso y a los participantes.

(...)

1. Listas de elegibles. Con los resultados de las pruebas la Comisión Nacional del Servicio Civil o la entidad contratada, por delegación de aquella, elaborará en estricto orden de mérito la lista de elegibles que tendrá una vigencia de dos (2) años. Con esta y en estricto orden de mérito se cubrirán las vacantes para las cuales se efectuó el concurso.

(...)”

Conforme a lo señalado en el numeral 4 del artículo 31 de la Ley 909 de 2004, la lista de elegibles únicamente se puede utilizar en estricto orden de mérito para proveer las vacantes para las cuales se efectuó el concurso de mérito. Esta disposición aplica a los concursos iniciados bajo su vigencia.

Con la modificación realizada por el artículo 6 de la Ley 1960 de 2019 3 , la lista de elegibles obtenida en un concurso de mérito, se podrá utilizar en estricto orden de mérito para proveer las vacantes para las cuales se efectuó el concurso de mérito y las demás vacantes definitivas de cargos equivalentes no convocados, que surjan con posterioridad a la convocatoria del concurso en la misma entidad, siempre y cuando la convocatoria se inicie en vigencia de la Ley 1960 de 2019.

El Decreto 1083 de 2015 4 en el artículo 2.2.5.3.2, en relación con la provisión de los cargos de carrera dispone:

convocatoria se inicie en vigencia de la Ley 1960 de 2019.

El Decreto 1083 de 2015 4 en el artículo 2.2.5.3.2, en relación con la provisión de los cargos de carrera dispone:

“ARTÍCULO 2.2.5.3.2 Orden para la provisión definitiva de los empleos de carrera. La provisión definitiva de los empleos de carrera se efectuará teniendo en cuenta el siguiente orden:

1. Con la persona que al momento de su retiro ostentaba derechos de carrera y cuyo reintegro haya sido ordenado por autoridad judicial.

1. Por traslado del empleado con derechos de carrera que demuestre su condición de desplazado por razones de violencia en los términos de la Ley 387 de 1997, una vez impartida la orden por la Comisión Nacional del Servicio Civil.

1. Con la persona de carrera administrativa a la cual se le haya suprimido el cargo y que hubiere optado por el derecho preferencial a ser reincorporado a empleos iguales o equivalentes, conforme con las reglas establecidas en el presente Decreto y de acuerdo con lo ordenado por

la Comisión Nacional del Servicio Civil.

1. Con la persona que al momento en que deba producirse el nombramiento ocupe el primer puesto en lista de elegibles para el empleo ofertado que fue objeto de convocatoria para la respectiva entidad.Departamento Administrativo de la Función Pública Concepto 053101 de 2026 Departamento

Administrativo de la Función Pública 3 EVA - Gestor Normativo Si agotadas las anteriores opciones no fuere posible la provisión del empleo deberá adelantarse proceso de selección específico para la respectiva entidad.

PARÁGRAFO 1. Una vez provistos en período de prueba los empleos convocados a concurso con las listas de elegibles elaboradas como resultado

respectiva entidad.

PARÁGRAFO 1. Una vez provistos en período de prueba los empleos convocados a concurso con las listas de elegibles elaboradas como resultado de los procesos de selección, tales listas, durante su vigencia, sólo podrán ser utilizadas para proveer de manera específica las vacancias definitivas que se generen en los mismos empleos inicialmente provistos, con ocasión de la configuración para su titular de alguna de las causales de retiro del servicio consagradas en el Artículo 41 de la Ley 909 de 2004.

PARÁGRAFO 2. Cuando la lista de elegibles elaborada como resultado de un proceso de selección esté conformada por un número menor de aspirantes al de empleos ofertados a proveer, la administración, antes de efectuar los respectivos nombramientos en período de prueba y retirar del servicio a los provisionales, deberá tener en cuenta el siguiente orden de protección generado por:

1. Enfermedad catastrófica o algún tipo de discapacidad.

1. Acreditar la condición de padre o madre cabeza de familia en los términos señalados en las normas vigentes y la jurisprudencia sobre la materia.

1. Ostentar la condición de prepensionados en los términos señalados en las normas vigentes y la jurisprudencia sobre la materia.

1. Tener la condición de empleado amparado con fuero sindical.”

Así las cosas, si un empleo de carrera administrativa está en vacancia definitiva, le corresponde a la entidad empleadora verificar los mecanismos de provisión definitiva señalados en la disposición transcrita y proveer el respectivo empleo en el orden correspondiente.

No obstante, lo anterior, en relación con el tema objeto de consulta, es imperante referir que mediante escrito del 16 de enero de 2020 el Presidente de la Comisión Nacional del Servicio Civil, modificó el inciso primero de la página 3 del criterio unificado denominado “Uso de listas de elegibles en el contexto de la Ley 1960 de 27 de junio de 2019”, precisando lo siguiente:

“las listas de elegibles conformadas por la CNSC y aquellas que sean expedidas el marco de los procesos de selección aprobados con anterioridad al 27 de junio de 2019, deberán usarse durante su vigencia para proveer las vacantes de los empleos que integraron la Oferta Pública de Empleos de Carrera –OPEC– de la respectiva convocatoria y para cubrir nuevas vacantes que se generen con posterioridad y que correspondan a los "mismos empleos", entiéndase con igual denominación código, grado, asignación básica mensual, propósitos, funciones, ubicación geográfica y mismo grupo de aspirantes; criterios con los que en el proceso de selección se identifica el empleo con un número de

OPEC.”

De acuerdo con el pronunciamiento de la CNSC, en adelante las listas de elegibles conformadas en el marco de los procesos de selección aprobados con anterioridad al 27 de junio de 2019, deberán usarse durante su vigencia para proveer las vacantes de los empleos que integraron la Oferta Pública de Empleos de Carrera –OPEC– de la respectiva convocatoria y para cubrir nuevas vacantes que se generen con posterioridad y que correspondan a los mismos empleos en la misma entidad.

Finalmente, es importante anotar que, en último pronunciamiento de la Comisión Nacional del Servicio Civil 5 , se anotó:

que correspondan a los mismos empleos en la misma entidad.

Finalmente, es importante anotar que, en último pronunciamiento de la Comisión Nacional del Servicio Civil 5 , se anotó:

“¿Cómo se hace uso de las Listas de Elegibles?Departamento Administrativo de la Función Pública Concepto 053101 de 2026 Departamento Administrativo de la Función Pública 4 EVA - Gestor Normativo Las Listas de Elegibles se pueden usar para los casos en que haya un mismo empleo o empleos equivalentes en una vacante y en estos casos, es importante tener presentes los lineamientos impartidos a través de los criterios unificados de la Comisión Nacional del Servicio Civil, así:

Mismo empleo:

En cuanto al uso de las listas de elegibles de nuevas vacantes correspondientes al “mismo empleo” se debe tener en cuenta que, el Criterio Unificado del 16 de enero de 2020 señala que “las listas de elegibles conformadas por la CNSC y aquellas que sean expedidas en el marco de los procesos de selección aprobados con anterioridad al 27 de junio de 2019, deberán usarse durante su vigencia para proveer las vacantes de los empleos que integraron la oferta pública de empleos de carrera - OPECde la respectiva convocatoria y para cubrir nuevas vacantes que se generen con posterioridad y que correspondan a los “mismos empleos”.

Se define mismo empleo como aquel con igual denominación, código, grado, asignación básica mensual, propósito, funciones, mismos requisitos

de estudio y experiencia reportados en la Oferta Pública de Empleo de Carrera OPEC, ubicación geográfica y mismo grupo de aspirantes; criterios con los que en el proceso de selección se identifica el empleo con un número de OPEC.

En caso de existir vacantes correspondientes a los “mismos empleos” ofertados, es deber de las entidades hacer el reporte a través del portal

SIMO 4.0.

Empleo equivalente:

Con relación al uso de las listas para empleos equivalentes, la Comisión Nacional del Servicio Civil emitió el Criterio Unificado “Uso de listas de elegibles para empleos equivalentes” del 22 de septiembre de 2020 el cual define a los empleos equivalentes “como aquellos que pertenezcan al mismo nivel jerárquico, tengan grado salarial igual, posean el mismo requisito de experiencia, sean iguales o similares en cuanto al propósito principal o funciones, requisitos de estudios y competencias comportamentales y mismo grupo de referencia de los empleos de las listas de elegibles.”

En ese sentido, se reitera que para la provisión definitiva de empleos equivalentes únicamente aplicarán aquellas listas de elegibles conformadas en el marco de los procesos de selección aprobados con posterioridad al 27 de junio de 2019.

En caso de que las entidades cuenten con vacantes que sean equivalentes a los empleos ofertados y que su proceso de selección haya sido aprobado con posterioridad al 27 de junio de 2019, deberán solicitar autorización de uso de las listas a la CNSC, a través de la Ventanilla Única en www.cnsc.gov.co, para que se emita un concepto técnico respecto a la viabilidad sobre el uso.

Para autorizar el uso de las listas de elegibles, es deber de la entidad reportar correctamente y radicar todos los Actos Administrativos emitidos

en www.cnsc.gov.co, para que se emita un concepto técnico respecto a la viabilidad sobre el uso.

Para autorizar el uso de las listas de elegibles, es deber de la entidad reportar correctamente y radicar todos los Actos Administrativos emitidos en lo relativo a la provisión de las vacantes ofertadas, conforme a las directrices impartidas en la Circular Externa 008 de 2021. Una vez las novedades contenidas en los documentos registrados sean aprobadas por parte de la CNSC, el sistema habilitará al siguiente elegible en posición meritoria para que el Jefe de la Unidad de Personal, o quien haga sus veces, realice el correspondiente trámite de nombramiento en periodo de prueba y demás orientados a la provisión definitiva.

Vale la pena indicar que las entidades habrán de ajustarse a lo dispuesto en la Ley 909 de 2004, Decreto 1083 de 2015, Acuerdo 0165 de 2020 modificado por el Acuerdo 013 de 2021 y demás criterios y circulares emitidas relacionadas con el uso de las listas de elegibles”

Así las cosas, esta Dirección Jurídica concluye:

1. Para la provisión de una vacancia definitiva de un cargo de carrera administrativa, la entidad deberá acatar y respetar el orden de provisiónDepartamento Administrativo de la Función Pública Concepto 053101 de 2026 Departamento

Administrativo de la Función Pública 5 EVA - Gestor Normativo contemplado en el artículo 2.2.5.3.2 del Decreto 1083 de 2015.

1. Con la modificación realizada por el artículo 6 de la Ley 1960 de 2004, la lista de elegibles obtenida en un concurso de mérito, se podrá utilizar en estricto orden de mérito para proveer las vacantes para las cuales se efectuó el concurso de mérito y las demás vacantes definitivas de cargos equivalentes no convocados, que surjan con posterioridad a la convocatoria del concurso en la misma entidad.

1. De acuerdo con el pronunciamiento de la Comisión Nacional del Servicio Civil CNSC, efectuado a partir de enero de 2020, las listas de elegibles conformadas en el marco de los procesos de selección aprobados con anterioridad al 27 de junio de 2019, deberán usarse durante su

vigencia para proveer las vacantes de los empleos que integraron la Oferta Pública de Empleos de Carrera –OPEC– de la respectiva convocatoria y para cubrir nuevas vacantes que se generen con posterioridad y que correspondan a los mismos empleos.

1. Con relación al uso de las listas para empleos equivalentes, la Comisión Nacional del Servicio Civil emitió el Criterio Unificado “Uso de listas de elegibles para empleos equivalentes” del 22 de septiembre de 2020 el cual define a los empleos equivalentes “como aquellos que pertenezcan al mismo nivel jerárquico, tengan grado salarial igual, posean el mismo requisito de experiencia, sean iguales o similares en cuanto al propósito principal o funciones, requisitos de estudio y competencias comportamentales y mismo grupo de referencia de los empleos de las listas de elegibles”

En ese sentido, se reitera que para la provisión definitiva de empleos equivalentes únicamente aplicarán aquellas listas de elegibles conformadas en el marco de los procesos de selección aprobados con posterioridad al 27 de junio de 2019.

En caso de que las entidades cuenten con vacantes que sean equivalentes a los empleos ofertados y que su proceso de selección haya sido aprobado con posterioridad al 27 de junio de 2019, deberán solicitar autorización de uso de las listas a la CNSC, a través de la ventanilla única en www.cnsc.gov.co, para que se emita un concepto técnico respecto a la viabilidad sobre el uso.

Ahora bien, en virtud de la norma se debe precisar que la lista de elegibles es una herramienta que permite a la administración proveer los cargos en orden de méritos, así mismo, esta lista tendrá un término de vigencia de dos años, en este sentido el jefe de la entidad deberá utilizar la lista de elegible en estricto orden para efectos de suplir los cargos que durante la vigencia de la lista se creen o queden vacantes.

Así las cosas, me permito dar respuesta de manera general a sus interrogantes en el mismo orden y en los siguientes términos:

1. Precise el alcance del concepto de “equivalencia de empleos” dentro del sistema de empleo público regulado por la Ley 909 de 2004 y sus decretos reglamentarios.

Respuestas: De conformidad con la normatividad transcrita y analizada me permito indicar que, según lo establecido en el Decreto 1083 de

2015, un cargo es equivalente a otro cuando tienen asignadas funciones iguales o similares para su desempeño, se exijan requisitos de estudio, experiencia y competencias laborales iguales o similares y tengan una asignación básica mensual igual.

En otras palabras, la equivalencia es una herramienta jurídica y técnica para asegurar la pertinencia de los requisitos y la correcta aplicación de las normas de carrera, armonizando las necesidades de la administración con los derechos de los servidores públicos, es así, como se convierte en un mecanismo técnico regulado para garantizar la movilidad, el mérito y la adecuada provisión de cargos bajo la Ley 909 de 2004 y el Decreto 1083 de 2015.

1. Determine los criterios jurídicos y técnicos que permiten establecer la equivalencia entre empleos, tales como: Nivel jerárquico, código y grado; Funciones esenciales y propósito principal del empleo; Requisitos mínimos de estudio y experiencia; Competencias laborales; Asignación salarial y responsabilidad funcional.Departamento Administrativo de la Función Pública Concepto 053101 de 2026 Departamento

Administrativo de la Función Pública 6 EVA - Gestor Normativo Respuestas: De conformidad con la normatividad transcrita y analizada me permito indicar que, la Comisión Nacional del Servicio Civil emitió el Criterio Unificado “Uso de listas de elegibles para empleos equivalentes” del 22 de septiembre de 2020, el cual define a los empleos equivalentes como aquellos que pertenezcan al mismo nivel jerárquico, tengan grado salarial igual, posean el mismo requisito de experiencia,

sean iguales o similares en cuanto al propósito principal o funciones, requisitos de estudios y competencias comportamentales y mismo grupo de referencia de los empleos de las listas de elegibles.

Así las cosas, la equivalencia de empleos se establece jurídicamente mediante la comparación de sus Manuales de Funciones, analizando el nivel jerárquico, código y grado, el propósito principal y funciones esenciales, los requisitos mínimos (estudios/experiencia), las competencias laborales (comportamentales y conocimientos) y la naturaleza de la responsabilidad y remuneración, buscando un perfil sustancialmente similar en estructura, complejidad y exigencias para la función pública.

1. Aclare la procedencia jurídica del uso de listas de elegibles para proveer empleos equivalentes, cuando los aspirantes acreditan iguales condiciones de mérito y requisitos.

Respuestas: De conformidad con la normatividad transcrita y analizada me permito indicar que, la procedencia jurídica para el uso de listas de elegibles en empleos equivalentes a enero de 2026 se fundamenta en el principio de mérito y la eficiencia administrativa, permitiendo proveer vacantes definitivas que no fueron convocadas inicialmente o que surgieron con posterioridad en la misma entidad.

Lo anterior, fundamentado en lo consagrado por la Ley 909 de 2004 y la Ley 1960 de 2019, permitiendo extender el uso de listas de elegibles a vacantes definitivas no convocadas que surjan posteriormente en la misma entidad, siempre que sean cargos equivalentes (mismo nivel, grado

salarial, requisitos de estudio/experiencia y similitud de funciones), y se apliquen en estricto orden de mérito durante su vigencia, lo cual facilita proveer estos cargos sin un nuevo concurso, aplicando la prelación de la lista de elegibles.

1. Indique si la equivalencia de empleos debe evaluarse desde una perspectiva material y funcional, más allá de la denominación formal del cargo.

Respuestas: De conformidad con la normatividad transcrita y analizada me permito indicar que, la equivalencia de empleos en la administración pública debe evaluarse de manera integral y armónica.

Es así como, se hace necesario tener en cuenta la definición de un empleo como el núcleo básico de funciones, tareas, las competencias y responsabilidades asignadas para cumplir los fines del Estado. Por ello, para determinar si dos empleos son equivalentes, se deben considerar los siguientes criterios integrales:

• Identidad de Funciones: Deben tener asignadas funciones iguales o similares.

• Requisitos y Competencias: Deben exigir niveles de estudio, experiencia y competencias laborales similares.

• Nivel Jerárquico y Remuneración: Los cargos deben pertenecer al mismo nivel jerárquico y poseer una asignación básica mensual igual.

• Criterio Material: La autoridad debe medir las condiciones de formación y capacidad frente a los requerimientos reales del servicio, permitiendo la incorporación si estas resultan aceptables, incluso si los nombres de los cargos no coinciden plenamente.

En conclusión, la denominación del empleo no es suficiente para descartar o confirmar una equivalencia; lo determinante es el análisis de la

complejidad, responsabilidad y naturaleza de las funciones asignadas en los manuales respectivos.Departamento Administrativo de la Función Pública Concepto 053101 de 2026 Departamento Administrativo de la Función Pública 7 EVA - Gestor Normativo

Finalmente, se hace necesario reiterar que en el marco del Decreto 430 de 2016, este Departamento Administrativo no es competente para pronunciarse sobre los procedimientos internos de una entidad pública, ni para determinar si un empleo es equivalente a otro. Por tanto, la resolución de los casos particulares, corresponderá en todos los casos a la autoridad empleadora y nominadora, en cuanto es la instancia que conoce de manera cierta y documentada la situación particular.

Para mayor información respecto de las normas de administración de los empleados del sector público y demás temas competencia de este Departamento Administrativo, me permito indicar que en el link http://www.funcionpublica.gov.co/eva/es/gestor-normativo podrá encontrar conceptos relacionados con el tema, que han sido emitidos por esta Dirección Jurídica.

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Cordialmente,

HAROLD ISRAEL HERREÑO SUAREZ

Coordinador de Grupo de Asesoría, Conceptos, y Relatoría Dirección Jurídica

Datos de quien Proyectó: Claudia Viviana Molina Barón

Datos de quien Revisó: N/A

Datos de Vo.Bo: Harold Israel Herreño Suarez - Dirección Jurídica

Código TRD: 11602.8.4

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

1 Por el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Función Pública.

2 Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones.

1 Por el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Función Pública.

2 Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones.

3 Por el cual se modifican la Ley 909 de 2004, el Decreto-ley 1567 de 1998 y se dictan otras disposiciones.

4 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.

5 https://www.cnsc.gov.co/como-se-hace-uso-de-las-listas-de-elegibles-0Departamento Administrativo de la Función Pública Concepto 053101 de 2026 Departamento Administrativo de la Función Pública 8 EVA - Gestor Normativo Fecha y hora de creación: 2026-10-23 11:21:23