DIAN - Circular-01-de-25-01-2019

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CIRCULAR NUMERO ( 2 5 ENE 2019 )

DE: DIRECCIÓN GENERAL

000001

PARA: TITULARES DE DATOS PERSONALES EN LA UAE DIRECCIÓN DE

IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES - DlAN

ASUNTO: POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

FECHA: En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012yel artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015

Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo y las demás normas que las complementen oreglamenten, la l.JNIPAD ADMlN!STRATIVA ESPECIAL DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES (en adelante DIAN), entidad del orden nacional, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá D.C y ubicada en la Carrera 8 Nº 6C - 38, Piso 6, Bogotá D.G., en virtud de su condición de Responsable y/o Encargado de Tratamiento de Datos personales, pone en conocimiento y a disposicipn de los.titulares de dicha información, la Política de Tratamiento de Datos.Personales que les será aplicada:

1. OBJETIVO • La presentepolítica tiene como objetivO'ponerenconocimiento eltratamiento al cual serán • sometidos lós datos-personales • recopilados -por la D!AN; . la finalidad del mismo, los derechos que<le asisten a lós titulares de dichos datos, los canales de atención para la presentación de peticiones, .consultas y reclamos ante los cuales el titular de la información puede ejercer dichos derechos y el procedimiento a seguir para conocer, actualizar,

derechos que<le asisten a lós titulares de dichos datos, los canales de atención para la presentación de peticiones, .consultas y reclamos ante los cuales el titular de la información puede ejercer dichos derechos y el procedimiento a seguir para conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y/o revocar la autorización, entre otros.

2. MARCO CONSTITUCJÓNAL YLEGAL •· La Ley Estatutaria 1'581 de 2012 "Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales• desarrolla el derecho constitúéional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como .el

derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la mencionada Carta.CIRCULAR NÚMERO · 0 0 0 0 0 1 !ie 2 5 ENE zg:¡9 Hoja No.2 Cqntinuación de la Circular "Política de Tratamiento de Datos Personales"

3. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.· De acuerdo con lo establecido en el artículo 4°, de la Ley 1581 de 201.2, la DIAN aplicará integralmente los siguientes principios que se constituyen en los parámetros a seguir en Ia recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, así como el intercambio de datos personales. 3.1 Acceso y circulación restringida Los datos obtenidos y procesados por la DIAN en cumplimiento de su misión y objetivo como entidad del Estado, están protegidos y por lo tanto se garantiza su acceso de

datos personales. 3.1 Acceso y circulación restringida Los datos obtenidos y procesados por la DIAN en cumplimiento de su misión y objetivo como entidad del Estado, están protegidos y por lo tanto se garantiza su acceso de conformidad con lo establecido en la ley y de acuwdo cpflla naturaleza del d.ato, con las autorizaciones dadas por el titular, sin pe.rjuicio.de las .excepciones contempladas en la Ley o por mandato judicial. 3.2 Confidencialidad , . . . ' ' La DlAN garantiza que todas las personas que intervengan·en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de pµbHcos están qbligados a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las -labores que comprende el tratamiento.· 3.3 Finalidad La DIAN realiza el tratamiento.de datos per,,ohates cori la finaHdap de dai: 6finiplímiento a su misión institucional y al desarrollo de las demás fúndones .consagradas en el ordenamiento jurídico. . • • • • 3.4 Legalidad El tratamiento de datos personales es una actividad' re¡glada que se rige p-or la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 107 4 de2015y demás normas que las complémenten, modifiquen o deroguen. 3.5 Libertad La DIAN realiza eltratamiento d_elos datospersonales-con base en las actividades \egítimas que por comPetencia Je . han,sido asignadas,, opormandajq,jyqlcial.oJegal, para las cuales no requerirá de consentimiento previo. dejos titulares .. En losdemás,c:asos, taDIAN deberá obtener el cons.entimiento previo;, expreso e informado. deltitular. 3.6 Seguridad

no requerirá de consentimiento previo. dejos titulares .. En losdemás,c:asos, taDIAN deberá obtener el cons.entimiento previo;, expreso e informado. deltitular. 3.6 Seguridad La DIAN implementará todas las medidas de seguridad que estén a su alcance, de acuerdo con las normas técnicas y estándares intema.ciona..les,pa@garanti.za.rque.a.nivettécnico, administrativo y humano se preserve la confidern::ialidad e integralidad de los datos personales a los .que haga tratamient() o conserve, evitando .su ,adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso noautorizado .o,fraudulento, •·CIRCULAR NÚMERO O O O O O 1 de 2 5 ENE 2019 Continuación de la Circular "Política de TratamientÓ de Datos Personales;, 3.7 Transparencia Hoja No. 3 La DIAN'garantiza el derecho del titulan:le conocer én cualquier momento, gratuitamente y sin restricciones, la información acerca de la existencia de datos que le conciernen. 3.8 Veracidad o calidad La información sujeta a tratamiento .deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se. prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

4. DEFINICIONES Las siguientes definiciones, se encuentran consagradas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 107 4 de 2015.

Autorización. Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. Aviso de privacidad. Comunicaciónverbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para elTratamienfo-de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca

tratamiento de datos personales. Aviso de privacidad. Comunicaciónverbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para elTratamienfo-de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de laspolíticas deTratamienfo de información que le serán aplicables, la forma de· acce.aer a las mismas f las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales, Base de·Datos. Conjunto organizado de datos personales que sea objeto dé Tratamiento. Dato personal..Cüalquier.inforrnación.:vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables .. Dato público. Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, !os datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comercian.te o de servidor público, Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otms, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén som.etídas .a reserva. Datos sensibles. Se entiende por dato sensible aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo üsó indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindidatos, .orga"nizációnes sociales; de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partidopotítico o_que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposicion, asicomo los i:latósrelativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

intereses de cualquier partidopotítico o_que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposicion, asicomo los i:latósrelativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Encargado del Tra-J: amiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocioj::on otros, realicé etTratarnienfode datps personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.fi- -- --- -- --- ---- ---- -- --fi-- -- CIRCULAR NÚMERO O O O O O 1 de 2 5 ENE 2019

Continuación de la Circular "Política de Tratamiento de Datos Personales"

• Hoja No. 4

Responsable del Tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, .de.cida sobre la ba$ede datos y/o el TratamientodeJos datos. Titular. Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. Tratamiento. Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, .uso, circulación o supfisión. Transferencia. La transferencia de datos tiene. lugarcuando el RespohsabJe y/o. Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía.la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. Transmisión. Tratamiento de datosper-sonalesque implica la comurricaci.ónde los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Golombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

5. POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

dentro o fuera del territorio de la República de Golombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

5. POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Cuando en cumplimiento de sus funciones y .comP9tencias, la DIÁN alm¾cene, procese, use, transmita o transfiera información que. contenga datos perionales, se sujetará a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012; el CapítuÍ025 dei Decreto 1.074 .de 2015 y demás normas que los reglamente·n y/o modifiquen. • • • • •• •• • • • • Los datos Personales suministrados. tantp, por los. Titulares co.mo por. los terceros en cumplimiento de sus obli gaciones Tributarías, Aduaneras .o. Carnblfirias .administradas por la DIAN, podrán ser objeto de Tratamiento para el .camplirniento de fas .funcionefi.de control y fiscalización que le han sido asignadas, sin hecesida:d de solicitarAutoriza:ción previa, expresa e informada del Titular.

La ausencia de Autorización previa. del. TitulaFen relación con las funciones .dé- carácter misional de la DIAN, no . la sustraen del cúmplimienfo de Jps deberes como Responsable o Encargado del Tratamiento, y no significa qµe ra informacionpe rsonaLpµeda serdivulgada libremente, pues los documentos e información que involÚcr:en cterechbs a la privacidad e intimidad de las personas, gozan de reserva de conformidad con la Constitución y la. Ley. La DIAN adopta.las siguíentespolítifispara reálizarel•t ratamiento de .tos cta:"tos Personales:

intimidad de las personas, gozan de reserva de conformidad con la Constitución y la. Ley. La DIAN adopta.las siguíentespolítifispara reálizarel•t ratamiento de .tos cta:"tos Personales: 5.1. La DlAN en .el _ marco de sµsJUncioóes, se compromete a cúmplir con toda la normatividad. y¡gente qµfi hag:a rfifer¡,nda a l¡a protección dfi d.;itos personales. Como tal, adoptará todas las medidas de control y de seguridad de la: información que estén a su alcance, de taJ. manera que se minimice . el nesgo füfexposición, difusión, adµlteración o pérdida de la misma. 5.2. En los _c asos. que se requierci, Jos TfiÜlares de t_os c:l;rtos ,debe.rán s.umínistrar Autorización a la DIAN para el tratamiento de sus datos personales, 5.3. La calidad, veracidad y actualización de los datos personales qµe conserve y administre la DIAN son responsabilidad del. Titularde los mismos.En .la. medida enCIRCULAR NÚMEfiO 00 00 0 1 de 2 5 ENE 2019 Hoja No. 5 Continuación de la Circular "Política de Tratarniento de Datos Personales• que éste informe de las novedades presentadas, la entidad realizará su modificación o actualización. 5:4. E!Tratamiénto de los elatos personales disponibles en la DIAN será realizado únicamente por é1 personal éxpresamente autorizado o por quienes tengan dentro de sus fúncíones la. realización dé tales acti11idades. 5.5. Las políticas establecidas por la DIAN respecto al Tratamiento de datos personales

únicamente por é1 personal éxpresamente autorizado o por quienes tengan dentro de sus fúncíones la. realización dé tales acti11idades. 5.5. Las políticas establecidas por la DIAN respecto al Tratamiento de datos personales podrán sermodificadas. en cualquier momento. Toda modificación se realizará con apego a lá normatividad • Iegal vfgente y las mismas entrarán en vigencia y tendrán efectos desde sü publicación a través de lds mecanismos dispuestos por la entidad, para que IOsTitulareséonozcan dicha política de tratamiento de la información y los cambios que se produzcan en éffa. • • 5.6. lá DIAN aplicará las limitadones legales dispuestas en el artículo 6" de la Ley 1581 de 2012, respecto al tratamiento dé datos sensibles, de tal forma que se garantice que: a) EITttúlarh aya dado su Autorfzacion explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos<rué por ley:no sea requerido él otorgamiento de dicha Autorización. b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamfinte incapacitado. En estos eventos, los • representantes legales deberán otorgar su autorización. c) El Tratamiento sea efectuadó én el 'Curso de las actividades legítimas y con las debidas. garantías pór parte de óna fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin áñirnO de lucro, cuyá finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre qué se refieran éxclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suminist rar a terceros sin la autorización del titular.

sindical, siempre qué se refieran éxclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suminist rar a terceros sin la autorización del titular. d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, .estadística o científica. En este evento la DIAN. adoptará fas medidas conducentes a la supresión de identidad • dé los titÚlares. •• De efectuarse el Tratamiento de datos. sensibles por parte de la DIAN, en virtud de las excepciones anteriormente descritas, la entidad debe obtener consentimiento expreso de su titular e informarle la finalidad del mismo. 5.7. De acuercfóéon lo (,Stablficido en el a.rtículo 7º .. efe la Ley 1581 de 2012, la DIAN asegurafiá el respeto alos derechos prevalentes de los niños, niñasy adolescentes. Así mismo, la entidad se acoge a la regla general, segúh la cual queda proscrito el tratamiento de datos personales de esta población protegida, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.CIRCULAR NÚMERO 0 0 0 0 0 1 de 2 5· ENE 2019 Hoja No. 6 Continuación de la Circular "Política de Tratamiento de Datos Personales• 5.8. 5.9. 5.10. La DIAN podrá intercambiar información de datos personales con autoridades públicas, organismos de control y autoridades judiciales cuando la soliciten en ejercicio de su5-: funciones o por disposiciqn_es legalfi éiplicables. Para el

5.10. La DIAN podrá intercambiar información de datos personales con autoridades públicas, organismos de control y autoridades judiciales cuando la soliciten en ejercicio de su5-: funciones o por disposiciqn_es legalfi éiplicables. Para el intercambio con lo.s dfimáfi • entes púbiiCOS, : deberári suscribirse previamente convenios o acuerdos de iriterca1J1bio de informació11; con sus respectivos protocolos de seguridad para garantizar el adecuado tratamiento de los datos. El titular de los datos personales puede ejeí-c:er sus dered1os mediante la presentación de consulta5c y re.ciamos. a tra;vés del .portaf wep de la Unidad Administrativa Especial. '"' Dlre.ccióíl de Impuestos y Aduarias Nacioriales -:- DIAN, en "PQSR y denuncias" ubicado aL fínéll de .fa página inlcia( del sitio web www.dian.gov.co o, de manera presencial, en é:t.Jfilquler puntó de contacto en las principales ciudades del país. El enlace de acceso al fistado de Jos "Puntos de contacto" se encuentra aL final de la página Inicial .del sitlo. web • de la DIAN www.dian.cgov.co. • • • • • • .• •• ••• •• •• •• • • •• No obstante lo anterior, la DIAN como Responsal:>IE, del Tratamiento de datos personales• puede abstenerse. desuprirnírdatos, cuando su,. inclusión se rea fizó en cumplimiento de obligacicrieslégales,.fiscales, c:ontractuales·oa Ja. investigación -o persecución de delitos o a la actualización de sanciones administrativas.

cumplimiento de obligacicrieslégales,.fiscales, c:ontractuales·oa Ja. investigación -o persecución de delitos o a la actualización de sanciones administrativas.

En la medida : en que se suscriban Jratados fríternacio1t<:1.lfi en. Ios cuales la República de Colombia sea parte, con .fundamento en e.l Principiorde reciprocidad, y que éstos se implementen a través de la DIAN, se podrá inter:cambiar datos personales .sin previ¡;¡ autor:ización de. I0:s Titular:fi, E.n todo. caso, se adelan tarán conforme a la normatividad vigente pára, la trr,.nsf1?r1?ncia .· ir¡terriacioria! de datos y .los países. receptores d.e la. información deberán, garantizar tos niveles adecuados de protección de datosy de.seguridad de la información transferida.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES 6.1 Derecho de accese> La DIAN garantiza el derecho de acceso a los Titu.lares de .d atos personales que correspondan a personas naturales, . pr1;,via acred_itac:iórJ de ll:l identidad del titular, legitimidad, o. personalidad de su repres,éQtánte, pgniénd0Josa sudisposición sin costo alguno. En los procedimientos adoptados por lá entidad se detallará-et medio y oportunidad para acceder a estos datos de manera.segura. •• • • • 6.2. Derecho.a ser informado• Los Titulares tienen derecho a ser informados por parte del Responsable delT ratamiento o Encargado del Tratamiento, previa solicitud, Jespecto del uso que 'Je ha dado a sus datos personales, salvo los. casos en tos. que opere la reservadeinformación. Cuando los _datos

Los Titulares tienen derecho a ser informados por parte del Responsable delT ratamiento o Encargado del Tratamiento, previa solicitud, Jespecto del uso que 'Je ha dado a sus datos personales, salvo los. casos en tos. que opere la reservadeinformación. Cuando los _datos hayan sido tratados . en el desarrollo de. una. investigación, .. sólo se aplicarán las reglas procesales pertinentes. .CIRCULAR NÚMERO O O O O O 1 de 2 5 ENE 2019 Hoja No. 7 Continuación de la Circular "Política de Tratamiento de Datos Personales" 6.3 Derecho a actualización, rectificación y supresión Los Titulares de datos personales tienen derecho a solicitar a la DIAN la actualización, rectificación o supresión de sus datos personales que resulte incompleta o inexacta, de acuerdo con los lineamientos definidos. en la presente política. 6.4 Derecho.a revocar la autorización Todo Titular de datos personales puede revocar en cualquier momento, la Autorización al tratamiento deésfos,·siempre y cuando, no lo impida una.disposición .legal o contractual. . La DIAN como Responsable del Tratamiento .de datos personales puede negar o limitar el ejercício deLderecho a revocarla autorización o súpresióndel dato, cuando su revocatoria o supresión obstaculice actuaciones vinculadas al cumplimiento de obligaciones legales, fiscales, contractuales o a la ,investigación o persecución de delitos o a la actualización de sanciones<administrativas,

7. AUTC>RIZACION 7.1. Sin Perjuicio dfi las excepciones previstas.en la ley (artículo 9 .de la Ley 1581 de 2012), .relativas al curnplimler:ito de süs competencias misionales, la DIAN debe

7. AUTC>RIZACION 7.1. Sin Perjuicio dfi las excepciones previstas.en la ley (artículo 9 .de la Ley 1581 de 2012), .relativas al curnplimler:ito de süs competencias misionales, la DIAN debe solicitar el. consentimiento. de cualquier persona para el tratamiento de la información de sus datos personales. • 7 .2 LaDIAN podrá obtener la Aütorización para el Tratamiénto de los datos personales por cualquier medio (escrito, oral, multimedia, etcétera.) siempre y cuando se conserve copia de .la autorización otorgada por l_os Titulares. "Se entenderá que la autorización cúrnple con estos requisitos cuando se manifieste (í) por escrito, (ii) de forma orate ·(iii) mediante conductas 'inequívocas deltitúlar que perrnitan concluir de forma razcmableque otórgó ia a1:1fórízació11. En ningún caso el silencio podrá asirnirarse a una conducta' iheqt'.!ívoca" (artículo 2,2.2.25.2.4 del Decreto 1074 de 2015). 7,3 Los -Trtulares podrán ,en todo rnofiento s.olicitar a .la DIAN la revocatori.a de la autorización otorgada para el tratamiento ·de sus datos personales, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. 7.4 El tratamiento de los datos sensibles a que se refiere el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012 cestáprohibido, a excepción de los casos expresamente señalados en el artículo 6 de la citada Ley, CUarido dJbho tratamiento sea posible en virtud de las

de 2012 cestáprohibido, a excepción de los casos expresamente señalados en el artículo 6 de la citada Ley, CUarido dJbho tratamiento sea posible en virtud de las excépciohes establecidas, la DIAN deberá informar al Titular que por tratarse de datos se1;1sibles no está obligado aa ut()rizar su tratamiento. Adicionalmente deberá inrormar de forma explícita y previa el objeto def tratamiento, su finalidad y el deber ,de obtener'su consentimiento expreso (numerales 1 y 2 artículo 2.2.2 .25.2.3.del decretó 1074 de 2015CIRCULAR NÚMERO 00 0 0 01 de 2 5 ENE 2019 Hoja No. 8 Continuación de la Circular "Política de Tratamiento de Datos Personales" • ,', ' : ' Ninguna actividad en la DlAN podrá condlcionarse a que el Titu.lar $Uministre datos personales sensibles. 8 PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS O RECLAMOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PERSONAL En la D IAN el área encargada dec canalizar las solicitudes de los Titulares referentes a la protección dedatos personales es la Subdirección de Gestión de Asistencia al Cliente, a través de la Coordinación del $istema de Quejas, Reclamos y Sugerencias, quien dará trámite .de las mismas a la dependencia ,cor:npfitente para garantizar a los Titulares el ejercicio delos derechos.establecidos en la normatividadvigente y en iaptesente Circular. La DIAN llevará a cabo lossigUientes procedirhíehtos paragarantizarelcorrectotratamiento de los datos personales presentados por los titulares al momento de presentar quejas,

La DIAN llevará a cabo lossigUientes procedirhíehtos paragarantizarelcorrectotratamiento de los datos personales presentados por los titulares al momento de presentar quejas, consultas, reclamos (actualizar, rectificar y/o suprimir) o de revocar la autorización: El Titular de la información personal podrá presentar cualquier consulta o reclamo frente a s.us derec.hos inherentes s.obre. sus daJos de carácter personal, adjuntando fotocopia del documento de identic;iad o cualquier .otro docúmento équivaiente 9ue acred1tegu identidad y titularidad conforme a derecho,. de manera presenciara fravés de los puntos de atención establecidos en la DIAN .en las diferentes dudades del país .o a través del servicio de peticiones, quejas y reclamos. El detalle .. de l,:1s .direfiones .de ubicación y >el acceso al servicio del "PQSR.y denuncias se encuentran en el portal web de fa Unidad Administrativa Especial - Dirección delmp uestos y ádua_nasNaciona!es-DIAN,J.1bicado.al fina! del sitio web www.dian.gov.co, •• • Los derechos de acceso, actualizaci6n, rectificación, supresión y revocación de la autorización de datos personales podrán ser. ejercidos únicamente por el Titular. No obstante, el Titufarpodráactuar a través de representanteJegaf o apoderado:cuando aquel se encuentre en situación de incap;:¡cida.,d, minoría., de edad o l:lechos. que le Imposibiliten el ejercicio personal de los n:,ismos, en cuyo .caso será necesario que eLrepresentante legal o apoderado acredite tal condición. • • • - En ningún caso la DIAN exigirá valor a.lguno a lo.s titulares de los datofi personales o.sus

ejercicio personal de los n:,ismos, en cuyo .caso será necesario que eLrepresentante legal o apoderado acredite tal condición. • • • - En ningún caso la DIAN exigirá valor a.lguno a lo.s titulares de los datofi personales o.sus representantes por el ejercicio de los. derechos de afió, actuafiz.:1oión; rectificación, supresión o revocación de la.autorización._ 8.1 Procedimientos. p;:¡ra la atención de consultas sobre el tratamiento de datos personales a) Las consultas pueden presentarse en tos horarips tiabjlitados ya través de los medios habilitados por[a entidad (preséncial, telefónioo o. vía-JN!:!b u otros medios técnicamente. viablel> queJaciliten la presentación.a los particulares). b) Para considerar uria consülta válida; ésfi debe serpr eserÍt¡;ída pcir el titular de los datos personales, presentando el documento de identidad si ésta.es presencial o anexar copia si la oonsulta se.realiza -por otro :medio, la rnisma .debe expresar claramente .el objeto de las olicitud e indicar. una dirección {física o electrónica) deCIRCULAR NÚMERO O O O O O 1 de 2 5 ENE 2019 Hoja No. 9 Continuación de la Circular "Polílifi de Tratamiento de Datos Personales" notificación. En caso de apoderado adiciona.lmente deberá presentar documento que acredite la representación. c) Las consultas se podrán presentar a través del portal web de la Unidad Administrativa Especial .:.. Dirección de lmpuestos y Aduanas Nacionales - DIAN, en "PQSR y .denuncias'' übicado al final de la página inicial del sitio web

c) Las consultas se podrán presentar a través del portal web de la Unidad Administrativa Especial .:.. Dirección de lmpuestos y Aduanas Nacionales - DIAN, en "PQSR y .denuncias'' übicado al final de la página inicial del sitio web www.dian.gov.co o; de manera presencial, en cualquier punto de contacto en las principales ciudades dél país. El enlace de acceso al listado de los "Pu ntos de contacto" se encuentra al · final oe la página inicial del sitio web de la DIAN www.dian.gov. cO. d) fndépendiente dél meaici en el que sé presente la consulta, de acuerdo con lo establecido .en él ártfoulci 14 de la Ley 1581 .de 2012, ésta será atendida en un término máximo de diez (1 0) días hábiles contados a partir de la fecha de su recepción. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro oe dicho término, se informaráal interesado, expresarícfo los motivos de la .demora y señalan do la fecha en que sea tenderásu consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento dél primer término. 8.2 Procedimiento para la atención de redamos sobre el tratamiento de datos personales De acuerdo conlo establecido en e]ar-tículo t5 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes qtie considéren que la . información contenida .en una base de datos debe ser objeto de corre'cción, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimientode cualquiera de los deberes contenidos en la citada Ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

presunto incumplimientode cualquiera de los deberes contenidos en la citada Ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: a) Los reclamos. los pueden presentar en cualquier momento y a través de los medios habilifados por la entidad (presencial, telefónico, vía web u otros medios técnicamente viables que faciliten la presentación a los particulares). b) Para considerar un reclamo válido, el titular debe presentar el documento de identidad, si éste es presencial o anexar copia si es por otro medio, expresar claramente el motivo o los hechos que dan lugar al. reclamo y presentar los soportes o documentos que se quieren hacer valer, "así como suministrar una dirección (física o electrónica) de notificación.º En .caso de apoderado adrciónalmente deberá presentar documento que acredite la representación. c) Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que su bsane las fallas. Transcurridos dos (2} meses desde la .fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderaque ha desistido del reclamo. d) En caso de las solicitüdes de rectificaciónyactualización de datos personales, el titular debe .indicar las correcciones a .realizar ,y aportar la documentación que avale su petición. • eCIRCULAR NÚMERO 00 0 001 de 2 5 ENE 2019. Hoja No. 10 Continuación de la Circular "Política de Tratamiento de Datos Personales" e) Los reclamos se podrán presentar a través dEil port¡¡¡Jweb de la \.Jnjdad Administrativa

Continuación de la Circular "Política de Tratamiento de Datos Personales" e) Los reclamos se podrán presentar a través dEil port¡¡¡Jweb de la \.Jnjdad Administrativa Especial - Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN, en "PQSR y denuncias" ubicado al final de la página inicial del sitio web www.dian.gov.co o, de manera presencial, en cualqu ier punto de i::ontactq eIJ las pJil)c:ipales .ciudades del país. El enlace de acceso al listado deios "Puntos de contacto" se .encuentra al final de la página inicial del sitiO web de la D f.A.N www.dián.gov .C:o. • • . . . ., . t) El término máximo para atenfiel reclamo será de quince (15) c:lífi h¡ábiles contados a partir del día sigui ente a la fecha de su recibo. Cuando nofuere pósible atender el reclamo d