DIAN - Circular 12 de 16-04-2021

CIRCULAR NUMERO 000012

( 16 de abril de 2020 )

PARA: Directores de Gestión, Jefes de Oficina, Subdirectores de Gestión y Directores

Seccionales a Nivel Nacional.

DE: Subdirector de Gestión de Recursos Físicos

ASUNTO: Modificación y Alcance de la Circular No. 00008 del 24 de marzo de 2020lineamientos para el manejo de las Comunicaciones Oficiales.

Continuando con nuestro objetivo de prevenir y contener la propagación del COVID-19, en aras de atender y garantizar l os lineamientos contemplado s en la Circular Externa 001 del Archivo General de la Nación expedida el 31 de marzo de 2020 “Lineamientos para la Administración de Expedientes y las Comunicaciones Oficiales” ; se realizan las siguientes precisiones en cuanto al manejo de las Comunicacion es Oficiales de la Entidad , hasta por el tiempo que dure la declaración de estado de emergencia decretada por la Presidencia de la República de Colombia, o se impartan disposiciones adicionales para atenderla, así:

Los buzones corporativos, creados para recibir comunicaciones oficiales estarán activos de lunes a viernes de 8:30 a.m. a 5:00 p.m. para el Nivel Central y en las Direcciones Seccional a Nivel Nacional en el horario de oficina establecido.

RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES DE ENTRADA

(USUARIOS EXTERNOS)

Para la recepción de las Comunicaciones Oficiales de entrada para el Nivel Central (Usuarios Externos y Direcciones Seccionales de la DIAN a Nivel Nacional), se habilitó, el siguiente buzón:

215361_gestiondocumental@dian.gov.co

Para la recepción de las Comunicaciones Oficiales de entrada para el Nivel Central (Usuarios Externos y Direcciones Seccionales de la DIAN a Nivel Nacional), se habilitó, el siguiente buzón:

215361_gestiondocumental@dian.gov.co

la Coordinación de Comunicaciones Oficiales y Control de Registros del Nivel Central y los Grupos Internos de Trabajo de Documentación o quien haga sus veces en las Direcciones Seccionales a Nivel Naciona l una vez recib an, radicaquen (asignando un numero único de radicación) y consoliden las comunicaciones oficiales en los buzones creados para tal fin y este en el Archivo de Contingencia.xls, direccionaran dichas comunicaciones a los correos correspondient es de las áreas destino con copia al usuario externo, verificando la entrega efectiva de las mismas, para lo cual se deberá activar la opción de confirmación de entrega y lectura de los correos remitidos.

La Direcciones Seccionales, que enví en comunicaciones oficiales al N ivel Central, deben anexar el Archivo en formato Excel ARCHIVO CONTIGENCIA.xls, debidamente diligenciado con la información remitida, toda vez que es necesario para realizar la distribución respectiva.

Los buzones habilitados en las Di recciones Seccionales para que los usuarios externos puedan realizar la radicación d e sus comunicaciones oficiales, puede ser consultado en la página de la

DIAN en el siguiente Link:

https://www.dian.gov.co/Prensa/Paginas/NS-En-las-Direcciones-Seccionales-de-la-DIAN.aspx

Una vez se a superado el estado de emergencia declarado por el Gobierno Nacional y luego se reestablezca la operación normal de la E ntidad, cada una de las áreas de la DIAN, deberá

Una vez se a superado el estado de emergencia declarado por el Gobierno Nacional y luego se reestablezca la operación normal de la E ntidad, cada una de las áreas de la DIAN, deberá garantizar la verificación, clasificación y ubicación de los documentos físicos y/o electrónicos, radicados durante el estado de emergencia, en las unidades documentales correspondientes, de conformidad con lo señalado en el numeral 5 del literal B de la Circular Externa 001 de 2020 expedida por el Archivo General de la Nación, que señala:Continuación de la Circular de modificación y alcance de la Circular 00008 del 24 de marzo de 2020, lineamientos para el manejo de las Comunicaciones Oficiales. _______________________________________________________________________________

CIRCULAR NÚMERO 000012 de 16 de abril de 2020 Hoja No. 2

”… Los documentos se deben incluir en los expedientes de acuerdo con su clasificación según la respectiva Tabla de Retención Documental (TRD), actualizando la Hoja de Control y diligenciando el Inventario Documental (FUID)” 1.

Se aclara que para las Direcciones S eccionales que no cuentan con el aplicativo de radicación, que a partir de la fecha se agreg a en el número de contingencia compuesto con el prefijo para las comuniones de entrada la letra “E” y para las comunicaciones de salida la letra “S” , esto al consecutivo correspondiente, tanto de entradas como de salida, según el siguiente ejemplo:

✓ Consecutivo de Entrada (032E20209000xx) ✓ Consecutivo de Salida (032S20209000xx)

Cada Dirección Seccional debe garantizar el control de los números de radicación asignados de forma consecutiva, dejando el registro correspondiente.

✓ Consecutivo de Salida (032S20209000xx)

Cada Dirección Seccional debe garantizar el control de los números de radicación asignados de forma consecutiva, dejando el registro correspondiente.

RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES DE SALIDA

(PARA USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS)

En aras de garantizar un adecuado control de las Comunicaciones Oficiales tramitadas al interior de la DIAN, para ser remitidas a los usuarios internos y externos, y que no fueron inicialmente establecidas en la C ircular 00008 de 24 de marzo de 2020 , se dictan nuevas disposiciones al respecto.

Es importante aclarar que estos lineamientos se aplicaran de forma homogénea, tanto para los radicados de salida con destino a las dife rentes áreas de la E ntidad como para los usua rios externos, de la siguiente manera, así:

1. El área productora de las Comunicaciones Oficiales, proyectará el correo electrónico que requiera radicación con toda la información a remitir, el cual debe contener los siguientes

anexos:

• Documentos, imágenes, archivos y demás adjuntos, que conformen la comunicación oficial a remitir, en los casos que se requieran.

• Archivo en formato Excel ARCHIVO CONTIGENCIA.xls, debidamente diligenciado con la información a remitir, ya que es necesario para realizar la distribución respectiva.

• Validación importante de la o las direcciones de correo electrónico de destino, ya que de ello dependerá la correcta entrega de las COF.

2. El correo electrónico que requiere radicación, debe ser dirigido únicamente al buzón de salida a cargo de los Grupos Internos de Trabajo de Documentación o quien haga sus

que de ello dependerá la correcta entrega de las COF.

2. El correo electrónico que requiere radicación, debe ser dirigido únicamente al buzón de salida a cargo de los Grupos Internos de Trabajo de Documentación o quien haga sus veces en las Direcciones Seccionales y la Coordinación de Comunicaciones Oficiales y Control de Registros del Nivel Central, según corresponda.

3. Los Servidores Públicos asignados en la administración de los buzones de salida, deberán

realizar las siguientes actividades:

• Verificar que el formato en Excel ARCHIVO CONTINGENCIA .xls, cumpla con el adecuado diligenciamiento de la información, en caso de que el formato no esté completamente diligenciado, se debe realizar la respectiva devolución al áre a de origen, para su corrección; con el fin, de continuar con el trámite de radicación.

1 CIRCULAR_EXTERNA_001_AGN. (2020). 2 Abril 2020, from

https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/SalaDePrensa/Noticias/2020/CircularE xterna001.pdfContinuación de la Circular de modificación y alcance de la Circular 00008 del 24 de marzo de 2020, lineamientos para el manejo de las Comunicaciones Oficiales. _______________________________________________________________________________

CIRCULAR NÚMERO 000012 de 16 de abril de 2020 Hoja No. 3

• Una vez validada la información del correo electrónico con sus respectivos anexos, y si c umple con la totalidad de las condiciones anteriormente mencionadas, se

procede a:

✓ Realizar la asignación de número de radicado de salida, en el consolidado de radicación de salida, con la información del form ato en Excel ARCHIVO

y si c umple con la totalidad de las condiciones anteriormente mencionadas, se procede a:

✓ Realizar la asignación de número de radicado de salida, en el consolidado de radicación de salida, con la información del form ato en Excel ARCHIVO

CONTINGENCIA.xls.

✓ Incluir el número de radicado de salida, al final del asunto de la comunicación oficial del correo electrónico.

✓ De la misma forma ubicar en el cuerpo del correo electrónico el mismo número de radicado en la parte superior derecha, sin modificar el contenido original del c orreo, remitido por el área de origen; según el siguiente ejemplo:

✓ Asignar los destinatarios de la comunicación oficial, de acuerdo al correo electrónico diligenciado por el área de origen en el formato Excel ARCHIVO CONTIGENCIA.xls y remitir la comuni cación ofici al con copia a la dependencia, con el fin, de dar por comunicado y distribuido el número de radicación asignado.

✓ Seleccionar las opciones de confirmación de entrega y lectura, con el fin de realizar el seguimiento y trazabilidad de la remisión del correo electrónico.

✓ Si el correo a enviar tiene documento anexo en archivo PDF, se debe relacionar antes de la firma del correo electrónico, el número de folios que contiene el anexo en PDF, indicando el número de hojas en blanco que puede contener el anexo en PDF.

✓ Una vez sea enviada la comunicación oficial, se debe monitorear la entrega al destinatario. En caso de generarse devolución automática de la comunicación al buzón, el servidor público encargado de la administración del buzón, procederá a r ealizar la respectiva verificación del correo electrónico de destino y en caso de confirmar que corresponde al mismo, se

comunicación al buzón, el servidor público encargado de la administración del buzón, procederá a r ealizar la respectiva verificación del correo electrónico de destino y en caso de confirmar que corresponde al mismo, se debe informar de manera inmediata al área de origen de la situación, adjuntando las evidencias pertinentes.Continuación de la Circular de modificación y alcance de la Circular 00008 del 24 de marzo de 2020, lineamientos para el manejo de las Comunicaciones Oficiales. _______________________________________________________________________________

CIRCULAR NÚMERO 000012 de 16 de abril de 2020 Hoja No. 4

Se debe dejar la observac ión en el consolidado de radicación de salida , de la respectiva devolución.

✓ En caso que se haya transcrito el correo electrónico y se evidencia error involuntario por parte de los Grupos Internos de Trabajo de Documentación o quien haga sus veces en las D irecciones Seccionales y la Coordinación de Comunicaciones Oficiales y Control de Registros del Nivel Central, se procederá a la corrección y nuevo envío con las opciones anteriormente citadas.

Se debe dejar la observación en el consolidado de radicación de salida, del error que género la devolución.

Por último, se les recuerda que las comunicaciones oficiales internas de salida , se deben enviar UNICAMENTE a los buzones corporativos. No hay necesidad de copiar a buzones de los funcionarios.

Cordialmente,

CAMILO OCTAVIO CONTRERAS BRAVO

Subdirector de Gestión de Recursos Físicos

Proyectó: Edwin Gonzalez, Leidy Cruz y Clemencia Maldonado – Funcionarios de la Coordinación de Comunicaciones Oficiales y

Control de Registros

CAMILO OCTAVIO CONTRERAS BRAVO

Subdirector de Gestión de Recursos Físicos

Proyectó: Edwin Gonzalez, Leidy Cruz y Clemencia Maldonado – Funcionarios de la Coordinación de Comunicaciones Oficiales y Control de Registros Revisó: Luz Mary Poveda Velásquez Jefe de la Coordinación de Comunicaciones Oficiales y Control de Registros (A) Aprobó: Camilo O. Contreras Bravo – Subdirector de Gestión de Recursos Físicos