DIAN - Concepto 106 de 2022

CONCEPTO UNIFICADO No. 0106 DE 2022

(agosto 19) <Fuente: Archivo interno entidad emisora>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES – DIAN

OBLIGACION DE FACTURAR Y SISTEMA DE FACTURA ELECTRONICA

Resumen de Notas de Vigencia NOTAS DE VIGENCIA: - Adicionado por el Concepto 4621 [151] de 5 de marzo de 2024. - Parcialmente confirmado por el Concepto 1532 [136] de 1 de marzo de 2024. - Parcialmente confirmado por el Concepto 1509 [433] de 4 de marzo de 2024. - Parcialmente confirmado por el Concepto 853 [218] de 5 de febrero de 2024. - Adicionado por el Concepto 24815 [1292] de 29 de diciembre de 2023. - Adicionado por el Concepto 24584 de 26 de diciembre de 2023. - Modificado por el Concepto 6920 [1900] de 28 de noviembre de 2023. - Adicionado por el Concepto 16148 [1000] de 25 de septiembre de 2023. - Adicionado por el Concepto 13331 [926] de 28 de agosto de 2023. - Adicionado por el Concepto 9598 [811] de 18 de julio de 2023. - Reconsiderado por el Concepto 3932 [988] de 11 de julio de 2023. - Adicionado por el Oficio 4322 [443] de 13 de abril de 2023. - Adicionado por el Oficio 3204 [330] de 16 de marzo de 2023.

• Modificado por el Concepto 6502 [739] de 31 de mayo de 2023. - Adicionado por el Concepto 3156 [604] de 23 de mayo de 2023. - Adicionado por el Oficio 918176 [100208192-1456] de 25 de noviembre de 2022. - Adicionado por el Oficio 908261 [100208192-1364] de 17 de noviembre de 2022. - Adicionado por el Oficio 912843 [100208192-1193] de 15 de septiembre de 2022. <Tabla de contenido del texto original. No incluye modificaciones>

TÍTULO I. GENERALIDADES 5

Capítulo 1. Obligación formal de facturar 5 1.1.1. Descriptor: Naturaleza jurídica de la 5 obligación de facturar - ¿Cuáles operaciones se deben facturar? 1.1.2. Descriptor: Facturación en mandato 6 1.1.3. Descriptor: Facturación en contratos de 12 colaboración empresarial 1.1.4. Descriptor: Obligación de facturar para 18 contribuyentes del Régimen Simple de Tributación (RST) 1.1.5. Descriptor: Facturación en retiro de 19 inventarios 1.1.6. Descriptor: La obligación de facturar 22 ventas usuales (retail) 1.1.7. Descriptor: La obligación de facturar 23 pagos anticipados y no anticipos 1.1.8. Descriptor: Obligación de facturar 24 operaciones económicas que involucran el uso de criptoactivos 1.1.9. Descriptor: Obligación de facturar los 24 intereses de mora derivados de compra de bienes o servicios gravados con IVA 1.1.10. Descriptor: Obligación de facturar por 24

parte de los contratistas por el cobro de gastos de desplazamiento, permanencia y de viaje que hagan parte del desarrollo del contrato suscrito 1.1.11. Descriptor: Obligación de facturar 25 servicios de salud 1.1.12. Descriptor: Obligación de facturar servicio 27 de telefonía prepago 1.1.13. Descriptor: Obligación de facturar en 27 fiducia mercantil inmobiliaria 1.1.14. Descriptor: Obligación de facturar por la 28 recepción y entrega de recursos otorgados a título de estímulos con ocasión del desarrollo de esquemas concursables para la producción de contenidos audiovisuales multiplataforma 1.1.15. Descriptor: Obligación de facturar por 29 ventas en comercio electrónico al exterior. 1.1.16. Descriptor: Obligación de facturar por 30 parte del intermediario de seguros 1.1.17. Descriptor: Obligación de facturar en los 30 contratos de coaseguro 1.1.18. Descriptor: Obligación de facturar 32 respecto a las pólizas de seguros expedidas antes del 12 de septiembre de 2020 1.1.19. Descriptor: Obligación de facturar por 34 visualizaciones de streaming 1.1.20. Descriptor: Facturación en operaciones de 35 comercio exterior y en zonas francas Capítulo 2. Sujetos obligados y no obligados a 43 facturar 1.2.1. Descriptor: Independencia de la calidad de 44 responsables de IVA y otras calificaciones tributarias con la obligación formal de facturar 1.2.2. Descriptor: Sujetos obligados a facturar 45 1.2.3. Descriptor: Sujetos no obligados a facturar 46

Capítulo 3. Casos en los cuales no se requiere la 57 expedición de factura de venta o documento equivalente 1.3.1. Descriptor: Reembolso de gastos 57 1.3.2. Descriptor: Impuestos, tasas y 58 contribuciones 1.3.3. Descriptor: Cuotas de administración 59 1.3.4. Descriptor: Tarjetas de regalo y otras 60 ventas de derechos 1.3.5. Descriptor: Compra de cartera con 62 descuento 1.3.6. Descriptor: Deducción por pago de 62 regalías 1.3.7. Descriptor: Convenios interinstitucionales 65 1.3.8. Descriptor: Obligación de facturar 66 electrónicamente en los contratos de concesión bajo el esquema de asociación público privada -APP 1.3.9. Descriptor: Consecuencias de facturar 67 operaciones no sujetas a la expedición de factura de venta Capítulo 4. Modalidades de suplir la obligación 67 de facturar 1.4.1. Descriptor: La factura de venta 68 1.4.2. Descriptor: Los documentos equivalentes 68

TÍTULO II. EL SISTEMA DE 68

FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y SUS FUNCIONALIDADES Capítulo 1. Naturaleza del sistema de 68 facturación electrónica 2.1.1. Descriptor: Marco jurídico del sistema de 68 facturación electrónica Capítulo 2. Componentes del sistema de 69 facturación electrónica 2.2.1. Descriptor: La factura electrónica de venta 69 2.2.2. Descriptor: La factura de talonario o de 70 papel 2.2.3. Descriptor: Los documentos equivalentes 71

a la factura de venta 2.2.4. Descriptor: El documento equivalente 73 electrónico 2.2.5. Descriptor: Documentos soporte 73 2.2.6. Descriptor: Registro de la factura 74 electrónica de venta como título valorRADIAN 2.2.7. Descriptor: Anexos Técnicos de las 74 funcionalidades del sistema de facturación electrónica

TÍTULO III. FUNCIONALIDAD DE 75

FACTURA ELECTRÓNICA Y DOCUMENTOS EQUIVALENTES Capítulo 1. La factura electrónica de venta 75 3.1.1. Descriptor: Requisitos de la factura 75 electrónica de venta 3.1.2. Descriptor: Sujetos obligados a expedir 86 factura electrónica de venta 3.1.3. Descriptor: La factura electrónica de venta 87 en el sistema de facturación electrónica 3.1.4. Descriptor: Generación y trasmisión de la 87 factura electrónica de venta 3.1.5. Descriptor: Validación de la factura 87 electrónica de venta 3.1.6. Descriptor: Expedición y entrega de la 88 factura electrónica de venta 3.1.7. Descriptor: Notas asociadas y no asociadas 91 a una factura electrónica de venta y la anulación de la factura electrónica 3.1.8. Descriptor: Campos opcionales en la 95 factura electrónica de venta Capítulo 2. La factura de venta de talonario o de 96 papel 3.2.1. Descriptor: Casos en los que opera la 96 factura de venta de talonario o de papel Capítulo 3. Documentos equivalentes a la 97 factura de venta 3.3.1. Descriptor: Documentos equivalentes a la 97 factura de venta y sus requisitos

3.3.2. Descriptor: El tiquete de máquina 98 registradora con sistema POS 3.3.3. Descriptor: La boleta de ingreso a cine 101 3.3.4. Descriptor: El tiquete de transporte de 102 pasajeros 3.3.5. Descriptor: El extracto 103 3.3.6. Descriptor: Tiquete o billete de transporte 106 aéreo de pasajeros 3.3.7. Descriptor: Documento en juegos 106 localizados 3.3.8. Descriptor: Boleta, facción o formulario108 en juegos de suerte y azar diferentes de los juegos localizados 3.3.9. Descriptor: Documento expedido para el108 cobro de peajes 3.3.10. Descriptor: Comprobante de liquidación108 de operaciones expedido por bolsa de valores 3.3.11. Descriptor: Documento de operaciones de109 la bolsa agropecuaria y de otros commodities 3.3.12. Descriptor: Documento expedido para los 110 servicios públicos domiciliarios 3.3.13. Descriptor: Boleta de ingreso a115 espectáculos públicos 3.3.14. Descriptor: Documento equivalente115 electrónico

TÍTULO IV. FUNCIONALIDAD DE LOS 116

DOCUMENTOS SOPORTE Capítulo 1. Documento soporte en 116 adquisiciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente 4.1.1. Descriptor: ¿Cuándo procede la116 generación del documento soporte en adquisiciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente? 4.1.2. Descriptor: Requisitos del documento125 soporte en adquisiciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta o

documento equivalente. 4.1.3. Descriptor: Sujetos obligados a generar el 129 documento soporte en adquisiciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente 4.1.4. Descriptor: Modalidades (física y 134 electrónica) 4.1.5. Descriptor: Periodicidad de la trasmisión135 del documento soporte en adquisiciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente generado en forma electrónica “Artículo 2. Generación electrónica del 136 documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste. De conformidad con lo establecido en el inciso 3º del artículo 771-2 del estatuto tributario, el artículo 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste, deberán generarse y transmitirse en forma electrónica por parte de los facturadores electrónicos, según lo considere el sujeto obligado de que trata el artículo 3º de esta resolución, así: Capítulo 2. Documento soporte de pago de 138 nómina electrónica. 4.2.1. Descriptor: ¿Cuál es el cambio que138 produce la implementación del documento soporte de pago de nómina electrónica? 4.2.2. Descriptor: Requisitos del documento138 soporte de pago de nómina electrónica. 4.2.3. Descriptor: Sujetos obligados a generar el 141

documento soporte de pago de nómina electrónica. 4.2.4. Descriptor: El documento soporte de pago 149 de nómina electrónica en el sistema de facturación electrónica 4.2.5. Descriptor: Periodicidad e implementación160 del documento soporte de pago de nómina electrónica. 4.2.6. Descriptor: Las notas de ajuste al 161 documento soporte de pago de nómina electrónica en el sistema de facturación electrónica

TÍTULO V. FUNCIONALIDAD DE 163

REGISTRO DE LA FACTURA

ELECTRÓNICA DE VENTA COMO TÍTULO VALOR -RADIAN Capítulo 1. El Registro de la factura electrónica 163 de venta como título valor -RADIAN 5.1.1. Descriptor: Naturaleza y definición del 163 registro de la factura electrónica de venta como título valor -RADIAN. 5.1.2. Descriptor: La DIAN como administrador177 del Registro de la factura electrónica de venta como título valor -RADIAN 5.1.3. Descriptor: El Registro de la factura 177 electrónica de venta como título valorRADIAN en el sistema de facturación electrónica de la DIAN 5.1.4. Descriptor: Consulta y trazabilidad de 179 eventos en el RADIAN y Certificado de existencia y trazabilidad de la factura de venta como título valor 5.1.5. Descriptor: Obligatoriedad de confirmar el 179 recibido de la factura electrónica de venta y de los bienes o servicios adquiridos mediante mensaje electrónico al facturador

TÍTULO VI. CARÁCTER VINCULANTE DE 180

LA DOCTRINA.

De conformidad con el artículo 55 del Decreto 1742 de 2020, en concordancia con el artículo 7o

de la Resolución No. 91 del 3 de septiembre de 2021, se avoca el conocimiento para expedir el presente concepto unificado. Es necesario resaltar que las preguntas y respuestas desarrolladas en el presente concepto son de carácter general y abstracto, que no tienen como propósito juzgar, valorar o asesorar a otras dependencias, entidades públicas y/o privadas en el desarrollo de sus actividades, funciones y competencias, ya que para desarrollar casos concretos o particulares tendrán que analizarse demás elementos fácticos que podrían reemplazar o incidir en el contenido comprendido en este concepto.

TÍTULO I.

GENERALIDADES.

CAPÍTULO 1.

OBLIGACIÓN FORMAL DE FACTURAR.

1.1.1. DESCRIPTOR: NATURALEZA JURÍDICA DE LA OBLIGACIÓN DE FACTURAR -

¿CUÁLES OPERACIONES SE DEBEN FACTURAR?

El deber de facturar constituye una obligación fiscal independientemente de la naturaleza jurídica de una entidad o persona, de su calidad de contribuyente o no, y de la clase de contrato o supervisión que se advierta y en los términos de los artículos 615, 616, 616-1 y 617 del Estatuto Tributario vigentes, se cumple con la expedición de la factura de venta o los documentos equivalentes a la misma, documentos que deben presentarse como soporte de costos, gastos o impuesto descontables, de conformidad con el artículo 771-2 del Estatuto Tributario. De otra parte, la ley y el reglamento señalan expresamente los requisitos, condiciones mecanismos técnicos y tecnológicos que deben incluirse en la factura de venta, así como los casos en los cuales no se requiere su expedición. Aunado a ello, este deber legal se cumple,

entregando al adquirente la factura de venta en los términos establecidos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, así lo dispone el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, lo describe el numeral 5 del artículo 1.6.1.4. del Decreto 1625 de 2016, encontrándose dicha obligación reiterada en la Resolución DIAN No. 000042 de 2020 o la norma que la modifique o sustituya. Ahora, sobre la naturaleza de los operaciones que deben facturarse, el artículo 615 del Estatuto Tributario es claro en disponer que están obligadas a expedir factura o documento equivalente todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no del impuesto sobre las ventas, al igual que los importadores, los prestadores de servicios y en las ventas a consumidores finales. Así mismo, los sujetos no obligados a facturar, están dispuestos taxativamente en los artículos 616-2 del Estatuto Tributario, 1.6.1.4.3. del Decreto 1625 de 2016 y 7 de la Resolución DIAN 000042 de 2020. Por ende, todas las personas que vendan bienes o presten servicios que no se encuentren exceptuadas por las normas mencionadas, tendrán la obligación de expedir factura o documento equivalente. Doctrina Concordante Concepto DIAN 5308 de 2023 1.1.1.1. <Numeral adicionado por el Concepto 24584 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:>

¿Se debe expedir factura electrónica de venta por la venta de activos fijos? Toda venta de bienes que lleve a cabo un obligado a facturar electrónicamente debe ser objeto de facturación electrónica en los términos del artículo 616-1 del Estatuto Tributario y su reglamentación. Precisamente, el artículo 615 ibidem señala que “Para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen” (subrayado fuera de texto). Notas de Vigencia - Numeral adicionado por el Concepto 24584 de 26 de diciembre de 2023. 1.1.2. DESCRIPTOR: FACTURACIÓN EN MANDATO. 1.1.2.1. ¿Cómo se debe facturar en las operaciones de mandato? Respecto al tratamiento de los ingresos en materia tributaria en el marco de los contratos de mandato, se debe tener presente que: El mandato es un contrato en que una parte se encarga de gestionar por cuenta y riesgo y a nombre de la otra, uno o más negocios que ésta le confía, relacionados con terceros. El mandato puede otorgarse con representación o sin representación. En el primero el mandatario obra en nombre y por cuenta del mandante, de tal suerte que los efectos jurídicos se producen entre el mandante y los terceros. En el segundo el mandatario obra a nombre y por cuenta propia, obligándose personalmente. En todo caso, tanto en uno como en otro contrato, el mandatario

queda obligado a transferir al mandante todo el beneficio que de los negocios con terceros se derive como lo señalan los artículos 1265 y 1268 del Código Civil. Por otra parte, se considera como ingreso para tercero aquél que se recibe en nombre de otro reconociendo sobre el ingreso un mejor derecho por parte del tercero, y en consecuencia adquiriendo al momento de recibirlo la obligación de transferirlo a su legítimo dueño, razón por la cual se encuentra fuera de su patrimonio. En este sentido, aunque los ingresos que perciba el mandatario salvo aquellos que corresponden a la remuneración por su gestión se reciban en virtud de un contrato de mandato sin representación o con representación, se consideran del tercero. 1.1.2.2. ¿Cómo se deben facturar las operaciones de venta de bienes y prestación de servicios que se efectúan bajo un contrato de mandato? Respecto a la facturación en el contrato de mandato, el artículo 1.6.1.4.9 del Decreto 1625 de 2016 (sustituido por el Decreto 358 de 2020), estableció que en los contratos de mandato se ha dispuesto que en todos los casos las facturas deberán ser expedidas por el mandatario y, si el mandatario adquiere bienes y servicios en cumplimiento del mandato la factura deberá ser expedida por el tercero proveedor a nombre del mandatario, siendo éste último, quien debe certificar el costo y/o descontable al mandante.

La norma referida dispone: Artículo 1.6.1.4.9. Facturación en mandato. En los contratos de mandato, las facturas de venta y/o documentos equivalentes deberán ser expedidas en todos los casos por el mandatario, si el

mandatario adquiere bienes y/o servicios en cumplimiento del mandato, la factura de venta y/o documentos equivalentes deberán ser expedidos a nombre del mandatario. Para efectos de soportar los respectivos costos, deducciones o impuestos descontables, o devoluciones a que tenga derecho el mandante, el mandatario deberá expedir al mandante una certificación donde se consigne la cuantía y concepto de estos, la cual debe ser firmada por contador público o revisor fiscal, según las disposiciones legales vigentes sobre la materia. En el caso de las devoluciones se adjuntará además una copia del contrato de mandato. El mandatario deberá conservar por el término señalado en el Estatuto Tributario y en el presente Decreto, las facturas y demás documentos comerciales que soporten las operaciones que realizó por orden del mandante. En la factura electrónica de venta, elaborada en virtud del contrato de mandato se deberán diferenciar las operaciones del mandante de las del mandatario. Parágrafo. Para efectos del cumplimiento de la obligación de expedir factura electrónica de venta, tanto los mandantes como los mandatarios, atenderán las fechas establecidas para su implementación por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). 1.1.2.3. ¿Cuáles son las obligaciones derivadas del contrato de mandato en materia de facturación? Cuando existe un contrato de mandato, y el mandatario: - Presta el servicio, éste tiene la obligación de facturar en los términos de la normatividad vigente. - Adquiere bienes y/o servicios en cumplimiento del mandato, los proveedores deben expedir las facturas a nombre del mandatario, con el cumplimiento de los requisitos establecidos en los

artículos 615, 616-1, 617 y 618 del Estatuto Tributario y el artículo 74 de la Resolución DIAN No. 000042 de 2020, sobre facturación electrónica o la norma que haga sus veces. 1.1.2.4. ¿Cómo debe expedirse la certificación? Cuando existe un contrato de mandato y el mandatario adquiera bienes y servicios en cumplimiento del mandato, los proveedores de dichos bienes y servicios deben expedir la factura de venta o documento equivalente a nombre del mandatario, con el cumplimiento de los requisitos establecidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario, y los artículos 11 y 12 de la Resolución DIAN No. 000042 de 2020 o la que la modifique o sustituya, cuando se trata de factura de venta, ya que si consiste en un documento equivalente, los requisitos del mismo dependerán del tipo de documento que se expida. Teniendo en cuenta lo anterior, el mandatario, de conformidad con los términos y condiciones del contrato de mandato, certificará estas operaciones al mandante en los términos establecidos en el artículo 1.6.1.4.9 del Decreto 1625 de 2016. 1.1.2.5. ¿Cómo se deben facturar las operaciones de prestación de servicios públicos que se efectúan en conjunto bajo un contrato de mandato? Como se precisó anteriormente, en la facturación en mandato el artículo 1.6.1.4.9 del Decreto 1625 de 2016 establece que en todos los casos las facturas deberán ser expedidas por el mandatario y, si el mandatario adquiere bienes y servicios en cumplimiento del mandato la factura deberá ser expedida por el tercero proveedor a nombre del mandatario, siendo éste último

quien debe certificar el costo y/o impuesto descontable al mandante. Ahora, tratándose del documento equivalente para el cobro total de los servicios públicos, cuando el mismo es generado en forma conjunta, de acuerdo con las normas vigentes sobre facturación en materia tributaria, la obligación de expedir factura por el servicio que se presta corresponde al prestador del servicio. Sin embargo, según la normatividad en materia de servicios públicos domiciliarios, la exigencia, en el caso de los servicios de aseo y alcantarillado, de ser facturados necesariamente en forma conjunta con otro servicio público domiciliario (por ejemplo, servicio de acueducto o servicio de energía), caso en el cual, existen unos convenios de facturación con la respectiva entidad. En este evento, considera este Despacho, en atención al imperativo legal que deben cumplir las empresas que prestan los servicios públicos domiciliarios de aseo y/o alcantarillado, que esto no riñe con la normatividad tributaria en materia de facturación, en general, ni de factura electrónica, en particular, precisamente porque el prestador del servicio puede acudir a la figura del mandato para facturar los servicios que presta. Así, una empresa que presta servicios públicos domiciliarios de aseo y/o alcantarillado, que por un imperativo legal debe convenir con otra empresa de servicios públicos domiciliarios para que se facturen conjuntamente los respectivos servicios, puede actuar para tal efecto como mandataria. Las empresas que presten servicios públicos domiciliarios obligadas a expedir factura electrónica, que a su vez facturan los servicios de empresas que presten los servicios de aseo y/o alcantarillado, en su calidad de mandatarias deben cumplir con las disposiciones que regulan este sistema de facturación. El mandatario expide las facturas bajo su propia razón social

y Número de Identificación Tributaria -NIT, sin perjuicio que deba rendir cuentas al mandante y llevar los registros que permitan diferenciar los ingresos de uno y otro. En este sentido, deben mediar los contratos o autorizaciones respectivas y en la factura conjunta efectuarse las identificaciones de los valores correspondientes a cada servicio, lo cual es factible en el formato de factura electrónica. 1.1.2.6. ¿Cómo se deben facturar las operaciones prestación de servicios funerarios bajo un contrato de mandato? Respecto a la facturación electrónica para el tema de servicios funerarios e ingresos para terceros, se precisa que cuando existe un contrato de mandato y el mandatario adquiera bienes y servicios en cumplimiento del mandato, los proveedores deben expedir la factura de venta o documento equivalente a nombre del mandatario, con el cumplimiento de los requisitos establecidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario, y los artículos 11 y 12 de la Resolución 000042 de 2020 y las normas que la modifiquen o sustituyan. Teniendo en cuenta lo anterior, el mandatario, de conformidad con los términos y condiciones del contrato de mandato, certificará estas operaciones al mandante en los términos establecidos en el mencionado artículo 1.6.1.4.9 del Decreto 1625 de 2016 o las facturará al mandante si así se prevé en la estructura del contrato de mandato celebrado. Por otra parte, el sujeto que actúa como mandatario debe facturar al consumidor final por los servicios que prestan en tal calidad, en razón a un contrato de mandato, y por los que presta en

nombre propio. Para el efecto, en la factura electrónica de venta, elaborada en virtud del contrato de mandato, se deberán diferenciar las operaciones del mandante de las del mandatario, en los términos del artículo 1.6.1.4.9 del Decreto 1625 de 2016 y el artículo 74 de la Resolución 000042 de 2020. 1.1.2.7. ¿Cómo se debe facturar el servicio de transporte cuando se desarrolla en virtud del contrato de mandato? Debe tenerse claro que los ingresos percibidos por el mandatario en razón a la ejecución del encargo encomendado por el mandante son diferentes a aquellos recibidos en nombre de dicho mandante, éstos últimos tienen la naturaleza del objeto encomendado. En este orden de ideas, si el mandato es otorgado para que una compañía medie en la celebración de contratos de servicios de transporte, excluidos de IVA en virtud del numeral 9 del artículo 476 del Estatuto Tributario, este tratamiento aplica únicamente respecto del servicio de transporte prestado y, de ninguna forma, sobre los ingresos percibidos por el mandatario como remuneración de la intermediación efectuada, los cuales, en términos generales, tendrán la naturaleza de comisión por intermediación u honorarios por servicios prestados. Sobre este particular, téngase en cuenta que, en virtud del principio de legalidad consagrado en el artículo 338 de la Constitución Política, en materia de impuestos, las exenciones y exclusiones son de interpretación restrictiva y se concretan a las expresamente señaladas por la Ley. Ahora, frente a la obligación de facturar cuotas de rodamiento y servicios de administración, se reitera que, de conformidad con la normatividad y doctrina vigente, la obligación de facturar es

exigible respecto de toda venta de bienes y/o prestación de servicios. Por lo cual, deberá el sujeto obligado determinar en el marco de sus operaciones y contratos celebrados si, en efecto, se está o no ante la prestación de un servicio o la venta de un bien, caso en el cual se dará lugar a la obligación de facturar. 1.1.2.8. ¿Cómo se debe facturar cuando por medio de un contrato de mandato, el tercero (mandatario) es encomendado por una empresa (mandante) para adquirir bienes y servicios en su nombre y a su cargo con una cadena de estaciones de servicio de combustible? Para el efecto, la factura electrónica de venta elaborada en virtud del contrato de mandato por medio de la cual se soporta la operación de venta de bienes y/o prestación de servicios que se adquieren en virtud de dicho contrato, se deberá expedir siempre a nombre del mandatario, en los términos del artículo 1.6.1.4.9. del Decreto 1625 de 2016 y del artículo 74 de la Resolución No. 000042 de 2020. Téngase en cuenta que los tributos atribuibles a la operación deberán liquidarse en la respectiva factura de venta, la cual es el soporte idóneo de la transacción y que la misma debe soportar cada operación de venta de bienes o prestación de servicios sin que la normatividad permita el reporte acumulado de varias operaciones que se efectúen en diferentes momentos. Ello debido a que la expedición de la factura de venta debe efectuarse al momento de la operación de venta o prestación de servicios. Así las cosas, cuando el mandatario certifique al mandante los costos, gastos e impuestos

descontables que se efectuaron en razón a las operaciones ejecutadas con base en el mandato celebrado, deberá contar con las facturas de venta o documentos equivalentes que soportan cada operación y discriminar claramente cada uno de los valores que se trasladan como derechos cuyo titular es el mandante. Por otra parte, si el mandatario realizó pagos por cuenta del mandante, el posterior reintegro de gastos del mandante al mandatario para saldar dichas obligaciones del contrato de mandato no serán objeto de facturación entre ellos. Lo anterior, debido a que obedecen a un mero reembolso de gastos que en ningún momento implica la venta de bienes o prestación de servicios entre las partes. Situación diferente ocurre al momento de pagar la contraprestación que por el servicio de intermediación el mandatario cobre al mandante en razón a la ejecución de su mandato, en donde en efecto el mandatario deberá (de estar obligado a ello) facturar electrónicamente al mandante por sus servicios de intermediación. 1.1.2.9. ¿Debe facturarse electrónicamente el recobro de gastos reembolsables en virtud de un contrato de mandato? Al respecto, se informa que la normatividad vigente sobre la materia está comprendida por el artículo 1.6.1.4.9 del Decreto 1625 de 2016 y el artículo 74 de la Resolución DIAN 000042 de 2020. Adicionalmente, se precisa que las adquisiciones que haya efectuado el mandatario por el mandante están soportadas en facturas, que el mandatario debe identificar si corresponden a operaciones propias o del mandante y, las que corresponden a este serán el soporte para recuperar los gastos que efectúe el mandatario por el mandante. Nótese que se trata de la adquisición de

bienes y/o servicios que fueron facturados, en su momento, por el respectivo proveedor, frente a las cuales el mandatario efectuó su pago, luego, en tanto correspondan al desarrollo del mandato, lo que el mismo pretende frente al mandante es su reembolso, caso en el cual no tiene lugar expedir una factura por este hecho”. 1.1.2.10. ¿Qué debe hacer un mandatario cuando en una misma operación representa a un número plural de mandantes, los cuales cada uno cuenta con calidades distintas y pertenecen a regímenes tributarios diferentes? Resulta claro entonces que, cuando existe un contrato de mandato y el mandatario adquiera bienes y servicios en cumplimiento del mandato, los proveedores de dichos bienes y servicios deben expedir la factura de venta o documento equivalente a nombre del mandatario, con el cumplimiento de los requisitos establecidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario, y los artículos 11 y 12 de la Resolución 000042 de 2020 cuando se t