DIAN - Resolución 91 de 02-09-2015

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Casecnon de Empuestos y Alturas Nacizrales RESOLUCIÓN NÚMERO 000091 0 2 SEP 2015 ( ) “Por la cual se adopta el Manual para la elaboración de políticas de prevención del daño antijurídico en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN” EL DIRECTOR GENERAL DE LA DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES En uso de las facultades legales y en especial las dispuestas en el artículo 6%, numeral 22, - del Decreto 4048 de 2008, y CONSIDERANDO , Que el artículo 90 de la Constitución Política establece que el Estado responderá patrimonialmente por los daños antijurídicos que le sean imputables, causados por la acción o la omisión de las autoridades públicas. La norma Constitucional de igual manera indica que en el evento de ser condenado el Estado a la reparación patrimonial de uno de tales daños, que haya sido consecuencia de la conducta dolosa o gravemente culposa de un agente suyo, aquél deberá repetir contra éste; Que el artículo 75 de la Ley 446 de 1998 establece que las entidades y organismos de Derecho Público del orden nacional, departamental, distrital y de los municipios capital de departamento y los Entes Descentralizados de estos mismos niveles, deberán integrar un Comité de Conciliación, conformado por los funcionarios del nivel directivo que se designen y cumplirá las funciones que se le señalen; Que el artículo 2.2.4.3.1.2.d2e l Decreto 1069 de 2015 define el Comité de Conciliación

como una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad; -Que de conformidad al artículo 2.2.4.3.1.2.5' del Decreto 1069 de 2015 corresponde al Comité de Conciliación formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico, diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la entidad y estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra del ente, para determinar las causas generadoras de los conflictos, el índice de condenas, los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado, y las deficiencias en las actuaciones administrativas de las entidades, así como las deficiencias de las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos; Que de conformidad al artículo 2% del Decreto 4085 de 2011; la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, ANDJE, tiene como objetivo el diseño de estrategias, planes y acciones dirigidos a dar cumplimiento a las políticas de defensa jurídica de la Nación y del Estado definidas por el Gobierno Nacional; la formulación, evaluación y difusión de las políticas en materia de prevención de las conductas antijurídicas por parte de servidores y entidades públicas, del daño antijurídico y la extensión de sus efectos, y la dirección, coordinación y ejecución de las acciones que aseguren la adecuada implementación de tas mismas, para la defensa de los intereses litigiosos de la Nación;

000091 0 2 SEP 2015 RESOLUCIÓN NÚMERO de Hoja No. x Que la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, ANDJE, en ejercicio de las funciones asignadas por la Ley 1444 de 2011 Y reguladas por el Decreto Ley 4085'de 2011, elaboró un manual que contiene los pasos que las entidades públicas deben seguir para la elaboración, formulación y ejecución de su política de prevención del daño antijurídico y la extensión de sus efectos y expidió la Circular Externa No. 03 del 20 de junio de 2014, con carácter vinculante para las entidades públicas del orden nacional, en la que se expone la “Metodología para la formulación e implementación de políticas de prevención” Que el Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, en sesión del 25 de junio de 2015, Acta No. 30, aprobó el Manual de formulación e implementación de políticas de prevención del daño antijurídico en la entidad, con el objeto de identificar los hechos generadores de daño antijurídico, - incluyendo un' procedimiento concreto para la indagación sobre las deficiencias administrativas o misionales que están originando reclamaciones en contra, así como la formulación, evaluación e institucionalización de acciones que se deben adoptar para reducir los riesgos y costos de enfrentar un proceso judicial. En mérito de lo expuesto, RESUELVE ARTICULO41” . Adoptar el MANUAL PARA LA ELABORACIÓN DE POLÍTICAS DE

PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO EN LA DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y

ADUANAS NACIONALES, DIAN, aprobado por el Comité' de Conciliación y Defensa Judiciat de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, en sesión del 25 de junio dé 2015, Acta No. 30, el cual hace parte integral de la presente Resolución. ARTÍCULO 2. La presente resolución rige a partir de su publicación.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE,

Dada en Bogotá D.C., a los A TIAGO ROJAS ARROYO irector General '

Proyectó: Pablo Nelson Rodríguez Silva

Revisó: Elvira Sierra Palacios Aprobó: Diana Astrid Chaparro A . VA | | lo DI A NE 0.2 SEP 2015

MANUAL PARA LA ELABORACIÓN DE POLÍTICAS DE PREVENCIÓN DEL DAÑO - ANTIJURÍDICO EN LA DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALESDIAN Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN

BOGOTA D.C. JUNIO DE 2015 000091 0 2 SEP 2015 e

TABLA DE CONTENIDO

4 . DEFINICIONES PARA LA APLICACIÓN DEL MANUAL. PO. coccccccnconcnoroccnnannnns 4

2. DEFINICIÓN DE POLÍTICA DE PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO. Pág. bons 5

3. METODOLOGIA PROPUESTA POR LA AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO. PY. cocccccccccccnncccnonicocononononnnoonor ocinocrnonnonnncnonncnon 6 -3.1. Buscar puntos que generan problemas. o parra raro ren nconrnrrrannss 7

3.2. Identificar y enlistar las causas primarias del problema. Pág. a bonnnnannnos 8 3.3. Diseñar las medidas para corregir el problema. Pág. a Deere 8 3.4, implementación de las medidas correctivas. PÁÓD. cccconcocncocononcnncoannnnncnnnnnos 9 3.5. Comprobar los resultados. PD. ccocccccncnccccncnnnnicononos a 9 3.6. Institucionalizar las nuevas medidas. Pág. ........ | erre ro rn en nnrrrarannnnnnrannns 9

S P 000091 02. SEP 2005

INTRODUCCIÓN El fundamento jurídico de la fijación de la política de prevención de! daño antijurídico y de defensa de los intereses de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, lo constituye el artículo 90 de la Constitución Política de Colombia, el Decreto 1716 de 2009, las Directrices y Circulares de la Presidencia de la República y lo señalado en la Circular No. 03 de 20 de junio de 2014 de la AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO, Según la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, se pretende con , el Manual, que cada entidad identifique los hechos generadores de daño antijurídico, realizando un estudio sobre las deficiencias de índole administrativas o misionales que originan reclamaciones en contra, incluyendo todo un proceso para la formulación, evaluación e institucionalización de acciones que se deben adoptar para reducir los riesgos y costos de enfrentar un proceso judicial.

La política de prevención del daño antijurídico de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN que se pretende establecer formalmente contribuirá a la optimización de los procesos y procedimientos y efectividad en la gestión para evitar actuaciones que conlleven demandas en contra de la entidad y así prevenir. o evitar hechos generadores de daño en aras de minimizar la litigiosidad y el pago por concepto de condenas en contra de la entidad. - 000091 0 2 SEP 2015 o t. DEFINICIONES PARA LA APLICACIÓN DEL MANUAL a.) AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO: Entidad | Descentralizada que tiene como objetivo el diseño de estrategias, planes y acciones dirigidos a dar cumplimiento a las políticas de defensá jurídica de la Nación y del Estado definidas por el Gobierno Nacional; la formulación, evaluación y difusión de las políticas en materia de prevención de las conductas antijurídicas por parte de servidores y entidades públicas, del daño antijurídico y la extensión de sus efectos, y la dirección, coordinación y ejecución de las acciones que aseguren la adecuada implementación. de las mismas, para la defensa de los intereses litigiosos de la Nación.! b.) ACTIVIDAD LITIGIOSA: Conjunto de acciones ejecutadas dentro de procesos judiciales o arbitrales activos.

ACCIONES CORRECTIVAS: Actividades que sirven. para corregir un problema real detectado y evitar su repetición? . o - CAPACITACIÓN: Proceso continuo de enseñanza-aprendizaje, mediante el cual se | desarrolla las habilidades y destrezas de los servidores, que les permitan un mejor

desempeño en sus labores habituales?

CAUSAS PRIMARIAS DEL PROBLEMA: Falencias administrativas o misionales que generan las demandas en contra de la Entidad. f.) COMPROBACIÓN DE RESULTADOS: Seguimiento y documentación a los indicadores que se propusieron como parte de la política de prevención del daño. 9-) FICHAS METODOLÓGICAS: instrumento pedagógico y técnico que permite recopilar información específica de una temática a investigar.1 h.) DAÑO ANTIJURÍDICO: “La lesión de un interés legítimo, patrimonial o - extrapatrimonial, que la víctima no está en la obligación de soportar, que no está justificado por la ley o el derecho”, en otros términos, aquel que se produce a pesar de que “el ordenamiento jurídico no le ha impuesto a la víctima el deber de soportarlo, es ' decir, quee l daño carece de causales de justificación”.5

INSTITUCIONALIZAR: Convertir la política de prevención en una más de las políticas que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales aplica en su quehacer misionalo administrativo. í Fuente: Artículos 1 y 2 del Decreto 4085 de 2011 2 Fuente: http://prevencioncolonia.blogspot.com/2013/04/definiendo-medidas-correctivas-y.htm! 3 Fuente: http://definicion.com.mx/capacitacion.html : 4 Fuente: http://portal.sni.gob.ec/documents/101 56/607e33b4-7232-42f3-bb9c-b14dfc76ch84 $ Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera, Sentencia de! 9 de mayo de

• 2012, C.P. Dr. Jaime Orlando Santofimio Gamboa 4 000091 0 2 SEP 2615 j.) PASIVO CONTINGENTE: Valor que el Estado estima debe . desembolsar por la ocurrencia de un hecho futuró e incierto. k.) POLÍTICA DE PREVENCIÓN | DE DAÑO ANTIJURÍDICO: Consiste en las directrices fijadas por la Entidad, para la institucionalización de las acciones administrativas, judiciales y presupuestos que previenen o minimizar la litigiosidad en contra del Estado. $ % .) PRETENSIONES: Manifestación de voluntad ante autoridad administrativa, judicial o arbitral para hacer valer un derecho o solicitando el cumplimiento de una obligación. m.) PRIORIZACIÓN: Enfocar los esfuerzos de generación de políticas de prevención del daño en aquellos casos que representen la mayor Itigiosidad y pagos de la entidad por concepto de condenas en contra. n.) RECLAMANTE: Persona, natural, jurídica, pública o privada que : plantea un inconformismo con relación al servicio que presta la entidad. o.) RECURSOS PÚBLICOS: Es todo recurso sobre el cual el Estado ejerce. directa o indirectamente cualquiera de los atributos de la propiedad.” p.) SISTEMA ÚNICO DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN DE LA ACTIVIDAD LITIGIOSA: Sistema que refleja toda la información acerca de la actividad litigiosa del Estado el cual! tiene como objetivo constituirse en una herramienta que permita gestionar los casos, acciones y procesos judiciales en curso de una forma eficaz, eficiente y oportuna; brindar mecanismos focalizados a la generación de conocimiento; y ser un

instrumento capaz de producir información que permita formular políticas de prevención del daño antijurídico, generar estrategias de defensa jurídica y diseñar - políticas para la optimización de los recursos requeridos para la gestión del ciclo de defensa jurídica.?

2. DEFINICIÓN DE POLÍTICA DE PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO Conforme a las directrices fijadas por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, - el primer paso para elaborar una política de prevención del daño es entender su significado, ya que este delimita lo que la misma debe contener. La política de prevención del daño antijurídico es el conjunto de acciones administrativas, judiciales y presupuestales para prevenir o minimizar la litigiosidad en contra de la Entidad.

Así, una política pública es una alternativa de solución a un problema planteado que | implica el: uso:d e recursos públicos y una decisión de tipo legal, administrativo o regulatorio. Estas se plantean y ejecutan con base en prioridades presupuestales, técnicas y. políticas. Específicamente, la política de prevención es la solución de los 6 Definición dada por la Dirección de Gestión Jurídica - DIAN 7 Fuente: http:/Awww.unmsm.edu. pe/ogp/ARCHIVOS/Glosario/ingdr.htm310 8 Fuente: Literales b), [) k) Il) m), n), p) www.defensajuridica.gov.co/ninos/paginas/glosario y o 000091 9 2 SEP 2015 problemas administrativos que generan litigiosidad e implica el uso de recursos públicos para reducir los eventos generadores de daño antijurídico. : La definición de la Agencia delimita de manera concreta lo que una política de prevención

debe contener, en particular: o La identificación de un problema: El proceso, procedimiento, o actuación que tiene fallas y se constituye como generador de daño antijurídico. Este problema es una falencia administrativa que genera litigiosidad y puede ser tanto una acción como una omisión de la entidad en el desarrollo de sus actividades; e Una solución al problema: Un plan de acción para eliminar o disminuir las situaciones generadoras daño; o El costeo de dicha solución; e El cronograma para el uso de los recursos implicados en la solución y e Un plan para su seguimiento y evaluación. Es evidente entonces que la política de prevención del daño no es solamente el planteamiento de una alternativa general de solución, sino que debe comprender un plan de: acción integral a llevar a cabo por parte de la entidad para solucionar, mitigar o controlar la problemática generadora de daño. Se comparte lo señalado por la Agencia en el Manual para la Elaboración de Políticas de Prevención de Daño Antijurídico, en cuanto a que a partir de la definición y el contenido de la política de prevención, se infiere que esta es la solución para una situación generadora de daño antijurídico que se constituye como problema para la entidad. Por lo - tanto, existe una solución para cada una de las situaciones generadoras de daño ocurridas en el desarrollo de las funciones de la entidad.

3. METODOLOGIA PROPUESTA Atendiendo las recomendaciones de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, . se considera que para prevenir los hechos generadores del daño y ofrecer soluciones'a las actuaciones que ocasionan reclamaciones con alto riesgo de generar condenas a la entidad, se hace necesario involucrar a todas las áreas de la entidad de las cuales

puedan surgir las actuaciones irregulares y buscar alternativas de mejora continua, con el objetivo de prevenir el daño antijurídico. o En consecuencia, se deben seguir los siguientes pasos, que conduzcan a la identificación de los problemas y la toma de decisiones que permitan mitigar las condenas en contra la Unidad Administrativa Especial, Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN: 9 MANUAL PARA LA ELABORACIÓN DE POLÍTICAS DE PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO. Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado . 6 000091 0 2 SEP 2015 3.1 Buscar puntos que generan problemas?0. Los puntos que crean problemas son hechos generadores de daño antijurídico que se expresan como reclamaciones de los administrados en contra de la entidad. A partir de las conciliaciones en un primer momento, y de la información litigiosa, en un momento | posterior, la entidad recibe alertas sobre la posible problemática, que son conductas de los funcionarios o falencias en los procesos que pueden afectar los derechos de los - administrados. | Para la búsqueda del problema, se trabajarán 2 líneas: Conciliaciones: Donde se analizará la información correspondiente a los procesos en los cuales se decidió conciliar y; Representación Externa: Donde se efectuará el análisis de los procesos judiciales que se pierden. 1.- Conciliaciones. El Secretario del Comité de Conciliación y Defensa Judicial presentará un informe inicia! al Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la DIAN sobre los asuntos respecto de los cuales, este Comité decidió presentar fórmula de Conciliación en el último año, en donde

se incluya:

Tipo de Acción : Convocante.

-Tema. Problema Jurídico. Síntesis de los hechos - Valor conciliado. - Causa de la conciliación. Estos informes deberán presentarse con una frecuencia semestral después del informe inicial. 2.- Representación Externa. Los Directores Seccionales enviarán un informe inicial a la Coordinación de Conciliación y Defensa Judicial de la Subdirección de Gestión de Representación Externa de los procesos judiciales con fallo definitivo en contra de la entidad del último año, incluyendo los casos en los cuales se aplicaron líneas decisionales expedidas por el Comité de Conciliación. De igual manera el Coordinador de Secretaría de la Subdirección de Gestiónde Representación Externa presentará un informe de los | procesos fallados en contra de la entidad de competencia del nivel central, del último año. Estos informes deberán presentarse con una frecuencia semestral después del informe inicial.

El informe debe incluir: 10 Tomado del Manual para la Elaboración de Políticas de Prevención del Daño Antijurídico. Agencia

Nacional de Defensa Jurídica del Estado. Abril 2014 7 000091 . 0 2 SEP 2015Tipo.de Acción 0 s0 Demandante. . . 0 Tema. | . - . 0 Problema Jurídico. 6 0

0. Síntesis de los hechos

6 Causa del fallo en contra . 0 Valor del fallo. 6

Del análisis de los informes: el de conciliaciones y el de representación externa, el Comité de Conciliación y Defensa Judicial, determinará los asuntos respecto de los cuales

se desarrollará Ja política de prevención del daño antijurídico. Así mismo, el Comité decidirá sobre las áreas de la entidad que deben estudiar el problema definido por el Comité y plantear posibles soluciones. 3.2 Identificar y enlistar las causas primarias del problema, El Comité de Conciliación y Defensa Judicial designará un grupo interdisciplinario responsable para analizar el problema seleccionado, determinar las causas que lo originan y participar en el diseño de la política de prevención del daño. El grupo de trabajo buscará las falencias administrativas o misionales que generan las conciliaciones o fallos definitivos en contra de identificará, para cada proceso explorado, el error cometido al interior de la entidad. El grupo entregará al Comité de Conciliación el informe dentro del mes siguiente a la asignación de la actividad respectiva, el cual debe contener como mínimo lo siguiente: Una lista de falencias administrativas que se constituyen en posibles causas de los fallos adversos a la entidad, la definición de los patrones de actuación o falencias reiteradas que ocasionan el riesgo de fallos en contra, la priorización de las falencias que ocasionan el mayor número de fallos adversos, la determinación si estas posibles falencias administrativas que generan demandas son prevenibles o no, si las falencias se originan por fallas internasde la entidad en cualquiera de sus procesos o procedimientos, una alternativa de solución al problema identificado y las medidas que mitiguen o resuelvan la causa primaria del mismo. Este informe deberá ser estudiado por el Comité de Conciliación y Defensa Judicial y deberá decidir si se debe desarrollar la alternativa propuesta tendiente a reducir las causas de las decisiones judiciales en contra de la entidad, como política de prevención

del daño antijurídico, o podrá complementaria, modificarla o establecer una alternativa nueva. 3.3 Diseñar las medidas para corregir el problema. La alternativa de solución al problema, se desarrollará como una política pública con el objeto de prevenir el daño antijurídico generado por la causa identificada anteriormente. La política consistente en un plan de acción para solucionar el problema que: incluya 8 000091 9.2. SEP 2013 medidas que mitiguen o resuelvan la causa del mismo, el presupuesto estimado que costará la solución, el cronograma para su desarrollo, los resultados esperados y los indicadores para su medición, así como el responsable de la implementación de la misma, el cronograma para el desarrollo de esta, los resultados esperados y los indicadores para su medición y será implementada por el Comité de Conciliación. 3,4 Implementación de las medidas correctivas. En este aspecto se considera que la efectividad de la política de prevención depende en gran medida de su construcción conjunta entre los distintos estamentos de la institución, en procura de la adecuada incorporación y priorización en los planes de gestión de la entidad. o La estrategia de implementación de la política de prevención deberá ser divulgada a todas aquellas áreas de la entidad cuya misión esté relacionada con los hechos generadores de daño. Cada servidor público involucrado en la implementación debe conocer la política, sus antecedentes, las funciones que debe desempeñar para su cumplimiento y los resultados que esta espera obtener junto con los indicadores para su medición. . "La socialización de la implementación de las medidas correctivas, se realizará a través de | la publicación de la política de prevención de daño antijurídico en la página DIANNET

durante los treinta (30) días siguientes a su expedición. 3.5 Comprobación de resultados Durante los seis (6) meses siguientes a su implementación, el Comitéd e Conciliación realizará una etapa de prueba y evaluará si la política planteada ha funcionado y se ha podido implementar. Además, se hará seguimiento a los indicadores que se propusieron como parte de la política y se documentará el avance en los mismos. Igualmente, se plantearán posibles ajustes y reformas a la estrategia planteada inicialmente para que .esta sea más útil y coherente con los resultados que se espera obtener de la misma. 3.6 Institucionalizar las nuevas medidas Comprobados los resultados y replanteadas las medidas que deban ser corregidas para alcanzar los resultados propuestos, el Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, en un plazo máximo de seis (6) meses, solicitará al Director General la entidad que mediante Resolución institucionalice la política de prevención del daño de la causa inicialmente analizada para que esta se convierta en una más de las políticas que la entidad aplique en su quehacer misional o administrativo. En este punto la política de prevención del daño antijurídico planteada, debe convertirse en parte de las acciones cotidianas de los servidores públicos de la DIAN, incluyendo compromisos concretos en el esquema de planeación de la - Entidad, como lo es Plan Estratégico, Plan Táctico, Direccionamiento Estratégico y Plan Operativo. o 0.2 SEP 205 000091 Será responsabilidad de la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación y Defensa Judicial el manejo, conservación y custodia de los documentos que se originen en.

cumplimiento de esta resolución. Aprobado en la sesión No. 30 del 25 de junio de 2015. Subdirectof delGestión Normativa y Doctrina Designado por al Director General E [ Ei Elvira Sierra Palacios Subdirectora de Gestión de Representación Externa (A)

Proyectó: Pablo Nelson Rodríguez Silva?

Clara Patricia Quintero Garay 7 " Inspectores IV / Subdirección de Gestión de Representación Externa 1

Revisó: Elvira Sierra Palacios AA

Subdirección de Gestión de Representación Externa

A Aprobó: Elvira Sierra Pálacios £f A Subdirectora de Gestión de Representación Externa (A)

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