DIAN - Circular-1-de-25-01-2019

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CIRCULAR.

NÚMERO: (2 ENE MI) o DE: o PARA: — TITULARES DE DATOS PERSONALES EN LA UAE (DIRECCIÓN DE

IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES — DIAN

ASUNTO: POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y.el artículo 2.2.2.25. 3. 1 del Decréto 1074 de 2015 Único Reglamentario del Sector Comercio, industria y. Turismo y as. demás nn ormas que las comp IMPUEST 4 : , ] adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, con domicilio principal: en "la ciudad de Bogotá D.C y ubicada en la Carrera 8 N” 8C — 38, Piso 6, Bogotá D.C., en virtud de su condición de Responsable y/o Encargado de Tratamiento de Datos personales, pone en - conocimiento y a. disposición: deJostitulares. de: dicha información, la Política. de Tratamiento [| de Datos Personales que les será aplicada:. .

1. OBJETIVO puede ejercer “dichos derechos. y el procedimiento «a seguir para conocer, actualiza rectificar y suprimir el dato y/o revocar la autorización, entre otros. 31: ; o + disposiciones generales para | la. protección de datos: personales” desarrolla'el: erecho' constitucional: que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas. en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías - constitucionales. a.que se. refiere.el artículo..15. de Ja. Constitución. Política; así como el

derecho a la información consagrado enel artículo 20 de la mencionada Carta.

CIRCULAR NÚMERO - 25 ENE 2019...

3 “Hoja No. 2 4 Continuación de la Circular “Polítci ca de Tratamiento de Datos Personales”

3. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES + De acuerdo con lo establecido en el artículo 4%. de la Ley 1581 de 2012, la DIAN aplicará integralmente los siguientes principios que se constituyen en los Parámetros: a seguir en la: recolección, almacenamiento, uso; “circulación “supresión, así como el intercambio de datos personales. 3.1 Acceso y circulación restringida Los datos obtenidos y procesados por la DIAN en cumplimierito de su misión y objetivo. como entidad del Estado, están protegidos y por lo tanto se garantiza su acceso de conformidad con lo establecido en. la: ley y de acuerdo: :naturaleza:del dato, ¡con las . autorizaciones dadas porel titular, sin perjuicio:dél a Xcepc fempladas:s en la a Ley. o por mandato judicial. 3.2 Confidencialidad La DIAN garantiza que todas las pp e -qu personales que no tengan la naturaleza de públicos está n obligados:a garantizar lareserva | de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna.de las: J2baloS : que comprende el tratamiento. 3.3 FinalidadLa DIAN realiza a at de datos persa nalidad de dar cumplimienta o su misión instituc na l ordenamiento jj ur : 3.4 Legalidad | O El tratamiento de datos: personales es una 2d da E or la: Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015y demás normas que las complém

modifiquen e deroguen. 3.5 Libertad La DIAN realeli tzrataam i que por competencia le. har -- ho requerirá de consentimie: ¡ obtenerel. consentimie 3. 6 Seguridad La DIAN implementará todas: las medidas. de seguridad que estén: asu alcance, de: acuerdo con las normas técnicas y estándares interna: nales, pal administrativo y humano se preserve la e personales.:a. los-que: haga tratami consulta, -USO-0 acceso CIRCULAR NÚMERO - 0 00 001 de 2 5 ENE 2013 Hoja No. 3 | Continuación de la Giroular P ficsaa de Tratamie ento de Datos Personales” ÓN 3. 7 Transparencia - “La DIAN garantiza A derecho lel lar” S conoesr en: sualquier. momento, gratuitamente y sin restricciones, la información acercaa de la existencia de: datos que le conciernen. 3.8 Veracidad o calidad La información sujetar: al ratamiento eberá:: ser MOraz completa, «exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se: prohibe €e l tratamiento de' datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan: a error cs A 4. DEFINICIONES Las. siguientes definiciones, se-ehcuentran consagradas en laa Ley 1581 de 2012 y el Decreto: 1 074. de 2015. Autorización. Consentimient ) previo; expreso e: informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos. personales. mación que le serán aplicables, la | forma de-acoéder a las:

as fin. idad es del ¡Tetam miento que se pretende dar a los datos personales. Badse Deato s. Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. Dato público. Es el dato. que no sea semiprivado, prióado. o sensible. Son considerados datos: públicos, entre otros, los datos relativos : al estado civil de las. personas, asu profesión -u oficio: y a.su cal je des úbli s: públicos, documentos públicos, S debid mente. ejecutoriadas. que no «discrirí nación; tales como “aquellos que revelen el lítica, las co pele refelosas oo filosófi icas, la - misma o“ Responsable del Tati A CIRCULAR NÚMERO: 0 o 0001 de Continuación de la Circular “Política dd e Tratamiento dee Datos Personales”. Responsable del Tratamiento. Persona. natural o jurídi pública o privada. qq ue. por: sí misma o en asocio'conotros, del j de: dos: datos. Tratamiento, Cualquier operación o conjunto, de operaciones sobre adn or onales, tales como la recolección, almacenamie cit Transferencia. La transferencia de datos tiene luga uando el Responsabl Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la. información o:los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. E Transmisión. Tratamiento de datos personales queñ “implica! l aa 't co dentro o fuera del territorio de laE AS. de- “Colombia cual já y fi scalización « que le han sidoo asignadas, si

• expresa e informada del Vilar, - . que estén a su a cance, de tal manera que se minimice el esgo difusión, adulteración o pérdida de la misma. o 5.2. En los casos que s Ss nistrar Autorización . a la 5.3. La calidad, veracidad y actualización de los. datos. personales que conserve y administre: la DIAN: son: responsabilidad. del. Titular.d los. mismos..En.la.medida.en

Ss CIRCULAR NÚMERO 000001 go 23 ENE 2013 _ Hoja No. 5 | Continuación de la Circular “Polde íTrtataimiecntao de Datos Personales" que éste informe de las novedades p resentadas, la entidad realizará su modificación

54. El onibles en la DIAN será realizado izado o por quienes tengan dentro

55. Las polticases tablecidas porl a DIAN respecto al Tratamiento de datos personales dificadas en cualquier momento. Toda modificación se-realizará con l as' mi ntrarán en vigencia y tendrán los mecanismos dispuestos por la entidad, deai ca de tratamientdoe la información y los ''aacciionoense legales dispuen eels atrtíaculso 6 de la Ley 1581 amiento de datos sensibles, de tal formqaue se garantice que: tratamiento, salvo en los de dicha Autorización.

C sario para. salvaguardar el interés vital del Titular y este - jurídic e incapacitado. En estos eventos, los e las actividades legítimas y con las sociacióno cualquier otro a política, filosófica, religiosa o ical, siempre que se" refieran exclusiva asmus emnietmbero s o a las

personaqsue mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular. d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial, De efectuarse el Tratamiento de datos sensibpolr epasrt e de la DIAN, en virtud de las excepciones anteriormente ed eslac ritas f,in alil daa d edel n mitsmoid .e bde aobtdéne r consentimiento y 1581d e 2012, la DIAN Así eg mu it smo, r lae s epe nt to í da ad' :l so es ' a coe gr eec h ao s l a p rr ee glv aa le gn et ne ers a ld ,e sl eos g ún ni ñ lo as cun ai lñ as q uey da ad o pl re os sc ce rn it toe s. el t qr ua e ta sm ei ae nn to d e de n atd ua rt ao ls e zp ae r ps úo bln ia cl ae .s de esta población protegida, salvo aquellos datos TN ES ES CIRCULAR NÚMERO - 0 0000 Udo 25 SENA2 Continuación de la Circular “Política dee Tratamiento delD atos Personales” il . o o 5.8. La DIAN podrá intercambiar información de. “datos pers autoridades públicas, organismos de control y a toridades judici. les evandi A soliciten en | principales ciudades del ís, El al ll: 1 de contacto": se: encuentra al. final íal.. de la. DIAN | 5.10.

514. eciprocidad, y que éstos se implemen: mi cambiar datos -. personales -sin: previa auto ,se-adelantarán | de datos y veles adecuados de protección de: datos.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES 6.1 Derecho de acceso..

La DIAN garantiza el derecho de acceso a los Titular . de datos personales que correspondan a pers la dentidad del titular, legitimidad, o personali ón sin costo: alguno. En los procedimi natos adop' lio y oportunidad para acceder a estos datos den manera. segura. - 8. 2. Derecho: a2 seri no! : nas Los Titulares tienen derecho aa ser informados por parte de Responsable el ratamiento o Encargado del Tratamiento, previa: solicitud, : specto. del uso. que le ha dado:a sus datos - personales, salvo. los casos: en: los. que opere Si : 7 ando los datos: - hayan sido. tratados.en CIRCULAR NÚMERO _ 990 Y 00 7 de 25 ENE 2013 Hoja No. 7 Continuación de la Circular Pol ftica de Tratamiento de Datos Personales”. 6.3 Derecho aa actualización, rectifiei caciónn y supresión Todo itular dd e datos personales puede revocar en:cuaiquier momento, la Autorización al . tratamieñto de: éstos, si y 1010 im disposición: legal o contractual. el onales puede hegar o imitar el - ejercicio:del:derechoa rev el dato,«cuando su revocatoria o supresión obstaculice act s al cumplimiento de obligaciones legales, | fiscales, contractualoe sa. ] investi gación persecución de: delitos. oala + actualización de

artículo 9 de la Ley 1581 de misionales, la DIAN debe el tratamiento.de la datos Personales presentación dee un reclamo, de acuerdo con lo. establecido €e n el artículo 15 de la Ley 1581 eta a El tratamiento de los datos sensibles a que ses refiere el artículo 5 de la Ley 1581 e 20 hil xpresamente señalados en el sea posible en virtud de las Titular que por tratarse de tamiento: na lmente deberá CIRCULAR NÚMERO, 0 o 900 0 1 de E PET ¡CIO! ES, co SULTAS o RECLAMOS DE LOS TITULARES DE LA NFORMACIÓN PERSONAL e protección de datos |p ersonal es:es:la:S ubditecci través de la Coordinación del Si trámite. de las. mismas > de los datos personales presentados por los titularesal mor pl consultas, reclamos (actualizar, rectificar y/o.suprimir) o de revocar la autorización: El Titular de la información personal podrá presentar cualquier cons sus derechos inherentes sobre.sus datos de cará ( - documento de i | su. identidad | y titularidad cónform : de atención. establecidos en:la DIAN:en fer E és del servicio de peticiones, quejas y rectamos. El detalle el acceso al. dministrativainal del sitio. - obstante,.el Titular: ra te leg: sano ms se> encuentre en situacii 8.1 Procedimientos para la atención de consultas sobre el tratamiento de datos personales itular de los. . presencial o be expresar trónicad)e

CIRCULAR NÚMERO 90 0 001 qe 2 5 ENE 2019 Hoja No. 9

“Continuación de la Circularr "Polñicaa de Tratamiento de DatosP ersonales” notificación. En caso de apoderado adicionalmente deberá presentar documento que acredite: la representación. Po te 4 avés del portal web-.de la Unidad cción de Impuestos y Aduanas Nacionales — DI ¡AN, cado ! al dela página inicial del sitio web 4 «cualquier punto de contacto en las principales ciudades del país. El enlace de acceso al listado de los “Puntos de “cGoorn tacto” se encuentra: al'final de E página Ánicial. del” sitio. web: de la DIAN ue er resénte la consulta; de acuerdo con lo > 14 de a ey 581. de 2012; ésta será atendida en un ¡les contados a partir de la fecha de su ler la consulta dentro de dicho término, se resando los: motk dela demora y señalando la fecha E ún caso podrá superar] os cinco (5) pr srtérmino.: e 8,2 Procedimiento para: la atención: de reclamos sobre el tratamiento de datos personales. 81d e 2012, el Titular o sus mi lida en una base de datos ctualizació“no supresión, o cuando: 'adviertan el alquiera de los deberes contenidos en la citada Ley, E ponsable j Tratamiento el cual será nto y a través de los medios h CO, “vía web u otros medios técnicamente: viables que faciliten la presentación a los particulares). b) Para" considerar un: teclamo' válido, el titúlar debe presentar el documento de identidad, si éste es pree sencial O anexar copia si es por otro medio, expresar

claramente el motivo o lo: Ñ gar al recly apremsenota r los soportes SÍ CO: ministrar una dirección (física Doderado adicionalmente deberá c) Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de. los cinco (5) días siguientes a la recepción del reciamo: para:que subsane las: fallas. Transcurridos . dos a meses. desde: fecha: dl l:reg «sin que: el solicitante presente la a esistigo del reclamo. ctualización de datos personales, el - su. petición. | aportar la documentación que avale CIRCULAR NÚMERO 0 0 900 o 1 de 2 A 3 ENE 208. e) Los reclamosss e pod rán , presentar através o! nidad A dministrativa Especial — Dirección de Impuestos y Aduanas. Nacionales - DIA] a 'POSR y denuncias” ubicadoal: final de la pág yw.dian. manera Present lal|, el siguientes 2a u recepció informar al interesado. las finalidades consentidas; es decir que datos del titularo, revocación parcial del co para. determinados Ñ tratamiento de conform dad acuerdo.. Para. hacer. efectiva la. revocatoria. de, o siguientes aspertos bas apoderado adicionalmente jeberá presentar cumento que acredite la Tepresentació sz contacto” se encuentra al final de la. página inicial del sitio web de la DIAN www.dian.gov.co.

CIRCULAR NÚMERO 000001 ge 2 3 ENE 2013 Hoja No. 11

Continuación de la Circular “Política de Tratamiento de Datos Personales”

c) El término máximo para atender la revocatoria será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguientea la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la solicitud de revocatoria dentro de dicho término, se informará al interesado los motivosde la demoray la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimientdoel primer término. 9 VIGENCIA La presente política rige a partir de lafecdhe as u publicación en la página web de la entidad. Las modificaciones que se den a las políticas acá descritas, darán origen a una nueva versión del documento y a la actualización de su publicación en el portal www.dian.gov.co.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE NE 2918

Dada en Bogotá D.C. a los, 23 ENE 2 LUZ.GABRIELA BARRIGA LESMES Directora General (E) Proyecto -Yamfe Chica R., Pedró%k Camargo, Mafesra Coral D/:Oficina de Seguridad de la Información Aprobó: Catalina García Cure / Jefe Oficina de Seguridad de la Información (E) [4Q Revisó: Geraldine Giraldo Moreno! Dirección de Gestión de Recuy rAdmsiniostrsaci ón Económi Revisó: María Helena Caviedes Camargo Diredec Gecstiión óJurnidi ca 442% + .

Reviso y Aprobó Liliana: Andrea Forero:G/ óDimreectzor a de Gestión Jurídica SS Reviy asproobó : Claudia Patricia Navarro Mespácho Director General £fp. EIN