DIAN - Concepto 85922 de 1998

CONCEPTO ESPECIAL DE FACTURACIÓN 85922 DE 1998

(noviembre 5) <Fuente: Archivo Dian> DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES - DIANOBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTE: CONSORCIOS Y

UNIONES TEMPORALES, EN LA INTERMEDIACION; EXPEDICION DE LA FACTURA O

DOCUMENTO EQUIVALENTE; REQUISITOS QUE DEBEN CUMPLIR LAS FACTURAS:

FACTURAS POR TALONARIO O DE PAPEL, DENOMINACION "FACTURA DE VENTA",

IDENTIFICACION DEL VENDEDOR O DE QUIEN PRESTA EL SERVICIO,

IDENTIFICACION DEL ADQUIRENTE DE LOS BIENES O SERVICIOS, NUMERACION CONSECUTIVA, SOLICITUD, HABILITACION DE NUMERACION, NUMERACION SOBRANTE, FECHA DE SU EXPEDICION, DESCRIPCION ESPECIAL O GENERICA DE LOS

ARTICULOS VENDIDOS O SERVICIOS PRESTADOS, VALOR TOTAL DE LA OPERACION,

IDENTIFICACION DEL IMPRESOR, CALIDAD DE AGENTE RETENEDOR DEL IVA,

DISCRIMINACION DEL IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS; FACTURA EXPEDIDA POR

COMPUTADOR; DOCUMENTOS EQUIVALENTES A LA FACTURA, REQUISITOS DE LOS

DOCUMENTOS EQUIVALENTES, TIQUETES DE MAQUINAS REGISTRADORAS CON

SISTEMA P.O.S., TIQUETES EXPEDIDOS POR MAQUINAS REGISTRADORAS POR ARTICULO (P.L.U.) CON DEPARTAMENTOS Y MAQUINAS REGISTRADORAS POR DEPARTAMENTOS, BOLETAS DE INGRESO A CINE, BOLETAS DE INGRESO A OTROS

ESPECTACULOS PUBLICOS Y RECIBOS DE PAGO DE MATRICULAS Y PENSIONES,

TIQUETES DE TRANSPORTE, POLIZAS DE SEGUROS, TITULOS DE CAPITALIZACION Y SUS COMPROBANTES DE PAGO, CONTRATOS DE MEDICINA PREPAGADA Y AFILIACIONES A PLANES DE SALUD, EN LOTERIAS, RIFAS Y APUESTAS, EN PAGO DE HONORARIOS A MIEMBROS DE JUNTAS DIRECTIVAS, DESCUENTOS POR NOMINA, TRANSACCIONES EN BOLSA DE VALORES, VENTA DE BIENES PRODUCTO DE LA

ACTIVIDAD AGRICOLA O GANADERA, OTROS DOCUMENTOS EQUIVALENTES

EXPEDIDOS POR ENTIDADES DEL ESTADO, SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS,

CAMARAS DE COMERCIO Y NOTARIAS, FACTURA ELECTRONICA, LIBRO FISCAL DE REGISTRO DE OPERACIONES DIARIAS; DOCUMENTOS SUSTITUTIVOS DE LA FACTURA; EN DISTRIBUCION MASIVA Y AMBULANTE DE BIENES, EN JUEGOS DE

SUERTE Y AZAR O ELECTRONICOS, EN OPERACIONES REALIZADAS POR AGENCIAS

DE VIAJES, EN SUSCRIPCION MASIVA DE SERVICIOS DE TELEVISION; SISTEMAS

TECNICOS DE CONTROL; OBLIGACIONES DE QUIENES ELABORAN FACTURAS;

REGIMEN SANCIONATORIO; SOPORTE DE LOS COSTOS, GASTOS E IMPUESTOS

DESCONTABLES; DEBER DE CONSERVAR INFORMACIONES Y PRUEBAS;

PRECISIONES ADICIONALES SOBRE FACTURAS; OTRAS PREGUNTAS RELACIONADAS

CON; DOBLE FACTURACION Y OPERACIONES REALIZADAS CON NO OBLIGADOS A

FACTURAR; ACLARACION AL CONCEPTO ESPECIAL DE FACTURACION.

- FACTURA

PERSONAS OBLIGADAS A EXPEDIR FACTURA

FACTURA - REQUISITOS

FACTURA POR COMPUTADOR

SOFTWARE APLICATIVO DE FACTURACION SAF

DOCUMENTOS EQUIVALENTES A LA FACTURA

SANCION POR NO EXPEDIR FACTURA

CONSERVACION DE INFORMACION TRIBUTARIA FACTURA PARA RESPONSABLES DEL IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS ESTATUTO TRIBUTARIO ART 479, 615, 616, 616-1, 616-2, 617, 618, 618-2, 618-3, 629-1, 632, 651, 771-2

DECRETO 1165 DE 1996 ART 5 NUM 3, 8, 13, 14, 15

LEY 80 DE 1993

LEY 49 DE 1990 ART 42 LIT B) DECRETO 3050 DE 1997 ART 3, 4, 5, 7, 10, 11

CODIGO CIVIL ART 1262

CODIGO DE COMERCIO ART 516 NUM 1, 583 NUM 4, 621, 774, 776

DECRETO 1514 DE 1998 ART 2, 3

LEY 223 DE 1995 ART 40

DECRETO 570 DE 1984 ART 22

DECRETO 1001 DE 1997 ART 4, 5, 8, 11, 12, 13, 16, 17, 19

RESOLUCION 3878 DE 1996 ART 3, 8 NUM 1 Y 2, 9 NUM 1 Y 2

RESOLUCION 5709 DE 1996 ART 2, 4

DECRETO 2649 DE 1993 ART 50

RESOLUCION 21 DE 1993 ART 95

DECRETO 380 DE 1996 ART 4, 13, 15, 20

RESOLUCION 1316 DE 1997 ART 1, 3

RESOLUCION 6305 DE 1998

DECRETO 1094 DE 1996

DECRETO 1514 DE 1997 ART 1

LEY 383 DE 1997

DECRETO 422 DE 1991 ART 6

DECRETO 836 DE 1991 ART 23

DECRETO 2150 DE 1995 ART 19, 150

Concordancias Oficio DIAN 26176 de 2016 Oficio DIAN 64459 de 2013

CONCEPTO ESPECIAL DE FACTURACION No. 85922

(Noviembre 5 de 1998) De conformidad con lo dispuesto por los artículos 13 del Decreto 1725/97 y concordante con el literal b) del artículo 17 de la Resolución 3366/97 originada en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, este Despacho es competente para absolver en sentido general las consultas escritas que se formulen sobre interpretación y aplicación de las normas tributarias nacionales, en tal sentido se emite el presente concepto con el fin de dar a conocer el alcance de las disposiciones relativas a la obligación de facturar y de señalar las pautas de aplicación de las mismas. 1.- OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTE. <Ver Notas de Vigencia> Salvo las excepciones consagradas en los artículos 616-2 del Estatuto Tributario y 10o del Decreto 1165/96, para efectos tributarios, se encuentran obligados a expedir factura o documento equivalente, independientemente de que sean o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, por cada una de las operaciones de venta o prestación de servicios que realicen, los siguientes sujetos:

Notas de Vigencia - En aclaración sobre este concepto emitada por la DIAN, se correge este inciso 'se cita el artículo 10o del decreto 1165 de 1996 norma derogada por el artículo 19 del decreto 1001 de 1997, siendo correcto citar el artículo 2 del Decreto 1001 de 1997'. Los responsables del Impuesto sobre las ventas que pertenezcan al régimen común, se encuentren inscritos en este régimen o no. Las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes. Quienes ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas. Quienes enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, salvo que se trate de personas naturales y la transacción supere la cuantía de $3'300.000 (1998), en cuyo caso el comprador deberá expedir al vendedor un documento equivalente. Los importadores. Los prestadores de servicios. En general quienes realicen habitualmente ventas a consumidores finales. (Arts. 511, 615 y 616-1 del Estatuto Tributario ). Cuando se trate de operaciones realizadas fuera de las Bolsa de Valores, como aquellas denominadas “Mercados de Mostrador”, el comisionista deberá expedir factura por cada una de estas operaciones, con el lleno de los requisitos exigidos.(61428) Se encuentran exceptuados de la obligación de expedir factura: Los Bancos, las Corporaciones Financieras, las Corporaciones de Ahorro y Vivienda y las Compañías de Financiamiento Comercial. Los responsables que pertenezcan al régimen simplificado, salvo quienes presten el servicio de elaboración de facturas. Las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las

instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales y los fondos de empleados, en relación con las operaciones financieras que realicen tales entidades. Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo, y gas natural comprimido, en lo referente a estos productos. Las personas naturales que enajenen productos agropecuarios, cuando el valor de la operación no exceda de $3'300.000 (año 1998). Cuando la operación supere esta cuantía el comprador deberá expedir al vendedor un documento equivalente. Las empresas que prestan el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros, en relación con estas actividades. Quienes presten servicios de baños públicos, en relación con esta actividad. Las personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria, en relación con esta actividad. Las personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos del impuesto sobre las ventas o presten servicios no gravados, siempre y cuando no sobrepasen los topes de ingresos y patrimonio exigidos a los responsables del régimen simplificado. En las enajenaciones y arrendamientos, de bienes que constituyan activos fijos, para el enajenante o arrendador, que tenga la calidad de no comerciante. Cuando el servicio de transporte público de pasajeros sea intermunicipal o interdepartamental, deberá expedirse el tiquete de transporte de que trata el numeral 3º del artículo 5o del Decreto 1165/96, el cual constituye documento equivalente a la factura. No obstante, quienes opten por expedir factura o documento equivalente deberán cumplir con los requisitos señalados para el efecto. En este caso, los responsables del régimen simplificado no

quedarán exonerados de llevar el Libro de Registro de Operaciones Diarias de que trata el artículo 616 del Estatuto Tributario. En esta forma, entidades tales como las Juntas Administradoras de edificios, las Juntas de Copropietarios, las empresas promotoras de salud y los miembros de juntas directivas, las asociaciones y corporaciones sin ánimo de lucro entre otras, por no estar exceptuadas del deber de facturar deberán hacerlo por los servicios que presten. (52302, 55480) Se reitera que, la factura deberá expedirse al adquirente del bien o servicio en cada una de las operaciones que se realicen, siempre que exista obligación para ello (67186) 1.1 CONSORCIOS Y UNIONES TEMPORALES (61514, 61624, 54900) <Ver Notas de Vigencia> Notas de Vigencia - En aclaración sobre este concepto emitada por la DIAN, se aclara este acápite 'debe entenderse citada como norma fuente la Ley 80 de 1993'. Para los efectos de la Ley 80/93, se entiende por CONSORCIO cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato. En consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarán a todos los miembros que lo conforman. Igualmente, debe entenderse por UNION TEMPORAL cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto

contratado, pero las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato se impondrán de acuerdo con la participación en la ejecución de cada uno de los miembros de la unión temporal. Ahora bien, frente a la obligación de facturar por parte de los consorcios y uniones temporales, el artículo 11 del decreto 3050/97, consagró la opción de que tales consorcios o uniones temporales lo hagan a nombre propio y en representación de sus miembros, o en forma separada o conjunta cada uno de los miembros de consorcio o unión temporal. Cuando la facturación la efectúe el consorcio o unión temporal bajo su propio NIT, ésta además de señalar el porcentaje o valor del ingreso que corresponda a cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal, indicará el nombre o razón social y el NIT de cada uno de ellos. Estas facturas deberán cumplir los requisitos señalados en las disposiciones legales y reglamentarias. El impuesto sobre las ventas discriminado en la factura que expida el consorcio o unión temporal, deberá ser distribuido a cada uno de los miembros de acuerdo con su participación en las actividades gravadas que dieron lugar al impuesto, para efectos de ser declarado. La factura expedida en cumplimiento de estas disposiciones servirá para soportar los costos y gastos, y los impuestos descontables de quienes efectúen los pagos correspondientes, para efectos del impuesto sobre la renta y del impuesto sobre las ventas. 1.2. EN LA INTERMEDIACION De conformidad con el artículo 1262 del Código Civil, el mandato comercial es un contrato por el

cual una parte se obliga a celebrar o ejecutar uno o más actos de comercio por cuenta de otra y puede o no conllevar la representación del mandante. Mediante el artículo 3 del decreto 1514/98, se reglamento la facturación en el mandato al señalar que en los contratos de mandato, las facturas deberán ser expedidas en todos los casos por el mandatario. Si el mandatario adquiere bienes o servicios en cumplimiento del mandato, la factura deberá ser expedida a nombre del mandatario. Para efectos de soportar los respectivos costos, deducciones o impuestos descontables, o devoluciones a que tenga derecho el mandante, el mandatario deberá expedir al mandante una certificación donde se consigne la cuantía y concepto de estos, la cual debe ser avalada por contador público o revisor fiscal, según las disposiciones legales vigentes sobre la materia. En el caso de devoluciones se adjuntará además una copia del contrato de mandato. El mandatario deberá conservar por el término señalado en el Estatuto Tributario, las facturas y demás documentos comerciales que soporten las operaciones que realizó por orden del mandante. Cuando el mandatario obtenga el pago de la comisión pactada con el mandante, por las gestiones adelantadas, deberá expedirle factura, siempre y cuando no se encuentre exceptuado legalmente de dicha obligación (61517) La disposición transcrita parte del supuesto de que la figura de la representación se desarrolla dentro del territorio nacional, lo que conlleva por parte del intermediario la obligación de expedir factura en los términos prescritos y con el cumplimiento de los requisitos dispuestos para el efecto. Por el

contrario, si la representación tiene su aplicación en el extranjero, es claro que las normas aplicables a la facturación no pueden trascender su ámbito territorial <Inciso modificado por aclaración sobre este concepto emitada por la DIAN. El nuevo texto es el siguiente:> Cuando en virtud de un contrato deba solicitarse reembolso de gastos realizados para el contratante y a su nombre, debe diferenciarse lo que es tal reembolso, de lo que constituye la prestación directa y propia del contrato: ésta sí es materia de facturación por parte del contratista, mientras que la solicitud de reconocimiento y cancelación de reembolso que se haya causado puede formularse mediante otro documento.(64843) Notas de Vigencia - Inciso modificado por aclaración sobre este concepto emitada por la DIAN. Legislación Anterior Texto original del Concepto 85922 de 1998: <INCISO Final> Cuando en virtud de un contrato deba solicitarse reembolso de gastos realizados para el contratante y a su nombre, debe diferenciarse lo que es tal reembolso, de lo que constituye la presentación directa y propia del contrato: ésta si es materia de facturación por parte del contratista, mientras que la solicitud de reconocimiento y cancelación de reembolso que vaya causado puede formularse mediante otro documento. (64843) 2.- EXPEDICION DE LA FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTE (68559) La expedición de la factura o documento equivalente, consiste en la entrega del original con el lleno de los requisitos legales, conservando copia de la misma Cuando se trate de factura cambiaria de compraventa, tiquetes de transporte de pasajeros, y cuando se utilicen sistemas especiales de impresión en papel químico, como el sobreflex, que impiden la entrega del original al comprador o

usuario del servicio, se entenderá cumplida esta obligación, con la entrega de la copia al comprador o usuario del servicio En el caso de contribuyentes que utilizan el mecanismo de máquinas registradoras para facturar sus operaciones, se podrá aceptar la coexistencia de la factura y del tiquete de máquina registradora sobre una misma operación, cuando se trate de bienes gravados con el impuesto sobre las ventas y el adquirente exija la expedición de factura con la discriminación del impuesto sobre las ventas por tratarse de un responsable con derecho al correspondiente descuento. En la contabilidad del vendedor se efectuará la respectiva conciliación y en la factura deberá identificarse el número consecutivo registrado en el respectivo tiquete. (Art. 7, Decreto 3050/97) Ahora bien, en el evento de fallar el fluido eléctrico o por fallar el sistema del computador, es viable utilizar otro que temporalmente lo reemplace, siempre que la factura que se expida cumpla con la totalidad de los requisitos exigidos por el artículo 617 del Estatuto Tributario. Cuando se presente el retiro de inventarios en una operación sujeta al impuesto sobre las ventas y exista la obligación legal para el comerciante, de expedir factura, por sus operaciones, debe concluirse que cualquiera sea la denominación que se empleé, (retiros, muestras, obsequios, donaciones, etc.), e independientemente de la destinación o uso que se haga de los retiros, debe expedirse factura o documento equivalente, salvo en los casos expresamente dispuestos por la ley. Con relación a los anticipos, al ser estos un mecanismo de financiamiento no hay obligación de expedir factura; la factura se expedirá respecto de la operación o contrato en virtud de cual se efectúa el pago por anticipado.(68559)

No obstante lo anterior, cuando el anticipo sea imputado al pago habrá lugar a cumplir con las obligaciones de factura y retención en fuente. El artículo 22 del Decreto 570/84 dice que en el caso de los negocios que operan en locales cuyo uso se ha concedido a través de contratos semejantes al de arrendamiento o con permiso para utilización de espacio, tales como los denominados “contratos de concesión”, el responsable será quien aparezca en la factura o documento equivalente como emisor del mismo. Lo anterior quiere decir que la ley permite pactar entre las partes (concedente y concesionario) quién emite la factura o documento equivalente. Pero quien la emita, se hace responsable del impuesto sobre las ventas. Como consecuencia, quien emita la factura o documento equivalente, debe cumplir con todos los requisitos de la factura de venta, contenidos en los artículos 617 y SS. del Estatuto Tributario y cumplir con todas las obligaciones inherentes a los responsables del impuesto sobre las ventas. Debemos recordar que el artículo 616-1 del Estatuto Tributario ordena que la factura o su documento equivalente se expida en las operaciones que se realicen con comerciantes, importadores, prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales

3. REQUISITOS QUE DEBEN CUMPLIR LAS FACTURAS(68559) Los siguientes son los requisitos mínimos que deben cumplir las facturas sean de talonario o por computador, para efectos fiscales, sin que a juicio de las partes y de acuerdo con las características propias de la transacción, se consignen en ella otras circunstancias que describan el tipo de operación realizada.

3.1 FACTURAS POR TALONARIO O DE PAPEL.

De conformidad con lo dispuesto en los artículos 617 y 618 del Estatuto Tributario, en concordancia con el artículo 618-3 del mismo ordenamiento, las facturas expedidas a partir del 1º de julio de 1996, deberán contener los siguientes requisitos:

1. Denominarse expresamente factura de venta.

2. Identificación del vendedor o de quien presta el servicio.

3. Identificación del adquirente de los bienes y servicios, cuando se trate de un responsable con derecho al descuento.

4. Numeración consecutiva.

5. Fecha de la expedición.

6. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

7. Valor total de la operación.

8. Identificación del impresor.

9. Calidad de agente retenedor del Impuesto sobre las Ventas.

10. Discriminación del Impuesto sobre las ventas. 3.1.1. DENOMINACION La factura debe denominarse expresamente "factura de venta", requisito que debe estar preimpreso a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Por sustracción de materia dicho requisito no será exigible para el caso de los documentos equivalentes (65555) Cuando se trate de factura cambiaria de compraventa o factura cambiaria de transporte, esta denominación sustituye la de factura de venta. Estas facturas constituyen títulos valores de conformidad con lo previsto en el artículo 621 del Código de Comercio y como tales para que presten mérito ejecutivo deben satisfacer los requisitos de que tratan los artículos 774 y 776 del ordenamiento mercantil.

Sin perjuicio de su cumplimiento, para efectos fiscales, salvo la denominación que debe conservarse,

los requisitos consagrados en las normas comerciales deben armonizarse con las exigencias de que tratan los artículos 617 y 618 del Estatuto Tributario. En el caso de la factura cambiaria de transporte, el documento llevará esta denominación cumpliéndose así el requisito señalado en el literal a) del artículo 617 del Estatuto Tributario. (Art. 5,

D. 1001/97) 3.1.2 IDENTIFICACION DEL VENDEDOR O DE QUIEN PRESTA EL SERVICIO Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio, los cuales deben estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar.

Por éstas últimas, se hace referencia a todos aquellos métodos especiales de impresión industrial que se utilicen al momento de elaboración del formato de la factura con los cuales se logra el efecto de preimpresión y que proporcionen la misma seguridad que pretendió lograr el legislador con los de tipografía y litografía. Por ello, no se incluyen dentro de estas técnicas la utilización de medios mecánicos, sellos de caucho o medios manuales, por cuanto con ellos no se logra el objetivo perseguido con la exigencia; significa entonces que con su utilización no se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa en la forma prevista en la norma. Es costumbre comercial anotar en todos los tramites o registros, inclusive en la escritura de constitución, el nombre comercial (sigla), con el cual son conocidos muchos establecimientos comerciales, más aún, cuando a la luz del numeral 1° del artículo 516 del Código de Comercio éste

forma parte del establecimiento de comercio; el cual al estar registrado, sustituye el nombre completo (al designar como tal al empresario, # 4 del artículo 583 del código comercial), por lo cual se considera que es viable utilizar esta denominación o la razón social en todos documentos de la sociedad, incluidas las facturas siempre y cuando se encuentre debidamente registrado. 3.1.3 IDENTIFICACION DEL ADQUIRENTE DE LOS BIENES O SERVICIOS Apellidos y nombre o razón social del adquirente de los bienes o servicios, cuando éste exija la discriminación del impuesto pagado por tratarse de un responsable del Impuesto sobre las ventas con derecho al correspondiente descuento. 3.1.4 NUMERACION CONSECUTIVA Desde la expedición de la Ley 49/90, las facturas deben llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva como lo prescribe el literal b) del artículo 42, requisito que debe estar preimpreso a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. La Ley 223/95 en su artículo 40, reitera el cumplimiento de este requisito, por lo tanto las facturas que se expidan a partir de la vigencia de esta ley, deberán igualmente cumplir con este requisito. Como sistema técnico de control establecido a través de la Resolución Número 3878 de junio 28 de 1996, a mas tardar el 1º. de enero de 1997, el número de las facturas que se expidan por medio de talonarios o por computador, deberá corresponder a la numeración autorizada por la DIAN, sin perjuicio de que si la autorización se concede con anterioridad, deba expedirse la factura de acuerdo con dicha autorización. Para el efecto, a partir del 1º. de Octubre de 1996, deberán solicitar autorización de la numeración,

las personas y entidades obligadas a expedir factura. No existe la obligación de solicitar autorización de la numeración para el caso de los documentos equivalentes salvo lo previsto para los expedidos por el sistema POS(65836) En tal virtud, quienes utilicen para el registro de sus ventas o servicios máquinas registradoras POS, deben igualmente solicitar autorización, utilizando los mismos formularios señalados por la DIAN para tal efecto y cumpliendo con todas las obligaciones relacionadas con la solicitud de numeración. En este punto es necesario aclarar que el artículo 3o. de la Resolución 3878/96, señala que no será necesario esta autorización igualmente en el caso de las facturas expedidas por: Entidades de derecho público, incluidas las empresas industriales y comerciales del estado y las Sociedades de economía mixta en donde el Estado posea más del 50% de capital, entidades que presten servicios públicos domiciliarios, cámaras de comercio, notarías y en general los no contribuyentes del impuesto sobre la renta. Sin embargo, teniendo en cuenta que el artículo 17 del decreto 1001/97, señaló que los documentos que expidan las anteriores entidades, se consideran documentos equivalentes a la factura, y que como quedó visto, no es necesaria la autorización cuando se expidan documentos equivalentes distintos de los POS; se concluye que no será necesario que tales entidades cumplan con dicha obligación. (62479) El obligado puede utilizar sistemas conjuntos de facturación, es decir expedir diversas clases de facturas (por talonario de papel o por computador), en este caso, o cuando requiera diferenciar los ingresos por ventas o por prestación de servicios, o según la modalidad de pago, o por establecimientos de comercio, puntos de venta, departamentos, por ciudad, por productos u otra

forma, podrá utilizarse también numeración con prefijos alfabéticos, numéricos o alfanuméricos, sin que estos excedan de cuatro (4) letras o números. El prefijo que se utilice constituye parte del número de la factura, por lo cual requiere de su preimpresión por medios tipográficos, litográficos o de técnicas similares, o por el sistema cuando se trate de factura por computador. En este evento, deberá solicitarse la autorización, indicando los rangos consecutivos y el prefijo o serie alfabética, numérica o alfanumérica escogido para su diferenciación por tipo de factura y mantener a disposición de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales un REGISTRO, en el cual conste la forma de distribución de la facturación. En todo caso no podrán expedirse facturas con numeración duplicada. Las facturas que se expidan a partir de la autorización, deberán llevar la numeración consecutiva autorizada sin que necesariamente deba comenzar con el número 001, e indicar mediante cualquier medio (mecánico, sello o manual) el número y la fecha de la Resolución de autorización o la manifestación de que la Administración no se pronunció dentro de los quince (15 ) días hábiles siguientes a su solicitud, y en todo caso el número de intervalos de numeración consecutiva autorizada. Cuando la numeración autorizada contenga prefijos, deberá indicarse el intervalo autorizado que corresponda al mismo prefijo de la factura. A mas tardar el 1º. enero de 1997, todas las facturas que se expidan deben contener la numeración autorizada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Como se ve, es opcional para el obligado, el expedir facturas por talonario o por computador, pero,

si se tiene autorización para expedir facturas por talonario y por cualquier circunstancia deje de hacerlo para proceder a facturar por computador, o viceversa, debe solicitar autorización de la numeración de las facturas que se van a expedir por dicho medio, cumpliendo la totalidad de los requisitos legales y teniendo presente que no se pueden expedir facturas con numeración duplicada(68479) Cuando en una transacción u operación se utilice más de una hoja de factura de talonario o de papel, su contabilización deberá efectuarse indicando el número de la hoja inicial y el número de la final, dentro de una misma secuencia numérica, es decir, se podrán utilizar las facturas necesarias observando una numeración consecutiva. (Art. 4o Res 5709/96) No será necesario solicitar autorización de la numeración, por parte de los no obligados a facturar cuando opten por expedirla. 3.1.4.1 SOLICITUD Quienes requieran de la autorización, deberán presentar la solicitud personalmente o enviarla por correo certificado a la División de Recaudación o a la dependencia que haga sus veces de la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales correspondiente al domicilio social principal si se trata de personas jurídicas o al asiento principal de los negocios o donde se ejerza habitualmente la profesión u oficio, cuando el obligado a facturar sea persona natural. Cuando la facturación autorizada resultare insuficiente, deberá solicitarse autorización de nueva numeración, con la antelación necesaria para que la Administración Tributaria dentro del término previsto se pronuncie y el interesado no se vea afectado con un posible incumplimiento en la obligación de facturar.

Una vez autorizada la numeración o transcurrido el término de quince días hábiles siguientes a la presentación de la solicitud en debida forma, sin que la Administración hubiere notificado la decisión, el solicitante entregará al litógrafo, tipógrafo o persona que elabore las facturas, copia de la Resolución de autorización o en su defecto, manifestación escrita sobre el vencimiento del término, suscrita por el interesado, la cual se entenderá prestada bajo la gravedad del juramento con su firma. En todo caso, el prestatario del servicio deberá conservar una u otra, a disposición de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. (Art. 2o Resolución 5709 de 1996). Cuando se solicite la autorización para facturas cuya numeración ya estuviere preimpresa con anterioridad al 1º de octubre de 1996, bastará indicar dentro de la factura por cualquier medio (mecánico, sello o manual) el número y la fecha de la Resolución de autorización o la manifestación de que la Administración no se pronunció dentro de los 15 (quince) días hábiles siguientes a su solicitud y el número de intervalos de numeración consecutiva autorizada o el número de intervalos de numeración autorizada que corresponda al prefijo, cuando se utilicen estos. 3.1.4.2. HABILITACION DE NUMERACION Cuando hayan transcurrido dos años de vigencia de la Resolución mediante la cual se autorizó la numeración y la facturación no se hubiere agotado, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales habilitará la numeración no utilizada, para lo cual se deberá diligenciar el formato de solicitud DIAN 79.027.96.

3.1.4.3 NUMERACION SOBRANTE.

Cuando no se utilice la totalidad de la