DIAN - Resolución 000038 de 05-01-2026

DIANRESOLUCIÓN NÚMERO 0000358( )0 5 ENE 2025Por la cual se autoriza el uso de la firma mecánica para la suscripción de los documentos ycertificaciones generados a través del Sistema de Registro Unico de Personal-RUP. EL DIRECTOR GENERAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIÓN DEIMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES - DIAN En uso de sus facultades legales y en especial las consagradas en los numerales 20 y 40 delartículo 8° y 80 del Decreto 1742 de 2020, y

CONSIDERANDO

Que de conformidad con lo previsto en el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, enconcordancia con el artículo 3” del Código de Procedimiento Administrativo y de lo ContenciosoAdministrativo, las actuaciones administrativas se desarrollaran con fundamento en los principiosde economía, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad y contradicción, entre otros.Que el artículo 12 del Decreto Ley 2150 de 1995 prescribe el uso de la firma mecánica en lossiguientes términos: "Los jefes de las entidades que integran la Administración Pública, podránhacer uso, bajo su responsabilidad, de la firma que procede de algún medio mecánico, tratándosede firmas masivas. En tal caso, previamente mediante acto administrativo de carácter general,deberá informar sobre el particular y sobre las características del medio mecánico".Que los literales a) y b), así como el parágrafo primero del artículo 19 de la Ley 594 de 2000,establecen que las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en laadministración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico,informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan requisitos relacionados con laorganización archivística de los documentos y estudios sobre conservación física, condicionesambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la informacióncontenida en estos soportes. Específicamente, la norma prevé que los documentos reproducidospor los citados medios gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que secumplan los requisitos exigidos por las leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad einalterabilidad de la información.Que la Ley

962 de 2005 sobre racionalización de trámites, en su artículo 6” establece los mediostecnológicos para que los organismos y entidades de la Administración Pública puedan atender lostrámites y procedimientos de su competencia.Que mediante el Decreto 1742 de 2020 se creó la Subdirección de Gestión del Empleo Público y leasigna la función especificada en el numeral 14 del artículo 36 de "Conformar, actualizar yadministrar las historias laborales de los servidores públicos que se vinculen a la DIAN, garantizarsu integridad, custodia y reserva. Y expedir las certificaciones laborales, a través del mediotecnológico que se adopte para el efecto. y

OOOO]RESOLUCIÓN NÚMERO 200038 ge 0 5 ENE 2025 Hoja No. 2Continuación de la Resolución: "Por la cual se autoriza-el uso de la firma mecánica para la suscripción delos documentos y certificaciones generados a través del Sistema de Registro Unico de Personal -RUP-" Que la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, dando aplicación a los pilaresde transformación del talento humano, expide diferentes documentos y certificaciones derivados dela vinculación legal y reglamentaria en forma sistematizada, a través del Sistema de Registro únicode Personal -RUP.Que el instrumento de firma mecánica se constituye en un mecanismo idóneo y seguro para generardocumentos y certificaciones derivadas de la vinculación laboral y reglamentaria, toda vez que seemite a través de un sistema de información controlado, donde quedan los registros de auditoría(logs) necesarios para hacer la trazabilidad correspondiente a un documento expedido por elsistema y firmado mecánicamente por éste.En mérito de lo anteriormente expuesto, este Despacho, RESUELVE ARTÍCULO PRIMERO. Autorizar el uso de la firma mecánica a la funcionaria María Teresa LópezPeñuela en su calidad de Subdirectora de Gestión del Empleo Público (A) para utilizarla por mediomecánico en la expedición de los documentos y certificaciones generados a través del Sistema deRegistro Único de Personal -RUP-, de conformidad con lo expuesto en la parte considerativa.ARTÍCULO SEGUNDO. La firma mecánica que se plasmará en las diferentes documentos ycertificaciones generados en forma sistematizada a través del Sistema de Registro Único dePersonal -RUP, corresponderá a un facsímil con la imagen de la firma de la Subdirectora,reproducida mediante medios computarizados, la cual se acompañará del nombre y respectivocargo.La firma mecánica corresponderá a la reproducción fiel de la firma manuscrita aquí impuesta: ? ?o

? ?o ARTÍCULO TERCERO. Cualquier modificación o alteración al contenido de los documentos ycertificaciones generados de manera sistematizada a través del Sistema de Registro Único dePersona-RUP, generará la pérdida de autenticidad de éstos y dará lugar a las actuacionesadministrativas correspondientes. ARTÍCULO CUARTO. La firma mecánica aquí autorizada deberá estar implementada en el Sistemade Registro Único de Personal -RUPde la Entidad, bajo los parámetros de seguridad del sistema,será archivada en el servidor de aplicaciones que es administrado por la Dirección de Gestión deInnovación y Tecnología, el cual garantizará su uso de acuerdo con las políticas de seguridad de lainformación esta lecicasRESOLUCIÓN NUMERO 000038 de 0 5 ENE 2025 Hoja No. 3Continuación de la Resolución: "Por la cual se autoriza el uso de la firma mecánica para la suscripción delos documentos y certificaciones generados a través del Sistema de Registro Unico de Personal -RUP-" ARTÍCULO QUINTO. Vigencia y derogatoria. La presente Resolución rige a partir de su publicaciónen la página WEB de la entidad y deroga la Resolución No. 008745 del 4 de agosto de 2025.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASEDada en Bogotá D.C..a 05 ENE 2025

CARLOS EMILIO BETANCOURT GALEANODirector GeneralAprobó: Moisés Guerrero Caro — Jefe Coordinación de Administración de Planta de Personal (A) “~~Revisó: Juan Camilo Vanegas Villa — Asesor | — Despacho de la Dirección de Gestión Corporativa ILLAprobó: Elda Francy Vargas Bernal — Directora de Gestión Corporativa (E)Aprobó: Andres Ricardo Castelblanco Mendoza — Director de Gestión de Innovación y Tecnología (E) euAprobó: Gustavo Alfredo Peralta Figueredo — Director de Gestión Juridica <z22aM uo.