DIAN - Resolución 000222 de 2025

va I ACN RESOLUCION NUMERO 000722 ( 06 AGO 2025 ) Por la cual se adopta la actualización del Instrumento Archivístico - Programa de Gestión Documental — PGD de la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales EL DIRECTOR GENERAL (E) DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCION DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES En uso de las facultades legales y en especial las dispuestas en el artículo 8” del Decreto Ley 1742 de 2020 y, CONSIDERANDO Que el artículo 209 de la Constitución Política establece que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Que la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, define la gestión documental como el conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Que el artículo 4 de la Ley 594 de 2000, establece como fin de los archivos disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para el uso de la administración en el servicio a la ciudadanía y como fuente de historia. Que los artículos 11 y 12 de la Ley 594 de 2000 señalan la obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos, su organización, preservación y control, así como la responsabilidad sobre la gestión documental y sobre su administración.

Que los artículos 11 y 12 de la Ley 594 de 2000 señalan la obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos, su organización, preservación y control, así como la responsabilidad sobre la gestión documental y sobre su administración. Que el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 establece que las entidades públicas deberán elaborar Programas de Gestión Documental — PGD, contemplando los usos de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y normas archivísticas. Que el artículo 15 de la Ley 1712 de 2014, “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”, dispone que los sujetos obligados deberán adoptar un Programa de Gestión Documental en el cual se establezcan los procedimientos y lineamientos necesarios para la producción, distribución, organización, consulta y conservación de los documentos públicos. Este programa deberá integrarse con las funciones administrativas de los sujetos

yRESOLUCIÓN NÚMERO 9902 22 ge 06 AGO 2025 Hoja No. 2 de 3

Continuación de la Resolución “Por la cual se adopta la actualización del Instrumento ArchivisticoPrograma de Gestión Documental - PGD, de la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales — DIAN” obligados, además deberán observarse los lineamientos y recomendaciones que el Archivo General de la Nación y demás entidades competentes expidan sobre en la materia. Que el Decreto 1080 de 2015, “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”, compiló y racionalizó las normas de carácter

General de la Nación y demás entidades competentes expidan sobre en la materia. Que el Decreto 1080 de 2015, “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”, compiló y racionalizó las normas de carácter reglamentario que rigen el Sector Cultura, estableciendo en su artículo 2.8.2.5.8 los instrumentos archivísticos para la gestión documental en las entidades públicas, contemplando entre otros, el Programa de Gestión Documental — PGD (literal c) del numeral 3° del artículo). Que el artículo 2.8.2.5.10 del Decreto 1080 de 2015, establece que todas las entidades del Estado deben formular un Programa de Gestión Documental a corto, mediano y largo plazo, como parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual; y conforme al artículo 2.8.2.5.11 del Decreto, debe ser aprobado por el Comité de Desarrollo Administrativo hoy Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Que el artículo 2.8.5.2 del Decreto antes señalado, establece: “Mecanismos de adopción y actualización de los Instrumentos de Gestión de la Información Pública” El Registro de Acta de Información, el Índice de Información Clasificada y Reservada, el Esquema de Publicación de Información y el Programa de Gestión Documental, deben ser adoptados y actualizados por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal al sujeto obligado”. Que el artículo 2.8.5.4.1 del Decreto 1080 de 2015, define el Programa de Gestión Documental, como “el plan elaborado por cada sujeto obligado para facilitar la identificación,

régimen legal al sujeto obligado”. Que el artículo 2.8.5.4.1 del Decreto 1080 de 2015, define el Programa de Gestión Documental, como “el plan elaborado por cada sujeto obligado para facilitar la identificación, gestión, clasificación, organización, conservación y disposición de la informática pública, desde su creación hasta su disposición final, con fines de conservación permanente o eliminación”. Que en el Acuerdo 001 de 2024 el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, estableció el Acuerdo Único de la Función Archivística, definió los criterios técnicos y jurídicos para su implementación en el Estado colombiano y, entre otras disposiciones, en el artículo 1.2.4, frente a los instrumentos archivísticos señala que, para la armonización de la planeación de la función archivística con la planeación estratégica institucional, los sujetos obligados deben formular, actualizar e implementar el Plan Institucional de Archivos — PINAR, el Programa de Gestión Documental con sus programas específicos y los planes del Sistema Integrado de Conservación. Que el Decreto Ley 1742 de 2020 modificó la estructura de la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales — DIAN. Que el Programa de Gestión Documental actual fue aprobado por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño en sesión adelantada el 4 y 12 de agosto de 2020, Acta No. 2. Que conforme lo anterior, se hace necesario actualizar el Programa de Gestión de Documental - PGD de la DIAN, abarcando cada uno de los ejes de acción definidos por el Archivo General de la Nación, en el artículo 2.8.2.5.10. del Decreto 1080 de 2015, de| 29

Documental - PGD de la DIAN, abarcando cada uno de los ejes de acción definidos por el Archivo General de la Nación, en el artículo 2.8.2.5.10. del Decreto 1080 de 2015, de| 29

RESOLUCIÓN NÚMERO 000222 de 05 AGO 2025 Hoja No. 3 de 3

Continuación de la Resolución “Por la cual se adopta la actualización del Instrumento ArchivísticoPrograma de Gestión Documental - PGD, de la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales — DIAN” acuerdo con el Plan Estratégico Institucional (2024-2026) como respuesta a los desafíos emergentes y el entorno en constante cambio, adoptando la actualización de su identidad estratégica, reflejando su compromiso con el aprendizaje organizacional, la mejora continua y su adaptación y evolución estratégica con nuevos modelos, metodologías e instrumentos de planeación. Que el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Entidad, creado mediante la Resolución 000021 del 29 de enero de 2022, aprobó la actualización del Programa de Gestión Documental — PGD, versión 3 para la Entidad, en sesión del 09 de mayo del 2025, mediante el Acta No. 02 de la misma fecha. En mérito de lo anterior, RESUELVE ARTÍCULO 1°: ADOPCIÓN. Adoptar la actualización del Instrumento ArchivísticoPrograma de Gestión Documental — PGD versión 3 de la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales — DIAN, aprobado por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, mediante el Acta No. 02 del 09 mayo del 2025.

Aduanas Nacionales — DIAN, aprobado por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, mediante el Acta No. 02 del 09 mayo del 2025. ARTÍCULO 2°: MODIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN. El documento que aquí se adopta podrá ser modificado y actualizado, cuando así se requiera, de conformidad con las disposiciones legales vigentes en la materia. ARTÍCULO 3°: PUBLICACIÓN. Publicar el Programa de Gestión Documental — PGD, adoptado por la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales — DIAN, así como el presente acto administrativo, en la página web y en la intranet de la Entidad. ARTÍCULO 4°: La presente resolución rige a partir de su publicación y deroga las normas que le sean contrarias. Dada en Bogotá D.C. a los i

/ LUIS DUARDOÍLLINAS CHICA

Directof General (E) A Ú A

A AS Elaboró: Luz Mary Poveda Velasquez - Coordinación de Documentación ; Revisó: Diana Carolina RochaAsesora Despacho - Dirección de Gestión Corporativa:””:

María Clemencia Maldonado Sanín — Despacho Subdirección Administrativa == Elda Francy Vargas Bernal - Asesora Despacho Dirección General DY Aprobó: Pedro José Arrieta Melendrez — Director de Gestión Corporativa + Henry Alberto Parra Dominguez — Subdirector Administrativo (A) Enrique Ospina Perea - Jefe Coordinación de Documentación (A) —