DIAN - Resolución 102 de 24-09-2021

RESOLUCIÓN NÚMERO 000102 ( 2 4 S E P 2 0 2 1 ) Por la cual se justifica la celebración de un contrato bajo la modalidad de contratación Directa EL SUSCRITO SUBDIRECTOR DE COMPRAS Y CONTRATOS DE LA UAE DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES En uso de sus facultades legales y en especial de las conferidas por la Ley 80 de 1993 y Ley 1150 de 2007 y el artículo 2.2.1.2.1.4.1 del Decreto 1082 de 2015. C O N S I D E R A N D O Que la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, conformidad con lo establecido por el Decreto 1071 de 1999 está organizada como una Unidad Administrativa Especial del orden Nacional, de carácter eminentemente técnico y especializado, con personería jurídica, autonomía administrativa y presupuestal, y con patrimonio propio, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, cuyo objeto es coadyuvar a garantizar la seguridad fiscal del Estado Colombiano y la protección del Orden Público Económico Nacional, mediante la administración y control al debido cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias y la facilitación de las operaciones de comercio exterior en condiciones de equidad, transparencia y legalidad. Que mediante la Resolución No. 000089 del 3 de septiembre de 2021, se delegó la Ordenación del Gasto en el Subdirector de Compras y Contratos de la Entidad. Que la Constitución Política en su artículo 2019 expresa: “(…) la función administrativa está al

servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado (…)” Que las Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN requiere adelantar un proceso de contratación con el siguiente objeto: “Mantenimiento preventivo de los equipos de titulación marca METROHM y de equipos marca BUCHI, de la Subdirección del Laboratorio Aduanero.” Que según se indica en la solicitud de adquisición y en los estudios previos, el objeto contractual requerido se puede contratar a través de la modalidad de contratación directa, en virtud de la causal establecida en el literal G) del numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 92 de la Ley 1474 de 2011, en concordancia con el Artículo 2.2.1.2.1.4.8 “Contratación directa “Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado” del Decreto Reglamentario 1082 de 2015, de acuerdo con el siguiente análisis: El proceso de contratación que se solicita iniciar busca desarrollar las actividades incluidas en el proyecto de inversión “FORTALECIMIENTO Y DOTACION DEL LABORATORIO NACIONAL DE ADUANAS”, Código BPin 2018011000867, cuyo objetivo estratégico que se pretende cumplir es Controlar el ingreso ilegal de mercancías y el fraude aduanero con el fin de contribuir con la competitividad del sector empresarial.

RESOLUCIÓN NÚMERO 0 0 0 1 0 2 d e 2 4 S E P 2 0 2 1 Hoja No.

Continuación de la Resolución “Por la cual se justifica la celebración de un contrato bajo la modalidad de contratación Directa” __________________________________________________________________________ Que la firma POLCO S.A.S. es la única firma autorizada por los fabricantes de los equipos marcas METROHM Y BUCHI de propiedad de la UAE-DIAN, para comercializar, negociar y vender todos los productos autorizados en el territorio colombiano, como también para recibir ofrecer y realizar servicios técnicos de mantenimiento en los equipos de laboratorio de las marcas METROHM y BUCHI de los equipos. Que el Vicepresidente Ejecutivo de Marketing y el Vicepresidente Ejecutivo de Ventas de las Américas de METROHM INTERNATIONAL, compañía con sede en la ciudad de Herisau (Suiza) y debidamente apostillada por Notario en la ciudad de Herisau (Suiza) con fecha 9 de marzo de 2021, mediante Carta de representación distribuidor Autorizado del 4 de marzo de 2021, adjunta al presente documento, indicando que la firma POLCO S.A.S, es la única sociedad que está autorizada para prestar los servicios del presente objeto; para lo cual presentó certificados de representación exclusiva para las marcas: METROHM INTERNACIONAL, donde certifica que: “POLCO S.A.S. es REPRESENTANTE Y DISTRIBUIDOR EXCLUSIVO para COLOMBIA de toda nuestra línea de equipos de nuestra fabricación marca METROHM. Por lo tanto, POLCO S.A.S. esta plenamente autorizado para participar come nuestro agente en licitaciones de carácter público y privado y podrá celebrar los contratos a que haya lugar. Así mismo, POLCO S.A.S. tiene la exclusividad para brindar los servicios de

mantenimiento preventivo, mantenimiento correctivo, instalación, calibración, verificación y calificación. POLCO S.A.S. puede ofrecer nuestros productos para su venta local en COLOMBIA o para importación directa de sus clientes.” Por último, indica que “Este certificado mantiene valido hasta e incluso el 31 de Diciembre 2022 y se renueva automáticamente hasta que se notifique de lo contrario al representante” Que así mismo, la empresa POLCO SAS, allega certificación de la firma BUCHI Labortechnik AG expedida por el Director de Ventas y el Director de Finanzas y Servicios, compañía con sede en la ciudad de Flawil (Suiza) con fecha del 12 de enero de 2021 y debidamente apostillada por Notario en la ciudad de Flawil (Suiza) con fecha del 4 de marzo de 2021, donde certifica que: “Nosotros la firma BUCHI Labortechnik AG, ubicada en Meierseggstrasse 40,9230 Flawil, Suiza declaramos lo siguiente: Nuestro único distribuidor oficial en Colombia, para venta, asesoría y servicio de nuestros productos es la compañía: Polco, S.A.S. Carrera 43E N. 5-65 Medellín, Antioquia Colombia Tel6fono (+574) 448 0592 - 01 8000 52 3333

Website: www.polco.com.co E-mail: polco@polco.com.co Por otra parte, garantizamos que solo exportamos productos nuevos, sin uso, no reacondicionados y no descontinuados.

Reconocemos el Servicio Técnico de Polco, S.A.S. como el único entrenado y capacitado para reparar y mantener nuestros instrumentos en Colombia. Nuestros productos cumplen con las normas de la Comunidad Europea y en consecuencia portan la marca

"CE", con las normas internacionales de aseguramiento y gestión de la calidad ISO 9001 y con las exigencias de protección del medio ambiente. La firma se compromete a suministrar repuestos por un periodo de al menos 5 (cinco) afros por partes electrónicas y 10 (diez) afros por otras partes desde la fecha de factura de los equipos. El presente certificado tiene vigencia de un año, desde la presente fecha” Que la Entidad el 28 de junio de 2021, solicitó oferta mediante comunicación por correo electrónico a la firma POLCO S.A.S, adjuntando la necesidad, el objeto, obligaciones RESOLUCIÓN NÚMERO 0 0 0 1 0 2 d e 2 4 S E P 2 0 2 1 Hoja No. Continuación de la Resolución “Por la cual se justifica la celebración de un contrato bajo la modalidad de contratación Directa” __________________________________________________________________________ contractuales requeridas y demás condiciones que se exigirán al contratista, relacionadas en el estudio previo. Que la firma POLCO S.A.S., identificada con el Nit No. 890.908.777-1 presentó oferta el 2 de julio de 2021, adjuntando los documentos que justifican su contratación directa, el 29 de julio la Entidad solicita ajustar la cotización, el 30 de julio de 2021 allegan mediante correo electrónico la oferta No. ST103684 con una vigencia hasta el 29 de agosto de 2021. La Entidad mediante correo electrónico el 30 de agosto de 2021, solicita a la firma actualizar la propuesta, el mismo 30 de agosto de 2021 la firma POLCO S.A.S, allega la oferta ST103755 actualizando la vigencia hasta

el 29 de septiembre de 2021, Por último, se presentó un daño en el equipo destilador de nitrógeno y el día 8 de septiembre, la entidad sostuvo una reunión con POLCO SAS en la que el distribuidor informó que el equipo se encuentra fuera de soporte y no se puede realizar el mantenimiento correctivo. Con base en esto, la Entidad el 9 septiembre de 2021 le solicita a la firma POLSAS SAS, ajustar la cotización en razón a que este equipo de destilación de nitrógeno que se encontraba programado para el mantenimiento se dañó y no tiene reparación y el 10 de septiembre de 2021 la firma POLCO S.A.S, allega la oferta ST103779 actualizando la vigencia hasta el 9 de octubre de 2021 Revisada la oferta de POLCO SAS la Subdirección del Laboratorio Aduanero pudo concluir que cumple con las condiciones requeridas para la ejecución del objeto y obligaciones contractuales requeridas, de acuerdo con la causal de contratación directa citada. Que, de acuerdo con los estudios previos, el presupuesto para la contratación, será hasta por la suma de TREINTA Y SIETE MILLONES QUINIENTOS SETENTA Y UN MIL QUINIENTOS OCHENTA Y SEIS PESOS ($37.571.586) M/CTE, incluido el Impuesto al Valor Agregado (I.V.A.), cuando a ellos hubiere lugar y demás impuestos, tasas, contribuciones de carácter nacional y/o municipal de carácter legal, costos directos e indirectos, con cargo al certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 40921 de fecha 21 de septiembre de 2021, expedido por la Coordinación de

presupuesto de la Subdirección Financiera. Que según se establece en los estudios previos, al contratista le serán exigidas las siguientes condiciones:

1. Suscribir el acta de inicio de ejecución del contrato, en conjunto con el supervisor designado por la Entidad.

2. Prestar los servicios técnicos de mantenimiento con personal debidamente calificado, lo cual se acreditará mediante certificación de capacitación en el servicio técnico de los equipos objeto de contratación, expedida por casa matriz de las marcas METROHM Y BUCHI y experiencia mínima de 1 año en mantenimiento de estos equipos, expedida por el fabricante o por el contratista.

3. Programar los servicios de mantenimiento con una antelación de 2 semanas de acuerdo con el cronograma sugerido por la entidad, acorde a la importación de los consumibles requeridos para el servicio de mantenimiento (cuando aplique)

4. El contratista debe informar nombre de la(s) persona(s) que asistirá(n) a realizar las operaciones técnicas y/o de mantenimiento, anexando los soportes de seguridad social y parafiscales exigidos por la Entidad, así como los certificados de capacitación y experiencias, mencionados en el numeral 2.

5. Presentar al Supervisor el cronograma de ejecución del contrato sugerido posterior a la firma de Acta de Inicio para revisión y aprobación. Este cronograma será acordado en conjunto entre el contratista y el Supervisor y debe garantizar el cumplimiento de la totalidad de actividades en el plazo previsto del contrato.

6. El Contratista garantizará durante la vigencia del contrato la calidad de los bienes a suministrar (REPUESTOS Y CONSUMIBLES) relacionados en los numerales 3.2 y 3.3 del

Anexo No.1 Especificaciones Técnicas y en caso de salir defectuosos, los remplazará sin costo adicional para La DIAN.

RESOLUCIÓN NÚMERO 0 0 0 1 0 2 d e 2 4 S E P 2 0 2 1 Hoja No.

Continuación de la Resolución “Por la cual se justifica la celebración de un contrato bajo la modalidad de contratación Directa” __________________________________________________________________________

7. El contratista deberá tener en cuenta y aplicar las medidas de prevención de riesgos según aplique de acuerdo con el equipo por: •Instalación eléctrica (revisión de suministros, corrientes de alta tensión, contactos, circuitos, terminales, reguladores, etc.) •Estabilidad y ubicación de los equipos y del personal técnico •Superficies de trabajo •Manipulación de material de vidrio •Manipulación de gases, reactivos y sustancias químicas •Equipos con llama, baños calientes y otros dispositivos de calefacción •Manejo de cilindros y suministro de gases •Efectos de calentamiento producidos por el equipo •Posible contaminación ambiental (vertidos, solventes, reactivos, eluyentes, etc) •Emisión de radiación •Señalización de zonas •Riesgos específicos identificados por el contratista para su servicio en particular

8. Dar cumplimiento estricto y oportuno a las disposiciones que le sean exigidas por la reglamentación vigente en materia ambiental, de seguridad y salud en el trabajo y de seguridad vial, así como los específicos en esas materias por parte de la DIAN.

9. Responder en forma exclusiva por el cumplimiento de las normas de salud ocupacional y

seguridad de todo el personal empleado durante las operaciones que realice.

10. Mantener en todo momento, el lugar donde se realicen los mantenimientos, libre de desperdicios, residuos, desechos, materiales excedentes, causados por sus técnicos u ocasionados por la ejecución de sus trabajos; lo mismo que entregar el sitio donde se ejecuten las actividades en perfectas condiciones de aseo y limpieza al momento de finalizar por completo la labor.

11. El contratista deberá disponer de todos los elementos que requiera para realizar las actividades contratadas, incluyendo elementos de protección personal de sus empleados, elementos de apoyo y herramientas de uso general o específico para la intervención de los equipos.

12. Es obligación del contratista no acceder, manipular, mover o modificar de alguna manera bienes distintos a los que contempla la ejecución del contrato sin autorización escrita previa al Supervisor del contrato por escrito.

13. Presentar al supervisor para su correspondiente aprobación, los reportes de mantenimiento y de operaciones realizados, los cuales cuando aplique, deberán tener como documentos adjuntos los certificados de calibración vigente de los instrumentos empleados durante el servicio, oportunamente de acuerdo con el cronograma.

14. Atender las llamadas o mensajes de emergencia con el fin de responder consultas que el operador del equipo le formule para resolver problemas de funcionamiento de los equipos objeto del contrato dentro de los 3 días siguientes a la llamada. Respecto al soporte presencial requerido ante un reporte de falla por parte de la entidad, debe atenderse dentro de los 4 días siguientes al reporte de la falla, durante los seis (6) meses de garantía de calidad del servicio. Para estos plazos, los días se contarán a partir del primer día hábil

siguiente al reporte de falla y días no hábiles no serán contados.

15. Los equipos incluidos en el alcance del contrato deberán quedar trabajando dentro de los parámetros de operación establecidos por el fabricante, salvo fallas en componentes electrónicos u otros que no estén disponibles por el hecho de que los equipos estén descontinuados. Esta condición debe cumplirse cuando al iniciar el mantenimiento los equipos se encuentren operativos, en caso de presentarse novedades con los equipos, estas serán revisadas entre el contratista y el Supervisor del contrato y se tomarán las medidas necesarias de acuerdo al análisis de la situación.

16. Los componentes suministrados deben ser de la misma de los equipos contemplados en el presente proceso o avalados por el fabricante de tal manera que garanticen el funcionamiento óptimo de los equipos.

17. El contratista deberá acatar el Sistema de Gestión Ambiental (SGA) de la DIAN, por ende, seguir los lineamientos y recomendaciones que en este se imparten junto con los programas RESOLUCIÓN NÚMERO 0 0 0 1 0 2 d e 2 4 S E P 2 0 2 1 Hoja No.

Continuación de la Resolución “Por la cual se justifica la celebración de un contrato bajo la modalidad de contratación Directa” __________________________________________________________________________ del uso racional del agua y la energía, manejo adecuado de los materiales, residuos sólidos y desechos que se manipulen en ejercicio de las actividades derivadas de la ejecución del contrato; deberá garantizar el cumplimiento de la totalidad de las normas ambientales vigentes, asumiendo la responsabilidad por las consecuencias que se puedan derivar de su inobservancia.

18. El contratista deberá prever los costos ambientales en que deban incurrir por el cumplimiento

o el incumplimiento de las medidas ambientales antes, durante y después de la ejecución del objeto del contrato.

19. El Contratista deberá mantener en perfecto aseo el sitio donde se ejecuten las diferentes actividades y deberá retirar el material sobrante contaminante después de cada servicio y entregar los sitios de los equipos en perfecto estado de limpieza durante y al finalizar la ejecución de los trabajos.

20. Responder al Supervisor todas las observaciones técnicas y administrativas en cuanto a calidad, programación, seguridad industrial y manejo ambiental, así como la información pertinente que se derive de la ejecución del objeto contratado.

21. El Contratista deberá garantizar buenas prácticas para el manejo de residuos sólidos, líquidos y/o gaseosos, o aquellos que por su naturaleza requieran tratamiento especial Que los estudios previos pueden ser consultados en el Sistema Electrónico de Contratación pública SECOP II www.colombiacompra.gov.co.

Que de conformidad con el artículo 2.2.1.2.1.4.1 del Decreto 1082 de 2015, la Entidad debe señalar en un acto administrativo la justificación para contratar bajo la modalidad de contratación directa. En mérito de lo anterior. RESUELVE ARTICULO PRIMERO. Justificar la Contratación del proceso de Contratación Directa No. CD-00102-2021, cuyo objeto es “Mantenimiento preventivo de los equipos de titulación marca METROHM y de equipos marca BUCHI, de la Subdirección del Laboratorio Aduanero.”, atendiendo lo dispuesto en la causal de no pluralidad de oferentes de acuerdo con la parte motiva de este acto.

ARTICULO SEGUNDO: Publicar el presente acto administrativo en la página web

www.colombiacompra.gov.co y en www.dian.gov.co ARTÍCULO TERCERO: Contra el presente acto no procede recurso alguno, de conformidad con lo establecido en el artículo 75 de la Ley 1437 de 2011, por ser un acto de trámite.

ARTÍCULO CUARTO: La presente rige a partir de su publicación.

Para constancia se firma en Bogotá, D.C.,

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE 24 SEP 2021

CAMILO OCTAVIO CONTRERAS BRAVO

Subdirector de Compras y Contratos Revisó: Ana Sofia Martinez CastroDespacho Subdirección de Compras y contrato Elaboró: Ana Consuelo González Acero - Funcionaria del Despacho de la Subdirección de Compras y Contratos