DIAN - Resolución 104 de 17-11-2020

RESOLUCIÓN NÚMERO 000104 ( 1 7 d e N o v i e m b r e d e 2 0 2 0 ) Por la cual se aprueba el Sistema Integrado de Conservación – SIC - de la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales EL DIRECTOR GENERAL DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES En uso de las facultades legales y en especial las dispuestas en los numerales 22,25,29 y 33 del artículo 6° del Decreto 4048 de 2008 CONSIDERANDO Que el artículo 209 de la Constitución Política establece que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Que la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, define la gestión documental como el conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Que el artículo 4 de la Ley 594 de 2000, establece como fin de los archivos disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para el uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de historia. Que los artículos 11 y 12 de la Ley 594 de 2000, señalan la obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos, su organización, preservación y control, así como la responsabilidad sobre la gestión documental y su administración.

Que el artículo 46 de la Ley 594 de 2000, establece que “Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un Sistema Integrado de Conservación en cada una de las formas del ciclo vital de los documentos”. Que el Acuerdo 06 de 2014, expedido por el Archivo General de la Nación, “por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000”, define los parámetros para el desarrollo e implementación del Sistema Integrado de Conservación – SIC. Que el artículo 1 del Acuerdo 06 de 2014, señala que: ”La implementación del SIC, tiene como finalidad, garantizar la conservación y la preservación de cualquier tipo de información, independientemente del medio o tecnología en la cual se haya elaborado, manteniendo atributos, tales como la unidad, integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad, de toda la documentación de una entidad desde el momento de la producción, durante su período de vigencia, hasta su disposición final de acuerdo con la valoración documental”. RESOLUCIÓN NÚMERO 0 0 0 1 0 4 de 1 7 d e N o v i e m b r e d e 2 0 2 0 Hoja No. Continuación de la Resolución “Por la cual se aprueba el Sistema Integrado de Conservación - SIC - de la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN”. _______________________________________________________________________________ Que el artículo 11, del Acuerdo 06 de 2014, señala que: “El Sistema Integrado de Conservación deberá ser aprobado mediante acto administrativo expedido por el

Representante Legal de la entidad, previo concepto emitido por el Comité de Desarrollo Administrativo en las entidades del orden nacional o por el Comité Interno de Archivo en las entidades del nivel territorial, cuyo sustento deberá quedar consignado en el Acta del respectivo Comité (…)” Que el Decreto 1080 de 2015, “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del sector cultura”, compiló y racionalizó las normas de carácter reglamentario que rigen el sector cultura, estableciendo en su artículo 2.8.2.5.9 que la gestión documental en las diferentes entidades públicas en sus diferentes niveles debe comprender como mínimo los siguientes procesos: a) Planeación, b) Producción, c) Gestión y trámite, d) Organización, e) Transferencia, f) Disposición de documentos, g) Preservación a largo plazo, h) valoración. Que como consecuencia de lo anterior y con el fin de asegurar la conservación y preservación de la documentación que maneja la Entidad independientemente de su forma de creación, manteniendo sus atributos, se hace necesario adoptar el Sistema Integrado de Conservación SIC en la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN. Que el Decreto 4048 de 2008, modificó la estructura de la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN. Que la Resolución 0011 de 2018, crea Grupos Internos de Trabajo y se asignan funciones en la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN. Que mediante el Decreto 1682 de 2017, se modificó parcialmente la estructura de la

U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN. Que el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Entidad, creado mediante la Resolución 000029 del 9 de mayo de 2018, aprobó el Sistema Integrado de Conservación -SICpara la Entidad, en sesión virtual del 26 de julio de 2018 y mediante el Acta 002 de la misma fecha. Que el artículo 6 y 7 de la Ley 1712 de 2014, establece la obligación de publicar en la página web y en la intranet de la Entidad, la Resolución mediante la cual se aprueba el Sistema Integrado de Conservación - SIC de la DIAN en los siguientes términos: “Artículo 6°. Definiciones. a) Información. Se refiere a un conjunto organizado de datos contenido en cualquier documento que los sujetos obligados generen, obtengan, adquieran, transformen o controlen; b) Información pública. Es toda información que un sujeto obligado genere, obtenga, adquiera, o controle en su calidad de tal; (…) Artículo 7°. Disponibilidad de la Información. En virtud de los principios señalados, deberá estar a disposición del público la información a la que hace referencia la presente ley, a través de medios físicos, remotos o locales de comunicación electrónica. Los sujetos obligados deberán tener a disposición de las personas interesadas dicha información en la Web, a fin de que estas puedan obtener la información, de manera directa o mediante impresiones. Asimismo, estos deberán proporcionar apoyo a los usuarios que lo requieran y proveer todo tipo de asistencia respecto de los trámites y servicios que presten.

Parágrafo. Se permite en todo caso la retransmisión de televisión por internet cuando el contenido sea información pública de entidades del Estado o noticias al respecto”. (subrayas fuera del texto) RESOLUCIÓN NÚMERO 0 0 0 1 0 4 de 1 7 d e N o v i e m b r e d e 2 0 2 0 Hoja No. Continuación de la Resolución “Por la cual se aprueba el Sistema Integrado de Conservación - SIC - de la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN”. _______________________________________________________________________________ En mérito de lo anterior, RESUELVE: ARTICULO 1º: APROBACIÓN. Aprobar el Sistema Integrado de Conservación – SIC de la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, atendiendo el concepto favorable emitido por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, mediante el Acta 002 del 26 de julio de 2018. ARTICULO 2º: IMPLEMENTACIÓN. Implementar el Sistema Integrado de ConservaciónSIC – para que se desarrolle al interior de la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN. ARTICULO 3º: MODIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN. El documento que aquí se adopta podrá ser modificado y actualizado, cuando así se requiera, de conformidad con las disposiciones legales vigentes en la materia. ARTICULO 4º: PUBLICACIÓN. Publicar el Sistema Integrado de Conservación – SIC, aprobado por la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, así como el presente acto administrativo, en la página web y en la intranet de la Entidad. Lo anterior, en cumplimiento de la Ley 1712 de 2014.

ARTICULO 5°: La presente Resolución rige a partir de su publicación y deroga las normas que le sean contrarias. Dada en Bogotá D.C., a los 17 de Noviembre de 2020

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

JOSÉ ANDRÉS ROMERO TARAZONA

Director General Aprobó: Claudia Patricia Navarro Cardona – Asesora Dirección General Aprobó: Gabriela Barriga Lesmes – Directora de Gestión de Recursos y Administración Económica Camilo Octavio Contreras Bravo – Subdirector de Gestión de Recursos Físicos Luz Mary Poveda Velásquez – Jefe Coordinación de Comunicaciones Oficiales y Control de Registros Revisó: Mauricio Valderrama Vivas – Asesor Dirección de Gestión de Recursos y Administración Económica Ximena Andrea Lanos Torres – Gestor II Dirección de Gestión de Recursos y Administración Económica Elaboró: Maria Clemencia Maldonado Sanín - Coordinación de Comunicaciones Oficiales y Control de Registros Hash - a76398a65a954ac19d0f6068cc7f326f