DIAN - Resolución 110 de 04-12-2020

-RESOLUCIÓN NÚMERO 0110

( ) 04-DIC-2020 Por la cual se adopta la actualización del instrumento archivístico Programa de Gestión Documental – PGD de la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales EL DIRECTOR GENERAL DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES En uso de las facultades legales y en especial las dispuestas en los numerales 22,25,29 y 33 del artículo 6° del Decreto 4048 de 2008 CONSIDERANDO Que el artículo 209 de la Constitución Política establece que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Que la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, define la gestión documental como el conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Que el artículo 4 de la Ley 594 de 2000, establece como fin de los archivos disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para el uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de historia. Que los artículos 11 y 12 de la Ley 594 de 2000, señala la obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos, su organización, preservación y control, así como la responsabilidad sobre la gestión documental y sobre su administración.

Que el artículo 21 de la Ley 594 de 2000, establece que las entidades públicas deberán elaborar Programas de Gestión Documental – PGD, contemplando los usos de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y normas archivísticas. Que el artículo 15 de la Ley 1712 de 2014, “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”, dispone que los sujetos obligados deberán adoptar un PGD en el cual se establezcan los procedimientos y lineamientos necesarios para la producción, distribución, organización, consulta y conservación de los documentos públicos. Este programa deberá integrarse con las funciones administrativas de los sujetos obligados, además deberán observarse los lineamientos y recomendaciones que el Archivo General de la Nación y demás entidades competentes expidan sobre en la materia.

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Continuación de la Resolución “Por la cual se adopta la actualización del instrumento archivísticoPrograma de Gestión Documental -PGD, de la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN” ____________________________________________________________ Que el artículo 44 del Decreto Nacional 103 de 2015, Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones”, señala que en desarrollo de la Ley 1712 de 2014, se entenderá por PGD el plan elaborado por cada sujeto obligado para facilitar la identificación, gestión, clasificación, organización, conservación y disposición de

la información pública, desde su creación hasta su disposición final, con fines de conservación permanente o eliminación. Que el Decreto 1080 de 2015, “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del sector cultura”, compiló y racionalizó las normas de carácter reglamentario que rigen el sector cultura, estableciendo en su artículo 2.8.2.5.8 los instrumentos archivísticos para la gestión documental en las entidades públicas, contemplando entre otros, el Programa de Gestión Documental – PGD. Que el artículo 2.8.2.5.10 del Decreto 1080 de 2015, establece que todas las entidades del Estado deben formular un Programa de Gestión Documental – PGD, a corto, mediano y largo plazo, como parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual, el cual debe ser aprobado por el Comité de Desarrollo Administrativo hoy Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Que el artículo 2.8.5.2 del Decreto antes señalado, establece: “Mecanismos de adopción y actualización de los Instrumentos de Gestión de la Información Pública” El Registro de Acta de Información, el Indice de Información Clasificada y Reservada, el Esquema de Publicación de Información y el Programa de Gestión Documental, deben ser adoptados y actualizados por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal al sujeto obligado”. Que el artículo 2.1.1.5.4.1 del Decreto 1081 de 2015, define el Programa de Gestión Documental, como el plan elaborado por cada sujeto obligado para facilitar la identificación,

gestión, clasificación, organización, conservación y disposición de la informática pública, desde su creación hasta su disposición final, con fines de conservación permanente o eliminación. Que el Decreto 4048 de 2008, modificó la estructura de la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN. Que la Resolución 0011 de 2018, crea Grupos Internos de Trabajo y se asignan funciones en la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN. Que mediante el Decreto 1682 de 2017, modificó parcialmente la estructura de la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN. Que el Programa de Gestión Documental actual fue aprobado por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo mediante Acta N° 001 del 25 de abril de 2016. Que se hace necesario actualizar el Programa de Gestión de Documental de la DIAN, abarcando cada uno de los ejes de acción definidos por el Archivo General de la Nación, en el artículo 2.8.2.5.10. del Decreto 1080 de 2015, conforme el Plan Estratégico Institucional y el Plan de Acción Anual (2019-2022), incluyéndose como uno de los objetivos la “Transformación Tecnológica” la cual se encuentra soportada en acciones específicas que inciden en la gestión de la información de la entidad, como la actualización y el soporte tecnológico de los procesos y servicios; el diseño e implementación del plan de seguridad de la información; el diseño e implementación del plan de uso y aprovechamiento de la información; el diseño e implementación de la arquitectura de datos institucional, el repositorio unificado de datos, el diseño y ejecución del nuevo plan de inversiones en

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Continuación de la Resolución “Por la cual se adopta la actualización del instrumento archivísticoPrograma de Gestión Documental -PGD, de la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN” ____________________________________________________________ infraestructura tecnológica. Lo anterior, con el fin de dar cumplimiento al Plan de Mejoramiento Archivístico formulado por la Entidad, como consecuencia de la visita de inspección realizada por el Archivo General de la Nación en la vigencia 2019. Que el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Entidad, creado mediante la Resolución 000029 del 9 de mayo de 2018, aprobó la actualización del Programa de Gestión Documental – PGD para la Entidad, en sesiones del 4 y 12 de agosto del 2020, mediante el Acta No. 2 de la misma fecha. En mérito de lo anterior, RESUELVE ARTICULO 1º: ADOPCIÓN. Adoptar la actualización del instrumento archivístico Programa de Gestión Documental – PGD de la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, aprobado por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, mediante el Acta No. 2 del 4 y 12 de agosto del 2020. ARTICULO 2º: MODIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN. El documento que aquí se adopta podrá ser modificado y actualizado, cuando así se requiera, de conformidad con las disposiciones legales vigentes en la materia. ARTICULO 3º: PUBLICACIÓN. Publicar el Programa de Gestión Documental – PGD,

adoptado por la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, así como el presente acto administrativo, en la página web y en la intranet de la Entidad. ARTICULO 4°: La presente Resolución rige a partir de su publicación y deroga las normas que le sean contrarias. Dada en Bogotá D.C. a los 0 4 - D IC-2020

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

JOSÉ ANDRÉS ROMERO TARAZONA Director General Elaboró: Maria Clemencia Maldonado Sanín - Coordinación de Comunicaciones Oficiales y Control de Registros Revisó: Mauricio Valderrama Vivas -Asesor Dirección de Gestión de Recursos y Administración Económica Ximena Andrea Lanos Torres – Gestor II Dirección de Gestión de Recursos y Administración Económica Aprobó: Gabriela Barriga Lesmes – Directora de Gestión de Recursos y Administración Económica Camilo Octavio Contreras Bravo – Subdirector de Gestión de Recursos Físicos Luz Mary Poveda Velásquez - Jefe Coordinación de Comunicaciones Oficiales y Control de Registros (A) Aprobó: Claudia Navarro Cardona - Asesora Despacho General Hash - 0c6c4dfe48da36c4a2352bce7d497fed