DIAN - Resolución 1768 de 21-10-1997

RESOLUCION 1768

OCTUBRE 21 DE 1.997

Por la cual se señalan los formatos y especificaciones técnicas de la información tributaria a que se refiere el artículo 629-1 del Estatuto Tributario, que debe ser presentada a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales por las personas o entidades que elaboren facturas o documentos equivalentes EL DIRECTOR GENERAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCION DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES En uso de sus facultades legales y especialmente de las consagradas en la Ley 383 de Julio 10 de 1.997 y en los artículos 629-1, 633 y 684 del Estatuto Tributario.

R E S U E L V E: ARTICULO 1. A partir del año gravable de 1997 las personas o empresas que elaboren facturas de venta o documentos equivalentes, deben informar anualmente la siguiente información de cada uno de sus clientes, esta información debe corresponder a los trabajos realizados en el año inmediatamente anterior.

1Los apellidos y nombres o razón social del cliente. 2El NIT, cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad del cliente. 3El Prefijo de las facturas 4Intervalo de numeración de las facturas elaborada a cada uno de sus clientes. 5Fecha de elaboración ARTÍCULO 2. La información a que se refiere el artículo 629-1 del Estatuto Tributario debe ser presentada en medios magnéticos. Si el obligado en el año inmediatamente anterior posee un patrimonio bruto inferior a cien millones de pesos ($100.000.000), podrá optar por presentarla en medios manuales. Cualquiera de los medios que se utilicen debe estar de acuerdo con las especificaciones técnicas y

condiciones prescritas en la presente resolución. PARAGRAFO I. Las personas o empresas que se constituyan en fecha posterior a la publicación de la presente resolución tendrán la obligación de enviar la información según lo establecido. ARTICULO 3. Cuando la información a que se refiere la presente resolución se presente en medio magnético podrá utilizarse cualquiera de los siguientes medios: a. CINTAS MAGNETICAS: Según las siguientes características, especificaciones y organización:

1. Ancho de la cinta: Media pulgada

2. Densidad de grabación: 1600 o 6250 BPI en 9 Canales

3. Código de grabación: ASCII

4. Número de registro por bloque: 50

5. Longitud del registro: 150 posiciones (“BYTES”)

6. Sin rótulo de identificación: (sin “HEADER LABEL”)

c. Cartridges:

1. Tamaño: 152 mm x 101 mm

2. Ancho de la cinta: ¼ pulgada

3. Almacenamiento: 150 Mb a 1.2 GB

4. Código de grabación: ASCII

5. Número de registros por bloque: 50

6. Longitud de registros: 150 posiciones (BYTES)

7. Sin rótulo de identificación: (SIN HEADER LABEL)

d. Minicartridge:

1. Tamaño: 95 mm x 62 mm

2. Ancho de la cinta: 8 milímetros

3. Almacenamiento: 2.3 GB o 5.0 GB

4. Código de grabación: ASCII

5. Número de registros por bloque: 50

6. Longitud de registro: 150 posiciones (BYTES)

7. Sin rótulo de identificación: (SIN HEADER LABEL)

e. DISQUETES:

1. Tamaño disquetes: 3 ½ pulgadas

2. Densidad de grabación: Doble cara, alta densidad.

3. Código de grabación: ASCII

4. Longitud del registro: 150 posiciones (BYTES) ARTICULO 4°: La información deberá grabarse con código ASCII como archivo plano (extensión ASC). El nombre del archivo debe ser IMP6291.ASC.

También se aceptará la información presentada en archivo texto (extensión PRN), generado de hoja electrónica convertido a archivo texto, justificado con espacios, el nombre del archivo debe ser IMP6291.PRN. Teniendo en cuenta que cada columna debe ser asimilada a cada una de las posiciones definidas en los diseños de registros que se detallan más adelante, sin incluir títulos a las columnas. PARAGRAFO I. El formato de la hoja electrónica deberá ser el MODELO NORMAL, compuesto por la siguiente combinación de formatos:

FORMATO CONFIGURACION

Número Standard Fuente Arial 10 Alineación Alineación inferior, General Bordes Sin bordes Diseño Sin sombrear Protección Desactivada La información debe ser relacionada de la siguiente forma, en el primer registro o fila 1 corresponde al registro de identificación (tipo 1) y control, a partir del segundo registro o la fila 2 los registros de movimiento (tipo 2). PARAGRAFO II. Solo cuando la información exceda la capacidad del medio a utilizarse se deberá optar por el medio magnético siguiente, en capacidad, esto con el objetivo de que únicamente se utilice un medio magnético. PARAGRAFO III. En ningún caso los campos definidos como numéricos deben grabarse con caracteres especiales tales como puntos (.), comas (,), signo pesos ($), etc., deben venir justificados con ceros a la izquierda. Tampoco se acepta que la información contenga alguna línea

o registro de título. ARTICULO 5. La información debe ser relacionada mediante dos (2) tipos de registros, los cuales se distinguen por un código, que se incluye en la primera posición del registro. El registro TIPO1 contiene los datos del informante y datos de control, el registro TIPO2 contiene los datos de los informados. Los diseños de los registros son los siguientes: a. REGISTRO DE IDENTIFICACION Y CONTROL (TIPO 1) POSICIONES CONTENIDO 1 Tipo de registro, llevará el carácter numérico "1" 2 - 5 El año gravable a que se refiere la información. (Cuatro caracteres numéricos). 6 - 7 Tipo de persona o entidad informante. Para efectos de la presente resolución, el tipo es 45. (Dos caracteres numéricos). 8 - 21 NIT, cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad de la persona o entidad informante. (Catorce caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda). 22 - 23 Dos espacios blancos. 24 - 83 24 - 83 Apellidos y nombres de la persona o razón social de la entidad informante. (Sesenta caracteres). 84 – 123 Dirección que corresponda al domicilio social o asiento principal del informante. (Cuarenta caracteres). 124 - 128 Código Departamento y Municipio donde esté ubicada, según artículo 8 de la presente resolución. (Anexo 3). (Cinco caracteres numéricos, justificado con ceros a la izquierda). 129 - 130 Código de la Administración a la cual pertenece la persona o entidad informante. Está dada por el código de la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales, a la cual pertenece la ciudad, según el artículo 7 de la presente resolución. (Dos caracteres numéricos).

131 – 138 Fecha de grabación en formato (AAAAMMDD) (Ocho caracteres numéricos). 139 – 148 Cantidad de registros tipo 2 informados. (Diez caracteres numéricos) 149 - 150 Dos espacios blancos. b. REGISTRO DE MOVIMIENTO (TIPO 2) POSICIONES CONTENIDO 1 Tipo de registro. Llevará el carácter numérico "2" 2 - 3 Código que identifica la clase de información a que se refiere el artículo 629-1 del Estatuto Tributario Para efectos de la presente resolución el código es 10. (Dos caracteres numéricos). 4 - 5 Subcódigo que identifica el concepto informado: Para efectos de la presente resolución el Subcódigo es 00. (Dos caracteres numéricos). 6 - 19 NIT, cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad de la persona o entidad informada, según artículo 7? de la presente resolución. (Catorce caracteres numéricos, justificado con ceros a la izquierda). 20 – Un espacio en blanco. 21 Clase: Marque “E” cuando se trate de cédula de extranjería, de lo contrario deje un blanco. 22 - 81 Apellidos y nombres de la persona o razón social de la entidad, de la cual se está informando. (Sesenta caracteres). 82 – 91 Prefijo de las facturas. Cuando la numeración de las facturas esta antecedida por una serie alfabética, numérica o alfanumérica que se utilice como prefijo. (Diez caracteres). 92 – 106 Número de la factura inicial del intervalo de numeración elaborada (Quince caracteres numéricos, justificado con ceros a la izquierda). 107 - 121 Número de la factura final del intervalo de numeración elaborada

(Quince caracteres numéricos, justificado con ceros a la izquierda). 122 - 129 Fecha de elaboración del intervalo de facturación detallado anteriormente. en formato (AAAAMMDD) (Ocho caracteres numéricos) 130 - 150 Veinte y uno espacios blancos.

PARAGRAFO I. ORGANIZACION DE LOS REGISTROS.

La relación total de los registros deberá estar organizada de la siguiente forma: como primer registro, el de identificación (tipo 1); seguido de los registros de movimiento (tipo 2) clasificados en forma ascendente de acuerdo con el campo código (posiciones 2-3) y ordenado en forma ascendente por el NIT, cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad (posición 6 – 19). ARTICULO ARTICULO 6 . Para la presentación de la información en medios manuales, se debe utilizar el formato DIAN-79.033.97. Para su diligenciamiento se deben guiar por las instrucciones establecidas al dorso del mencionado formato, el cual queda anexo a la presente resolución (Anexo. 2). ARTICULO 7 : Para Personas Naturales se debe dígitar el número de la Cédula de Ciudadanía, cuando se trate de menores de edad mayores de siete (7) años se dígita el número de la Tarjeta de Identidad, en el caso de ser menores de siete (7) años se dígita el NIT asignado por la DIAN, cuando no posea esté, se dígita la cédula del tutor o del representante legal. Para las personas extranjeras que no posean NIT asignado por la DIAN, deberá dígitarse el número de identificación como cédula de extranjería, asignado por el Departamento Administrativo de Seguridad DAS. ARTICULO 8.Para efectos de la información a que se refiere el literal b) del artículo 4. de la

presente resolución, los códigos de las Administraciones de Impuestos y Aduanas Nacionales serán los siguientes (Resolución No.0198 de Agosto 13 de 1.997):

CODIGO ADMINISTRACION

01 ARMENIA

02 BARRANQUILLA

03 ESPECIAL DE ADUANAS

04 BUCARAMANGA

05 CALI

06 CARTAGENA

07 CUCUTA

08 GIRARDOT

09 IBAGUE

10 MANIZALES

11 MEDELLIN

12 MONTERIA

13 NEIVA

14 PASTO

15 PALMIRA

16 PEREIRA

17 POPAYAN

18 QUIBDO

19 SANTA MARTA

20 TUNJA

21 TULUA

22 VILLAVICENCIO

23 SINCELEJO

24 VALLEDUPAR

25 RIOHACHA

26 SOGAMOSO

27 SAN ANDRES

28 FLORENCIA

29 BARRANCABERMEJA

30 ESPECIAL PERSONAS JURIDICAS

31 ESPECIAL GRANDES CONTRIBUYENTES

32 PERSONAS NATURALES

34 ARAUCA

35 BUENAVENTURA

36 CARTAGO

37 IPIALES

38 LETICIA

39 MAICAO

40 TUMACO

CODIGO ADMINISTRACION

41 TURBO

42 PUERTO CARREÑO

43 INIRIDA

44 YOPAL

45 MITU

46 PUERTO ASIS 47 ESPECIAL DE SERVICIOS ADUANEROS DEL AEROPUERTO EL DORADO PARAGRAFO I. Para efectos de la información a que se refiere artículo 5º de la presente resolución, los códigos de los departamentos y municipios serán tomados de la División PolíticoAdministrativa de Colombia, generada por el DANE. (Anexo 3.) ARTICULO 9 : Los medios magnéticos deberán presentarse personalmente en la División de

Documentación de la Administración de Impuestos Nacionales de la jurisdicción, de la entidad informante y donde no exista esta división, en la División Financiera y Administrativa, acompañados del formato de entrega DIAN-79.032.97 ( Anexo 4) en original y copia debidamente diligenciado. El formato de entrega debe ser firmado por el Representante Legal de la Entidad y el Contador Público o Revisor Fiscal cuando esté obligado. Al medio magnético deberá adherirse el rótulo de identificación con el NIT del informante, el nombre de la empresa que informa, el año al que corresponda la información, el tipo de entidad informante.

NOTA: El campo No.9 VALOR TOTAL REPORTADO del formato de entrega, no debe ser diligenciado para la presentación de la información de la presente resolución.

ARTÍCULO 10: No se entenderá cumplido el requisito de presentar la información, si los medios magnéticos no se ajustan a las especificaciones y características que se indican en la presente resolución. PARAGRAFO I. Todos los campos definidos para cada registro deben estar diligenciados, con excepción de los espacios definidos como blancos. ARTICULO 11: El no suministrar la información en el lugar indicado y dentro del plazo establecido, o cuyo contenido presenta errores, o la información no corresponda a la solicitada, dará lugar a la aplicación de la sanción contemplada en el artículo 651 del Estatuto Tributario. Para corregir la información se debe conformar un nuevo medio magnético que incluya toda la información, de acuerdo con las características, especificaciones y organización establecidas en la presente resolución. ARTICULO 12. La información Tributaria exigida en la presente resolución, deberá presentarse

anualmente dentro del plazo establecido por el Gobierno Nacional. ARTICULO 13. La presente resolución rige desde la fecha de su publicación y deroga las demás que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE Y CUMPLASE.

Dada en Santafé de Bogotá D.C.,

GUSTAVO HUMBERTO COTE PEÑ A

Director General Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

GUILLERMO FINO SERRANO

Director de Impuestos Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales