DIAN - Resolución 27 de 16-05-2017

RESOLUCIÓN NÚMERO 000027 (16 MAY 2017) Por la cual se adopta la utilización de la Firma Electrónica en actos administrativos de prescripción, de remisión y de autos de ajuste al SIE de la Obligación Financiera en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales EL DIRECTOR GENERAL DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES En uso de sus facultades legales y, en especial de las consagradas en el artículo 7 de la Ley 527 de 1999, Decreto 2364 de 2012 y numerales 1 y 22 del artículo 6 del Decreto 4048 de 2008. CONSIDERANDO Que de conformidad con lo previsto en el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, en concordancia con el artículo 3 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, las actuaciones administrativas se desarrollarán con fundamento en los principios de economía, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad y contradicción. Que el artículo 6 de la Ley 962 de 2005, establece los medios tecnológicos para que los organismos y entidades de la Administración Pública puedan atender los trámites y procedimientos de su competencia. Que el Gobierno Nacional mediante el Decreto 2364 de fecha 22 de noviembre de 2012, reglamentó el artículo 7° de la Ley 527 de 1999, y como consecuencia, también reglamentó la firma electrónica para facilitar y promover el uso masivo de la firma electrónica en todo tipo de transacciones. Que en documento Conpes 3620/09 se recomendó promover el uso de la firma electrónica como esquema alternativo de la firma digital.

Que los documentos electrónicos firmados con certificados de firma digital válidos para Colombia, emitidos por una certificadora digital abierta vigente, tendrán la misma validez de los documentos con firma manuscrita, siempre y cuando el certificado sea válido al momento de la firma del documento y cumpla todos los requisitos establecidos por la Ley 527 de 1999; Que el Decreto 2364 de 2012 dispone como firma electrónica “Métodos tales como códigos, contraseñas, datos biométricos o claves criptográficas privadas, que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente”.

RESOLUCIÓN NÚMERO 000027 de 16 MAY 2017 Hoja No. 2

Continuación de la Resolución “Por la cual se adopta la utilización de la Firma Electrónica en actos administrativos de prescripción, de remisión y de autos de ajuste al SIE de la Obligación Financiera en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales” _______________________________________________________________________________ Que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, ha diseñado para el cumplimiento de obligaciones y operaciones en los servicios informáticos de la entidad, la firma electrónica, conforme lo dispone el Decreto 2364 de 2012, a través de la Resolución 0070 del 03 de noviembre de 2016. Que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales implementó un Servicio Informático Electrónico de Normalización de Saldos de la Obligación Financiera, el cual permite almacenar y generar documentos electrónicos de manera que garantiza la

confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, permitiendo el uso de firmas digitales, lo cual hace más ágil, confiable, oportuno y efectivo el proceso de generación de actos administrativos que extinguen obligaciones fiscales enmarcadas en los artículos 817, 818 y 820 del Estatuto Tributario. Que el Servicio Informático Electrónico utilizado para generar los actos administrativos se denomina SIE de Normalización de Saldos, el cual utiliza la firma electrónica de manera segura garantizando que su utilización solo se dé a través de un procedimiento de autenticación por contraseña privada, perteneciente al funcionario autorizado, en concordancia con las resoluciones de delegación para decretar la prescripción de la acción de cobro, declarar la remisibilidad de obligaciones y ordenar autos de ajuste a la Obligación Financiera de la DIAN, por corresponder a saldos irreales. Que de acuerdo con lo anterior, se considera pertinente adoptar la firma electrónica para la expedición de los actos administrativos generados través del SIE de normalización, la cual será utilizada por los funcionarios competentes para proferir los mismos, de conformidad con las Resoluciones 1898 de 2010 y 0012 de 2016 del Director General de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Que con mérito en lo anteriormente expuesto, este despacho; RESUELVE ARTICULO 1º. Adoptar la firma electrónica para los actos administrativos que se generen y tramiten a través del Sistema de Información Electrónica de Normalización de Saldos para la Obligación Financiera de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, bajo parámetros de seguridad y protección vinculados a una clave del autorizado y para los

documentos que se formalicen a través de este SIE. Parágrafo. Se entiende por la firma electrónica un valor numérico que se adhiere a un documento electrónico y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del suscriptor y al contenido del documento, permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del suscriptor y que el documento inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación lo que permite garantizar la identidad del firmante y la integridad del texto o mensaje enviado. ARTICULO 2º.- La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales podrá emitir información a través de medios electrónicos y cuando se envíen actos administrativos que tengan asociada la firma electrónica regulada mediante Resolución 000070 de 2016, tendrán la misma validez de aquellos autorizados a firmar de manera manuscrita. ARTICULO 3º. La firma electrónica será utilizada por el Director Seccional, o los Jefes de División de Gestión de Cobranzas, Jefes de División de Gestión de Recaudo y Cobranzas, jefes de Grupo Interno de Trabajo de Cobranzas, jefes de Grupo Interno de Trabajo de Normalización de Saldos y funcionarios normalizadores a quienes el Director Seccional, previa autorización del Director General, les haya delegado la función de

RESOLUCIÓN NÚMERO 000027 de 16 MAY 2017 Hoja No. 3

Continuación de la Resolución “Por la cual se adopta la utilización de la Firma Electrónica en actos administrativos de prescripción, de remisión y de autos de ajuste al SIE de la Obligación Financiera en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales” _______________________________________________________________________________

decretar la prescripción de la acción de cobro, declarar remisibilidad de obligaciones o proferir autos de ajuste que ordenen extinguir saldos irreales en la Obligación Financiera. ARTÍCULO 4. Efectos jurídicos, Confiabilidad y Seguridad de la Firma Electrónica. La Firma Electrónica que aquí se adopta tiene la misma validez y efectos jurídicos que la firma manuscrita para proferir los actos administrativos generados a través del SIE de Normalización. Así mismo, esta firma es confiable y segura dado que los datos de creación de la misma corresponden exclusivamente al funcionario competente suscriptor del Instrumento de Firma Electrónica (IFE) y la entidad puede detectar cualquier alteración no autorizada después del momento de la firma. ARTICULO 5º. Los actos administrativos que se generen por este medio en la Entidad podrán ser remitidos a su destinatario utilizando medios electrónicos. ARTICULO 6º. La inobservancia de cualquiera de las disposiciones contenidas en la presente resolución generará la correspondiente investigación disciplinaria para el funcionario, según las previsiones del Código Único Disciplinario. ARTÍCULO 7°. COMUNICAR la presente Resolución a los Directores Seccionales de Impuestos y/o de Impuestos y Aduanas Nacionales. ARTICULO 8º. La presente resolución rige a partir de su publicación.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CUMPLASE

Dada en Bogotá D.C. a los 16 MAY 2017

FIRMADO ORIGINAL

SANTIAGO ROJAS ARROYO

Director General Proyectó: Flor Angela Castillo Arenas Coordinación de Administración de Aplicativo de Recaudo y Cobranzas

Revisó: Enrique Javier Bravo Díaz Subdirección de Gestión de Recaudo y Cobranzas

Revisó: Cecilia Rico Torres

Dirección de Gestión de Ingresos Revisó Daniel Felipe Ortegón Sánchez Dirección de Gestión Jurídica