DIAN - Resolución 4240 de 01-06-2000

RESOLUCION 4240 DE 2000

(Junio 2 de 2000) Diario Oficial No 44.037 del 9 de junio del 2000 DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES Por la cual se reglamenta el Decreto 2685 de diciembre 28 de 1999. LA DIRECTORA GENERAL DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES, en uso de las facultades conferidas en el literal i) del artículo 19 del Decreto 1071 de 1999, y CONSIDERANDO: Que el Gobierno Nacional expidió el Decreto 2685 de 1999, por el cual se modifica la legislación aduanera colombiana; Que para efectos de su aplicación, se hace necesario desarrollar y precisar algunos de los procedimientos, trámites, requisitos y términos establecidos en el citado decreto; En mérito de lo expuesto, la Directora General de Impuestos y Aduanas Nacionales,

RESUELVE:

TÍTULO I.

SISTEMATIZACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS ADUANEROS.

ARTÍCULO 1o. SISTEMATIZACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS ADUANEROS. <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 7941 de 2008.> Los procedimientos para la aplicación de los regímenes aduaneros de que trata el Decreto 2685 de 1999, deberán realizarse a través de la utilización del sistema informático aduanero, o a través de los servicios informáticos electrónicos. En las administraciones aduaneras que carezcan de sistema informático aduanero o en aquellas donde, a pesar de contar con el mismo, existan regímenes, procesos o trámites que deban

realizarse acudiendo a procedimientos manuales, el Director de Aduanas podrá autorizar que los trámites se realicen mediante la presentación física de la documentación, o mediante la entrega en medios magnéticos de la información requerida. En casos de contingencia, por fallas en el sistema informático aduanero, o de los servicios informáticos electrónicos, corresponde a la Subdirección de Comercio Exterior de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, o al Administrador de Aduanas respectivo, autorizar el trámite manual mediante la presentación física de la documentación, o mediante la entrega en medios magnéticos de la información requerida. PARÁGRAFO. <Parágrafo adicionado por el artículo 1 de la Resolución 5656 de 2010.> En casos de inconvenientes en el uso de los nuevos servicios informáticos electrónicos, que impidan a los usuarios y responsables aduaneros efectuar sus operaciones aduaneras dando lugar a la aplicación de una contingencia por fallas que afecten una operación en particular, esta situación deberá informarse a la Subdirección de Gestión y Asistencia al Cliente, a más tardar al día hábil siguiente en que se presente el inconveniente, enviando mediante correo electrónico las pantallas y el formato 10095 dispuesto para el efecto. ARTÍCULO 1-1. MECANISMOS DE ACCESO A LOS SERVICIOS INFORMÁTICOS ELECTRÓNICOS. <Artículo adicionado por el artículo 2 de la Resolución 7941 de 2008.> Los mecanismos de acceso a los servicios informáticos electrónicos para la realización de los procedimientos aduaneros correspondientes a la llegada de la mercancía y al régimen de exportación, previstos en el Decreto 2685 de 1999, se adelantarán en la forma y condiciones

establecidos en la Resolución 12717 de 2005 proferida por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y las normas que la adicionen o modifiquen. ARTÍCULO 2o. REGISTRO EN EL SISTEMA INFORMATICO ADUANERO. Todo usuario aduanero que realice operaciones de importación, exportación o tránsito aduanero, o que participe en el desarrollo de dichos procesos, deberá solicitar su registro en el sistema informático aduanero de las Administraciones de Impuestos y Aduanas Nacionales con Operación Aduanera. ARTÍCULO 3o. REGISTRO DE LOS USUARIOS ADUANEROS PARA EFECTOS INFORMATICOS. De acuerdo con sus características, los usuarios aduaneros se dividen en: a) Usuario habitual. Es aquella persona jurídica que para desarrollar sus actividades dentro del proceso aduanero, debe obtener ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales su autorización, reconocimiento, inscripción o habilitación, según corresponda. El usuario deberá solicitar su registro en el sistema informático aduanero ante la dependencia que le haya otorgado la respectiva autorización, reconocimiento, inscripción o habilitación; b) Usuario ocasional. Es aquella persona natural o jurídica que para el desarrollo de sus actividades dentro del proceso aduanero, no necesita cumplir con los requisitos de inscripción, autorización, reconocimiento o habilitación. En tal caso, se deberá solicitar el registro en el sistema informático aduanero ante el Delegado del Centro de Servicios Aduaneros -CESAde la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales con Operación Aduanera, bajo la cual va a efectuar sus operaciones. ARTÍCULO 4o. TRÁMITE DE LA SOLICITUD DE REGISTRO. La solicitud de registro en el

sistema informático aduanero deberá ser presentada por el representante legal de la persona jurídica o su apoderado, debidamente acreditado para el efecto, indicando los datos de la persona que administrará el sistema, y quien para todos los efectos se llamará delegado de cuenta. Para el efecto, si se trata de persona jurídica, deberá entregar los siguientes documentos: Formulario de inscripción debidamente diligenciado, Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio correspondiente, con vigencia no superior a tres (3) meses al momento de la presentación de la solicitud, presentación del documento de identificación de quien solicita el registro y poder suscrito por el representante legal, cuando se actúe a través de apoderado. Las personas naturales deberán diligenciar el formulario de inscripción y exhibir el documento de identificación. PARÁGRAFO. Cuando haya lugar al cambio de delegado de cuenta, la persona natural o el representante legal de la persona jurídica, deberá elevar solicitud escrita ante la dependencia que le haya otorgado inicialmente la cuenta, indicando nombre completo e identificación del nuevo delegado de cuenta y anexando fotocopia de su documento de identificación. ARTÍCULO 5o. CLAVE ELECTRONICA CONFIDENCIAL. Para efectos de lo establecido en el artículo 8o. del Decreto 2685 de 1999, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales otorgará al usuario registrado en el sistema informático aduanero una clave electrónica confidencial, que en adelante se denominará cuenta, la que consiste en un mecanismo por medio del cual el usuario aduanero puede acceder al sistema informático aduanero.

Las cuentas se clasificarán así: a) Delegado de Cuenta: Se otorga a las personas jurídicas, que requieren crear cuentas de

usuarios de aplicación para el manejo, control y administración de sus operaciones a través del sistema informático aduanero; b) Cuenta de Usuario de Aplicación: Se otorga a las personas naturales o jurídicas que no cuenten con equipos propios para realizar sus operaciones a través del sistema informático aduanero. PARÁGRAFO <Parágrafo adicionado por el artículo 1 de la Resolución 12802 de 2005.> La clave electrónica confidencial podrá asignarse mediante el mecanismo de firma y certificación digital conforme con los presupuestos que establezca la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, para el acceso a los servicios informáticos electrónicos. ARTÍCULO 5-1. MECANISMOS DE CERTIFICACIÓN Y FIRMA DIGITAL. <Artículo adicionado por el artículo 3 de la Resolución 7941 de 2008.> Los procedimientos aduaneros previstos en el Decreto 2685 de 1999, que requieran la utilización del mecanismo de certificación y firma digital, se adelantarán en la forma y condiciones establecidas en la Resolución 12717 de 2005 proferida por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y las normas que la adicionen o modifiquen. ARTÍCULO 6o. VIGENCIA, CANCELACIÓN E INACTIVACIÓN DE LAS CUENTAS. <Inciso modificado por el artículo 1 de la Resolución 9098 de 2004.> La vigencia de la cuenta de los usuarios habituales será de tres (3) años. La vigencia de la cuenta de los usuarios ocasionales será de tres (3) años, excepto la de las personas naturales y jurídicas que realicen importaciones y exportaciones en las que la operación señalada en la factura comercial no supere el valor FOB de mil dólares (US$1.000,00), quienes

actuarán de manera personal y directa y/o a través de su representante legal o apoderado y los usuarios que ocasionalmente realicen operaciones de transporte por sus propios medios, que será de tres (3) días, contados a partir de la fecha de su creación en el sistema informático aduanero. La cancelación de la cuenta se puede presentar en los siguientes casos: a) Cuando al usuario se le cancele la autorización, reconocimiento, inscripción o habilitación según el tipo de usuario, y b) Por expresa solicitud del representante legal de la persona jurídica, indicando si comprende la revocatoria del delegado de cuenta o incluye las cuentas otorgadas por éste. La inactivación de la cuenta procede en los siguientes eventos: a) Cuando a un Usuario Habitual se le suspenda su autorización, reconocimiento, inscripción, habilitación o renovación, y b) Cuando el usuario intente ingresar a la aplicación por más de tres (3) veces consecutivas sin lograrlo, utilizando una contraseña incorrecta. PARÁGRAFO. Se podrán reactivar las cuentas, mediante solicitud del representante legal, del mismo delegado, o del usuario de aplicación ante quien otorgó la cuenta, previa verificación de los datos registrados en el sistema informático aduanero, dejando constancia de ello en el formulario de inscripción inicial. ARTÍCULO 7o. ACTUALIZACIÓN DE DATOS. El usuario deberá informar por escrito, el cambio de datos tales como: razón social, representante legal, delegado de cuenta, dirección, teléfono, Fax y correo electrónico, para que se actualice su información en el sistema informático aduanero. ARTÍCULO 8o. RESPONSABILIDAD POR EL USO DE LA CUENTA. Los usuarios aduaneros

registrados en el sistema informático aduanero serán responsables del manejo y administración de la cuenta, toda vez que ésta es de carácter personal e intransferible.

TÍTULO II.

DECLARANTES, AUXILIARES DE LA FUNCIÓN ADUANERA Y DEMAS USUARIOS QUE

REQUIEREN AUTORIZACIÓN, RECONOCIMIENTO Y CALIFICACIÓN.

CAPÍTULO I.

AGENCIAS DE ADUANAS. <Capítulo I renombrado por el artículo 1 de la Resolución 8274 de 2008> ARTÍCULO 8-1. OBJETO SOCIAL EXCLUSIVO. <Artículo adicionado por el artículo 1 de la Resolución 8274 de 2008.> En concordancia con lo establecido en los artículos 12 y 15 del Decreto 2685 de 1999, y salvo disposición especial, se considerarán como operaciones o procedimientos inherentes al agenciamiento aduanero, todos los trámites, diligencias, actividades y demás actos relacionados con la importación, exportación y tránsito aduanero de mercancías, que se adelanten ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales u otra entidad. ARTÍCULO 9o. AUTORIZACIÓN PARA EJERCER EL AGENCIAMIENTO ADUANERO. <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 8274 de 2008.> Para dar cumplimiento a lo establecido en los artículos 14 y 17 del Decreto 2685 de 1999, el representante legal de la persona jurídica que pretenda ser autorizada como agencia de aduanas, o su apoderado debidamente acreditado, al formular solicitud escrita dirigida a la Subdirección de Comercio Exterior de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, o a la dependencia que haga sus veces, deberá

tener en cuenta lo siguiente: a) Que en el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio correspondiente a su domicilio principal, la razón social de la persona jurídica cumpla con las condiciones de nominación de que trata el parágrafo 1o del artículo 12 del Decreto 2685 de 1999. Este certificado deberá presentarse con una vigencia no superior a tres (3) meses a la fecha de presentación de la solicitud; b) El patrimonio fiscal líquido mínimo exigido, para el respectivo nivel de agencia de aduanas, a que hace referencia el numeral 4 del artículo 14 del Decreto 2685 de 1999, deberá ser soportado con los estados financieros básicos, Balance General, Estado de Resultados, Estado de Cambios en el Patrimonio. Estado de cambios en la situación financiera, Estado de Flujos de Efectivo, y sus soportes contables, con el cumplimiento de los requisitos establecidos en el Decreto 2649 de 1993 y demás normas vigentes. Para el efecto, prevalecerán las disposiciones de carácter tributario cuando exista incompatibilidad entre la información contable y la fiscal; c) Al suministrar los nombres e identificación de los empleados que actuarán como sus agentes de aduanas y auxiliares, o como los representantes aduaneros para efecto de otras inscripciones o autorizaciones, deberá indicar la administración o administraciones aduaneras ante las cuales actuarán de acuerdo a su autorización, acreditando la idoneidad profesional. Tratándose de las agencias niveles 1 y 2, los agentes de aduanas y auxiliares podrán actuar en todo el territorio nacional; d) Manifestar que ni sus socios, ni el representante legal, ni los empleados que pretende acreditar

como sus agentes de aduanas, se encuentran incursos en alguna de las inhabilidades o incompatibilidades de que trata el artículo 27-6; e) Tratándose de las agencias de los niveles 3 y 4, informar la jurisdicción de la administración de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales donde pretende ejercer su actividad; f) Las hojas de vida de que trata el numeral 4 del artículo 17 del Decreto 2685 de 1999, deberán incluir únicamente la información general de identificación y la experiencia y estudios realizados relacionados con la actividad de comercio exterior. La persona responsable del cumplimiento del Código de Ética deberá acreditar experiencia en el área de recursos humanos. Para el cumplimiento de lo previsto en el parágrafo 2o del artículo 17 del Decreto 2685 de 1999, será necesario incluir únicamente la información general de identificación del personal directivo de las personas jurídicas que sean socias de la persona jurídica que presenta la solicitud de autorización como agencia de aduanas; g) De conformidad con lo previsto en los numerales 8 del artículo 14 y 18 del artículo 27-2 del Decreto 2685 de 1999, la infraestructura física, técnica, administrativa y el recurso humano, se acreditarán con documento suscrito por el representante legal de la persona jurídica que pretenda obtener la autorización para ejercer la actividad de agenciamiento aduanero, en el cual se describan ubicación, instalaciones físicas, número de empleados, organigramas, procedimientos, sistemas informáticos y de comunicación y demás información que demuestre la prestación del servicio y el adecuado desempeño de las labores de acuerdo al volumen de operaciones. Lo

anterior sin perjuicio de las visitas de control que efectúe la División de Registro y Control de la Subdirección de Comercio Exterior de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, o la dependencia que haga sus veces, para establecer el debido cumplimiento de estos requisitos. PARÁGRAFO 1o. Ejecutoriado el acto administrativo que autorice la respectiva agencia de aduanas, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales actualizará de manera oficiosa en el Registro Único Tributario la calidad de “usuario aduanero agencia de aduanas”. PARÁGRAFO 2o. Las agencias de aduanas nivel 1 deberán acreditar el cumplimiento de los requisitos previstos en el parágrafo del artículo 14 del Decreto 2685 de 1999, con los siguientes documentos: Manifestación suscrita por el representante legal en la cual se relacionen los actos administrativos de autorización para ejercer la actividad de agenciamiento o intermediación aduanera, según el caso. Certificación suscrita por el representante legal y revisor fiscal en la que se acredite que en el año inmediatamente anterior a la fecha de la radicación de la solicitud la sociedad ejerció la actividad de agenciamiento o intermediación aduanera respecto de operaciones de importación y exportación cuya cuantía exceda el valor FOB de quinientos mil salarios mínimos mensuales legales vigentes (500.000 smmlv) a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior. Certificaciones de idoneidad profesional y transparencia en la prestación del servicio de intermediación aduanera durante el ejercicio de su actividad, expedida por los representantes legales de por lo menos tres (3) de sus principales clientes, o certificaciones de calidad de sus

procesos, expedidas conforme con las disposiciones legales especiales. PARÁGRAFO 3o. Lo previsto en los literales e), f) y g) sólo aplicará a las solicitudes de autorización de las agencias de aduanas. Las referencias al presente artículo contenidas en esta resolución para el cumplimiento de requisitos sobre otras inscripciones, autorizaciones o habilitaciones, se entenderán referidas, a los literales a), b), c) y d) según corresponda, de acuerdo con el tipo de solicitud. ARTÍCULO 9-1. CONDICIONES Y REQUISITOS ESPECIALES PARA EL EJERCICIO DE LA ACTIVIDAD DE LAS AGENCIAS DE ADUANAS NIVEL 1. <Artículo adicionado por el artículo 1 de la Resolución 8274 de 2008.> Para dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 15 del Decreto 2685 de 1999, se deberá tener en cuenta lo siguiente: a) La creación del comité de control y auditoría previsto en el artículo 24 del Decreto 2685 de 1999, se acreditará con los estatutos societarios en los cuales debe estar prevista la regulación del mismo. El comité deberá iniciar sus actividades dentro del mes siguiente a la ejecutoria del acto administrativo de autorización o de homologación según sea el caso; b) En cumplimiento de lo previsto en el numeral 3 del artículo 15 del Decreto 2685 de 1999, la agencia de aduanas de nivel 1 deberá dentro del mes siguiente a la ejecutoria del acto administrativo de autorización o de homologación, según sea el caso, tener en funcionamiento la página web, donde deberá mantener información básica y actualizada sobre sus estados

financieros; datos de identificación general de sus representantes legales, gerentes, agentes de aduanas y auxiliares incluyendo un resumen de su experiencia y formación académica relacionada con las operaciones de comercio exterior. Así mismo, deberá relacionar los diferentes servicios que ofrece, su cobertura a nivel nacional e informar el número de la resolución que los autorizó o renovó; c) Los manuales señalados en el numeral 7 del artículo 17 en concordancia con el artículo 27 del Decreto 2685 de 1999, deberán desarrollarse y ajustarse teniendo en cuenta las metodologías estandarizadas existentes en normas de calidad, para cada uno de ellos. Los manuales deberán actualizarse de manera permanente, teniendo en cuenta las modificaciones normativas; d) Para acreditar la designación y mantenimiento del empleado de que trata el numeral 4 del artículo 15 se deberá allegar copia del organigrama de la sociedad, en el que se observe este cargo. PARÁGRAFO. <Parágrafo adicionado por el artículo 1 de la Resolución 8571 de 2010.> Para el cumplimiento de lo establecido en el literal b) del presente artículo, las Agencias de Aduanas al publicar y actualizar anualmente con corte a 31 de diciembre la información básica de sus estados financieros deberán indicar como mínimo el total de las siguientes cifras: Activos corrientes y no corrientes, pasivo corriente y no corriente, ingresos, costos, gastos. ARTÍCULO 9-2. COBERTURA PARA EL EJERCICIO DE LA ACTIVIDAD DE AGENCIAMIENTO ADUANERO. <Artículo adicionado por el artículo 1 de la Resolución 8274 de 2008.> Para

garantizar la prestación del servicio de agenciamiento aduanero, las agencias de aduanas deberán tener en cuenta que: Las agencias de aduanas de los niveles 1 y 2, deben ejercer el agenciamiento aduanero en todo el territorio nacional, para lo cual podrán actuar en un lugar del territorio nacional diferente al de su domicilio principal, a través de sus agentes de aduanas o auxiliares mediante el desplazamiento físico hacia el lugar donde se prestará el servicio, o por medio de sus sucursales conforme lo establece el Código de Comercio. La agencia de aduanas podrá promover su actividad comercial a través de agencias comerciales de conformidad con lo establecido en los artículos 264 y 1317 del Código de Comercio quienes no podrán representarla para las operaciones de comercio exterior. Las agencias de aduanas del nivel 1 podrán ejercer la actividad de agenciamiento aduanero en las jurisdicciones aduaneras de las administraciones de Impuestos y/o Aduanas de Arauca, Inírida, Leticia, Puerto Asís, Puerto Carreño, San Andrés, Tumaco y Yopal a través de convenios celebrados con las agencias de aduanas del nivel 4. Para tal efecto, los agentes de aduanas y auxiliares de las agencias del nivel 4 actuarán amparados en el respectivo convenio a nombre y en representación de las agencias de aduanas del nivel 1. Estas últimas serán las responsables de la actividad de agenciamiento aduanero que se ejerza bajo dichas circunstancias. Las agencias de aduanas de los niveles 3 y 4 deberán ejercer su actividad de agenciamiento aduanero exclusivamente en una sola de las jurisdicciones señaladas en los numerales 3 y 4 del

artículo 19 del Decreto 2685 de 1999 respectivamente y solo respecto de operaciones sobre las cuales no exista limitación alguna, so pena de la aplicación de las sanciones a que haya lugar. PARÁGRAFO. De conformidad con lo previsto en los artículos 19 y 20 del Decreto 2685 de 1999, el acto administrativo por medio del cual se establezcan restricciones o limitaciones a las operaciones de comercio exterior deberá señalar el nivel o niveles de las agencias de aduanas que podrán desarrollar la actividad de agenciamiento sobre dichas operaciones. En ningún caso se aplicarán limitaciones o restricciones en el agenciamiento aduanero a las agencias de aduanas nivel 2, cuando se trate de operaciones de comercio exterior sobre mercancías consignadas o endosadas a usuarios aduaneros permanentes o usuarios altamente exportadores, que ostenten la calidad de grandes contribuyentes. <Inciso adicionado por el artículo 1 de la Resolución 9255 de 2008.> Tampoco se aplicarán las limitaciones o restricciones en el agenciamiento aduanero a las agencias de aduanas de cualquier nivel, cuando se trate de operaciones de comercio exterior sobre mercancías consignadas o endosadas a agentes diplomáticos, consulares y organismos internacionales acreditados en el país. ARTÍCULO 10. REQUISITOS DE LOS AGENTES DE ADUANAS, REPRESENTANTES ADUANEROS Y AUXILIARES. <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 8274 de 2008.> Sin perjuicio del cumplimiento de los demás requisitos establecidos en el Decreto 2685 de 1999, las agencias de aduanas y los demás usuarios de conformidad con el Decreto 2685 de 1999,

deben acreditar que sus agentes de aduanas, representantes aduaneros y auxiliares, cumplen con las siguientes condiciones: a) Agentes de aduanas. Título profesional o título de tecnólogo en comercio exterior o carreras afines, o en su defecto acreditar cinco (5) años de experiencia relacionados con actividades de comercio exterior. Los representantes aduaneros de los demás usuarios auxiliares de la función aduanera deberán cumplir igualmente con este requisito; b) Auxiliares: Título de Técnico o Título de bachiller con dos (2) años de experiencia certificada en actividades de comercio exterior. En sustitución del título se podrán acreditar dos (2) años de experiencia relacionados con actividades de comercio exterior. PARÁGRAFO 1o. Los agentes de aduanas, representantes aduaneros y auxiliares de los usuarios y auxiliares de la función pública aduanera, sólo podrán actuar a nombre y por encargo de una sola persona jurídica. En los casos en que exista convenio de operación entre una agencia de aduanas nivel 1 y otra nivel 4 conforme lo establece el parágrafo del artículo 19 del Decreto 2685 de 1999, los agentes de aduanas y los auxiliares de la agencia de aduanas nivel 4 actuarán en representación de la agencia de aduanas de nivel 1, previa suscripción del contrato respectivo. Para tal efecto, el agente de aduanas de la agencia de aduanas nivel 4, firmará los documentos aduaneros correspondientes, sin perjuicio de la responsabilidad en el ejercicio del agenciamiento, la cual estará a cargo de la agencia de aduanas nivel 1. PARÁGRAFO 2o. Los agentes de aduanas y los representantes aduaneros deberán estar inscritos

en el Registro Único Tributario en la calidad y con la responsabilidad correspondiente. PARÁGRAFO 3o. <Parágrafo adicionado por el artículo 1 de la Resolución 10273 de 2009.> Los auxiliares podrán asistir a las diligencias de inspección y suscribir las actas a que haya lugar, siempre y cuando actúen en representación de la agencia de aduanas a través de poder especial debidamente otorgado por el representante legal. ARTÍCULO 11. VINCULACIÓN Y DESVINCULACIÓN DE AGENTES DE ADUANAS Y AUXILIARES. <Artículo modificado por el artículo 2 de la Resolución 245 de 2013.> El representante legal del obligado a presentar la información de que trata esta resolución, presentará las hojas de vida, efectuará el registro de vinculación y desvinculación y mantendrá actualizada la información de las personas a través del Servicio Informático Electrónico dispuesto por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. El envío de la información correspondiente a la presentación de hojas vida, registro de vinculación y actualización de personas, quedará formalizado ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, cuando en el Servicio Informático Electrónico de Presentación de Información por Envío de Archivos, el estado del envío sea “Solicitud Exitosa”, y cuando en el Servicio Informático Electrónico de Gestión de Personas, la consulta de la persona genere el Formato 1526Presentación de personas” con marca de agua “Recibido”. El registro de desvinculación de personas, quedará formalizado ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, cuando en el Servicio Informático Electrónico de Gestión de Personas, la consulta de la persona genere el Formato 1783 - Reporte desvinculación de personas” con marca

de agua “Recibido”. Los documentos soporte que acreditan la información presentada, se deben conservar por parte del usuario y serán puestos a disposición de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en el momento que esta lo solicite. De acuerdo con la información registrada, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales actualizará de oficio el Registro Único Tributario de la organización informante, incluyendo las personas que actúan como agentes y representantes aduaneros, siempre y cuando estas personas cuenten con su respectiva inscripción en el Registro Único Tributario como persona natural; así mismo, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales actualizará de oficio el Registro Único Tributario de la organización informante, excluyendo las personas que dejarán de actuar como agentes y representantes aduaneros. PARÁGRAFO 1o. Para todos los efectos, se entiende hoja de vida de una persona, el Formato 1526 - Presentación de Personas. PARÁGRAFO 2o. Se entenderá registrada la vinculación, con la presentación de la hoja de vida a través del Formato 1526Presentación de Personas. PARÁGRAFO 3o. La actualización en la información de la persona presentada, reemplaza totalmente la información existente; lo anterior sin perjuicio de la nueva verificación de la información que pueda realizar la DIAN. PARÁGRAFO 4o. Cuando la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales lo establezca, el representante legal también podrá realizar la presentación de hojas de vida, registro de vinculación y actualización de la información de personas, en el Servicio informático Electrónico de Gestión de Personas. PARÁGRAFO 5o. El reporte de la desvinculación puede darse por retiro de la persona de la

organización o porque ya no ostenta ninguno de los roles que comprende la funcionalidad. PARÁGRAFO 6o. El registro de la desvinculación de personas, aplica para todas las personas señaladas en el artículo 11-3 de la Resolución número 4240 de 2000. ARTÍCULO 11-1. ÁMBITO DE APLICACIÓN. <Artículo adicionado por el artículo 3 de la Resolución 245 de 2013.> La presentación de hojas vida, el registro de vinculación y desvinculación, aplica para: a) Las Agencias de Aduanas, los Usuarios Aduaneros Permanentes y los Usuarios Altamente Exportadores, que deban presentar ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, información de las personas vinculadas a su organización como representantes, agentes y auxiliares aduaneros y/o reportar la desvinculación de los mismos; b) Los usuarios que se encuentren reconocidos, inscritos, autorizados y habilitados ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y que al momento de presentar la solicitud, cumplieron con el requisito de presentar las hojas de vida de sus representantes legales, socios, directivos, administradores de depósitos y responsable del Código de Ética. ARTÍCULO 11-2. REGISTRO ÁMBITO DE ACTUACIÓN. <Artículo adicionado por el artículo 4 de la Resolución 245 de 2013.> El ámbito de actuación para los representantes, agentes y auxiliares aduaneros, corresponde al tipo de autorización, reconocimiento, inscripción de la Agencia de Aduanas, Usuario Aduanero Permanente y Usuario Altamente Exportador. El representante legal de la Agencia de Aduanas, Usuario Aduanero Permanente y del Usuario

Altamente Exportador, a través del Servicio Informático Electrónico de Gestión de Personas, podrá delimitar dentro de su ámbito de actuación, las Direcciones Seccionales de Aduanas donde actuarán sus representantes, agentes y auxiliares aduaneros. El registro del ámbito de actuación, quedará formalizado ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en el Servicio Informático Electrónico de Gestión de Personas, en la consulta de ámbito de actuación. ARTÍCULO 11-3. PERSONAS SOBRE LAS QUE SE DEBE PRESENTAR INFORMACIÓN. <Artículo adicionado por el artículo 5 de la Resolución 245 de 2013.> Los usuarios indicados en el artículo 11-1 de la presente resolución deben presentar la informaci