DPS - Resolución 00463 de 2023

PROSPERIDAD SOCIAL RESOLUCION No. (46 3 DE g 6 MAR 2023 «Por medio de la cual se modifica la Resolución No. 02874 del 7 de diciembre de 2021 “Por la cual se establecen los Grupos Internos de Trabajo del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, su denominación y funciones y se dictan otras disposiciones”» LA DIRECTORA DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por el artículo 115 de la Ley 489 de 1998 y el numeral 10 del artículo 10 del Decreto 2094 de 2016, y CONSIDERANDO: Que la Ley 489 de 1998 en el artículo 115 establece como facultad de los representantes legales de las entidades del orden nacional, la creación y organización de grupos internos de trabajo, de carácter permanente o transitorio con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos, políticas y programas a cargo de los respectivos organismos. Que mediante el Decreto No. 2094 del 22 de diciembre de 2016, se modificó la. estructura del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social - Prosperidad Social, modificado a través del Decreto No. 1663 del 6 de diciembre de 2021. Que a su vez, mediante el Decreto No. 4966 del 30 de diciembre de 2011, se estableció la planta de personal del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, modificado a través de los Decretos No. 2582 del 13 de diciembre de 2012, No. 2562 del 30 de diciembre de 2015, No. 2095 del 22 de diciembre de 2016 y No. 1664 del 6 de diciembre de 2021, suprimiendo y creando unos empleos.

22 de diciembre de 2016 y No. 1664 del 6 de diciembre de 2021, suprimiendo y creando unos empleos. Que mediante la Resolución No. 02874 del 7 de diciembre de 2021, se establecieron los Grupos Internos de Trabajo en el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, su denominación y funciones, modificada mediante la Resolución No. 01493 del 5 de julio de 2022. Que teniendo en cuenta las necesidades del servicio presentadas en la Secretaria General, Subdirección de Operaciones y Subdirección de Talento Humano del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, es procedente efectuar la modificación de sus grupos internos de trabajo, en aras de fortalecer la organización interna del Departamento, con el propósito de lograr eficiencia y agilidad en el desarrollo de planes, programas y proyectos y garantizar su eficiente funcionamiento en desarrollo de lo previsto en el artículo 115 de la Ley 489 de 1998. Que en mérito de lo expuesto, RESUELVE: Artículo 1. Secretaría General. Modificar el artículo 15 de la Resolución No. 02874 del 7 de diciembre de 2021, modificada mediante la Resolución No. 01493 del 5 de julio de 2022, el cual quedará así: “Artículo 15. Secretaría General. Harán parte de la Secretaría General, los siguientes Grupos Internos de Trabajo desarrollando las funciones que a continuación se asignan: Grupo Interno de Trabajo - Instrucción de Control Interno Disciplinario. Grupo Interno de Trabajo - Participación Ciudadana. Grupo Interno de Trabajo - Planeación y Seguimiento de Servicios de Apoyo. Grupo Interno de Trabajo - Infraestructura y Servicios de Tecnologías de Información. Grupo Interno de Trabajo - Comisiones y Desplazamientos.

SsPROSPERIDAD SOCIAL

Grupo Interno de Trabajo - Planeación y Seguimiento de Servicios de Apoyo. Grupo Interno de Trabajo - Infraestructura y Servicios de Tecnologías de Información. Grupo Interno de Trabajo - Comisiones y Desplazamientos.

SsPROSPERIDAD SOCIAL nas RESOLUCION No. Ú() / 6 DE (6 MAR 2023

Continuación de la Resolución «Por medio de la cual se modifica la Resolución No. 02874 del 7 de diciembre de 2021 “Por la cual se establecen los Grupos Internos de Trabajo del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, su denominación y funciones y se dictan otras disposiciones”» a. El Grupo Interno de Trabajo - Instrucción de Control Interno Disciplinario, tendrá las siguientes funciones: ft. Gestionar y controlar las actuaciones disciplinarias adelantadas en la entidad que se encuentran en la etapa de Instrucción. 2 2 Recibir y tramitar las quejas, informes o denuncias por violación de normas constitucionales o legales, presuntamente cometidas por los sujetos disciplinables de la entidad y adelantar las actuaciones necesarias para determinar la procedencia de la acción disciplinaria cuando a ello haya lugar. E A Sustanciar de conformidad con la Ley 1952 de 2019 modificada por la Ley 2094 de 2021, y las demás normas vigentes en la materia, las investigaciones disciplinarias de competencia del Secretario General del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social — Prosperidad Social. 4. 4. Proyectar para la firma del Secretario General, los autos de apertura de indagación previa, investigación disciplinaria, archivo, pliego de cargos, citación a audiencia y en general, todos los actos administrativos que impulsen o decidan de fondo el proceso disciplinario.

previa, investigación disciplinaria, archivo, pliego de cargos, citación a audiencia y en general, todos los actos administrativos que impulsen o decidan de fondo el proceso disciplinario. 5. 5 Llevar y mantener actualizados los registros de las quejas recibidas y de las diferentes actuaciones cursadas en los diversos procesos disciplinarios en el Sistema de Información del Grupo Interno de Trabajo de Instrucción de Control Interno Disciplinario. 6. 6. Informar a la Procuraduría General de la Nación, a la Fiscalía General de la Nación y a la Contraloría General de la República, los hechos irregulares ocurridos en el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social de los que se tenga conocimiento en ejercicio de la función, según la competencia de cada uno de estos entes de Control.

7. Elaborar los informes requeridos por la Secretaria General.

8. Promover y desarrollar continuamente la implementación, mantenimiento y mejora del Modelo Integrado de Planeación y Gestión en sus actividades.

9. Las demás que le sean asignadas de acuerdo con su naturaleza.

b. El Grupo Interno de Trabajo — Participación Ciudadana, tendrá las siguientes funciones:

1. Establecer lineamientos relacionados con las políticas, planes y estrategias del modelo de participación y servicio a los ciudadanos e instituciones cliente, que involucren acciones en materia de atención y orientación, acceso a la información, cultura de servicio, atención multicanal, innovación social y colaboración ciudadana.

2. Diseñar e implementar la política, lineamientos y acciones para la gestión de los derechos de petición (peticiones, quejas, reclamos, denuncias); promoviendo la efectividad, expresada en oportunidad y calidad, de la misma.

3. Efectuar el reporte mensual de los derechos de petición (peticiones, quejas, reclamos,

petición (peticiones, quejas, reclamos, denuncias); promoviendo la efectividad, expresada en oportunidad y calidad, de la misma.

3. Efectuar el reporte mensual de los derechos de petición (peticiones, quejas, reclamos, denuncias), realizar informes sobre la efectividad de la gestión y dar respuesta a requerimientos relacionados que se presenten ante la Entidad según los lineamientos y el procedimiento que se determine.

4. Proponer y gestionar las estrategias de participación para contribuir en la calidad, pertinencia y cobertura de las intervenciones de la Entidad con los ciudadanos e instituciones cliente.

5. Gestionar la estrategia de atención multicanal de la Entidad, con el fin de garantizar la satisfacción a los ciudadanos e instituciones cliente, promoviendo acciones de mejora en el marco del modelo de participación y servicio.

6. Proponer e implementar las estrategias y acciones para la incorporación de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) y los lineamientos de gobierno en línea (GEL) en el modelo participación y servicio a los ciudadanos e instituciones cliente de la Entidad.PROSPERIDAD SOCIAL RESOLUCION No. PD 463 "DE 06 mar 2023

Continuación de la Resolución «Por medio de la cual se modifica la Resolución No. 02874 del 7 de diciembre de 2021 "Por la cual se establecen los Grupos Internos de Trabajo del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, su denominación y funciones y se dictan otras disposiciones”» E 9. Proponer lineamientos y mecanismos que permitan la evaluación del proceso de participación y servicio en la Entidad, así como el seguimiento y la medición de satisfacción a las actividades institucionales que impliquen atención y orientación a los ciudadanos.

E 9. Proponer lineamientos y mecanismos que permitan la evaluación del proceso de participación y servicio en la Entidad, así como el seguimiento y la medición de satisfacción a las actividades institucionales que impliquen atención y orientación a los ciudadanos. Articular las relaciones interinstitucionales para propiciar estrategias y acciones, que promuevan y fortalezcan la implementación del modelo de participación y servicio a los ciudadanos e instituciones cliente e innovación social, de la Entidad. Elaborar los informes requeridos por la Secretaria General.

10. Promover y desarrollar continuamente la implementación, mantenimiento y mejora del Modelo

71. Integrado de Planeación y Gestión en sus actividades. Las demás que le sean asignadas de acuerdo con su naturaleza. c. El Grupo Interno de Trabajo - Planeación y Seguimiento de Servicios de Apoyo, tendrá las siguientes funciones: 7 2. 10. 11. 12, 13. Consolidar el plan general de la Secretaría General y sus dependencias, de acuerdo con el Plan estratégico de la entidad y con la normatividad vigente. Apoyar técnicamente y brindar soporte a los Subdirectores y Coordinadores de los Grupos Internos de Trabajo de la Secretaría General, en la formulación y ajuste de los Planes, Procesos y Procedimientos de acuerdo con el Sistema de Gestión Integral. Proponer, diseñar y ajustar los procesos del Sistema de Gestión de Calidad a cargo de la Secretaría General, de acuerdo con las funciones, con el Plan Estratégico del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social y la normatividad vigente. Diseñar y ajustar el sistema de seguimiento y los instrumentos necesarios para la captura de la información referente al avance de los planes de la Secretaría General que sirvan de

Administrativo para la Prosperidad Social y la normatividad vigente. Diseñar y ajustar el sistema de seguimiento y los instrumentos necesarios para la captura de la información referente al avance de los planes de la Secretaría General que sirvan de retroalimentación efectiva para la mejora continua. Coordinar la elaboración y realizar seguimiento al Plan de Acción de la Secretaría General y sus Subdirecciones, mediante las herramientas y metodologías establecidas institucionalmente en materia de gestión de los procesos de apoyo, de acuerdo con el Sistema de Gestión Integral y la normatividad vigente. Coordinar con la Subdirección de Operaciones y las demás dependencias del Departamento Administrativo, la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones y realizar su seguimiento mediante las herramientas establecidas para tales efectos, de acuerdo con la normatividad vigente. Coordinar la elaboración y realizar seguimiento al Plan Financiero, mediante las herramientas y metodologías establecidas para tales efectos en materia de gestión financiera y presupuestal, de acuerdo de acuerdo con la normatividad vigente. Hacer seguimiento a la prestación de los servicios brindados por cada una de las Subdirecciones de la Secretaría General, acordados con los clientes internos y/o entidades adscritas a la Entidad, según los niveles de servicio y las especificaciones de calidad, tiempo y entrega de éstos. Servir como enlace de las entidades adscritas al Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, en lo relacionado con los procesos de apoyo. Propender por la puesta en marcha de metodologías y mecanismos de carácter administrativo y organizacional, para lograr el buen manejo y gestión de los recursos humanos, físicos, tecnológicos y materiales que se requieren para el funcionamiento y la operatividad institucional.

y organizacional, para lograr el buen manejo y gestión de los recursos humanos, físicos, tecnológicos y materiales que se requieren para el funcionamiento y la operatividad institucional. Ejercer la Secretaría Técnica de los comités de la Secretaría General, con el fin de levantar las actas - compromisos y efectuar el seguimiento respectivo. Elaborar los informes requeridos por la Secretaria General. Promover y desarrollar continuamente la implementación, mantenimiento y mejora del Modelo Integrado de Planeación y Gestión en sus actividades.PROSPERIDAD SOCIAL - O0DAR! | 5 MAR 2 RESOLUCION No 045 3 DE 06 MAR 2023 Continuación de la Resolución «Por medio de la cual se modifica la Resolución No. 02874 del 7 de diciembre de 2021 “Por la cual se establecen los Grupos Internos de Trabajo del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, su denominación y funciones y se dictan otras disposiciones”»

14. Las demás que le sean asignadas de acuerdo con su naturaleza.

d. El Grupo Interno de Trabajo — Infraestructura y Servicios de Tecnologías de Información, tendrá las siguientes funciones:

1. Realizar la prestación integrada de servicios tecnológicos que requiere la entidad.

2. Gestionar, planificar y controlar el mantenimiento preventivo y correctivo de la infraestructura tecnológica de la entidad.

3. Definir y administrar los niveles de servicios tecnológicos, de conformidad con los requerimientos de las dependencias del Departamento Administrativo, los procesos y procedimientos establecidos.

4. Garantizar la disponibilidad de la plataforma de tecnología y atender los niveles de servicios acordados con los usuarios.

5. Prestar los servicios de mesa de ayuda, soporte a usuarios en sitio y solución de problemas

procedimientos establecidos.

4. Garantizar la disponibilidad de la plataforma de tecnología y atender los niveles de servicios acordados con los usuarios.

5. Prestar los servicios de mesa de ayuda, soporte a usuarios en sitio y solución de problemas relacionados con la operación tecnológica del Departamento Administrativo.

6. Asegurar el correcto funcionamiento de los recursos informáticos.

7. Gestionar la adquisición, mantenimiento y la actualización de la plataforma tecnológica, de acuerdo con las tendencias y necesidades de la entidad.

8. Mantener en funcionamiento las aplicaciones en producción, mediante la administración de los servidores, el sistema operativo, las bases de datos y los servicios de telecomunicaciones.

9. Brindar asesoría a las dependencias en la definición y valoración de necesidades tecnológicas.

10. Elaborar los informes requeridos por el Secretario General.

11. Promover y desarrollar continuamente la implementación, mantenimiento y mejora del Modelo Integrado de Planeación y Gestión en sus actividades.

12. Las demás que le sean asignadas de acuerdo con su naturaleza.

e. El Grupo Interno de Trabajo - Comisiones y Desplazamientos, tendrá las siguientes funciones:

1. Tramitar ante la autoridad competente las comisiones de servicio, cumpliendo con las normas, procedimientos y requisitos vigentes establecidos.

2. Realizar el seguimiento y control a los requerimientos de comisiones de servicio de los servidores públicos de la Entidad, de acuerdo con los procedimientos y lineamientos institucionales.

3. Proyectar y revisar los actos administrativos, oficios, memorandos y comunicaciones relacionados con la gestión y el trámite de comisiones de servicio de los servidores públicos de la Entidad, de acuerdo con los procedimientos y la normatividad vigente aplicable sobre la materia.

relacionados con la gestión y el trámite de comisiones de servicio de los servidores públicos de la Entidad, de acuerdo con los procedimientos y la normatividad vigente aplicable sobre la materia.

4. Gestionar las actividades relacionadas con el suministro de tiquetes aéreos nacionales e internacionales, de acuerdo con las necesidades institucionales y los procedimientos definidos.

5. Gestionar las actividades relacionadas con el reconocimiento y trámite de pago de viáticos y gastos de viaje, de acuerdo con los procedimientos establecidos y la normatividad vigente.

6. Administrar la información relacionada con las comisiones de servicio, viáticos y gastos de viaje, en las herramientas tecnológicas que disponga la Entidad para tales efectos, de acuerdo con los procedimientos y los manuales de operación.

7. Prestar orientación a las distintas dependencias de la Entidad, respecto de los trámites y procedimientos internos relacionados con las comisiones de servicios.

8. Elaborar los informes requeridos por la Secretaria General.Íí__ PROSPERIDAD SOCIAL RESOLUCION No. 00) 463 DE 0 6 MAR 2023

Continuación de la Resolución «Por medio de la cual se modifica la Resolución No. 02874 del 7 de diciembre de 2021 "Por la cual se establecen los Grupos Internos de Trabajo del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, su denominación y funciones y se dictan otras disposiciones”»

9. Promover y desarrollar continuamente la implementación, mantenimiento y mejora del Modelo Integrado de Planeación y Gestión en sus actividades.

10. Las demás que le sean asignadas de acuerdo con su naturaleza.” Artículo 2. Subdirección de Operaciones. Modificar el artículo 17 de la Resolución No. 02874 del 7

Integrado de Planeación y Gestión en sus actividades.

10. Las demás que le sean asignadas de acuerdo con su naturaleza.” Artículo 2. Subdirección de Operaciones. Modificar el artículo 17 de la Resolución No. 02874 del 7 de diciembre de 2021, modificada mediante la Resolución No. 01493 del 5 de julio de 2022, el cual quedara así: “Artículo 17. Subdirección de Operaciones. Harán parte de la Subdirección de Operaciones los siguientes Grupos de Trabajo, desarrollando las funciones que a continuación se le asignan:

a. Grupo Interno de Trabajo - Administración de Bienes b. Grupo Interno de Trabajo - Prestación de Servicios c. Grupo Interno de Trabajo - Gestión Documental d. Grupo Interno de Trabajo - Servicios de Transporte y Seguridad a. El Grupo Interno de Trabajo - Administración de Bienes, tendrá las siguientes funciones:

1. Definir el reglamento interno y las políticas para el uso y manejo de bienes y velar por su cumplimiento, para garantizar su adecuada administración, de acuerdo con las necesidades de la Entidad y las normas vigentes.

2. Acompañar y orientar la planeación de la adquisición de bienes que requiere la Entidad para su funcionamiento, de conformidad con las necesidades, procedimientos establecidos y las normas legales vigentes.

3. Recibir y registrar en el inventario, los bienes adquiridos por la entidad para llevar un correcto control de los mismos, de conformidad con los procedimientos establecidos y la normatividad vigente.

4. Adelantar las gestiones pertinentes para el aseguramiento de todos los bienes de la Entidad y el pago de las obligaciones tributarias propias de ellos, con el fin de garantizar su integridad y

vigente.

4. Adelantar las gestiones pertinentes para el aseguramiento de todos los bienes de la Entidad y el pago de las obligaciones tributarias propias de ellos, con el fin de garantizar su integridad y disponibilidad, de acuerdo con los lineamientos institucionales y las normas vigentes.

5. Asignar los bienes de la Entidad a los cuentadantes, para ejercer una adecuada administración y control sobre ellos, de acuerdo con los lineamientos y normas vigentes.

6. Realizar, depurar y actualizar los inventarios de los bienes de la Entidad, con el objeto de mejorar los mecanismos de administración y contar con los bienes suficientes e idóneos para el funcionamiento, de acuerdo con la normatividad actual y los lineamientos establecidos.

7. Ejercer control sobre los movimientos de los bienes de la Entidad, con el fin de garantizar su integridad y las eventuales responsabilidades que se puedan derivar de su cuidado, de acuerdo con los lineamientos institucionales.

8. Orientar la elaboración, programación y aplicación de los planes de mantenimiento de todos los bienes (muebles e inmuebles) de la Entidad y de los cuales ella es responsable, a fin de garantizar la funcionalidad y disponibilidad, para la puesta en servicio de los mismos de acuerdo con los lineamientos institucionales.

9. Realizar todas las acciones tendientes a la baja y enajenación de los bienes de la Entidad, que cumplan con las condiciones para ello, para contar con los bienes suficientes e idóneos para el funcionamiento, de acuerdo con las normas vigentes.

10. Establecer los mecanismos que permitan que las existencias de elementos devolutivos y de consumo en el Almacén General, sean las necesarias para atender los requerimientos de la Entidad, de conformidad con los lineamientos establecidos.

10. Establecer los mecanismos que permitan que las existencias de elementos devolutivos y de consumo en el Almacén General, sean las necesarias para atender los requerimientos de la Entidad, de conformidad con los lineamientos establecidos.

11. Garantizar la conservación y custodia de los elementos devolutivos y de consumo, que no se encuentran puestos al servicio, de tal forma que puedan abastecer las eventuales necesidades de la Entidad, de acuerdo con los lineamientos establecidos.

A sPROSPERIDAD SOCIAL E ll RESOLUCION No. DO 46 3 DE q 6 MAR 2023

Continuación de la Resolución «Por medio de la cual se modifica la Resolución No. 02874 del 7 de diciembre de 2021 “Por la cual se establecen los Grupos Internos de Trabajo del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, su denominación y funciones y se dictan otras disposiciones”»

12. Disponer lo necesario para atender las solicitudes de elementos devolutivos de las dependencias y coordinar la entrega con el Grupo Interno de Trabajo de Prestación de Servicios, de acuerdo con las necesidades, existencias y procedimientos definidos.

13. Articular con el Grupo Interno de Trabajo de Prestación de Servicios la entrega de los elementos de consumo requeridos por las dependencias, de acuerdo con las necesidades y la programación de abastecimiento establecida.

14. Registrar las entradas y salidas de los Activos en especie para la prosperidad, del inventario, de acuerdo con la información suministrada por el Grupo Interno de Trabajo de Activos para la

Prosperidad.

15. Ejercer la Secretaría Técnica del Comité de Evaluación de Bienes de la Entidad, de conformidad con la resolución de constitución.

16. Definir los mecanismos tendientes al registro, conservación y administración de la información

Prosperidad.

15. Ejercer la Secretaría Técnica del Comité de Evaluación de Bienes de la Entidad, de conformidad con la resolución de constitución.

16. Definir los mecanismos tendientes al registro, conservación y administración de la información del proceso de administración de bienes de tal forma que pueda apoyar la toma de decisiones relacionadas con los bienes de la Entidad, de acuerdo con los lineamientos definidos y las normas vigentes.

17. Elaborar los informes requeridos por el Subdirector de Operaciones y la Secretaria General.

18. Promover y desarrollar continuamente la implementación, mantenimiento y mejora del Modelo Integrado de Planeación y Gestión en sus actividades.

19. Las demás que le sean asignadas de acuerdo con su naturaleza.

b. El Grupo Interno de Trabajo - Prestación de Servicios, tendrá las siguientes funciones:

1. Definir los lineamientos para la prestación de los servicios administrativos y velar por su cumplimiento, para garantizar el correcto y eficiente funcionamiento de la Entidad, de acuerdo con sus necesidades y las normas vigentes.

2. Acompañar y orientar la planeación de la adquisición de servicios administrativos que requiere la Entidad para su funcionamiento de conformidad con las necesidades, procedimientos establecidos y las normas legales vigentes.

3. Planear, gestionar, ejecutar y controlar la prestación de los servicios administrativos, (aseo y cafetería, vigilancia, logística, impresión, digitalización y fotocopiado, suministro de elementos de oficina, servicios públicos, entre otros) que se requieran para el correcto y eficiente funcionamiento de la Entidad, así como la prestación de servicios compartidos a las entidades adscritas al Sector de conformidad con los Convenios Interadministrativos que se suscriban para ello.

funcionamiento de la Entidad, así como la prestación de servicios compartidos a las entidades adscritas al Sector de conformidad con los Convenios Interadministrativos que se suscriban para ello.

4. Realizar seguimiento a la prestación de los servicios administrativos, (aseo y cafetería, vigilancia, logística, impresión, digitalización y fotocopiado, suministro de elementos de oficina, servicios públicos, entre otros) para garantizar el funcionamiento de la Entidad, de acuerdo con los lineamientos establecidos y las normas vigentes.

5. Gestionar la entrega de los elementos devolutivos, solicitados por las dependencias de la Entidad y el alistamiento con el Grupo Interno de Trabajo de Administración de Bienes, de acuerdo con las necesidades, servicios contratados y procedimientos definidos.

6. Articular con el Grupo Interno de Trabajo de Administración de Bienes el alistamiento de los elementos de consumo requeridos por las dependencias, de acuerdo con las necesidades y la programación de abastecimiento establecida.

7. Atender y evaluar la pertinencia de las solicitudes de servicios administrativos realizadas por las diferentes dependencias de la entidad, con el propósito de dar un uso racional a los recursos y mejorar los niveles de respuesta con base en los lineamientos institucionales.

8. Realizar seguimiento al cumplimiento de la programación del abastecimiento de los elementos de consumo de las distintas dependencias de la entidad, para facilitar el desarrollo de las actividades de las mismas, con base en el Reglamento Interno para el Manejo de Bienes.

9. Controlar el consumo de elementos de las dependencias de la Entidad, con el propósito de darPROSPERIDAD SOCIAL RESOLUCION No. )0 463 DE 0 6 MAR 2023

Continuación de la Resolución «Por medio de la cual se modifica la Resolución No. 02874

RESOLUCION No. )0 463 DE 0 6 MAR 2023

Continuación de la Resolución «Por medio de la cual se modifica la Resolución No. 02874 del 7 de diciembre de 2021 “Por la cual se establecen los Grupos Internos de Trabajo del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, su denominación y funciones y se dictan otras disposiciones”» un uso racional a los recursos con base en los lineamientos institucionales.

10. Evaluar la calidad y oportunidad de los servicios prestados, para establecer mejoras al proceso de acuerdo con los lineamientos de la entidad.

11. Articular entre todos los procesos y Grupos Internos de trabajo de la dependencia y de la Entidad, para garantizar una adecuada administración de los bienes y prestación de los servicios administrativos de la entidad.

12. Definir los mecanismos de registro, conservación y administración de la información propia del proceso de prestación de servicios administrativos para la toma de decisiones relacionadas con los servicios, de acuerdo con los lineamientos de la Entidad y las normas vigentes.

13. Atender lo relacionado con la participación de la entidad en los asuntos de propiedad horizontal cuando a ello hubiera lugar.

14. Desarrollar, promover e implementar el Sistema de Gestión Ambiental para el buen uso de los recursos públicos, basados en los aspectos e impactos ambientales, incluyendo el cumplimiento de los estándares nacionales e internacionales, a través del diseño y ejecución de programas ambientales con el fin de adoptar prácticas sostenibles y resilientes y alcanzar las metas propuestas en la materia.

15. Elaborar los informes requeridos por el Subdirector de Operaciones y la Secretaria General.

16. Promover y desarrollar continuamente la implementación, mantenimiento y mejora del Modelo Integrado de Planeación y Gestión en sus actividades.

las metas propuestas en la materia.

15. Elaborar los informes requeridos por el Subdirector de Operaciones y la Secretaria General.

16. Promover y desarrollar continuamente la implementación, mantenimiento y mejora del Modelo Integrado de Planeación y Gestión en sus actividades.

17. Las demás que le sean asignadas de acuerdo con su naturaleza.

El Grupo Interno de Trabajo - Gestión Documental, tendrá las siguientes funciones:

1. Promover la aplicación de la normatividad en materia archivística, al interior de la Entidad y diseñar las estrategias de organización de los archivos permitiendo su oportuna y eficiente conservación y recuperación.

2. Gestionar las labores de recepción, procesamiento, digitalización y sistematización de documentos, para cada una de las dependencias.

3. Atender los requerimientos de información efectuados por las dependencias de la Entidad y los clientes externos, parar un adecuado manejo y administración de los documentos, de acuerdo con las políticas y procedimientos establecidos.

4. Mejorar y optimizar la calidad de los servicios prestados a los clientes internos y externos en materia de gestión documental.

5. Implementar las mejores prácticas Archivísticas, al interior de la Entidad, atendiendo las directrices del Subdirector de Operaciones y de la Secretaría General.

6. Coordinar la prestación de los servicios de correspondencia, centralizar su recepción y envío, agilizar y controlar su trámite y realizar el respectivo seguimiento para facilitar su localización y consulta en forma oportuna.

7. Gestionar la adquisición, seleccionar y catalogar el material bibliográfico que conforma la memoria de competencia del sector, y prestar el servicio de consulta.

8. Brindar asesoría a las dependencias en la definición y valoración de necesidades de servicios de gestión documental para su operación.

memoria de competencia del sector, y pr