DPS - Resolución 00831 del 3 de abril de 2012

Ml DPS DEPARTAMENTO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL RESOLUCIÓN nod 0831 so D3ABR 2012 Por el cual se establece el procedimiento de evaluaciones del Departamento de la Prosperidad Social y se unifican fos procesos de evaluación y los sistemas de seguimiento y evaluación del Sector de la Inclusión Social y la Reconciliación a cargo de la Oficina Asesora de Planeación, Monitoreo y Evaluación del Departamento para la Prosperidad Social” EL DIRECTOR GENERAL DEL DEPARTAMENTO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL En uso de sus facultades conferidas por la Ley 489 de 1998 y en especial el por los Decretos 4155, 4156, 4157, 4158, 4161 de 2011 y, CONSIDERANDO Que mediante el Decreto 4155 de 2011 se transtormó la Agencia para la Acción Social y la Cooperación Internacional, Acción Social, en el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, como organismo principal de la Administración Pública del Sector de Inclusión Social y Reconciliación, al cual fueron adscritos el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar mediante el Decreto 4156 de 2011, la Unidad Administrativa de Atención y Reparación Integral a las Víctimas por medio del Decreto 4157 del año 2011, el Centro de Memoria Histórica mediante Decreto 4158 de 2011, la Agencia Nacional para la Superación de la Pobreza Extrema adscrita a través del Decreto 4160 de 2011 y la Unidad Administrativa Especial para la Consolidación Territorial de conformidad con Decreto 4161 de 2011. Que el Decreto 4155 de 2011 artículo 14 numeral 8 se establece como función de la Oficina Asesora de Planeación, Monitoreo y Evaluación (OAPME) liderar la implementación de procesos de evaluación de los

Que el Decreto 4155 de 2011 artículo 14 numeral 8 se establece como función de la Oficina Asesora de Planeación, Monitoreo y Evaluación (OAPME) liderar la implementación de procesos de evaluación de los programas y/o proyectos con el fin de dar cumplimiento al objeto del Departamento para la Prosperidad Social; asi como, “asesorar a las entidades adscritas al Departamento Administrativo en la definición, diseño e implementación de evaluación internas y externas, y promover ajustes operativos de acuerdo con los resultados de dichas evaluaciones.” Que el Departamento para la Prosperidad Social (antes Acción Social) ha sido pionero en las evaluaciones de programas sociales, a través de la implementación de la evaluación del programa Familias en Acción en el año

2004. Estos resultados permitieron mejorar y expandir el programa de acuerdo a las evidencias halladas y a los buenos resultados frente a los objetivos definidos por el mismo. A partir de ese momento, la entidad ha fortalecido y promovido los procesos de evaluación que den cuenta de la eficiencia, eficacia y efectividad de las intervenciones, de tal forma que la gestión cuente con una herramienta importante para realizar ajustes en las debilidades y potenciar las fortalezas que se evidencias en la evaluación.

Que desde la Oficina Asesora de Planeación, Monitoreo y Evaluación (OAPME) la Entidad ha realizado acompañamiento técnico frente a los tipos de evaluación y a las metodologías empleadas, así como al proceso de diseño, contratación, desarrollo y retroalimentación de las evaluaciones. Al año 2012, por medio de este acompañamiento, han sido culminados 29 de procesos de evaluación y a la fecha se encuentran en desarrollo 13 procesos de los distintos programas sociales que conformaban la Agencia Presidencial para la Acción Social y la Cooperación Internacional — ACCIÓN SOCIAL.

acompañamiento, han sido culminados 29 de procesos de evaluación y a la fecha se encuentran en desarrollo 13 procesos de los distintos programas sociales que conformaban la Agencia Presidencial para la Acción Social y la Cooperación Internacional — ACCIÓN SOCIAL. Que para cada vigencia, el Departamento para la Prosperidad Social y el Departamento Nacional de Planeación (DNP) suscribe un convenio interadministrativo con el fin de aunar esfuerzos para la cooperación técnica y administrativa, con el fin de brindar asesoría técnica y acompañamiento permanente al Departamento en las etapas que se requieran para realizar las evaluaciones de sus distintas intervenciones. Que el procedimiento establecido: "Evaluación de Programas y Procesos” tiene como objeto diseñar e implementar un sistema unificado de evaluación para identificar fortalezas y debilidades de los procesos del Departamento y de esta manera potencializar las primeras y corregir oportunamente las segundas. Así mismo, que a través de este, son definidas dos lineas de trabajo para el desarrollo de evaluaciones de los programas: interna y externa. e La Evaluación Externa se realiza a los programas identificados en la agenda anual establecida por la Dirección de Evaluación de Políticas Públicas (DEPP) del DNP y la OAPME del Departamento para la Prosperidad Social como parte del convenio interadministrativo marco de cooperación suscrito entre las dos Entidades. El procedimiento de evaluación externa comprende cuatro (4) fases, a saber: diseño de la evaluación, contratación, ejecución (supervisión técnica) y uso de resultados. A través de esta modalidad, al realizarse por un externo al Departamento, se debe gestionar la contratación de la evaluación (recursos, términos de referencia, evaluación de propuestas, selección de la firma). La fuente de financiación de cada

al realizarse por un externo al Departamento, se debe gestionar la contratación de la evaluación (recursos, términos de referencia, evaluación de propuestas, selección de la firma). La fuente de financiación de cada una de las evaluaciones serán acordadas entre la OAPME y la DEPP, de tal manera que se determine si los recursos se originan en el Departamento para la Prosperidad Social o en el Departamento Nacional de

Planeación.MIPS DEPARTAMENTO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL

RESOLUCIÓN No. 0 08 3 1 de 03JABR 2012 “Por el cual se establece el procedimiento de evaluaciones del Departamento de la Prosperidad Social y se unifican los procesos de evaluación y los sistemas de seguimiento y evaluación del Sector de la Inclusión Social y la Reconciliación a cargo de la Oficina Asesora de Planeación, Monitoreo y Evaluación del Departamento para la Prosperidad Social” + Enla primera fase de la evaluación externa, Diseño de la Evaluación, la DEPP del DNP lidera el proceso de diseño de evaluación en el cual participan activamente la OAPME, la Oficina de Planeación de la entidad adscrita a la que pertenece el programa objeto de evaluación y éste mismo. En esta fase se elaboran las cadenas de valor y de entrega del programa y se realiza un breve mapeo de información del programa con el objetivo de entender los supuestos y la justificación sobre la cual se basa; se plantea la hipótesis, el alcance, la metodología, y el costeo de la evaluación. De igual manera, se define el perfil del equipo consultor al desarrollarse esta línea de trabajo a través de la contratación de un tercero. Esta fase tiene una duración de un (1) mes. + En la segunda fase, denominada Contratación, se constituyen los Comités de Evaluación y Seguimiento,

equipo consultor al desarrollarse esta línea de trabajo a través de la contratación de un tercero. Esta fase tiene una duración de un (1) mes. + En la segunda fase, denominada Contratación, se constituyen los Comités de Evaluación y Seguimiento, los cuales están conformados por representantes del programa a evaluar, de la Oficina de Planeación de la Entidad a la que pertenece el programa, de la OAPME del Departamento de la Prosperidad Social, de la DEPP y de las Direcciones Técnicas de DNP. En esta fase se realiza la elaboración de los términos de 0 referencia, la apertura del proceso de selección, la evaluación de las propuestas técnicas y se selecciona al consultor quien ejecutará la evaluación. El desarrollo de esta fase toma entre uno (1) y tres (3) meses para su realización, dependiendo de la fuente de financiación. . Latercera fase Ejecución (Supervisión Técnica) se constituye en la elaboración, por parte del consuitor, del esquema de trabajo (metodología, diseño de instrumentos), levantamiento de información, análisis de datos, comprobación de la hipótesis y planteamiento de las conclusiones y recomendaciones. La fase de ejecución, dependiendo del tipo de evaluación, tiene una duración entre tres (3) a doce (12) meses. « En la última fase, Uso de Resultados, la OAPME, la Oficina de Planeación de la Entidad a la que pertenece el programa objeto de evaluación y éste mismo y el programa evaluado realizan el análisis de los hallazgos y recomendaciones emitidas por la evaluación con el fin de establecer un plan de acción de ajustes a los cuales la OAPME realizará seguimiento. Este análisis y plan de acción se lleva a cabo en un (1) mes posterior a la entrega del informe final de la evaluación. Esta fase es la más importante de todo el

ajustes a los cuales la OAPME realizará seguimiento. Este análisis y plan de acción se lleva a cabo en un (1) mes posterior a la entrega del informe final de la evaluación. Esta fase es la más importante de todo el proceso, ya que allí se evidencian las fortalezas y debilidades de los programas, convirtiéndose la evaluación en una herramienta de gestión y aprendizaje continuo del proceso. e La Evaluación Interna se realiza por interés de la Dirección General, de la OAPME del Departamento para la Prosperidad Social, de las Oficinas de Planeación de las Entidades adscritas al DPS y/o del programa O mismo y es efectuada por el equipo de la OAPME, Este procedimiento comprende cinco (5) fases: - identificación de objetivos y alcance, diseño de la evaluación, implementación/contratación, elaboración de - informes y retroalimentación. + En la fase de Identificación de Objetivos y Alcance, en un primer momento se realiza el acercamiento al programa con el fin de elaborar la cadena de valor y establecer los objetivos, indicadores, hipótesis, alcance y tipo de evaluación. De igual forma, se constituye el Comité de Evaluación conformado por integrantes de ta OAPME, de la Oficina de Planeación de la Entidad a la que pertenece el programa objeto de evaluación y del programa evaluado con el propósito de elaborar conjuntamente los componentes de la evaluación anteriormente señalados. Esta fase tiene una duración de un (1) mes. + La segunda fase, Diseño de la Evaluación, es desarrollada por la OAPME y en esta etapa se establecen tas metodologías de evaluación a implementar y se diseñan los instrumentos de recolección y la muestra objeto de valoración. Los instrumentos diseñados son puestos a prueba mediante un piloto a partir del cual se realizan los ajustes respectivos.

tas metodologías de evaluación a implementar y se diseñan los instrumentos de recolección y la muestra objeto de valoración. Los instrumentos diseñados son puestos a prueba mediante un piloto a partir del cual se realizan los ajustes respectivos. + Posteriormente, se realiza la Levantamiento de información a los beneficiarios seleccionados, por el diseño muestral, con el apoyo de los operadores locales o a través de la contratación de una firma especializada para esta labor. Esta información recolectada es sistematizada y se realiza el cálculo de indicadores a partir de estos insumos. El desarrollo de estas actividades tiene una duración de entre tres (3) y cuatro (4) meses. e La cuarta fase consiste en la elaboración de informes en la cual se analizan los indicadores, redactándose Finalmente, con la última fase denominada Retroalimentación se llevan a cabo sesiones de socialización asi el informe final en un período de tiempo de dos (2) meses.PES 00831 , 03m 200 “Por el cual se establece el procedimiento de evaluaciones del Departamento de fa Prosperidad Social y se unifican los procesos de evaluación y los sistemas de seguimiento y evaluación del Sector de la Inclusión Social y la Reconciliación a cargo de la Oficina Asesora de Planeación, Monitoreo y Evaluación del Departamento para la Prosperidad Social” RESOLUCIÓN No. de los resultados con los coordinadores de los programas o procesos y con las Oficinas de Planeación de las Entidades Adscritas a las que pertenecen los programas evaluados, con el objetivo de establecer un plan de acción de ajustes que incorpore las recomendaciones emitidas por la evaluación. Esta fase es la más importante de todo el proceso, ya que allí se evidencian las fortalezas y debilidades de los programas, convirtiéndose la evaluación en una herramienta de gestión y aprendizaje continuo del

más importante de todo el proceso, ya que allí se evidencian las fortalezas y debilidades de los programas, convirtiéndose la evaluación en una herramienta de gestión y aprendizaje continuo del proceso. Que estos procesos de evaluación buscan la promoción de un Sistema de Evaluación Permanente, que se formaliza con esta resolución, el cual busca la generación de una cultura de evaluación en los procesos, de tal manera que el aprendizaje obtenido genere interés en los procesos y de esta forma se incorpore la evaluación y el seguimiento de manera permanente. seguimiento y evaluación, se ha elaborado una batería de indicadores de efectividad de la gestión, impulsando la cultura de evaluación de los programas sociales en el Sector de Inclusión Social y Reconciliación y focalizar los recursos hacia las acciones con mayores resultados. Adicionalmente, como producto de las evaluaciones, se han realizado ajustes frente a las fortalezas y debilidades encontradas por los estudios, de tal manera que la atención entregada a la población más vulnerable del país sea mejor cada día, Esto, destaca la importancia que tienen para la Entidad los diferentes procesos de evaluación que se han llevado a cabo y los que se encuentran en curso, como también los sistemas de seguimiento, evaluación y monitoreo. Que con los distintos ejercicios realizados, a través de las evaluaciones externas, internas y los sistemas de Que se han identificado procesos de evaluación de las intervenciones sociales que no han sido acompañados desde el inicio o en su implementación por parte de la Oficina Asesora de Planeación, Monitoreo y Evaluación y en los cuales se han presentado debilidades y dificultades en su desarrollo, lo cual pone en riesgo el éxito de la evaluación, produciendo asi ineficiencia en el uso de los recursos y del tiempo que se dedica a estos procesos.

los cuales se han presentado debilidades y dificultades en su desarrollo, lo cual pone en riesgo el éxito de la evaluación, produciendo asi ineficiencia en el uso de los recursos y del tiempo que se dedica a estos procesos. Que con el fin de asegurar el desarrollo de procesos de evaluación exitosos, es necesario contar con el acompañamiento técnico de la Dirección de Evaluación de Políticas Públicas del Departamento Nacional de Planeación y la Oficina Asesora de Planeación, Monitoreo y Evaluación del Departamento para la Prosperidad Social, gracias al conocimiento y experiencia en los diferentes procesos de evaluación que han sido desarrollados, en los cuales resulta de gran importancia la comprensión y acompañamiento de las metodologías cuantitativas y cualitativas que se utilizan en la evaluación, los diseños de instrumentos y muestra, requeridos. Así como, el 0 levantamiento de información primaria y secundaria y otros elementos que se enmarcan a los largo del proceso de evaluación. Acorde con lo expuesto, RESUELVE: ARTÍCULO PRIMERO: La Oficina Asesora de Planeación, Monitoreo y Evaluación del Departamento para la Prosperidad Socia! realizará el acompañamiento técnico el diseño, contratación, desarrollo y retroalimentación de los procesos externos de evaluación de los programas y/o proyectos del Departamento para la Prosperidad Social, en conjunto con la Dirección de Evaluación de Políticas Públicas del Departamento Nacional de Planeación, en el marco del convenio interadministrativo establecido. En cuanto a los procesos de evaluación internos, la Oficina Asesora de Planeación, Monitoreo y Evaluación del DPS será la encargada de diseñar e implementar, en conjunto con los procesos, la evaluación identificada luego de definir su pertinencia.

En cuanto a los procesos de evaluación internos, la Oficina Asesora de Planeación, Monitoreo y Evaluación del DPS será la encargada de diseñar e implementar, en conjunto con los procesos, la evaluación identificada luego de definir su pertinencia.

ARTÍCULO SEGUNDO: La Oficina Asesora de Planeación, Monitoreo y Evaluación del Departamento para la Prosperidad Social realizará acompañamiento técnico en el diseño, desarrollo y retroalimentación de los procesos externos de evaluación de los programas y/o estrategias de las entidades adscritas al Departamento con el fin de definir el tipo de evaluación necesario, la metodología a emplear, conformar el comité de evaluación y asi articular [ y consolidar los procesos de evaluación externa que se realicen al interior del Sector de la Inclusión Social y la Reconciliación.

En cuanto a los procesos de evaluación interno, la Oficina Asesora de Planeación, Monitoreo y Evaluación del / Departamento asesorará a las demás Entidades Adscritas en el diseño e implementación de estrategias de AEMIES DEPARTAMENTO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL 00831 , 03 Ask 2012 “Por el cual se establece el procedimiento de evaluaciones del Departamento de la Prosperidad Social y se unifican los procesos de evaluación y los sistemas de seguimiento y evaluación del Sector de la Inclusión Social y la Reconciliación a cargo de la Oficina Asesora de Planeación, Monitoreo y Evaluación del Departamento para la Prosperidad Social” RESOLUCIÓN No. evaluación interna, con el fin de fomentar la cultura de evaluación de tal manera que los programas cuenten con una herramienta de gestión que permita la mejora continua de los programas.

ARTÍCULO TERCERO: La Oficina Asesora de Planeación tendrá bajo su responsabilidad la presentación y

una herramienta de gestión que permita la mejora continua de los programas.

ARTÍCULO TERCERO: La Oficina Asesora de Planeación tendrá bajo su responsabilidad la presentación y socialización de los resultados y recomendaciones emitidas por las evaluaciones del Sector de la Inclusión Socia! y la Reconciliación. Finalizadas estas, desde la OAPME se entregará una ficha de retroalimentación ejecutiva, como insumo previo para la presentación de las recomendaciones y ajustes, sobre la cual se realizará un plan de acción el cual será consignado en un acta para su posterior ejecución y seguimiento.

Este proceso de ajustes se realizará de común acuerdo con el programa evaluado, definiendo aquellos elementos prioritarios de ajuste y como estos serán tenidos en cuenta en la intervención, con el fin de realizar un proceso de aprendizaje y mejora continua al interior del Sector.

ARTICULO CUARTO: La Oficina Asesora de Planeación será el enlace técnico con la Dirección de Evaluación de Políticas Públicas del Departamento Naciona! de Planeación y junto con esta dirección determinará los avances, ajustes y lineamientos de los procesos de evaluación externa que se realicen.

ARTÍCULO QUINTO: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición

COMUNÍQUESE Y CUMPLASE U3S Abr <UIZ

Dado en Bogotá D.C., a los