DPS - Resolución 01399 del 25 de mayo de 2016

eg)PROSPERIDAD SOCIAL c TODOS POR UN -,_ NUEVO PAÍS PAZ EQUIDAD EDUCACION RESOLUCIÓN No. 01399 DE 2 5 MAYO 2016 "Por la cual se adopta la actualización del Reglamento Operativo para el Manejo y Control Administrativo de los Bienes del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social - Prosperidad Social y se deroga la Resolución 00512 de 2016'. LA DIRECTORA DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL En uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por el artículo 41 de la Ley 489 de 1998 y el artículo 10 0 del Decreto 2559 de 2015 y, CONSIDERANDO Que el artículo 209 de la Constitución Política establece que la función administrativa está al servido de los intereses generales y se desarrollará con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad. Que la Ley 42 de 1993 sobre la organización del Sistema de Control Fiscal Financiero, comprende el conjunto de preceptos que regulan los principios, sistemas y procedimientos de control fiscal financiero y determina las entidades y organismos sujetos de control fiscal. Que conforme lo establece el artículo 10 del Decreto 2559 de 2015, el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social - Prosperidad Social es el organismo principal de la Administración Pública del Sector Administrativo de Inclusión Social y Reconciliación; al cual se fusionaron la Agencia Nacional para la Superación de la Pobreza Extrema - ANSPE y la Unidad Administrativa Especial para la Consolidación Territorial - UACT. Que el artículo 3° del mencionado Decreto dispone que el Departamento Administrativo para la Prosperidad

Superación de la Pobreza Extrema - ANSPE y la Unidad Administrativa Especial para la Consolidación Territorial - UACT. Que el artículo 3° del mencionado Decreto dispone que el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, tiene como objetivo dentro del marco de sus competencias y de la ley, formular, adoptar, dirigir, coordinar y ejecutar las políticas, planes, programas y proyectos para la inclusión social y la reconciliación en términos de la superación de la pobreza y la pobreza extrema, la atención de grupos vulnerables, la atención integral a la primera infancia, infancia y adolescencia, el desarrollo territorial y la atención y reparación a víctimas del conflicto armado a las que se refiere el artículo 3° de la Ley 1448 de 2011, el cual desarrollará directamente o a través de sus entidades adscritas o vinculadas, en coordinación con las demás entidades u organismos del Estado competentes. Que el decreto citado en precedencia en su artículo 25 asignó a la Secretaría General, entre otras, la función de: 3) "Planear y coordinar los procesos de talento humano, financiero, contratación, almacenamiento y custodia de bienes y materiales y logístico del Departamento Administrativo a nivel nacional y territorial". Que así mismo, el artículo 27 del Decreto 2559 de 2015 asignó a la Subdirección de Operaciones la función de: "9) Realizar el Registro y control de los inventarios, bienes muebles e inmuebles, elementos devolutivos, de consumo y existencias del Departamento Administrativo, mantener los seguros requeridos para su protección y verificar el cumplimiento de las disposiciones que rigen la materia". Que la Resolución 0083 de 2016 por la cual se establecen los grupos internos de trabajo del Departamento

devolutivos, de consumo y existencias del Departamento Administrativo, mantener los seguros requeridos para su protección y verificar el cumplimiento de las disposiciones que rigen la materia". Que la Resolución 0083 de 2016 por la cual se establecen los grupos internos de trabajo del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, en su artículo 17 establece que el Grupo de Administración de Bienes de la Subdirección de Operaciones es responsable de: "...3. Recibir y registrar en el inventario, los bienes adquiridos por la entidad para llevar un correcto control de los mismos, de conformidad con los procedimientos establecidos y la normatividad vigente. ...6. Realizar, depurar y actualizar los inventarios de los bienes de la Entidad, con el objeto de mejorar los mecanismos de administración y contar con los bienes suficientes e idóneos para el funcionamiento, de acuerdo con la normatividad actual y los lineamientos establecidos.... 9. Realizar todas las acciones tendientes a la baja y enajenación de los bienes de la Entidad, que cumplan con las condiciones para ello, para contar con los bienes suficientes e idóneos para el funcionamiento, de acuerdo con las normas vigentes....16. Definir los mecanismos tendientes al registro, conservación y administración de la información del pipceso de administración de bienes de talTODOS POR UN eg PROSPERIDAD SOCIAL sC , NUEVO PAÍS PAZ EQUIDAD EDUCACION 01 3 99 DE 2 5 MAYO 2016 Continuación de la Resolución "Por la cual se adopta la actualización del Reglamento Operativo para el Manejo y Control Administrativo de los Bienes del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social - Prosperidad Social y se deroga la Resolución 00512 de 2016", forma que pueda apoyar la toma de decisiones relacionadas con los bienes de la Entidad, de acuerdo con

Control Administrativo de los Bienes del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social - Prosperidad Social y se deroga la Resolución 00512 de 2016", forma que pueda apoyar la toma de decisiones relacionadas con los bienes de la Entidad, de acuerdo con los lineamientos definidos y las normas vigentes. Que al Comité de Evaluación de Bienes del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social le corresponde pronunciarse sobre la baja de bienes de la entidad, la modalidad y destino final que corresponda a los mismos. Que la Ley 734 de 2002 o Código Disciplinario Único, establece que es deber de todo servidor público vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados; así como, responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización. Que el Decreto 1082 de 2015 en el Libro 2, Parte 2, Título I, Capítulo 2, Sección 2 regula la enajenación de bienes del Estado en desarrollo de lo previsto en el literal e) del numeral 2° del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007. Que el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social - Prosperidad Social recibe donaciones en especie de la DIAN, así como de otros donantes nacionales, internacionales, públicos y privados, con destino a la población pobre y vulnerable, que hacen tránsito o ingresan al Almacén de la Entidad y por ende a su contabilidad. Que Prosperidad Social cuenta con elementos de consumo y devolutivos que pueden estar inservibles, por

destino a la población pobre y vulnerable, que hacen tránsito o ingresan al Almacén de la Entidad y por ende a su contabilidad. Que Prosperidad Social cuenta con elementos de consumo y devolutivos que pueden estar inservibles, por obsolescencia, deterioro, desgaste natural, por fuerza mayor o caso fortuito; o bienes que son vendidos, permutados, transferidos, donados, perdidos, hurtados o robados; todo lo cual hace indispensable actualizar las disposiciones y procedimientos relacionados con el retiro de activos de Almacén e Inventarios de la Entidad. Que a través de la Resolución 00512 de 2016 se adoptó el Reglamento Operativo para el Manejo y Control Administrativo de los bienes de la Entidad, para organizar la disposición de los bienes que ingresan al Almacén General, como consecuencia de la fusión de la ANSPE y la UACT en el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social. Que la entidad debe garantizar la identificación, control, registro y custodia sistemática de todos los activos del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, haciéndose necesario organizar la disposición de los bienes conforme a las normas técnicas y contables vigentes, con el objeto de lograr su adecuado mantenimiento, suministro y custodia. Que se deben establecer los lineamientos de clasificación y codificación de los bienes conforme a la normatividad aplicable y al Régimen de Contabilidad Pública de la Contaduría General de la Nación. Que la Corte Constitucional en Sentencia C-543 de 2001 hizo referencia a diversos pronunciamientos que la alta Corporación ha efectuado para delimitar el alcance de la prohibición de conceder auxilios o donaciones a particulares contemplada en el artículo 355 de la Constitución Política; entre los que cabe resaltar los siguientes:"La prohibición de los auxilios y donaciones, no significa la extinción de la función

donaciones a particulares contemplada en el artículo 355 de la Constitución Política; entre los que cabe resaltar los siguientes:"La prohibición de los auxilios y donaciones, no significa la extinción de la función benéfica del Estado, la cual puede cumplirse a través de la contratación con entidades privadas sin ánimo de lucro y reconocida idoneidad" y que "No se estima que se viole el artículo 355 de la C.P., cuando el Estado otorga subsidios, estímulos económicos, ayudas o incentivos, en razón del cumplimiento de deberes o principios de origen constitucional que describen actividades públicas irrenunciables". Que en Sentencia C-324 de 2009 la Corte Constitucional explicó que: "...los auxilios o subvenciones pueden ser de tres tipos. En primer lugar (1) aquellos que albergan una finalidad estrictamente altruista y benéfica. En segundo lugar (2) los que tienen su fundamento en la facultad de intervención del Estado en Página 2 de 26

RESOLUCION No.0 PROSPERIDAD SOCIAL NTOUVOPOPRAII PAZ EQUIDAD EDUCACION RESOLUCION No. ti 99 DE 25 14AY0 2016

Continuación de la Resolución "Por la cual se adopta la actualización del Reglamento Operativo para el Manejo y Control Administrativo de los Bienes del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social - Prosperidad Social y se deroga la Resolución 00512 de 2016". la economía orientándose al estímulo de una determinada actividad económica. Finalmente, en tercer lugar, (3) las subvenciones que se establecen a partir de un precepto constitucional que prevé -a fin de garantizar los derechos fundamentalesuna autorización expresa'.

la economía orientándose al estímulo de una determinada actividad económica. Finalmente, en tercer lugar, (3) las subvenciones que se establecen a partir de un precepto constitucional que prevé -a fin de garantizar los derechos fundamentalesuna autorización expresa'. Que así mismo, la Corte señaló que "...el primer tipo de auxilios eran aceptables, siempre que se encuadren en los supuestos del segundo inciso del artículo 355 de la Constitución dado que, en esos eventos, podía constatarse algún grado de reciprocidad. En el caso del segundo tipo de auxilio o subvención -que se establecen con fundamento en el artículo 334 de la Constituciónla Corte advirtió que para no tenerse por prohibido, debe implicar un retorno para la sociedad en su conjunto, sin el cual la subvención carece de equidad y de toda justificación. Adicionalmente, refiriéndose a la última clase, señaló que tal tipo de subvenciones debían buscar asegurar el acceso a bienes y servicios por parte de las personas que tienen mayores necesidades y menores ingresos". Que con ocasión de la suscripción de los Convenios de Financiación entre la Unión Europea y el Gobierno de Colombia, cuya ejecución ha correspondido al Departamento Administrativo para la Prosperidad SocialProsperidad Social de acuerdo con las disposiciones de los respectivos convenios, los bienes adquiridos con su financiación y que en principio son propiedad del proyecto o programa a lo largo del período de ejecución, durante el cierre son cedidos e ingresan al inventario de Prosperidad Social, pudiendo la administración decidir destinarlos a otros proyectos o programas financiados de igual manera o darles el destino establecido en el convenio de acuerdo con los procedimientos establecidos por Prosperidad Social. Que teniendo en cuenta las consideraciones precedentes, se requiere actualizar el Reglamento Operativo

administración decidir destinarlos a otros proyectos o programas financiados de igual manera o darles el destino establecido en el convenio de acuerdo con los procedimientos establecidos por Prosperidad Social. Que teniendo en cuenta las consideraciones precedentes, se requiere actualizar el Reglamento Operativo para el Manejo y Control Administrativo de los Bienes del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social - Prosperidad Social; los criterios para la administración de los bienes garantizando su apropiada recepción, almacenamiento, ingreso, suministros, bajas, registros e inventarlos; los procedimientos para la confrontación física de inventarios en servicio y en depósito, para el ingreso de los bienes a los inventarios, entre ellos, los adquiridos a través de proyectos y de las donaciones en especie; y, para el retiro de los bienes de propiedad de la entidad, tanto físicamente como de sus registros contables. Que en mérito de lo anterior, RESUELVE: Artículo 1. Reglamento Operativo para el Manejo y Control Administrativo de los Bienes de Prosperidad Social. Adáptese la actualización del Reglamento Operativo para el Manejo y Control Administrativo de los Bienes del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social - Prosperidad Social, en los siguientes términos: REGLAMENTO OPERATIVO PARA EL MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES DEL

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL - PROSPERIDAD SOCIAL

CAPÍTULO I.

DEFINICIONES Almacén: Espacio físico donde se guardan elementos, bienes o mercancías de consumo o cuales han de suministrarse a las dependencias para cumplir los objetivos misionales.

Amortización: Distribución sistemática del costo de una inversión realizada, entre los aprovechamiento de los beneficios de la misma. devolutivos, los años de uso o

cuales han de suministrarse a las dependencias para cumplir los objetivos misionales.

Amortización: Distribución sistemática del costo de una inversión realizada, entre los aprovechamiento de los beneficios de la misma. devolutivos, los años de uso o

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NUEVO PAÍS PAZ EQUIDAD EDUCACIÓN

RESOLUCION No. 01 3 99 DE 25 MAYO 2016

Continuación de la Resolución "Por la cual se adopta la actualización del Reglamento Operativo para el Manejo y Control Administrativo de los Bienes del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social - Prosperidad Social y se deroga la Resolución 00512 de 2016".

Avalúo: Proceso por el cual se estima el precio de un bien o derecho.

Avalúo Fiscal: Valor asignado a la propiedad inmueble para fines impositivos y que corresponde al cien por cien del avalúo catastral o autoavalúo.

Avalúo técnico: Estimación del valor o precio de un bien realizada por un perito o especialista para determinar el valor comercial o de reposición de un bien.

Baja de bienes: Procedimiento mediante el cual la administración, previo concepto del Comité de Evaluación de Bienes, decide retirar definitivamente un bien, tanto físicamente como de los registros contables e inventarios que forman parte del patrimonio de la Entidad, por estar inservible, por obsolescencia, deterioro, desgaste natural, por fuerza mayor o caso fortuito; por venta, permuta, transferencia, donación, pérdida, hurto o robo, o por transferencia de bienes adquiridos en ejecución de

Convenios.

Bien: Activos de cualquier clase. Para Prosperidad Social son los elementos en depósito, los bienes

transferencia, donación, pérdida, hurto o robo, o por transferencia de bienes adquiridos en ejecución de Convenios.

Bien: Activos de cualquier clase. Para Prosperidad Social son los elementos en depósito, los bienes propiedad, planta y equipo de la Entidad y los recibidos para uso, excluyendo dinero y títulos valores.

Bienes devolutivos: Aquellos que no se consumen por el primer uso que se hace de ellos, aunque con el tiempo o por razones de su naturaleza se deterioran.

Bienes de consumo: Son aquellos que se consumen en el primer uso que se hace de ellos, o porque al agregarlos o aplicarlos a otros, se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte integrante o constitutiva de otros. Contablemente se imputan al gasto.

Bienes de consumo controlado: Son aquellos bienes que a pesar de haber sido registrados directamente al gasto como consumo, la entidad definió que deben ser controlados administrativamente.

Bienes muebles: Aquellos que pueden transportarse de un lugar a otro, moviéndose por ellos mismos o por fuerza externa.

Bienes por adhesión: Son los que se incorporan materialmente a un inmueble, para utilidad o beneficio de éste. No existe por sí mismo pues hace parte del inmueble y la incorporación es permanente.

Bienes recibidos en comodato: Son aquellos que se encuentran en calidad de préstamo y deben ser devueltos al finalizar el término del contrato o acto administrativo.

Bienes faltantes: Hace referencia a aquellos bienes que se encuentran registrados en los inventarios de la entidad, pero que al momento de la actualización o toma física del inventario no se encuentran.

Bienes sobrantes: Los bienes sobrantes son aquellos bienes que se encuentran ubicados físicamente en

entidad, pero que al momento de la actualización o toma física del inventario no se encuentran.

Bienes sobrantes: Los bienes sobrantes son aquellos bienes que se encuentran ubicados físicamente en una dependencia de la entidad, pero que no se dispone de información documental que permita su identificación.

Bienes inservibles: Son aquellos bienes que por desgaste, deterioro u obsolescencia física, no son útiles para el servicio para el cual fueron destinados.

Bienes servibles: Son bienes que se encuentran en buenas condiciones físicas, técnicas o de funcionamiento y que en consecuencia pueden ser puestos al servicio de los funcionarios de la entidad.

Bienes en servicio: Son el conjunto de elementos devolutivos y de consumo controlado que están en uso en las dependencias o Direcciones Regionales de la Entidad.

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Continuación de la Resolución "Por la cual se adopta la actualización del Reglamento Operativo para el Manejo y Control Administrativo de los Bienes del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social - Prosperidad Social y se deroga la Resolución 00512 de 2016".

Bienes en depósito: Son el conjunto de bienes, tanto nuevos como usados, ubicados en el Almacén de la

Entidad.

Bodega elementos controlados: Espacio del Almacén donde se custodian y controlan los elementos adquiridos cuyo valor no supera medio (0.5) salario mínimo mensual legal vigente, y que la entidad definió que deben ser controlados administrativamente.

Bodega elementos devolutivos: Espacio del Almacén donde se custodian los elementos devolutivos en depósito que se adquieren para el suministro a las dependencias y Direcciones Regionales de la Entidad,

que deben ser controlados administrativamente.

Bodega elementos devolutivos: Espacio del Almacén donde se custodian los elementos devolutivos en depósito que se adquieren para el suministro a las dependencias y Direcciones Regionales de la Entidad, para el desarrollo normal de sus actividades.

Bodega elementos de consumo: Espacio del Almacén donde se custodian y controlan los elementos de consumo (diferidos) en depósito que se adquieren para el suministro a las dependencias y Direcciones Regionales de la Entidad para el desarrollo normal de sus actividades.

Bodega donaciones: Espacio del Almacén donde se custodian y controlan las donaciones en especie provenientes de la DIAN y de otros donantes nacionales, internacionales o extranjeros, públicos o privados con destino a la población pobre y vulnerable que atiende el sector administrativo de la Inclusión Social y la Reconciliación.

Costo histórico: Es el valor de adquisición de un bien, incluidos los costos y gastos en que se incurren para la colocación de los bienes en condiciones de ser utilizables. También hacen parte de este valor, las adiciones y mejoras efectuadas a los bienes.

Costo de reposición: Representa el valor o precio que deberá pagarse para adquirir un activo similar al que se tiene. Es el costo actual estimado de reemplazo de los bienes en condiciones similares al que se va a reponer.

Depreciación: Reconocimiento sistemático del costo de los bienes, distribuido durante su vida útil estimada.

Donaciones: Cuando una persona natural o jurídica transfiere bienes gratuita e irrevocablemente a una entidad estatal previa aceptación del funcionario competente de la misma.

Egresos de bienes del Almacén: Es la salida física de los bienes del Almacén por efecto de suministro o

entidad estatal previa aceptación del funcionario competente de la misma.

Egresos de bienes del Almacén: Es la salida física de los bienes del Almacén por efecto de suministro o entrega de los mismos al servicio, por baja de bienes o por transferencia a otras entidades.

Inventarlos: Relación pormenorizada de los bienes de la entidad, la cual debe reflejar el número de unidades en existencia, la descripción del bien o activo, el valor de compra y su ubicación física (en bodega, en servicio en determinada dependencia) y el responsable de los mismos.

Kárdex: Instrumento que permite el registro de los bienes y de todas las novedades asociadas al mismo: entregas al servicio, reintegros, bajas; el cual puede ser sistematizado. Debe permitir el registro de fecha de adquisición, forma de adquisición, proveedor, número del ingreso, marca, características del bien, modelo, número de serie y valor de adquisición.

Obsolescencia: Pérdida en el potencial de uso o venta de un bien, debido a diversas causas, siendo la principal, los avances tecnológicos.

Permuta: Contrato comercial mediante el cual dos personas naturales o jurídicas, se obligan recíprocamente a dar una cosa por otra. De conformidad con el Código Civil es el contrato en que las partes se obligan mutuamente a dar una especie o cuerpo cierto por otro.

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Continuación de la Resolución "Por la cual se adopta la actualización del Reglamento Operativo para el Manejo y Control Administrativo de los Bienes del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social - Prosperidad

Continuación de la Resolución "Por la cual se adopta la actualización del Reglamento Operativo para el Manejo y Control Administrativo de los Bienes del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social - Prosperidad Social y se deroga la Resolución 00512 de 2016".

Plan Anual de Adquisiciones: Herramienta de planeación y gestión para: (i) facilitar a las entidades estatales identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y servicios; y (ii) diseñar estrategias de contratación basadas en agregación de la demanda que permitan incrementar la eficiencia del proceso de contratación'.

Profesional encargado de Almacén: Persona encargada del manejo, custodia, organización, administración, recepción, conservación y suministro de los bienes que no se encuentran puestos al servicio. Propiedad, Planta y Equipo. De acuerdo con el Plan General de Contabilidad Pública, "las propiedades, planta y equipo comprenden los bienes tangibles de propiedad de la entidad contable pública que se utilizan para la producción y comercialización de bienes y la prestación de servicios, la administración de la entidad contable pública, así como los destinados a generar ingresos producto de su arrendamiento, y por tanto no están disponibles para la venta en desarrollo de actividades productivas o comerciales, siempre que su vida útil probable en condiciones normales de utilización, exceda de un año. Tratándose de las entidades contables públicas del gobierno general, incluye los bienes para el uso permanente recibidos sin contraprestación de otras entidades del gobierno general". Responsables de los bienes (cuentadante): Funcionarios y contratistas que administren, usen, o custodien bienes muebles e inmuebles de propiedad de la entidad. Responderán por la pérdida, daño o

contraprestación de otras entidades del gobierno general". Responsables de los bienes (cuentadante): Funcionarios y contratistas que administren, usen, o custodien bienes muebles e inmuebles de propiedad de la entidad. Responderán por la pérdida, daño o deterioro que sufran los bienes que les fueron asignados para el ejercicio de sus funciones; diferentes de las ocasionadas por los casos fortuitos o el desgaste natural que sufren los mismos.

Seguros: Medida de amparo sobre los bienes, para que en caso de pérdida o daño de éstos, se logre el resarcimiento. El aseguramiento de los bienes propiedad de las entidades públicas, es un trámite de carácter obligatorio.

Toma de inventario físico: Es la verificación física de los bienes, tanto los que se encuentran en la bodega de Almacén, como los que se encuentran al servicio, bajo la responsabilidad de un cuentadante.

Transferencia: Cesión o traspaso a otro del derecho que se tiene sobre algo. De acuerdo con el Régimen de Contabilidad Pública "las transferencias comprenden los recursos originados en traslados sin contraprestación directa, efectuados entre las entidades contables públicas de los diversos niveles y sectores".

Traslados: Acción por la cual se cambia la ubicación física de los bienes al interior de la entidad, lo que ocasiona el cambio del responsable sobre los mismos y requiere de oficialización mediante la firma del

Formato de Traslado de Elementos.

Vida útil: Es el tiempo normal de operación de un activo, en términos de utilidad para su propietario.

CAPÍTULO II

ADQUISICIÓN DE BIENES E INGRESO DE BIENES AL ALMACÉN

1. Ingreso de Bienes. El ingreso de bienes según su origen puede producirse por adquisiciones,

CAPÍTULO II

ADQUISICIÓN DE BIENES E INGRESO DE BIENES AL ALMACÉN

1. Ingreso de Bienes. El ingreso de bienes según su origen puede producirse por adquisiciones, donaciones, transferencias, comodatos, reintegros, recuperaciones, reposiciones, sobrantes, entre otros. El ingreso de bienes al Almacén se realiza con el comprobante de entrada el cual debe estar respaldado con los soportes idóneos. El comprobante de entrada de Almacén es el único documento que la acredita, siendo el soporte para el movimiento de los registros en el Almacén y en Contabilidad. !Definición de la Guía para elaborar el Plan Anual de AdquisicionesG-EPAA-01, Colombia Compra Eficiente

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Continuación de la Resolución "Por la cual se adopta la actualización del Reglamento Operativo para el Manejo y Control Administrativo de los Bienes del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social - Prosperidad Social y se deroga la Resolución 00512 de 2016". El comprobante de entrada debe ser elaborado en original y copia por el encargado del Almacén, así: 1) El original para conservación en el Grupo de Administración de Bienes de la Subdirección de Operaciones. 2) La copia para la regional o dependencia que realizó la solicitud de adquisición, con el fin de gestionar el correspondiente pago de la factura ante la Subdirección Financiera de la Entidad. 3) Dicho documento debe contener la siguiente información básica: • Lugar y fecha. • Número de orden en forma ascendente y continua. • Identificación de la bodega: consumo, devolutivo o inventario.

1. Dicho documento debe contener la siguiente información básica: • Lugar y fecha. • Número de orden en forma ascendente y continua. • Identificación de la bodega: consumo, devolutivo o inventario. • Concepto de la transacción y número de documento soporte. • Concepto de la entrada especificando; Nombre del proveedor y del lugar de origen, documento de identidad o NIT, nombre y código del elemento, unidad de medida, cantidad, valor unitario, valor total por elementos, valor total del comprobante y firma del Encargado de Almacén.

En los casos en los cuales los bienes sean adquiridos por medio de Encargo Fiduciario o un Convenio, debe indicarse el número del contrato del encargo fiduciario o del convenio y el nombre de la Fiduciaria o entidad con la cual está suscrito el convenio.

2. Normas generales sobre adquisiciones. Previo a la adquisición de cualquier bien, el Coordinador del Grupo de Administración de Bienes de la Subdirección de Operaciones, deberá expedir la Certificación de Existencia de Bienes en el Almacén, con el fin de garantizar la inexistencia de los bienes a adquirir.

La recepción de los bienes debe realizarse en el Almacén, según lo pactado en el contrato o pedido correspondiente. No obstante, pueden recibirse directamente en los lugares de utilización; tal es el caso, de los materiales y equipos de difícil movilización y demás bienes que según la necesidad del servicio requieren de este tratamiento. Para este evento, la dependencia o Dirección Regional que recibe dichos bienes, remitirá al Almacén la certificación de recibo a satisfacción. Todo recibo de elementos se respalda con un comprobante de entrada elaborado por el Encargado de Almacén, con base en los documentos descritos más adelante. En los contratos o pedidos en los cuales se estipulen las especificaciones técnicas de determinados

Todo recibo de elementos se respalda con un comprobante de entrada elaborado por el Encargado de Almacén, con base en los documentos descritos más adelante. En los contratos o pedidos en los cuales se estipulen las especificaciones técnicas de determinados materiales o equipos y que deban verificarse por peritos o técnicos mediante ensayos, la recepción en el Almacén se hace a título d