DPS - Resolución 01405 del 25 de mayo de 2016

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RESOLUCIÓN No. 01405 DE 2 5 MAYO 2016 "Por la cual se reglamenta el Comité de Evaluación de Bienes del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social - Prosperidad Social y se deroga la Resolución 00511 de 2016". LA DIRECTORA DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL En uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por los artículos 41 y 65 de la Ley 489 de 1998 y el artículo 10 0 del Decreto 2559 de 2015 y, CONSIDERANDO Que de conformidad con lo establecido en el artículo 209 de la Constitución Política, la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrollará con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad. Que el artículo 65 de la Ley 489 de 1998 dispone que la estructura orgánica y el funcionamiento de los departamentos administrativos, sin perjuicio de lo dispuesto en ella, se rigen por las normas de creación y organización; y que en ellos funcionarán, entre otros, los comités técnicos que se determinen. Que el Decreto 2559 de 2015 en su artículo 10 0, numeral 17, faculta a la Directora del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social para "Crear, conformar y asignar funciones a los órganos de asesoría y coordinación, así como los grupos internos de trabajo necesarios para el cumplimiento de los objetivos y funciones del Departamento". Que según el artículo 1 0 del Decreto 2559 de 2015, el Departamento Administrativo para la Prosperidad

asesoría y coordinación, así como los grupos internos de trabajo necesarios para el cumplimiento de los objetivos y funciones del Departamento". Que según el artículo 1 0 del Decreto 2559 de 2015, el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social - Prosperidad Social es el organismo principal de la Administración Pública del Sector Administrativo de Inclusión Social y Reconciliación; al cual se fusionaron la Agencia Nacional para la Superación de la Pobreza Extrema - ANSPE y la Unidad Administrativa Especial para la Consolidación Territorial - UACT. Que el mencionado Decreto en su artículo 3° dispone que el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, tiene como objetivo dentro del marco de sus competencias y de la ley, formular, adoptar, dirigir, coordinar y ejecutar las políticas, planes, programas y proyectos para la inclusión social y la reconciliación en términos de la superación de la pobreza y la pobreza extrema, la atención de grupos vulnerables, la atención integral a la primera infancia, infancia y adolescencia, el desarrollo territorial y la atención y reparación a víctimas del conflicto armado a las que se refiere el artículo 3° de la Ley 1448 de 2011, el cual desarrollará directamente o a través de sus entidades adscritas o vinculadas, en coordinación con las demás entidades u organismos del Estado competentes Que el decreto citado en precedencia en su artículo 25 asignó a la Secretaría General, entre otras, la función de: 3) "Planear y coordinar los procesos de talento humano, financiero, contratación, almacenamiento y custodia de bienes y materiales y logístico del Departamento Administrativo a nivel nacional y territorial". Que así mismo, el artículo 27 del Decreto 2559 de 2015 asignó a la Subdirección de Operaciones la función

almacenamiento y custodia de bienes y materiales y logístico del Departamento Administrativo a nivel nacional y territorial". Que así mismo, el artículo 27 del Decreto 2559 de 2015 asignó a la Subdirección de Operaciones la función de: "9) Realizar el Registro y control de los inventados, bienes muebles e inmuebles, elementos devolutivos, de consumo y existencias del Departamento Administrativo, mantener los seguros requeridos para su protección y verificar el cumplimiento de las disposiciones que rigen la materia". Que la Resolución 0083 de 2016 por la cual se establecen los grupos internos de trabajo del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, en su artículo 17, literal a, dispone que al Grupo de Administración de Bienes de la Subdirección de Operaciones, le corresponden entre otras, las siguientes responsabilidades: "...6. Realizar, depurar y actualizar los inventarlos de los bienes de la Entidad, con el objeto de mejorar los mecanismos de administración y contar con los bienes suficientes e idóneos para el funcionamiento, de acuerdo con la normatividad actual y los lineamientos establecidos.49. Realizar todas las acciones tendientes a la baja y enajenación de los bienes de la Entidad, que cumplan con las condiciones para ello, para contar con los bienes suficientes e idóneos para el funcionamiento, de acuerdo con las normas vigentes...;16. Definir los mecanismos tendientes al registro, conservación y administracióna TODOS POR UN «0 PROSPERIDAD SOCIAL

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Departamento Bienes 11 16 Administrativo para la Prosperidad Social - Prosperidad Social y se deroga la Resolución 00511 de 2016". de la información del proceso de administración de bienes de tal forma que pueda apoyar la toma de decisiones relacionadas con los bienes de la Entidad, de acuerdo con los lineamientos definidos y las normas vigentes...". Que mediante Resolución 00511 de 2016 se creó el Comité de Evaluación de Bienes del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, al cual le corresponde pronunciarse sobre la baja de bienes de la entidad. Que a través de la Resolución 01399 del 25 de mayo de 2016 se adoptó la actualización del Reglamento Operativo para el Manejo y Control Administrativo de los Bienes del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social - Prosperidad Social; definiendo la Baja de bienes, en los siguientes términos: "Baja de bienes. Procedimiento mediante el cual la administración, previo concepto del Comité de Evaluación de Bienes, decide retirar definitivamente un bien, tanto físicamente como de los registros contables e inventarios que forman parte del patrimonio de la Entidad, por estar inservible, por obsolescencia, deterioro, desgaste natural, por fuerza mayor o caso fortuito; por venta, permuta, transferencia, donación, pérdida, hurto o robo, o por transferencia de bienes adquiridos en ejecución de Convenios'. Que de acuerdo con el Reglamento Operativo para el Manejo y Control Administrativo de los Bienes, al Comité de Evaluación de Bienes le corresponde analizar la información que sobre las condiciones de los

transferencia de bienes adquiridos en ejecución de Convenios'. Que de acuerdo con el Reglamento Operativo para el Manejo y Control Administrativo de los Bienes, al Comité de Evaluación de Bienes le corresponde analizar la información que sobre las condiciones de los bienes objeto de la baja definitiva, presente el Grupo de Administración de Bienes de la Subdirección de Operaciones, con el fin de conceptuar y recomendar o no su baja, la modalidad y destinación final de los mismos; recomendación con base en la cual se proyectará la resolución motivada ordenando la baja de bienes. Que teniendo en cuenta las anteriores consideraciones, se hace necesario reglamentar el objetivo, la competencia y funciones del Comité de Evaluación de Bienes de la Entidad, con el fin de articularlas con los lineamientos que sobre la baja de bienes contempla el Reglamento Operativo para el Manejo y Control Administrativo de los Bienes del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social - Prosperidad Social. Que en mérito de lo expuesto, RESUELVE: Artículo 1. Comité de Evaluación de Bienes. El Comité de Evaluación de Bienes del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social - Prosperidad Social, tiene como objetivo asesorar a la administración en el estudio y análisis de la información que sobre las condiciones de los bienes objeto de la baja definitiva, presente el Grupo de Administración de Bienes de la Subdirección de Operaciones; conceptuando y recomendando o no la baja definitiva, la modalidad y destinación final de los bienes devolutivos, de consumo, de consumo controlado y de otros activos, para ser retirados tanto físicamente como de los registros contables e inventarios que forman parte del patrimonio de la Entidad. La baja definitiva de bienes será ordenada mediante resolución motivada, determinando la modalidad y destino final de los bienes; de acuerdo con lo establecido por la normatividad vigente y el Reglamento

La baja definitiva de bienes será ordenada mediante resolución motivada, determinando la modalidad y destino final de los bienes; de acuerdo con lo establecido por la normatividad vigente y el Reglamento Operativo para el Manejo y Control Administrativo de los Bienes de la entidad. Página 2 de 5TODOS POR UN

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Continuación de la Resolución "Por la cual se reglamenta el Comité de Evaluación de Bienes del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social - Prosperidad Social y se deroga la Resolución 00511 de 2016". Artículo 2. Funciones del Comité de Evaluación de Bienes. Son funciones del Comité de Evaluación de Bienes las siguientes:

1. Estudiar y analizar la información presentada por el Grupo de Administración de Bienes de la Subdirección de Operaciones, con el fin de conceptuar y recomendar o no la baja definitiva, la modalidad y destinación final de los bienes de la Entidad; de acuerdo con el Reglamento Operativo para el Manejo y Control Administrativo de los Bienes de Prosperidad Social y la normatividad vigente.

2. Efectuar las recomendaciones pertinentes respecto de la baja definitiva de bienes, con base en la relación presentada por el Coordinador del Grupo de Administración de Bienes, organizada según sus condiciones, estado, clasificación, cantidad, valores unitarios y totales, características y número de placa de los mismos; así como en los estudios técnicos y de conveniencia a que haya lugar.

3. Aprobar el valor mínimo por el cual se podrán subastar los bienes, según el valor en libros con sus respectivas depreciaciones, de acuerdo con la información del aplicativo Pa o el que haga sus

3. Aprobar el valor mínimo por el cual se podrán subastar los bienes, según el valor en libros con sus respectivas depreciaciones, de acuerdo con la información del aplicativo Pa o el que haga sus veces, validada por el Grupo de Contabilidad; o en el avalúo comercial elaborado para tales efectos, según el caso.

4. Recomendar la transferencia de bienes de acuerdo con lo establecido en el Reglamento Operativo para el Manejo y Control Administrativo de los Bienes de Prosperidad Social y la normatividad vigente.

5. Vigilar el cumplimiento del trámite oportuno de las solicitudes de baja de bienes, con el fin de evitar la acumulación de los mismos en el Almacén General y su permanencia en la Contabilidad de la entidad.

6. Velar por el cumplimiento a cabalidad de la destinación final de los bienes dados de baja mediante acto administrativo.

Parágrafo. Para el desarrollo de sus funciones el Comité de Evaluación de Bienes se regirá por el Reglamento Operativo para el Manejo y Control Administrativo de los Bienes de la entidad y por la normatividad vigente. Artículo 3. Conformación del Comité. El Comité de Evaluación de Bienes del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social - Prosperidad Social, estará conformado por los siguientes miembros quienes actuarán con voz y voto:

1. El Secretario General, quien lo presidirá.

2. El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.

3. El Jefe de la Oficina de Gestión Regional.

4. El Subdirector de Operaciones.

5. El Subdirector Financiero.

Parágrafo. El Jefe de la Oficina de Control Interno asistirá en calidad de invitado permanente, quien actuará con voz pero sin voto. Así mismo, cuando los temas a tratar por el Comité así lo ameriten, previa

5. El Subdirector Financiero.

Parágrafo. El Jefe de la Oficina de Control Interno asistirá en calidad de invitado permanente, quien actuará con voz pero sin voto. Así mismo, cuando los temas a tratar por el Comité así lo ameriten, previa solicitud del Secretario Técnico, podrán asistir a las sesiones del Comité, los funcionarios, colaboradores o invitados externos que por su competencia, conocimiento o experticia sean requeridos. Artículo 4. Sesiones. Las sesiones del Comité de Evaluación de Bienes se realizarán semestralmente. El Secretario Técnico convocará al Comité con una antelación de por lo menos tres (3) días hábiles, anexando la documentación e información requerida para el análisis de los temas. La asistencia de los miembros a las sesiones del Comité es obligatoria e indelegable. Cuando por una justa causa un miembro del Comité no pueda asistir a una sesión, deberá comunicarlo a la Secretaria Técnica con la debida antelación. Parágrafo primero. Cuando el volumen de solicitudes de baja de bienes sea considerable o cuando se estime necesario, el Secretario Técnico del Comité podrá convocar a sesiones extraordinarias con la misma antelación y requisitos establecidos para las sesiones ordinarias.

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Continuación de la Resolución "Por la cual se reglamenta el Comité de Evaluación de Bienes del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social - Prosperidad Social y se deroga la Resolución 00511 de 2016". Parágrafo segundo. Excepcionalmente, se podrán celebrar sesiones no presenciales, de acuerdo con la

Administrativo para la Prosperidad Social - Prosperidad Social y se deroga la Resolución 00511 de 2016". Parágrafo segundo. Excepcionalmente, se podrán celebrar sesiones no presenciales, de acuerdo con la autorización prevista en el artículo 63 de la Ley 1437 de 2011. Para ello, los miembros del Comité podrán deliberar y votar los temas sometidos a su consideración en conferencia virtual, utilizando los medios electrónicos idóneos y dejando constancia de lo actuado por ese mismo medio, por comunicación simultánea o sucesiva inmediata, con los requisitos de seguridad necesarios. En todo caso, en los términos del artículo 32 del Decreto 19 de 2012, mínimo un 40% de las reuniones del Comité que se surtan dentro del mismo año calendario deben ser presenciales. Artículo 5. Quórum deliberatorio y decisorio. Constituye quórum para deliberar en las sesiones del Comité de Evaluación de Bienes la asistencia de la mitad más uno de los integrantes. Las decisiones del Comité se adoptarán por mayoría simple. En caso de presentarse empate en las votaciones que se realicen, se definirá por el voto de quien preside la sesión. Artículo 6. Actas del Comité. De las sesiones del Comité de Evaluación de Bienes se dejará constancia en actas suscritas por el Presidente y el Secretario del Comité; las cuales contendrán la relación sucinta de los temas tratados, deliberaciones, argumentos y recomendaciones presentadas. Las actas de reunión deberán ir acompañadas del listado de asistencia a cada sesión, debidamente suscrita por todos los participantes. Artículo 7. Secretaría Técnica. La Secretaría Técnica del Comité de Evaluación de Bienes será ejercida

deberán ir acompañadas del listado de asistencia a cada sesión, debidamente suscrita por todos los participantes. Artículo 7. Secretaría Técnica. La Secretaría Técnica del Comité de Evaluación de Bienes será ejercida por el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Administración de Bienes de la Subdirección de Operaciones. Artículo 8. Funciones de la Secretaría Técnica. La Secretaría Técnica del Comité de Evaluación de Bienes, ejercerá las siguientes funciones:

1. Convocar a los miembros e invitados al Comité con una antelación de tres (3) días hábiles; y preparar e informar el orden del día.

2. Recibir y administrar los documentos soporte de cada sesión de acuerdo con la competencia del

Comité.

3. Elaborar el acta de cada sesión del Comité para la firma del Presidente y del Secretario Técnico, dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a su celebración; llevar el archivo del Comité y la custodia de las actas en orden cronológico, debidamente foliadas.

4. Verificar en los soportes contables el cumplimiento de los requisitos para la baja de bienes de la

Entidad.

5. Calificar y clasificar los bienes que se darán de baja y emitir concepto sobre el estado y condición de los mismos.

6. Clasificar y valorar los elementos de agrupación.

7. Presentar al Comité la relación organizada de los bienes que se darán de baja, especificando sus condiciones, estado, clasificación, cantidad, valores unitarios y totales, características y número de placa de los mismos; así como los estudios técnicos y de conveniencia a que haya lugar.

8. Presentar al Comité la información completa, necesaria y fidedigna que le permita establecer el valor

placa de los mismos; así como los estudios técnicos y de conveniencia a que haya lugar.

8. Presentar al Comité la información completa, necesaria y fidedigna que le permita establecer el valor mínimo por el cual se podrán subastar los bienes, con base en lo que certifique el Grupo de Contabilidad sobre el valor en libros, con sus respectivas depreciaciones; o en el avalúo comercial elaborado para tales efectos, según el caso.

9. Verificar el cumplimiento y hacer seguimiento a los compromisos del Comité de Evaluación de Bienes frente a la baja de bienes de la entidad.

10. Elaborar el proyecto de Resolución de baja definitiva de bienes, socializarlo con las instancias competentes para revisión y observaciones y realizar los ajustes correspondientes.

11. Elaborar los informes de gestión con destino a los miembros del Comité y entregarlos con una antelación de cuatro (4) días hábiles a la fecha de la sesión.

12. Preparar y rendir los informes que le sean requeridos.

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Continuación de la Resolución "Por la cual se reglamenta el Comité de Evaluación de Bienes del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social - Prosperidad Social y se deroga la Resolución 00511 de 2016'.

13. Brindar el apoyo que le sea requerido por otras áreas y dependencias de la Entidad sobre los asuntos a cargo de la Secretaría Técnica.

14. Las demás que le sean asignadas por el Comité.

Artículo 9. Vigencia y derogatoria. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y

asuntos a cargo de la Secretaría Técnica.

14. Las demás que le sean asignadas por el Comité.

Artículo 9. Vigencia y derogatoria. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución No. 00511 de 2016 y las demás normas que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá D.C. a los Tal» ano ore-t -o TATIANA OROZCO DE LA CRUZ 2 5 MAYC 2Z5

Proyectó: Cristina

Revisó: Secretaria General / Oficina Ase

Aprobó: Subdirección de Operaciones

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