DPS - Resolución 01774 del 12 de julio de 2018

PROSPERIDAD SOCIAL O GOBIERNO DE COLOMBIA

RESOLUCIÓN No0 1 7 74 DE 1 2 JUL. 2018

Por medio de la cual se modifica la conformación y funciones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno y se dictan otras disposiciones. LA DIRECTORA (E) DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por los artículos 209 y 269 de la Constitución Política, en concordancia con lo dispuesto por el artículo 2.2.21.3.13 del Decreto 1083 de 2015, modificado y adicionado por el Decreto 648 del 19 de Abril de 2017, Decreto 2094 de 2016 y CONSIDERANDO Que el artículo 209 de la Constitución Política establece que la Administración Pública tendrá un control interno, que se ejercerá en los términos que señale la ley y que su función administrativa se desarrollará con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad. Que el artículo 269 de la Constitución Política preceptúa que: "En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de Control Interno, de conformidad con lo que disponga la Ley". Que la Ley 87 de 1993, relativa a la implementación del Sistema de Control Interno en las entidades públicas, prevé en su artículo 13, que las entidades a que se refiere la misma, deberán establecer al más alto nivel jerárquico, un Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de la organización.

entidades públicas, prevé en su artículo 13, que las entidades a que se refiere la misma, deberán establecer al más alto nivel jerárquico, un Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de la organización. Que mediante la Resolución 00515 del 01 de marzo de 2016, en su artículo segundo, se crea el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno. Que el artículo 2.2.21.1.5 del Decreto 648 de 2017 establece que "Las entidades que hacen parte del ámbito de aplicación de la Ley 87 de 1993, deberán establecer un Comité Institucional de Coordinación de Control Interno como órgano asesor e instancia decisoria en los asuntos del control interno... ". Que con el fin de actualizar las resoluciones internas al Decreto 648 de 2017, es necesario expedir la presente la resolución. Que el artículo 9 del Decreto 2094 de 2016, relativo a la estructura interna del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social -DPS-, en su numeral 6, prevé dentro de los Órganos de Asesoría y Coordinación, el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno. Que a su vez, el artículo 30 ibídem, señala que la composición y funciones del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y demás órganos de asesoría y coordinación, se regirá por las disposiciones legales y reglamentarias sobre la materia aplicable a cada uno de ellos. Que el artículo 5 0 de la Ley 527 de 1999, dispone: "Reconocimiento jurídico de los mensajes de datos. No se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a todo tipo de información por

ellos. Que el artículo 5 0 de la Ley 527 de 1999, dispone: "Reconocimiento jurídico de los mensajes de datos. No se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a todo tipo de información por la sola razón de que esté en forma de mensaje de datos.", y en virtud del artículo 63, de la Ley 1437 de 2011, que establece: "Sesiones virtuales. Los comités, consejos, juntas y demás organismos colegiados en la organización interna de las autoridades podrán deliberar, votar y decidir en conferencia virtual, utilizando los medios electrónicos idóneos y dejando constancia de lo actuado por ese mismo medio con los atributos de seguridad necesarios".

1PROSPERIDAD

7

GOBIERNO DE COLOMBIA RESOLUCI . 4 DEL 12 .7 2018

Continuación de la Resolución "Por medio de la cual se modifica la conformación y funciones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno y se dictan otras disposiciones." Que es indispensable la incorporación de las nuevas Tecnologías de la Información y la Comunicación en la realización de las sesiones del Comité de Coordinación de Control Interno de la entidad, así como también, es pertinente ajustarlas y reglamentarlas con el fin de mejorar la participación y garantizar el funcionamiento y actuar de cada una de las personas que hacen parte de dicho comité, en el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social. En mérito de lo expuesto, el Departamento Administrativo para la Prosperidad SocialProsperidad Social, RESUELVE ARTÍCULO 1: Conformación del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. El Departamento Administrativo para la Prosperidad Social - Prosperidad Social, contará con un

Prosperidad Social, RESUELVE ARTÍCULO 1: Conformación del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. El Departamento Administrativo para la Prosperidad Social - Prosperidad Social, contará con un Comité Institucional de Coordinación de Control Interno que estará conformado por los siguientes funcionarios:

1. El Director General o su delegado.

2. El Secretario General.

3. El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

4. El Subdirector General para la Superación de la Pobreza.

5. El Subdirector General de Programas y Proyectos.

6. El Jefe de la Oficina de Control Interno, quien actuará con voz pero no tendrá derecho a voto.

PARÁGRAFO: La Secretaría Técnica del Comité será ejercida por el Jefe de la Oficina de Control

Interno. ARTÍCULO 2: Presidente del Comité. La Presidencia del Comité será ejercida por el Director del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, quien cumplirá las siguientes funciones:

1. Dirigir las sesiones.

2. Señalar el orden del día.

3. Dirigír los debates.

4. Invitar a las reuniones del Comité a otros servidores de la Entidad, o de cualquier otra entidad, o a personas particulares cuando el tema a tratar así lo requiera. El invitado no tendrá derecho a voto.

5. Convocar a reuniones extraordinarias, por intermedio de la Secretaría Técnica.

6. Firmar las actas de las sesiones del Comité.

7. Suscribir los actos administrativos en los que consten las decisiones que adopte el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.

ARTÍCULO 3: Funciones. El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno cumplirá las siguientes funciones:

7. Suscribir los actos administrativos en los que consten las decisiones que adopte el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.

ARTÍCULO 3: Funciones. El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno cumplirá las siguientes funciones: a. Evaluar el estado del Sistema de Control Interno de acuerdo con las características propias de cada organismo o entidad y aprobar las modificaciones, actualizaciones y acciones de fortalecimiento del sistema a partir de la normatividad vigente, los informes presentados por el jefe de control interno o quien haga sus veces, organismos de control y las recomendaciones del equipo MECI. b. Aprobar el Programa Anual de Auditorias, asesorías, acompañamientos, seguimiento e informes de Ley presentado por el Jefe de control interno o quien haga sus veces, hacer sugerencias y seguimiento a las recomendaciones producto de la ejecución del programa de acuerdo con lo dispuesto en el estatuto de auditoría, basado en la priorización de los temas críticos según la gestión de riesgos de la administración.

2GOBIERNO DE CO EL 12 JUL, 2018

Continuación de la Resolución "Por medio de la cual se modifica la conformación y funciones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno y se dictan otras disposiciones." c. Aprobar el Estatuto de Auditoría Interna y el Código de Ética del auditor, así como verificar su cumplimiento. d. Revisar la información contenida en los estados financieros de la entidad y hacer las recomendaciones a que haya lugar. e. Servir de instancia para resolver las diferencias que surjan en desarrollo del ejercicio de auditoría interna. f. Conocer y resolver los conflictos de interés que afecten la independencia de la auditoría.

recomendaciones a que haya lugar. e. Servir de instancia para resolver las diferencias que surjan en desarrollo del ejercicio de auditoría interna. f. Conocer y resolver los conflictos de interés que afecten la independencia de la auditoría. g. Someter a aprobación del representante legal la política de administración del riesgo y hacer seguimiento, en especial a la prevención y detección de fraude y mala conducta. h. Las demás asignadas por el Representante Legal de la entidad. ARTÍCULO 4: Funciones del Secretario Técnico del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. Corresponderá al Secretario Técnico del Comité Institucional de

Coordinación de Control Interno:

1. Convocar, por correo electrónico o por medio escrito, a las sesiones ordinarias; así mismo a sesiones extraordinarias cuando lo ordene el Presidente del Comité.

2. Invitar a las reuniones del Comité a los servidores públicos o personas que con antelación le solicite el Presidente del comité.

3. Elaborar el orden del día, previo acuerdo con el Presidente del Comité.

4. Recibir las peticiones que se presenten para ser tratadas en las sesiones del Comité e incluirlas en el orden del día respectivo.

5. Preparar el temario y los documentos pertinentes para la adopción de decisiones de las reuniones, de acuerdo al orden del día.

6. Redactar las actas de las reuniones y llevarlas en estricto orden y rigurosidad.

7. Suscribir las actas respectivas.

8. Establecer los mecanismos de comunicación e información permanente, entre las diferentes dependencias de la Entidad y el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.

9. Velar por el cuidado y la conservación de los documentos y actas del Comité, para lo cual

8. Establecer los mecanismos de comunicación e información permanente, entre las diferentes dependencias de la Entidad y el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.

9. Velar por el cuidado y la conservación de los documentos y actas del Comité, para lo cual deberá implementar su archivo de acuerdo con las normas que regulan la materia. 10.Velar porque las determinaciones tomadas en las sesiones del Comité sean conocidas, implementadas y cumplidas, de acuerdo con la naturaleza de las mismas. 11.Las demás funciones que se asignen por la Ley o sus reglamentos, así como las instrucciones que en forma particular formule el Comité y el Director de la Entidad.

PARÁGRAFO: Las decisiones que adopte el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, constarán en actas aprobadas y suscritas por el Presidente y el Secretario Técnico y tendrán como soporte los listados de asistencia ARTÍCULO 5: Quórum Deliberatorio y Decisorio. El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, deliberará y decidirá con la mitad más uno de sus miembros y sus decisiones deberán ser adoptadas por mayoría de los miembros asistentes.

PARÁGRAFO: Al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno podrán asistir otros funcionarios o personas en calidad de invitados, los cuales tendrán derecho a voz pero no a voto cuando la naturaleza del asunto a tratar lo requiera.

ARTÍCULO 6: Sesiones Ordinarias. El Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno se reunirá como mínimo dos veces al año. Antes de cada sesión, deberá adelantarse el siguiente procedimiento: a. La Secretaria Técnica convocará la reunión, previa consulta con el Director del

Control Interno se reunirá como mínimo dos veces al año. Antes de cada sesión, deberá adelantarse el siguiente procedimiento: a. La Secretaria Técnica convocará la reunión, previa consulta con el Director del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social y por lo menos cinco (5) días hábiles antes de su realización, vía correo electrónico.

3PROSPERIDAD OCIAL

RESOLUCI E 12 JUL. 2018 Continuación de la Resolución "Por medio de la cual se modifica la conformación y funciones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno y se dictan otras disposiciones." b. En todos los casos, por lo menos tres (3) días hábiles antes de la reunión la Secretaría informará a cada uno de los miembros la hora, el lugar y entregará el orden del día, junto con los documentos que serán analizados en el evento convocado. ARTÍCULO 7: Orden de las Sesiones. Las sesiones del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno se realizarán de acuerdo con el orden que a continuación se establece:

1. En cada reunión sólo podrán tratarse los temas incluidos en el orden del día. No obstante, el orden del día podrá ser modificado por decisión del Comité.

2. El Comité sesionará y decidirá con la asistencia de sus miembros de acuerdo con el Quorum establecido en el presente reglamento.

3. Cuando lo considere pertinente el Presidente, dependiendo de los temas a tratar, podrán invitar servidores públicos de la Entidad o particulares, quienes sólo podrán opinar respecto de los temas para los cuales han sido invitados.

4. De cada reunión se levantará el acta correspondiente que contendrá una relación sucinta de los temas tratados, las decisiones adoptadas e identificación de quienes en ella

de los temas para los cuales han sido invitados.

4. De cada reunión se levantará el acta correspondiente que contendrá una relación sucinta de los temas tratados, las decisiones adoptadas e identificación de quienes en ella intervinieron, la cual se dará a conocer previamente a los integrantes del Comité para su respectivo análisis, acta que será firmada por el Presidente y el Secretaría Técnico.

5. Las actas llevarán el número consecutivo por cada año y serán realizadas en estricto orden y rigurosidad.

6. Al finalizar la sesión, la Secretaría podrá convocar la próxima reunión ordinaria.

ARTÍCULO 8: Deberes de los Integrantes del Comité. Son deberes de los integrantes del Comité de Coordinación de Control Interno: a) Asistir a todas las reuniones que sean convocadas, salvo que exista justa causa motivada de lo cual se dejara constancia en el acta respectiva. b) Suministrar la información requerida por el Comité. c) Cumplir con los compromisos adquiridos. d) Participar activamente en las reuniones y actuar con sentido de pertenencia hacía la Entidad. e) Presentar propuestas para la toma decisiones y su implementación. f) Cumplir el Reglamento Interno del Comité. ARTÍCULO 9: Sesiones Extraordinarias. El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno podrá reunirse de manera extraordinaria por convocatoria del Presidente, cuando las circunstancias lo ameriten. Esta convocatoria se regirá por las siguientes reglas: a. La Secretaria técnica convocará la reunión, previo aval del Director del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social y por lo menos tres (3) días hábiles antes de su realización vía correo electrónico o por el medio más idóneo.

a. La Secretaria técnica convocará la reunión, previo aval del Director del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social y por lo menos tres (3) días hábiles antes de su realización vía correo electrónico o por el medio más idóneo. b. En todos los casos, por lo menos un (1) día antes de la reunión, la Secretaria técnica informará a cada uno de los miembros la hora, el lugar y entregará el orden del día, junto con los documentos que serán analizados en el evento convocado.

PARÁGRAFO: En caso de extrema urgencia, la convocatoria podrá hacerse verbalmente, en estos casos, la reunión tendrá carácter oficial únicamente cuando asista la mitad más uno de los miembros y decidan otorgar a la reunión el carácter de sesión oficial del respectivo órgano, dejando constancia en el acta correspondiente.

ARTÍCULO 10: Sesiones No Presenciales. Cuando las circunstancias así lo exijan, el Comité de Coordinación de Control Interno podrá decidir los asuntos sometidos a su consideración mediante 4

GOBIERNO DE COLOMBIADIRECT GE ERAL (E) ROSPERIDAD SA qp GOBIERNO DE CO RESOLUCIO EL 1 2 JUL. 2018

Continuación de la Resolución "Por medio de la cual se modifica la conformación y funciones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno y se dictan otras disposiciones." la realización de sesiones no presenciales. En todo caso, mínimo un cuarenta por ciento (40%) de las reuniones surtidas dentro de un mismo año calendario deben ser presenciales de conformidad con lo establecido por el artículo 32 del Decreto 019 de 2012. Las sesiones no presenciales del Comité se realizarán de conformidad con el siguiente procedimiento:

las reuniones surtidas dentro de un mismo año calendario deben ser presenciales de conformidad con lo establecido por el artículo 32 del Decreto 019 de 2012. Las sesiones no presenciales del Comité se realizarán de conformidad con el siguiente procedimiento: a) El Secretario Técnico le informará al Presidente del Comité la existencia de la circunstancia específica que amerite la realización de una sesión no presencial. b) El Presidente, por cualquier medio de transmisión de mensajes de datos, podrá autorizar al Secretario Técnico para que se adelante la sesión no presencial. c) El Secretario Técnico convocará la sesión no presencial mediante cualquier medio de transmisión de mensajes de datos a todos los miembros del Comité, así como a los invitados que deban participar en el mismo. En dicha convocatoria se deberán precisar los asuntos a tratar y adjunto a la misma se remitirá la información requerida para adoptar las decisiones respectivas. d) Cada uno de los miembros del Comité deberá, de manera clara y expresa, manifestar su posición frente a los asuntos sometidos a su consideración y remitirá su decisión por cualquier medía de transmisión de mensajes de datos al Secretario Técnico. Para tal efecto, los miembros del Comité podrán deliberar o decidir por correo electrónico y todos aquellos medios tecnológicos que se encuentren a disposición. e) Una vez adoptada la decisión por la mayoría de los miembros del Comité con voz y voto, el Secretario Técnico la informará por cualquier medio de transmisión de mensajes de datos a todos los miembros del Comité y procederá a levantar el acta correspondiente, a la cual se adjuntarán las intervenciones de los miembros e invitados especiales.

Secretario Técnico la informará por cualquier medio de transmisión de mensajes de datos a todos los miembros del Comité y procederá a levantar el acta correspondiente, a la cual se adjuntarán las intervenciones de los miembros e invitados especiales. f) De las sesiones adelantadas a través del procedimiento antes descrito, se levantará la correspondiente acta en la cual se deberá dejar constancia del medio utilizado, así como de las decisiones adoptadas. ARTICULO 11 Actas. De las reuniones se levantará un acta que será firmada por el Secretario Técnico; el acta original con las correspondientes firmas, reposará en el archivo de la Oficina de Control Interno, de acuerdo con las normas establecidas para tal fin. ARTICULO 12: Asistencia a las Sesiones. Los integrantes del Comité, con excepción del Director, no podrán delegar en otros funcionarios su representación. ARTICULO 13: Vigencia y derogatorias. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición, deroga los Artículos segundo y del cuarto al decimocuarto de la Resolución No.00515 del 01 de marzo de 2016, relacionado con el Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno. Dada en Bogotá, D. C. a los

OMUNIQUESE Y CU SE • 12 JUL. 2018

Proyectó: Jorge G.

Revisó: Omar B.

Aprobó: Omar B.

NIDIA MARGAR • OMO VAR CAS