DPS - Resolución 02084 del 15 de agosto de 2014

RESOLUCION No.

••PROSPERIDAD

.PARATODOS O2O84 DE 15 ASO.2014 "POR MEDIO DE LA CUAL SE ACTUALIZA EL REGLAMENTO INTERNO PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LAS CAJAS MENORES DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRA TlVO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL DPS" EL DIRECTOR GENERAL DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL En uso de las facultades establecidas en el Decreto 4155 del 3 de noviembre de 2011 y, CONSIDERANDO: Que mediante Resolución No. 00832 de abril 3 de 2012, se adoptó el reglamento interno para el funcionamiento de las cajas menores del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social - DPS. Que mediante Ley se decreta el Presupuesto de Rentas y Recursos de Capital y ley de apropiaciones para cada vigencia fiscal, del cual hace parte el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social - DPS. Que el artículo 67 del Decreto 111 de enero 15 de 1996 - Estatuto Orgánico del Presupuesto General de la Nación, faculta al Gobierno Nacional para dictar el Decreto de Liquidación del Presupuesto General de la Nación, el cual se acompaña del anexo que contiene el detalle de los gastos para la vigencia fiscal respectiva. Que el artículo 18 de la Ley 1593 de 2012 faculta al Gobierno Nacional para regular la constitución y funcionamiento de las cajas menores en los órganos que conforman el Presupuesto General de la Nación, en virtud de lo cual se expidió el Decreto 2768 del 28 de

diciembre de 2012. Que el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social - DPS - debe cumplir con las normas establecidas en el Plan General de la Contabilidad Pública y, por tanto, todas las operaciones financieras y económicas que se originan con el manejo y utilización de recursos a través de las cajas menores, deben registrarse oportunamente en el aplicativo SIIF a través del cual se generan los estados contables de la entidad. Que es obligación del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social - DPS cumplir con las normas contenidas en el Estatuto Tributario en materia de impuestos del orden nacional, departamental y municipal y, por lo tanto, todos los descuentos que se practiquen por concepto de retenciones en la fuente por las operaciones realizadas con los recursos de las cajas menores, deberán hacerse atendiendo las normas vigentes y en la debida oportunidad. Que en virtud de lo enunciado, es necesario revisar y actualizar el reglamento interno para el funcionamiento de las cajas menores del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social - DPS contenido en la Resolución No. 00832 de abril 3 de 2012, para garantizar su adecuado manejo. " Que en consideración de lo anteriormente expuesto,

RESUELVE «SUBDIREceION FINANCIERA»

Conmulador(571) _5960800_~_ Ext._7530 o 7619_ -Fax ext __7619_ • Calle7 No.6-54 Piso _ COOlGOPOSTAL111711.Bogoté- Colombia' www.dps.gov.co15AGO.2014

DPst: ~

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I PROSPERIDAD

PARATODOS 02084 DE "POR MEDIO DE LA CUAL SE ACTUALIZA EL REGLAMENTO INTERNO PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LAS CAJAS MENORES DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL DPS" ARTíCULO PRIMERO: Actualícese el Reglamento Interno para el funcionamiento de las cajas menores del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social - DPS adoptado mediante Resolución 00832 de abril 3de 2012:

CAPíTULO 1

DISPOSICIONES GENERALES Artículo 1°. Definición. las cajas menores son fondos en moneda nacional asignados para sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto General de la Nación que tengan el carácter de URGENTES E INDISPENSABLES. Sus recursos son de disponibilidad inmediata y son un mecanismo ágil y eficiente para el cumplimiento de los objetivos de laentidad, sin perjuicio de la aplicación de las normas de austeridad del gasto. Artículo 2°. Constitución. las cajas menores se constituyen para cada vigencia fiscal mediante Resolución suscrita por el Director General del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social - DPS y su manejo está sujeto a lo dispuesto en el Decreto que para tal efecto expida el Gobierno Nacional, así como por el presente reglamento interno.

Parágrafo: Para laconstitución de las cajas menores debe presentarse através de laSecretaría General la justificación técnica y económica correspondiente. Dicha justificación deberá contener como mínimo: explicación respecto de la(s) necesidad(es) que se atenderá(n) con los

recursos de la caja menor, detalle de los gastos, monto de cada uno de los rubros a solicitar para su constitución y reembolsos de toda la vigencia, así como los datos (nombre, cédula y cargo) del responsable que se propone para el manejo de lacaja menor. Articulo 3°. Responsable. Esel funcionario responsable de la administración de lacaja menor, designado mediante resolución suscrita por el Director General del DPS. Responderá disciplinaria, fiscal y penalmente por el correcto manejo y utilización de los recursos. Deberá estar debidamente afianzado mediante la póliza global de manejo suscrita por la Entidad. El responsable de la caja menor debe recibir capacitación sobre el manejo yfuncionamiento de las mismas, así como sobre la utilización del módulo de Gestión Caja Menor del aplicativo SIIF. Con la designación del responsable de la caja menor se entenderá surtido el requisito de solícitud de creación del usuario con el perfil de Gestión Caja Menor al Coordinador SIIF

Entidad. «SUBDIRECCION FINANCIERA»

(571J_5960800 Exl._7530 67619_ -Fax exl._7619_' Calle7No.6.54Piso_ CODIGOPOSTAL111711.Bogotá_Colombia' www.dps.gov.co Artículo 4°. Encargos. Cuando el responsable de la caja menor haga uso de vacaciones, licencias o comisiones, deberá informar por lo menos con 10 días hábiles de anticipación a la Subdirección Financiera para que, mediante Resolución, el Director General encargue a otro

funcionario, quien deberá igualmente estar afianzado para el manejo de la misma mientras subsista el encargo y tener usuario y capacitación sobre el funcionamiento del módulo de Gestión Caja Menor del SIIF. Para laejecución del encargo se requiere de la entrega de la caja menor y documentos soporte mediante arqueo y suscripción de un acta, tanto al inicio como a la culminación del encargo. El arqueo y el acta correspondientes, harán parte de los soportes de legalización de la caja menor.11PROSPERIDAD PARATODOS RESOLUCION No. 02084 DE 15A60.¿lJ'¡q "POR MEDIO DE LA CUAL SE ACTUALIZA EL REGLAMENTO INTERNO PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LAS CAJAS MENORES DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRA TlVO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL DPS" Artículo 50.Cambio de Responsable. Cuando el responsable de la caja menor se desvincule de laentidad o porotro motivohayalugara su reemplazo, deberá hacerse una legalización de la caja menor con corte a la fecha del cambio de responsable. El Director General del DPS asignará mediante Resolución el nuevo responsable y el ordenador del gasto autorizará el reembolsodelosgastosrealizadosconcortealafechadelcambioderesponsable. Artículo 60• Recursos de las cajas menores: Sepodrán constituircajas menores con recursos de funcionamiento y en casos excepcionales con recursos de inversión, cuando así lo determine el Director del DPS. Lajustificación técnica y económica deberá quedar anexa a la respectivaresolucióndeconstitucióndecadacajamenor.

Artículo 70. Manejo de los recursos: El manejo de los recursos de cada una de las cajas menores seharáatravésde unacuentacorriente abiertaconel NIT900.039.533-8 del DPS, la cualsedenominará:"CAJAMENOR- (nombredeladirección,subdirección, oficina odirección regionalquelamaneja)". El responsable del manejo de la caja menor deberá registrar su firma y huella en la entidad bancaria en la cual se abra la cuenta corriente de la respectiva caja menor, para lo cual se coordinará lopertinenteconlaSubdirecciónFinanciera. Efectuada la apertura de la cuenta corriente, se deberá diligenciar el formato expedido por la DirecciónGeneralde Crédito Públicoy delTesoro Nacional"CUENTA REPORTADA PARA LA EXENCiÓN DEL GRAVAMEN A LOS MOVIMIENTOS FINANCIEROS" Y enviarlo a la Subdirección Financiera del DPS debidamente firmado por el funcionario responsable de la entidad bancaria, para su trámite ante la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, con el propósito de formalizar la exención del gravamen a los movimientos financieros, locual será confirmado al responsable de lacaja menor con el respectivo soporte, una vez haya concluido el trámite. Esteformato se deberá tramitar y enviar a la Subdirección Financiera del DPS, cuando se cancele la cuenta corriente para que sea excluida de la base datosdecuentas reportadasdel MinisteriodeHaciendayCrédito Público. El responsable del manejo de la caja menor deberá solicitar por escrito a la Subdirección

Financiera, la creación en SIIF de la chequera con la cual se manejarán los recursos de caja menor, al inicio de la vigencia y/o cuando el banco le asigne una chequera nueva. Dicha solicituddebe contenerlossiguientesdatos: nombresyapellidos completos del responsable de lacaja menor, númerode la caja menor el cual es asignado por laSubdirección Financiera al momentodesuconstitución, nombredelbanco,númerode lacuentacorrienteyel rangode los chequesasignados.

Parágrafo: Las cajas menores constituidas hasta por un monto de veinte (20) SMMLV podrán manejar en efectivo un monto de 1 SMMLV. Las cajas menores que superen el monto de constitución anterior, podrán manejar enefectivo un montoequivalente al 5%del valor total de constitución de larespectivacaja menor. En ningúncaso, el monto puede exceder al señalado en el Decreto expedido por el Gobierno Nacional por el cual se reglamenta la constitución y funcionamientodelascajasmenores. «SUBDIREceION FINANCIERA» Conmutsdor(571l_59G0800__ Ext _1530 Ó7619_ - Faxex!._7619_' Calle7No.6.54Piso_ CODIGOPOSTAL111711.Bogotll-Colombia'

www.dps.gov.col'PROSPERIDAD PARATODOS RESOLUCION No. 15 A60.2014 "POR MEDIO DE LA CUAL SE ACTUALIZA EL REGLAMENTO INTERNO PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LAS . CAJAS MENORES DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRA TlVO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL DPS"

Parágrafo: Cualquier pago con cargo a la caja menor que supere el valor total autorizado para ser manejado en efectivo, deberá realizarse con cheque de la cuenta bancaria de la caja menor.

Articulo 8. Módulo de Gestión Caja Menor en el SIIF. El responsable de la caja menor debe registrar en el módulo de Gestión Caja Menor del SIIF - perfil Gestión Caja Menor, los movimientos derivados de las operaciones de la caja menor, como son: ingresos de apertura y reembolso, egresos, pagos, reintegros, solicitudes de reembolso y cierre presupuesta!. El aplicativo SIIF reflejará en cualquier momento, el saldo bancario, el saldo sin ejecutar de la caja menor por cada uno de los rubros y subordínales asignados, los egresos, las facturas y/o documentos equivalentes pagadas y/o en trámite de legalización, etc. El Ministerio de Hacienda y Crédito Público en su calidad de administrador del aplicativo SIIF es el encargado de proporcionar las guías y procedimientos para el registro adecuado de las transacciones en el módulo de Gestión Caja Menor, documentos que se encuentran publicados en el sitio WEB de esa entidad. Articulo 9°. Descuentos por concepto de retenciones en la fuente: Los responsables de las cajas menores tienen la obligación de conocer y descontar a los proveedores, las retenciones en la fuente a titulo de los impuestos del orden nacional, distrital y territorial a que haya lugar. Para tal fin, la Subdirección Financiera dará las indicaciones y acompañamiento necesario.

Articulo 10°. Anulación de Cheques: Cuando deba anularse un cheque, el responsable de la caja menor deberá: anotar sobre la colilla del título valor la palabra ANULADO; recortar el número completo del cheque y pegarlo en la parte correspondiente del formato "Anulación de Cheques" que se encuentra publicado en la intranet, el cual debe ser totalmente diligenciado. Además, deberá solicitar por escrito o por correo electrónico a la Subdirección Financiera, la anulación del cheque en el SIIF para que el consecutivo de chequera sea ajustado, adjuntando el acta de anulación correspondiente. Articulo 11°. Seguridad para el manejo de los recursos: Para cada caja menor se evaluará la necesidad de disponer de una caja fuerte para la custodia del efectivo, de las chequeras y de los soportes pendientes de legalizar. En caja metálica con llave y dentro de la caja fuerte -si es el caso-, deberá guardarse el efectivo y las chequeras.

Parágrafo: No obstante lo anterior, el responsable de la caja menor deberá adoptar las medidas de seguridad necesarias para garantizar la protección del efectivo y buen uso de los recursos y establecer los mecanismos de seguridad ante el Banco, asi: • Los cheques por valores superiores a $1.000.000, deberán ser confirmados por el Banco con el responsable de la caja menor, antes de proceder a su respectivo pago. • Todos los cheques deben llevar impresa la leyenda "PÁGUESE AL PRIMER

BENEFICIARIO". • El responsable de la caja menor deberá entregar al Banco un oficio suscrito por la Subdirección Financiera del DPS o quien ésta designe, mediante el cual informa que las «SUBDIRECCION FINANCIERA» ConmutlldO((571l_5960BOO__ Ext._7530 67619_ - Faxext._7519_ • Calle7No.6.54Piso_ CODIGOPOSTAL111711.Bogottl-Colombia' www.dps.gov.coRESOLUCION No.

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PARATODOS O2O8 4 DE 15 ASO.2014 "POR MEDIO DE LA CUAL SE ACTUALIZA EL REGLAMENTO INTERNO PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LAS CAJAS MENORES DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRA TlVO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL DPS" Gastos Financieros: Por este rubro se atenderán los gastos por concepto de las chequeras de las cuentas bancarias de la caja menor así como las comisiones e IVA cobrados por consignacíones en "otras plazas". Artículo 13°. A través de las cajas menores que manejen recursos de inversión, sólo se podrán atender los gastos definidos en la Resolución de constitución de la respectiva caja menor, según los rubros presupuestales autorizados en la misma. Artículo 14°. La Subdirección Financiera, entregará a los responsables de las cajas menores una lista con el detalle de los bienes y/o servicios clasificados por rubro presupuestal, la cual se publicará anualmente en la intranet de la Entidad.

CAPíTULO 3

LEGALIZACiÓN Y REEMBOLSO DE LAS CAJAS MENORES Artículo 15°. Legalización y reembolso: El responsable de la caja menor debe asegurarse que los egresos correspondientes a los gastos, queden incluidos en su totalidad en el módulo de caja menor del SIIF, en el respectivo mes en el que ocurre el gasto. El responsable de la caja menor debe radicar en la Subdirección Financiera, los documentos originales de soporte para legalización de los gastos, de conformidad con lo señalado en el artículo siguiente, a más tardar el tercer día hábil del siguiente mes o cuando se haya gastado más del Setenta por ciento (70%) de uno o varios de los rubros presupuestales de la caja menor, lo que ocurra primero. Todos los documentos de soporte deberán ser originales y deben enviarse debidamente archivados en una carpeta, con excepción de las copias originales de las consignaciones que realiza la Oficina Asesora Jurídica y que deben reposar en los respectivos despachos judiciales. Para la legalización de los gastos judiciales en que incurran las Direcciones Regionales para atender los requerimientos de la Oficina Asesora Jurídica, se aceptará que las facturas o documentos equivalentes sean remitidos al responsable de la caja menor de dicha Oficina, escaneados y a través de correo electrónico. El valor de los anteriores gastos será consignado una vez al mes al Director de la Regional, por el responsable de la caja menor de la Oficina Asesora Jurídica. Los originales de dichos documentos escaneados deberán ser conservados

por el Director Regional y estar disponibles para su verificación por parte de la Subdirección Financiera, de la Oficina de Control Interno ó de cualquier órgano de control. La legalización de los gastos debe hacerse en el plazo antes señalado para cumplir, tanto con lo establecido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público mediante el Decreto por el cual se reglamenta la constitución y funcionamiento de las cajas menores, así como con lo establecido por la Contaduría General de la Nación respecto del principio de causación contable y por las autoridades tributarias respecto de los plazos para el pago de las retenciones en la fuente. El principio de causación contable consiste en que los hechos económicos deben registrarse en la . contabilidad de la Entidad correspondiente en el mismo mes en el que éstos se efectúan, en este caso en el que se realizan los respectivos gastos. .('_ «SUBDIRECCION FINANCIERA» Conmutad r(571) ~5960800~_Ext_7530 6 7619_ - Faxext._7619_ • Calle7 No.6.54Piso _ CODIGOPOSTAL111711.Bogotá- Colombia' www.dps.gov.co • i' i15 AGO.¿lI¡'f

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PARATODOS G20B4DE "POR MEDIO DE LA CUAL SE ACTUALIZA EL REGLAMENTO INTERNO PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LAS

CAJAS MENORES DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL DPS"

La fecha de corte de la legalización de gastos será la del dia del último gasto a legalizar. En una misma legalización no deberán incluirse gastos que corresponden a meses diferentes. En caso de no haberse realizado gasto alguno durante el mes, el responsable de la caja menor deberá remitir, a más tardar el último día hábil del mes, una comunicación escrita a la Subdirección Financiera, reportando la no ejecución de gastos por la caja menor y justificando la no rotación de los recursos, habida cuenta de la función de advertencia de la Contraloría General de la República respecto de los saldos promedios existentes en las cuentas corrientes. Articulo 16°. Documentos de soporte para legalización y reembolso: Son los documentos que sirven de soporte para el reconocimiento de los gastos efectuados, los cuales deberán ser enviados en original, con la excepción prevista en el articulo anterior, sin tachones ni enmendaduras y con el visto bueno del responsable de la caja menor. Los documentos son los siguientes:

1. Oficio remisorio. Debe contener la siguiente información: el concepto de la legalización (legalización y solicitud de reembolso ó legalización definitiva), número de la caja menor generado en la constitución por el aplicativo SIIF, valor a legalizar, número de la solicitud de reembolso o de cierre presupuestal generado mensualmente del SIIF.

2. Formato "Cuadro Resumen Caja Menor".

3. Formato "Relación de Pagos - Caja Menor" totalizado por cada rubro presupuestal y subordinal que se va a legalizar. Los gastos deben estar ordenados por rubro, luego

por subordinal y en orden cronológico por el período que se está legalizando. No se deberá incluir ningún gasto que haya sido legalizado anteriormente. Este formato debe ser enviado adicionalmente, al correo electrónico del funcionario de la Subdirección Financiera que hace seguimiento de las Cajas Menores.

4. Original de los extractos bancarios ó consulta del saldo de la cuenta corriente.

5. Formato "Anulación de Cheques", cuando haya lugar.

6. Original de la(s) factura(s) de venta y/o documento(s) equivalente(s).

La "Factura de Venta" es el documento que respalda la compra de un bien o servicio a un proveedor que pertenece al Régimen Común. De conformidad con el artículo 617 del Estatuto tributario ésta debe cumplir con los siguientes requisitos: a. Denominación expresa como factura de venta. b. Apellidos y nombres o razón social con el NIT del vendedor ode quien preste el servicio. c. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva. «SUBDIRECCION FINANCIERA» Conmutador(571)_596oaOO__ Ext_T530 Ó1619_ - Fa;¡¡ext._1619_ •Calle7No.6.54Piso_ CODIGOPOSTAL111711.Bogotá_Colombia' www.dps.gov.coRESOLUCION No.

11PROSPERIDAD PARATODOS (21) 84 DE 15ASO.2014 "POR MEDIO DE LA CUAL SE ACTUALIZA EL REGLAMENTO INTERNO PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LAS

CAJAS MENORES DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL DPS"

Poreste rubro se podrán adquirir: combustibles y lubricantes, llantasy accesorios, materiales de construcción (para pequeñOsarreglos locativos), papeleria, útiles de escritorio y oficina, productosdeaseoy limpieza,productosdecafeteríay restaurante, repuestos,otrosmateriales y suministros, elementos para botiquín siempre que se trate de aquellos para curación de heridas,hemorragias,quemadurasylesionesosteomusculares.

Mantenimiento: Serefierea losgastosparalaconservacióny reparacióndebienes mueblese inmuebles.

Poresterubrosepodránpagarlosserviciosdemantenimientodebienesmueblese inmuebles, deequiposyenseres, deequiposdecomunicaciónycomputación,deequipos denavegacióny transporte, de administración, operación y mantenimiento de plantas de energia, servicio de aseo,cafeteria yrestaurante, mantenimientodeotrosbienesyserviciodevigilancia. Cuandosetratedegastosporserviciosdecafeteria yrestaurantequesean indispensablescon ocasión de reunionesdetrabajo, serequiereque adicha reuniónasistael Director Generaldel DPSyqueélseaquienautoriceelgastoporescrito.

Comunicaciones y Transporte: Se reconocen por este concepto gastos de mensaJena, correos, correo electrónico, fax, transporte, embalaje y acarreo de elementos. Para los desplazamientos terrestres o fluviales no se autorizará el pago directo al comisionado por conceptode peajesydecombustible,salvo paraelcasode losconductoresquedeban cumplir

lacomisiónenunvehiculo depropiedaddelaEntidad.

Impresos y Publicaciones: Por este rubro se pueden atender gastos para la adquisición de publicaciones, revistas y libros, trabajos tipográficos, sellos, autenticaciones, suscripciones, fotocopias,pagodeavisosyvideosdetelevisión.

Servicios Públicos: Estáprohibidoefectuargastosdeserviciospúblicos,salvoquesetrate de pagos en direcciones regionales del DPS, correspondiendo a este, evaluar la urgencia y las razones que la sustentan. Estos gastos corresponden a los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo, recolección de basuras, energía, gas, instalación y traslado de líneas telefónicas,teléfono,faxyotros.

Gastos de Operación Aduanera: Se atenderán por este rubro los gastos pertinentes de nacionalización de mercancías y/o movimientos en puerto, originados en donaciones internacionalesenespecie.Comoejemplodeestosgastos,están losdecargueydescargue de mercancias, movímientos de contenedores, bodegajes y pago de servicios a sociedades de intermediaciónaduanera.

Nosereconocerángastosdebodegajeporuntiemposuperioraquince(15)días.

Gastos Judiciales: Comprendelosgastosparaatender ladefensadel interésde laEntidaden losprocesosjudiciales quecursanensucontraocuandoactúacomodemandante,diferentes a los honorarios de los abogados defensores. Por este rubro se atenderán gastos tales como:

fotocopias de expedientes, cauciones o pólizasjudiciales, traslado de testigos, transporte para efectuar peritazgos,ydemáscostosinherentesalosprocesosjudiciales. «SUBDIRECCION FINANCIERA» Conmutadorl571)_5960800__ Ext._7530 67619_ -Fax ext._7619_ • Calle7No.6-54Piso_ CODIGOPOSTAL111711-Bogotá-Colombia' www.dps.gov.co I

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(1PROSPERIDAD

PARATODOS G2O84 DE 15AGO.2014 "POR MEDIO DE LA CUAL SE ACTUALIZA EL REGLAMENTO INTERNO PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LAS CAJAS MENORES DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRA TIVO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL DPS" cuentas bancarias a través de las cuales se manejan recursos públicos son inembargables. No obstante lo anterior, en el evento en que ocurriere un embargo, el responsable deberá informar inmediatamentey porescrito alJefe de laOficinaAsesora Jurídica con copia a la Subdirección Financiera del DPS, para que se adelanten los trámites pertinentesdedesembargoycontabilizacióncorrespondientes. • El responsable de lacaja menordebe conciliar, por lo menos unavez a lasemana: los saldos en el aplicativo SIIF - módulo de Gestión Caja Menor y de la cuenta corriente suministrado por el Banco; el consecutivo de los números de cheque en la chequera respectiva y en el SIIF, así como el valor en efectivo, el cual debe ser guardado de

maneraseparadadecualquierotrorecursoenefectivo. • Cuando sepresentelapérdidade unchequeodelachequera,elresponsablede lacaja menor deberá en forma inmediata informar al Banco por teléfono y por escrito, dando orden de nopagode loschequesextraviados, al igualque debe instaurar el respectivo denuncio ante las autoridades competentes. Igualmente, debe remitir para lo de su competencia, al Subdirector Financiero, al Subdirector de Operaciones y al Jefe de la Oficina Asesora Jurídica del DPS, un informe detallado de lo acontecido indicando los números de los cheques extraviados, el número de la cuenta bancaria afectada, anexando lafotocopia del informeal banco,del denuncio ydel formato "Arqueo de Caja Menor" debidamente diligenciado. Copia de este informe debe enviarse a la oficina de Control Interno y alaSecretaríaGeneralparaeltrámite correspondiente.

CAPíTULO 2

GASTOSAUTORIZADOS A TRAVÉS DELAS CAJAS MENORES Artículo 12°. Por la caja menor de funcionamiento - gastos generales, podrán ejecutarse gastos concargoalossiguientesrubrospresupuestales: Impuestos y Multas: Comprende el pago de impuestos, multasy contribuciones a que haya lugar.

Compra de Equipo: Adquisición de bienes tangibles de consumo duradero que deben inventariarse. Por este rubro se podrán adquirir el software, las herramientas tecnológicas, los equipos desistemasydecomunicaciones,entreotros.

Enseres y Equipo de Oficina: Conformados por los elementos mecánicos, eléctricos,

electrónicos, destinadosaltrabajoespecíficodeoficinas.

Materiales y Suministros: Adquisición de bienes tangibles e intangibles de consumo final o fungible que nose deban inventariar por lasdiferentes dependencias y que nosean objeto de devolución. «SUBOIREceION FINANCIERA» Conmutador(571)_5960800 __ Ext _7530 67619_ -Fax ext_7519_' Calle7No.6.54Piso_ COD!GOPOSTAL111711.Bogotá-Colombia'

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d. Número y fecha de la resolución de autorización de la facturación, expedida por la DIAN. Esta fecha no debe ser superior al período de vigencia de la autorización de la facturación de la DIAN, es decir dos años. e. Fecha de expedición, que debe corresponder al mes objeto de legalización del gasto. f. Descripción específica de los bienes adquiridos o de los servicios prestados. g. Valor unitario y total de la operación en números y en letras. h. Discriminación del impuesto a las ventas (IVA). Cuando el vendedor pertenezca al Régimen Común y liquide eIIVA, éste deberá estar discriminado en la factura.

1. Si el proveedor es Gran Contribuyente, debe indicar en la misma factura la calidad de

agente retenedor dellVA. j. Si el proveedor es auto retenedor del impuesto de renta debe anexarse fotocopia de la resolución de la DIAN que asi lo autoriza, en caso de que dicha condición no se señale en la factura. k. Nombre o razón social y NIT del impresor de la factura, si la factura es litográfica. En caso contrario debe indicar la resolución de autorización de facturación electrónica.

1. Todas las facturas deberán expedirse a nombre del DPS, NIT 900.039.533-8.

La Cuenta de Cobro o documento equivalente a la factura, es el documento que respalda la compra de un bien o servicio a un proveedor que pertenece al Régimen Simplificado. De conformidad con los conceptos de la DIAN se consideran documentos equivalentes a la factura los tiquetes de máquinas registradoras. De conformidad con lo establecido en el Estatuto Tributario, la cuenta de cobro o documento equivalente a la factura debe cumplir con los siguientes requisitos: a. Apellidos, nombres y número de identificación de la persona natural que expide la cuenta de cobro o documento equivalente a la factura. b. Expedirse a nombre del DPS, NIT 900.039.533-8. c. Fecha de expedición, que debe corresponder al mes objeto de legalización del gasto. d. Descripción específica del (los) bien(es) o servicio(s) adquirido(s). e. Valor unitario y valor total de la operación. Cuando el proveedor del bien o servicio pertenezca al Régimen Tributario Especial no contribuyente de renta no debe practicarse retención en la fuente por renta. Pertenecen a este

«SUBOIREceION FINANCIERA» ConmutadOf{571l~5960800~_. Ext._1530 Ó7619_ -Fax ext_7619_' Calle7No.6-54 Piso_ COD1GOPOSTAL111711.BogoUColombia' www.dps.gov.co15A60.2014DE gPROSPERIDAD

PARATODOS

02084RESOLUCION No. "POR MEDIO DE LA CUAL SE ACTUALIZA EL REGLAMENTO INTERNO PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LAS CAJAS MENORES DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRA TIVO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL DPS" grupo las asociaciones, fundaciones y agremiaciones sin ánimo de lucro de las que trata el articulo 19 del Estatuto Tributario. Parágrafo 1: Cuando se presente un encargo de que trata el artículo 4° de ia presente resolución, el arqueo yel acta correspondientes, harán parte de los soportes de legalización de la caja menor. Parágrafo 11:Cuando se trate de la adquisición de bienes o servicIos con destino al mantenimiento de vehículos de propiedad de la Entidad o a su cargo por contrato de comodato o por asignación provisional, se deberá incluir el número de las placas del vehiculo en la factura de venta o documento equivalente. Parágrafo 111:Cuando se trate de pagos a beneficiarios que no se encuentren creados en el aplicativo SIIF, el responsable de la caja menor deberá remitir a la Subdirección Financiera, los . siguientes documentos del proveedor por una sola vez: Si se trata de una persona natural:

a) Fotocopia de la cédula de ciudadanía. b) Fotocopia del Registro Único Tributario -RUT-, de conformidad con el artículo 20 del Decreto 2788 de 2004 -Estatuto Tributario. Si se trata de una persona jurídica: a) Fotocopia de la cédula de ciudadania del representante legal. b) Fotocopia del certificado de Cámara de Comercio no superior a treinta (30) días. c) Fotocopia del Registro Único Tributario -RUT-, de conformidad con el a