ESP - Resolución 0137 de 2023

0137 RESOLUCIÓN No DE0 6/ 03/2023 COT POR MEDIO DE LA CUAL SE ADOPTA EL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO (LA/FT) EN LA EAAB– ESP La Gerente General de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá – ESP en ejercicio de sus facultades estatutarias, en especial la conferida en el artículo 18, literal a), numeral 13 del Acuerdo 05 de 2019 de la Junta Directiva de la EAAB-ESP, por el cual se adopta el marco estatutario de la Empresa y, CONSIDERANDO: Que la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá - ESP es una empresa industrial y comercial del Distrito Capital, prestadora de los servicios de acueducto y alcantarillado sanitario y pluvial, dotada de personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente. Que el artículo 209 de la Constitución Política establece que: "La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones". Que el Congreso de la República y los Gobiernos Nacional y Distrital realizan esfuerzos ingentes y permanentes para modernizar y adecuar la normatividad existente a la necesidad de fortalecer la lucha contra la competencia desleal realizada por personas y organizaciones incursas en operaciones ilegales de contrabando, lavado de activos y defraudación fiscal, imponiendo

obligaciones a las empresas, indistintamente del sector al que pertenezcan, para identificar el beneficiario final de sus operaciones y prevenir las conductas asociadas al riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo. Que la Política Pública Distrital de Transparencia, Integridad y No Tolerancia contra la Corrupción (PPTINC) adoptada en el documento CONPES 01 de 2019, tiene como objetivo fortalecer las instituciones para prevenir y mitigar el impacto negativo de las prácticas corruptas en el sector público, privado y en la ciudadanía. Asimismo, en el objetivo específico número 3, se propuso garantizar medidas anticorrupción para la prevención, detección, investigación y sanción de prácticas corruptas mediante el trabajo colaborativo de las entidades públicas, que consagra dentro de otras estrategias, avanzar en la implementación del Sistema de Administración de Riesgos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SARLAFT), en todas las entidades distritales. Que de conformidad con la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades, el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo son fenómenos delictivos que generan consecuencias negativas para la economía del país y para las empresas, los cuales pueden traducirse en el acaecimiento de riesgos operacionales, legales, reputacionales y de contagio,

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Página 1 de 21 0137 06/03/2023 COT RESOLUCIÓN No DE entre otros. Esta situación, puede afectar su buen nombre, competitividad, productividad y perdurabilidad. Que el artículo 12 de la Ley 2195 de 2022 establece que “La Entidad del Estado y la persona

natural, persona jurídica o estructura sin personería jurídica o similar, que tenga la obligación de implementar un sistema de prevención, gestión o administración del riesgo de lavado de activos, financiación del terrorismo y proliferación de armas o que tengan la obligación de entregar información al Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB), debe llevar a cabo medidas de debida diligencia que permitan entre otras finalidades identificar el/los beneficiario(s) final(es) , teniendo en cuenta como mínimo los siguientes criterios: 1. Identificar la persona natural, persona jurídica, estructura sin personería jurídica o similar con la que se celebre el negocio jurídico o el contrato estatal (…)” (Negrita fuera de texto). Que para la EAAB-ESP es claro que se encuentra expuesta a riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo (riesgos LA/FT), por lo cual es necesario gestionar un sistema de administración de riesgos de LA/FT, que permita prevenir que las personas naturales y jurídicas que realizan prácticas de LA/FT, tengan margen de maniobra ante la ausencia o debilidad de los controles. Que la adopción e implementación de los postulados del sistema de administración de riesgos de LA/FT, debe realizarse de manera gradual y acorde a las capacidades operativas y técnicas de la EAAB-ESP, priorizando aquellos grupos de interés respecto de los cuales exista mayor propensión al lavado de activos y financiación del terrorismo. Que la incorporación de estas prácticas, más allá de un cumplimiento legal, es un compromiso institucional por parte de todos los actores involucrados en la operación comercial y contractual, incluyendo a los grupos de interés que las conforman y a los trabajadores de la EAAB-ESP, toda

vez que de la prudencia y rigurosidad con que sean gestionados estos riesgos, dependerá mantener la solidez reputacional de la Empresa. Que con la finalidad de construir una metodología propia de identificación, tolerancia y monitoreo del riesgo en el Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, la EAAB-ESP adelantó un ejercicio de análisis estratégico de: (i) las mejores prácticas llevadas a cabo por empresas de servicios públicos; (ii) los lineamientos de implementación del SARLAFT en el Distrito Capital emitidos por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor; y (iii) la normatividad que sobre el particular han expedido la Superintendencia Financiera, la Superintendencia de Sociedades de Colombia y los organismos nacionales e internacionales que regulan la materia. Que las disposiciones de la presente resolución se articulan con el Manual del Sistema Único de Gestión (SUG) y para su implementación requieren una integración con los procesos, procedimientos, formatos y demás instrumentos del Mapa de Procesos de la EAAB-ESP. Que en mérito de lo expuesto,

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RESOLUCIÓN No DE

RESUELVE:

TÍTULO I ASPECTOS GENERALES ARTÍCULO PRIMERO. OBJETO: Adoptar el Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT) en la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá - ESP.

ARTÍCULO SEGUNDO. ALCANCE: La adopción del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT) en la Empresa de Acueducto y

Alcantarillado de Bogotá - ESP se realizará de manera gradual. Inicia con el grupo de interés “Proveedores”, acorde a la caracterización realizada en el Plan General Estratégico de la Empresa, respecto de los acuerdos de voluntades que celebre con estos en aplicación de las reglas dispuestas por la EAAB-ESP. Continuará con el grupo de interés colaboradores y demás grupos de interés de la Empresa, con excepción del grupo de usuarios, medios de comunicación y academia e investigación, quienes son responsables de conocer, cumplir y aplicar los lineamientos relacionados en el manual SARLAFT tendientes a controlar, detectar y prevenir que la entidad sea utilizada como instrumento de lavado de activos y financiación del terrorismo. De conformidad con lo anterior, adquirirán la calidad de receptores del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT), todas las personas naturales o jurídicas que presenten oferta y se postulen para ser seleccionados como “contratistas” bajo cualquiera de las modalidades de selección establecidas en el Manual de Contratación vigente y quienes entablen una relación contractual o comercial cualquiera sea su mecanismo de selección por parte de la EAAB-ESP, incluyendo proveedores, agentes, oferentes, socios de estos y todo el personal y firmas que los contratistas vinculen para el cumplimiento de un acuerdo de voluntades regido por el Manual de Contratación de la Empresa. La vinculación de nuevos grupos de interés o de participantes clasificados en alguno de los grupos de interés se podrá realizar en cualquier momento por parte de la EAAB-ESP una vez verificadas las condiciones para su adopción, aplicando a ellos el Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT).

ARTÍCULO TERCERO. GLOSARIO: Para efectos de la presente Resolución se establecen las siguientes definiciones: Accionistas: Aquellas personas que, en asociación con otra u otras, constituyen una sociedad mercantil con fines de lucro, participando en las pérdidas y beneficios.

Aceptación de riesgo: Una decisión informada de aceptar las consecuencias y probabilidades de un riesgo en particular.

Administración de riesgos: Manera mediante la cual la Empresa aplica los lineamientos definidos frente a las personas y procesos con el fin de conocer y mitigar las incertidumbres que se puedan presentar frente a un riesgo en particular.

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Página 3 de 21 0137 06/03/2023 COT RESOLUCIÓN No DE Análisis de riesgo: Procedimiento mediante el cual se realiza un uso sistemático de la información disponible, para determinar la frecuente ocurrencia e impacto de un evento especifico.

Área responsable: Corresponde a la dependencia que lidera un proceso o subproceso en el Mapa de Procesos del Sistema Único de Gestión (SUG) de la EAAB-ESP.

Beneficiario final: Es toda persona natural que, sin tener la condición de proveedor o cliente, reúne cualquiera de las siguientes características: a) Es propietaria individual o conjuntamente, directa o indirectamente de una participación superior al 5% del capital social, aporte o participación en la persona jurídica que actúa como cliente. b) Es aquella persona que pese a no ser propietario de una participación mayoritaria del capital de la persona jurídica que actúa como cliente, ejerce el control de la persona jurídica, de acuerdo con lo establecido en los arts. 260 y 261 del Código de Comercio. c) Es por cuenta de quien se lleva a cabo una transacción. Se

entiende que esta persona es aquella sobre quien recaen los efectos económicos de dicha transacción.

Conflicto de interés: Evento que se presenta cuando en la toma de decisiones hay presencia de intereses antagónicos que puedan afectar la transparencia, y pueden llevar a que se adopten determinaciones en contra del interés público y que pueden estar presentes en los grupos de interés de la Empresa.

Contrapartes: Personas naturales o jurídicas con las cuales la Empresa tiene vínculos contractuales o comerciales.

Contratista: Es la persona natural o jurídica con quien se establece y mantiene una relación de origen contractual, para la proveeduría de cualquier obra, bien o servicio propio de la actividad de la Empresa.

Corrupción (CO): Transparencia Internacional define la corrupción como “el abuso de posiciones de poder o de confianza, para el beneficio particular en detrimento del interés colectivo, realizado a través de ofrecer o solicitar, entregar o recibir bienes o dinero en especie, en servicios o beneficios a cambio de acciones, decisiones u omisiones” mal uso del poder encomendado para obtener beneficios privados. Esta definición incluye tres elementos: 1) El mal uso del poder. 2) Un poder encomendado, es decir, puede estar en el sector público o privado. 3) Un beneficio privado, que no necesariamente se limita a beneficios personales para quien hace mal uso del poder, sino que puede incluir a miembros de su familia o amigos. Igualmente deben tener en cuenta lo previsto en el parágrafo 1º del artículo 59 de la Ley 2195 del 2022, la cual dispuso: “Entiéndase por acto de corrupción las conductas penales enlistadas en

los capítulos de delitos contra la administración pública, el medio ambiente, el orden económico y social, financiación del terrorismo y de grupos de delincuencia organizada, administración de recursos relacionados con actividades terroristas y de la delincuencia organizada, los consagrados en la Ley 1474 de 2011, los delitos electorales o cualquier conducta punible relacionada con el patrimonio público, que hubieren sido realizados.”

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Página 4 de 21 0137 06/03/2023 COT RESOLUCIÓN No DE Debida Diligencia: Es el proceso mediante el cual la Empresa adopta medidas para el conocimiento de la contraparte, de su negocio, operaciones, productos y el volumen de sus transacciones.

Debida Diligencia Intensificada: Es el proceso mediante el cual la Empresa adopta medidas adicionales y con mayor intensidad para el conocimiento de la contraparte, de su negocio, operaciones, productos y el volumen de sus transacciones.

Delito: Es una conducta típica, antijurídica y culpable que constituye una infracción a la ley penal.

Delito Fuente: Comportamientos graves o peligrosos para la sociedad, listados de manera expresa por el legislador que generan el lavado de activos y la financiación del terrorismo.

Detección: Cuando se determina la ocurrencia de posibles operaciones de lavado de activos o financiación del terrorismo.

Dueño de proceso: Es el responsable de asegurar en su proceso, que los controles son ejecutados, monitoreados y deja evidencia suficiente.

Empresa: Se refiere a la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá - ESP, quien también podrá identificarse como EAAB-ESP.

Financiación del Terrorismo (FT) – Actividad Delictiva: Es el conjunto de actividades

encaminadas a canalizar recursos lícitos o ilícitos para promover, sufragar o patrocinar individuos, grupos o actividades terroristas.

GAFILAT: El Grupo de Acción Financiera de Latinoamérica, (antes GAFISUD) es una organización intergubernamental de base regional que agrupa a 16 países de América del Sur y Centroamérica, para combatir el lavado de dinero y la financiación del terrorismo. Lo hace a través del compromiso de mejora continua de las políticas nacionales contra ambos temas y la profundización en los distintos mecanismos de cooperación entre los países miembros.

Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI): Es un organismo intergubernamental que desarrolla normas internacionales y promueve políticas para proteger al sistema financiero internacional contra el blanqueo de capitales, la financiación del terrorismo y la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva. Este Grupo define el blanqueo de capitales como el reciclado de fondos procedentes de actividades delictivas para ocultar su origen ilícito y trabaja en estrecha colaboración con otras entidades involucradas en estos temas, en particular con sus miembros asociados y observadores.

Grupo de interés: Son las personas y organizaciones que están interesadas e involucradas con la Empresa e interactúan con la misma. Los grupos de interés de la Empresa son (i) Usuarios; (ii) Comunidad; (iii) Colaboradores; (iv) Proveedores; (v) Gobierno; (vi) Organizaciones; (vii) Medios de comunicación; y (viii) Academia e investigación.

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RESOLUCIÓN No DE

Grupo de interés colaboradores: Para efectos de la presente resolución hacen parte de este grupo de interés: trabajadores oficiales, empleados públicos, estudiantes en prácticas, aprendices y pensionados.

Grupo de interés proveedores: Para efectos de la presente resolución hacen parte de este grupo de interés: personas naturales o jurídicas que suscriban un acuerdo de voluntades con la EAAB-ESP o que participen en cualquier tipo de proceso para suscribir un acuerdo de voluntades con la Empresa.

Herramientas: Son los diferentes medios que se pueden utilizar para prevenir y administrar la presencia del riesgo de LA/FT, logrando detectar operaciones inusuales o sospechosas.

Lavado de Activos (LA): Es el conjunto de actividades encaminadas a ocultar el origen ilícito o a dar apariencia de legalidad a recursos obtenidos producto de la ejecución de actividades ilícitas. El delito de Lavado de Activos se encuentra consagrado en el artículo 323 del Código Penal Colombiano así: “El que adquiera, resguarde, invierta, transporte, transforme, almacene, conserve, custodie o administre bienes que tengan su origen mediato o inmediato en actividades de tráfico de migrantes, trata de personas, extorsión, enriquecimiento ilícito, secuestro extorsivo, rebelión, tráfico de armas, tráfico de menores de edad, financiación del terrorismo y administración de recursos relacionados con actividades terroristas, tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias sicotrópicas, delitos contra el sistema financiero, delitos contra la administración pública, contrabando, contrabando de hidrocarburos o sus derivados, fraude aduanero o favorecimiento y facilitación del contrabando, favorecimiento de contrabando de

hidrocarburos o sus derivados, en cualquiera de sus formas, o vinculados con el producto de delitos ejecutados bajo concierto para delinquir, o les dé a los bienes provenientes de dichas actividades apariencia de legalidad o los legalice, oculte o encubra la verdadera naturaleza, origen, ubicación, destino, movimiento o derecho sobre tales bienes o realice cualquier otro acto para ocultar o encubrir su origen ilícito”.

Líder de proceso: Corresponde al jefe del área responsable de un proceso o subproceso en el Mapa de Procesos del Sistema Único de Gestión (SUG) de la EAAB-ESP.

Listas de control: Listas utilizadas para el control del LA/FT diferentes a las listas de prevención.

Estas listas involucran la calificación de la Contraparte que figure en las mismas como de alto riesgo de LA/FT. Listas nacionales e internacionales: Relación de personas y empresas que de acuerdo con el organismo que las publica, pueden estar vinculadas con actividades de lavado de activos o financiación del terrorismo, como lo son las listas del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, que son vinculantes para Colombia. Adicionalmente, pueden ser consultadas por Internet las listas: OFAC, INTERPOL, Policía Nacional, entre otras.

Listas OFAC: Listas emitidas por la Oficina de Control de Activos Extranjeros (OFAC) del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos de América. Contienen nombres de narcotraficantes especialmente señalados (Significant Designated Narcotics Traffickers – SDNT

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RESOLUCIÓN No DE LIST), narcotraficantes extranjeros significativos (Significant Foreign Narcotic Traffickers SFNT LIST), terroristas globales especialmente señalados (Significant Designated Global Terrorists – SDGT LIST), cabecillas de organizaciones criminales o terroristas.

Listas de las Naciones Unidas: Listas emitidas por el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas de personas y entidades asociadas con organizaciones terroristas. Esta lista es vinculante para Colombia conforme al Derecho Internacional.

Listas de prevención: Son aquellas listas frente a las cuales la Empresa se abstendrá o buscará terminar relaciones jurídicas o de cualquier otro tipo con las personas naturales o jurídicas que en ellas figuren. Tienen esta característica las listas de las Naciones Unidas, las listas OFAC y las otras listas que por su naturaleza generen un alto riesgo que no pueda mitigarse con la adopción de controles y sean definidas al interior de la Empresa.

Matriz de tolerancia de riesgos: Corresponde al ejercicio de ponderación elaborado por la EAAB-ESP que servirá de base para la toma de decisiones en el marco del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT).

Medidas Razonables: Son las acciones suficientes, apropiadas y medibles en calidad y cantidad para mitigar el Riesgo LA/FT, teniendo en cuenta los riesgos propios de la Empresa y su materialidad.

Oficial de Cumplimiento: Es la persona nombrada por la EAAB-ESP, encargada de la promoción y desarrollo de los procedimientos en materia de actualización y mitigación del Riesgo LA/FT. Esta persona podrá contar con el equipo que determine como necesario para desarrollar las actividades asignadas.

Operaciones Intentadas: Son aquellas operaciones que sin llegar a materializarse ya sea por decisión propia de la g o por los controles que tiene instaurados la organización se salen de los parámetros propios del mercado ya sea porque no guarda relación con su actividad económica, o por su variación frente a los movimientos normales de la empresa.

Operaciones Inusuales: Son aquellas operaciones que se salen de los parámetros propios de un tercero ya sea porque no guarda relación con su actividad económica, o por su variación frente a los movimientos normales de la empresa.

Operaciones sospechosas: Son aquellas que después de realizar el respectivo análisis a las operaciones inusuales, no existe ningún soporte que demuestre su origen o la legalidad de la operación, estas operaciones deben ser reportadas a la Unidad de Información y Análisis

Financiero (UIAF). Personas Expuestas Públicamente (PEP): Son personas nacionales o extranjeras que por su perfil o por las funciones que desempeñan pueden exponer en mayor grado a la entidad al riesgo de LA/FT. Este concepto incluye: personas expuestas políticamente (según lo establecido en el Decreto 830 del 26 de julio de 2021 y en el Decreto 1674 de 2016, así como las normas que la

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Página 7 de 21 0137 06/03/2023 COT RESOLUCIÓN No DE modifiquen, aclaren o sustituyan), representantes legales de organizaciones internacionales y personas que gozan de reconocimiento público.

Reportes internos: Son aquellos que se manejan al interior de la Empresa están dirigidos al Oficial de Cumplimiento o a la persona que realice su función y pueden ser efectuados por

cualquier empleado o miembro de la organización, que tenga conocimiento de una posible operación intentada, inusual o sospechosa. Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS): Es el reporte que se realiza a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) con el fin de poner en conocimiento algún caso o exponer el caso de alguna operación sospechosa que se evidencie. Riesgo LA/FT: Es la posibilidad de pérdida o daño que pueda sufrir la Empresa por su propensión a ser utilizada directamente o a través de sus operaciones como instrumento para el lavado de activos, financiación del terrorismo o proliferación de armas de destrucción masiva, o se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades. Riesgos asociados al LA/FT: Son los riesgos a través de los cuales se materializa el riesgo de LA/FT, estos son: reputacional, legal, operativo y de contagio, con el efecto económico negativo que puede representar para la estabilidad financiera de la Empresa.

SAP: Es la sigla del nombre alemán original de la empresa Systemanalyse Programmentwicklung, que se traduce como "desarrollo de programas de sistemas de análisis".

SARLAFT: Es el Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo, el cual se instrumenta a través de etapas y elementos interrelacionados de forma organizada y metódica.

Señales de Alerta o Alertas Tempranas: Es el conjunto de indicadores cualitativos y cuantitativos que permiten identificar oportuna y/o prospectivamente comportamientos atípicos de las variables relevantes, previamente determinadas por la entidad.

Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF): Es un organismo de inteligencia económica y financiera que centraliza, sistematiza y analiza la información suministrada por las entidades, reportantes y fuentes abiertas, para prevenir y detectar posibles operaciones de lavado de activos, sus delitos fuente, y la financiación del terrorismo, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público. ARTÍCULO CUARTO. MARCO NORMATIVO. El Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT) de que trata la presente Resolución, integra las leyes y decretos asociados y las disposiciones que sobre la materia expidan, pero sin limitarse a estas, la Superintendencia de Sociedades, la UIAF, las recomendaciones GAFI y la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, en lo que resulte aplicable al régimen de contratación y naturaleza jurídica de la EAAB-ESP. De igual manera, la presente resolución se incorpora armónicamente a las disposiciones internas

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Página 8 de 21 0137 06/03/2023 COT RESOLUCIÓN No DE como son los manuales, procesos y procedimientos de la Empresa, siendo responsabilidad de los líderes de proceso adecuar los mismos a las disposiciones aquí contenidas, en cuanto sea necesario. ARTÍCULO QUINTO. ETAPAS. El Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT) de que trata la presente Resolución, se compone de las siguientes etapas:

1. Identificación del riesgo: La EAAB-ESP clasificará los factores de riesgo LA/FT de conformidad con su naturaleza jurídica, para lo cual establecerá las condiciones de tiempo, modo y lugar, así como la relevancia y la prioridad con que se deben ejecutar las medidas de debida diligencia, y dispondrá e implementará los mecanismos y medidas que le permitan un adecuado conocimiento, identificación e individualización de los factores de riesgo LA/FT que le resultan aplicables.

2. Medición o evaluación del riesgo: La EAAB-ESP establecerá las metodologías para la medición o evaluación del riesgo LA/FT, con el fin de determinar la posibilidad o probabilidad de su ocurrencia y el impacto en caso de materializarse, e incluirá mediciones o evaluaciones del riesgo LA/FT de manera individual y consolidadas frente a cada uno de los factores de riesgo LA/FT y los riesgos específicos que fueron identificados.

3. Control del riesgo: La EAAB-ESP establecerá las metodologías para definir las medidas razonables de control del riesgo LA/FT, y establecerá controles y herramientas para la detección de operaciones inusuales y operaciones sospechosas, con base en los riesgos

LA/FT.

4. Monitoreo del riesgo: La EAAB-ESP para monitorear el riesgo realizará el seguimiento periódico y comparativo de cada factor de riesgo LA/FT y asegurará que los controles sean integrales y se refieran a todos los riesgos y que funcionen en forma oportuna, efectiva y eficiente.

TÍTULO II

DISPOSICIONES ESPECIALES

CAPÍTULO I DE LA DEBIDA DILIGENCIA ARTÍCULO SEXTO. DEBIDA DILIGENCIA. La debida diligencia a los proveedores, trabajadores

y grupos de interés de la Empresa supone un análisis adecuado y oportuno de la información jurídica y/o personal, características de las actividades económicas y participación en los diferentes mercados, la cual se realizará por cada una de las áreas que tiene la interacción con el proveedor, trabajador o integrante del grupo de interés.

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Página 9 de 21 0137 06/03/2023 COT RESOLUCIÓN No DE La debida diligencia se realizará: (i) de manera previa a la celebración del acuerdo de voluntades o a la vinculación laboral; (ii) cada seis meses; y (iii) cuando se presenten señales de alertas. PARÁGRAFO PRIMERO. En materia de contratación la debida diligencia se realizará sobre aquellos proponentes que en una invitación pública o en acuerdos marco hayan obtenido el resultado de “CUMPLE” O “HABILITADO” en los requisitos habilitantes y antes de iniciar la audiencia de apertura de sobre económico, de presentación de descuento o el evento de subasta, según aplique, y en todo caso, de manera previa a la elaboración de la recomendación de aceptación de la oferta por parte del Comité Evaluador. En los procesos de Invitación Pública Simplificada se realizará sobre el proponente que superada la evaluación económica haya obtenido el resultado de “CUMPLE” O “HABILITADO” en los requisitos habilitantes, según el orden de evaluación que se elabore, o tratándose de subastas, antes de dar inicio al evento de subasta. PARÁGRAFO SEGUNDO. En cualquier caso, el Oficial de Cumplimiento podrá solicitar la

realización de la debida diligencia a todos los participantes en el proceso de selección o que la misma se realice más de una vez en el curso del proceso. ARTÍCULO SÉPTIMO. MEDIDAS MÍNIMAS DE LA DEBIDA DILIGENCIA. El área responsable de realizar la debida diligencia debe adelantar las siguientes medidas mínimas:

1. Identificar a la contraparte y verificar su identidad utilizando documentos, datos o información confiable, de fuentes independientes, para lo cual podrá contar con las herramientas tecnológicas que estime pertinentes y le permitan satisfacer el conocimiento debido de la contraparte.

2. Obtener la declaración juramentada de la contraparte respecto de la estructura de su propiedad, en caso de personas jurídicas, y quien es su beneficiario final en el caso de personas naturales y jurídicas. Se deberá garantizar la confidencialidad de la información obtenida.

ARTÍCULO OCTAVO. REPORTES DE LA DEBIDA DILIGENCIA. El área responsable de la debida diligencia deberá reportar al Oficial de Cumplimiento el resultado de la información obtenida producto de la debida diligencia, con la periodicidad que el Oficial de Cumplimiento establezca. Los lideres de proceso podrán continuar con las etapas del proceso de contratación o selección si la contraparte no aparece en la debida diligencia relacionado en las listas vinculantes y/o de control y/o en las señales de advertencia de que tratan los artículos décimo primero, segundo y tercero de la presente resolución, o en los casos que se enmarquen en el riesgo tolerable de la

EAAB-ESP.

En estos casos, el líder de proceso podrá efectuar el reporte de información al Oficial de Cumplimiento aún con posterioridad a la celebración del contrato y con observancia siempre de

la periodicidad que el Oficial de Cumplimiento le indicó.

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Página 10 de 21 0137 06/03/2023 COT RESOLUCIÓN No DE En caso de advertir en la debida diligencia que la contraparte aparece relacionada en una lista vinculante y/o de control y/o en alguna de las señales de advertencia de que tratan los artículos décimo primero, segundo y tercero de la presente resolución y el riesgo no es tolerable, se suspenderá el trámite del proceso de contratación o vinculación en la etapa en que se encuentre y se dará reporte inmed