FCF - Politíca de tratamiento de datos

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. INTRODUCCIÓN La FEDERACIÓN COLOMBIANA DE FÚTBOL (FCF), organismo de derecho privado, sin ánimo de lucro con personería jurídica reconocida por resolución No. 111 de octubre 30 de 1939, emanada del Ministerio de Gobierno, con domicilio en la ciudad de Bogotá identificada con NIT 860.033.879-9, buscando garantizar la protección de derechos fundamentales de la persona y específicamente la intimidad, el buen nombre, la autonomía y la imagen, se regirá en sus actuaciones por los mandatos consagrados en la Ley 1581 de 2012 sobre habeas data, teniendo como principios rectores la buena fe, legalidad, autodeterminación informática, libertad y transparencia.

Que en cualquier caso y bajo el desarrollo de las actividades propias de la entidad, sean estas permanentes u ocasionales, la FCF será quien actúe como responsable del tratamiento de datos, teniendo los adscritos la facultad de conocer, actualizar y rectificar la información allí registrada conforme a la presente política de tratamiento de datos personales (la “Política”).

2. MARCO LEGAL La Política se desarrolla con base en el siguiente marco jurídico: • Constitución Política, artículo 15 • Ley 1266 de 2008 • Ley 1581 de 2012 • Decreto Reglamentario 1727 de 2009 • Decreto Reglamentario 2952 de 2010 • Decreto Reglamentario parcial No 1377 de 2013 • Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015

• Circular Externa No. 02-2015. Superintendencia de Industria y Comercio.

• Sentencias de la Corte Constitucional C -1011 de 2008 y C - 748 del 2011

3. DEFINICIONES • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. • Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable y dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades de Tratamiento que se pretende dar a los datos personales. • Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Estos datos pueden ser de naturaleza pública, semiprivada y/o privada. • Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. • Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de

actividad comercial o de servicios. • Dato privado. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular. • Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquello que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. • Titular. Es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en un banco de datos. Esta persona es sujeto del derecho de hábeas data. • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. • Jugadores, Cuerpo Técnico, Cuerpo Directivo, Clubes, Proveedores, Trabajadores, Personas Naturales y/o jurídicas: Véase “Titular”.

4. PRINCIPIOS ESPECÍFICOS La FCF, aplicará los siguientes principios específicos, los cuales constituyen las reglas a seguir en

la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales: • Principio de veracidad o calidad. La información contenida en las bases de datos debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el registro y divulgación de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. • Principio de finalidad. El tratamiento de los datos personales obedecerá a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política y la ley, la cual se informará al Titular. • Principio de legalidad. El tratamiento al que se refiere la presente Política debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que se desarrollen. • Principio de temporalidad de la información. La información del Titular no podrá ser suministrada a usuarios o a terceros cuando deje de servir para la finalidad para la que fue recopilada. • Principio de veracidad o calidad. La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. • Principio de transparencia. En el tratamiento se garantizará el derecho del Titular a obtener de la FCF o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia y estado de los datos que le conciernan. • Principio de acceso y circulación restringida. El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de la Constitución y la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o

comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido a Titulares o terceros autorizados. • Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por la FCF o el encargado del tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. • Principio de confidencialidad. Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la normatividad vigente.

5. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS La FCF, organismo de derecho privado, sin ánimo de lucro con personería jurídica reconocida por resolución No. 111 de octubre 30 de 1939, emanada del Ministerio de Gobierno, con domicilio en la ciudad de Bogotá identificada con NIT 860.033.879-9, es responsable del tratamiento de los datos personales de los jugadores, cuerpo técnico, cuerpo directivo, proveedores, trabajadores, personas naturales y/o jurídicas sobre los cuales decide de forma directa y autónoma.

6. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES La FCF, en virtud del desarrollo de su objeto ha obtenido y conservado datos personales de jugadores, cuerpo técnico, cuerpo directivo, clubes, proveedores, trabajadores, personas naturales y/o jurídicas los cuales son recolectados, almacenados, transmitidos, actualizados y en

general administrados, aplicando para ello las siguientes políticas: a) La FCF está comprometida con el correcto uso y tratamiento de los datos personales de los jugadores, cuerpo técnico, cuerpo directivo, clubes, proveedores, trabajadores, personas naturales y/o jurídicas evitando el acceso no autorizados a terceros que puedan vulnerar, modificar y/o destruir la información para lo cual cuenta con medidas de control que son de obligatorio cumplimiento. b) Los datos sensibles serán de libre y voluntaria entrega por parte del Titular de la información. c) La solicitud de revocatoria de la autorización para el tratamiento de datos personales y datos personales sensibles no será procedente cuando los jugadores, cuerpo técnico, cuerpo directivo, clubes, proveedores, trabajadores, personas naturales y/o personas jurídicas que así lo soliciten, tengan el deber contractual o legal de permanecer en ellas. d) El Tratamiento de los datos personales y de los datos personales sensibles proporcionados por los Titulares de la información tiene como finalidades: · Viabilizar la inscripción de los jugadores en los campeonatos organizados por la FCF en sus distintas modalidades, ramas, categorías y divisiones. · Registrar la información de los Titulares de la información en las bases de datos de la FCF. · Actualizar los datos entregados por Jugadores, Cuerpo Técnico, Cuerpo Directivo, Clubes, Proveedores, Trabajadores, Personas Naturales y/o jurídicas. · Suministrar la información a las autoridades competentes en caso de ser requerida. · Para cualquier otra finalidad que se derive del desarrollo normal de las actividades realizadas por la FCF, incluyendo aquellas relacionadas con los patrocinadores de la FCF y sus selecciones nacionales.

7. DEBERES DE LA FCF COMO RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES La FCF, cuando actúe como Responsables del Tratamiento de datos personales, cumplirá con los siguientes deberes: a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular. c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. e) Rectificar la información cuando sea incorrecta. f) Tramitar las consultas y reclamos formulados. g) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. h) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

8. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de La FCF, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular de los mismos. 8.1 Medios y manifestaciones para otorgar la autorización.

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca que, de no haberse surtido una conducta del Titular, los datos nunca hubieren sido

capturados y almacenados en la base de datos. 8.2 Prueba de la autorización. La FCF adoptará todas las medidas necesarias para mantener registros de la obtención de autorización por parte de los Titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o depósitos electrónicos realizados de manera directa para tal fin.

9. AVISO DE PRIVACIDAD El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales.

A través de este documento se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. El aviso de privacidad está disponible en la página web http://fcf.com.co/ 9.1 Alcance y contenido del Aviso de Privacidad: El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información: a) La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del Tratamiento. b) El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo. c) Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.

10. PRERROGATIVAS Y DEMÁS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN En atención y en consonancia con lo dispuesto en la normatividad vigente y aplicable en materia

de protección de datos personales, el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos: a) Acceder, conocer, rectificar y actualizar sus datos personales frente a la FCF, en su condición de Responsable y Encargado del Tratamiento. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a la FCF, en su condición de Responsable y Encargado del Tratamiento c) Recibir información por parte de la FCF, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. d) Acudir ante las autoridades legalmente constituidas, en especial ante la Superintendencia de Industria y Comercio, y presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente en las normas aplicables, previo trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento. e) Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. f) Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

11. GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO El poder de disposición o decisión que tiene el Titular sobre la información de la que es Titular implica el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de Tratamiento, así como su alcance. La FCF garantiza al Titular su derecho de acceso de la siguiente forma: a) El Titular de la información podrá conocer, si lo solicita, si efectivamente su(s) dato(s) está(n) siendo tratado(s) por la FCF. b) El Titular podrá tener acceso a los datos personales que estén en posesión del responsable. c) La FCF informará al Titular cada una de las finalidades que justifican el Tratamiento.

De igual forma, se garantizará el derecho de acceso, previa acreditación de la identidad del Titular o personalidad de su representante, poniendo a disposición de este, de manera gratuita, el detalle de sus datos personales a través de medios físicos o electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos, de forma que el Titular pueda hacer efectivo su derecho de rectificar, corregir o solicitar la supresión de todos sus datos o de parte de estos.

12. CONSULTAS De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, la FCF garantizará el derecho de consulta, suministrando a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales FCF garantiza: Tener habilitada su línea de atención 5185501, así como la cuenta de correo electrónico, atamayo@fcf.com.co, y otros que considere pertinentes en su momento y que serán oportunamente anunciados mediante modificación del Aviso de Privacidad y la presente Política. En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer

plazo.

13. RECLAMOS El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581/12, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, el cual se tramitará bajo las siguientes reglas: a) El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y con inclusión de los documentos que soporten la reclamación. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso que la FCF no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. b) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en un término no mayor a dos (2) días hábiles, en la base de datos, una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo.

Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. c) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informarán al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la

demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

14. SUPRESIÓN DE DATOS El Titular tiene el derecho, en todo momento, de solicitar a la FCF la eliminación de sus datos personales cuando: a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012. b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron solicitados. c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron requeridos.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por la FCF. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar su ejercicio en los siguientes casos: (i) La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el Titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. (ii) No sea posible efectuar la eliminación del dato por la orden de autoridad judicial o administrativa con competencia en el Territorio Nacional. (iii) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, o para garantizar el cumplimiento de una obligación legalmente adquirida por el Titular.

15. IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL

DERECHO A PRESENTAR CONSULTAS Y RECLAMOS.

En cualquier momento y de manera gratuita el Titular o su representante podrán solicitar a la

FCF información sobre el uso de sus datos personales, la rectificación, actualización o supresión de estos, previa acreditación de su identidad. Los derechos aquí mencionados únicamente se podrán ejercer por: El Titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad o su representante previa acreditación del mismo. Toda solicitud debe ser presentada a través de los medios habilitados por la FCF señalados en el Aviso de Privacidad, y contener, como mínimo, la siguiente información: a) El nombre y domicilio del Titular, o cualquier otro medio, como un correo electrónico, que permita comunicarle la respuesta. b) Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante. c) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular pretende ejercer sus derechos.

16. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Los Titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. El Titular de la información deberá solicitar claramente si la revocación de su autorización versa sobre la totalidad de las finalidades consentidas inicialmente, esto es, que deba dejar de tratar por completo los datos del Titular, o si la revocatoria de su consentimiento recae sobre tipos de tratamiento determinados. Con la segunda modalidad, es decir, la revocatoria parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el Responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el Titular está de acuerdo. En vista de lo anterior, será necesario que el Titular, al momento de elevar la solicitud de revocatoria de consentimiento a la FCF, indique en esta si la revocatoria que pretende realizar

es total o parcial. En el segundo caso, se deberá indicar con cuál tratamiento no está conforme el Titular.

17. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, la FCF adoptará las medidas técnicas, de su recurso humano y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los datos evitando su adulteración, pérdida, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

18. DISPOSICIONES FINALES La FCF designa como responsable de dar trámite a las peticiones, consultas y reclamos de los Titulares de la información al área jurídica, a quien se deberá dirigir las solicitudes cuando se hagan por medio escrito, y quienes en todo caso se encargarán de la obtención de la información y la gestión necesaria al interior dela FCF para dar respuesta a los Titulares que así lo soliciten.

19. VIGENCIA.

El presente documento rige a partir del 24 de junio de 2013 y hasta el momento en que expresamente se revoque o modifique. Modificación del 18 de enero de 2019.