FGN - Manual de Políticas Contables

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Tabla de contenido INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................... 3

1. OBJETIVO ................................................................................................................................ 4

2. ALCANCE ................................................................................................................................. 4

3. DEFINICIONES Y SIGLAS ....................................................................................................... 4

4. MARCO LEGAL / DOCUMENTOS DE REFERENCIA ............................................................. 6

5. DESARROLLO ......................................................................................................................... 7 5.1 MARCO GENERAL ................................................................................................................ 7

6. POLÍTICAS CONTABLES ...................................................................................................... 11 6.1 EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO .................................................................... 13 6.2 CUENTAS POR COBRAR .................................................................................................... 16 6.3 PRÉSTAMOS POR COBRAR .............................................................................................. 20 6.4 INVENTARIOS ...................................................................................................................... 25

6.1 EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO .................................................................... 13 6.2 CUENTAS POR COBRAR .................................................................................................... 16 6.3 PRÉSTAMOS POR COBRAR .............................................................................................. 20 6.4 INVENTARIOS ...................................................................................................................... 25 6.5 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO ...................................................................................... 29 6.6 BIENES HISTÓRICOS Y CULTURALES ............................................................................. 42 6.7 PROPIEDADES DE INVERSIÓN ......................................................................................... 46 6.8 ACTIVOS INTANGIBLES ..................................................................................................... 51 6.9 DETERIORO DEL VALOR DE LOS ACTIVOS .................................................................... 58 6.10 PRÉSTAMOS POR PAGAR ............................................................................................... 69 6.11 CUENTAS POR PAGAR .................................................................................................... 72 6.12 ARRENDAMIENTOS .......................................................................................................... 75 6.13 BENEFICIOS A EMPLEADOS ........................................................................................... 85 6.14 PROVISIONES, ACTIVOS Y PASIVOS CONTINGENTES ............................................... 95 6.15 INGRESOS ....................................................................................................................... 104 6.16 EFECTOS DE LAS VARIACIONES EN LAS TASAS DE CAMBIO DE LA MONEDA EXTRANJERA .......................................................................................................................... 113 6.17 PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS............................................................ 116 6.18 CAMBIOS EN ESTIMACIONES CONTABLES ................................................................ 126 6.19 HECHOS OCURRIDOS DESPUÉS DEL PERÍODO CONTABLE ................................... 131 6.20 POLÍTICA DE MATERIALIDAD ........................................................................................ 133

7. RECOMENDACIONES GENERALES .................................................................................. 137

8. REVISIÓN Y APROBACIÓN ................................................................................................ 137Este documento es copia del original que reposa en la Intranet. Su impresión o descarga se considera una Copia No Controlada.

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8. REVISIÓN Y APROBACIÓN ................................................................................................ 137Este documento es copia del original que reposa en la Intranet. Su impresión o descarga se considera una Copia No Controlada.

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INTRODUCCIÓN

La Contaduría General de la Nación, mediante Resolución 193 del 5 de mayo de 2016, incorporó en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el procedimiento para la evaluación del control interno contable, con el fin de medir la efectividad de las acciones mínimas de control que deben realizar los responsables d e la información financiera de las entidades públicas y garantizar razonablemente la producción de información contable confiable, relevante y comprensible. Este procedimiento establece que la entidad debe contar con un Manual de Políticas Contables, acorde con el marco normativo y en procura de lograr información financiera que cumpla con las características fundamentales de relevancia y representación fiel establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública.

El Manual de Políticas Contable s contiene los principales aspectos que se deben considerar al momento del reconocimiento y registro de los hechos económicos en el proceso contable y la preparación de la información financiera de la Fiscalía General de Nación. Los principios, bases, acuerdos, reglas y procedimientos adoptados por la entidad deben ser aplicados de manera uniforme para transacciones, hechos y operaciones que sean similares, las prácticas y formas de desarrollar las principales actividades, se constituye en una herramienta q ue

bases, acuerdos, reglas y procedimientos adoptados por la entidad deben ser aplicados de manera uniforme para transacciones, hechos y operaciones que sean similares, las prácticas y formas de desarrollar las principales actividades, se constituye en una herramienta q ue facilita la preparación y presentación de la información financiera, su interpretación y comparación para efectos de control administrativo, financiero y fiscal.

En ningún caso, el presente Manual de Políticas Contables estará en contravía de lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública, ya que este último constituye la base para el desarrollo normativo, instrumental y doctrinal del regulador y, por ende, tiene valor normativo superior.Este documento es copia del original que reposa en la Intranet. Su impresión o descarga se considera una Copia No Controlada.

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1. OBJETIVO

Establecer las políticas que, en materia contable, se aplican y tienen en cuenta en el desarrollo del proceso de información financiera y que deben ser utilizadas en el registro de las operaciones al interior de la entidad y se agregan a todo nivel de manera uniforme, con el fin de suministrar información confiable y oportuna que revele la situación financiera.

2. ALCANCE

El presente manual comprende las políticas contables, las cuales deben ser tenidas en cuenta por los servidores de la Fiscalía General de la Nación y manejado direct amente por los involucrados en el proceso contable.

Inicia con la identificación y clasificación de los hechos económicos, transacciones y

por los servidores de la Fiscalía General de la Nación y manejado direct amente por los involucrados en el proceso contable.

Inicia con la identificación y clasificación de los hechos económicos, transacciones y operaciones, y finaliza con su reconocimiento, medición, presentación y revelación en los estados financieros.

3. DEFINICIONES Y SIGLAS

ACTIVOS: son recursos controlados por la entidad que resultan de un evento pasado y de los cuales se espera obtener un potencial de servicio o generar beneficios económicos futuros.

Un recurso controlado es un elemento que otorga, entre otros, un derecho a: usar un bien para prestar servicios, ceder el uso para que un tercero preste un servicio, convertir el recurso en efectivo a través de su disposición, beneficiarse de la revalorización de los recursos o recibir una corriente de flujos de efectivo.

El control implica la capacidad de la entidad para usar un recurso o definir el uso que un tercero debe darle, para obtener potencial de servicio o para generar beneficios económicos futuros.

En algunas circunstancias, el control del activo es concomitante con la titularidad jurídica del recurso; no obstante, esta última no es esencial a efecto de determinar la existencia del activo y el control sobre este. La titularidad jurídica sobre el activo no necesariamente es sufici ente para que se cumplan las condiciones de control.

Los eventos pasados que dan origen a un activo pueden ser producto de diferentes sucesos; por ejemplo, una entidad puede obtener activos en una transacción de intercambio, por un desarrollo interno o producto de transacciones sin contraprestación incluidas en el ejercicio del poder soberano.

El potencial de servicio de un activo es la capacidad que tiene dicho recurso para prestar

desarrollo interno o producto de transacciones sin contraprestación incluidas en el ejercicio del poder soberano.

El potencial de servicio de un activo es la capacidad que tiene dicho recurso para prestar servicios que contribuyen a la consecución de los objetivos de la entid ad sin generar, necesariamente, flujos de efectivo.

Los beneficios económicos futuros incorporados a un activo son el potencial que tiene dicho activo para contribuir, directa o indirectamente, a generar flujos de efectivo y otros equivalentes al efectivo. Estos beneficios también pueden traducirse en la capacidad que tiene un recurso para reducir los flujos futuros de salida de efectivo.Este documento es copia del original que reposa en la Intranet. Su impresión o descarga se considera una Copia No Controlada.

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PASIVOS: son obligaciones presentes producto de sucesos pasados para cuya cancelación, una vez vencida, la entidad espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos o un potencial de servicio.

Al evaluar si existe o no una obligación presente, la entidad se basa en la información disponible al cierre del periodo para establecer si existe la probabilidad de tener o no la obligación; si es mayor la probabilidad de no tenerla, no hay lugar al reconocimiento de un pasivo. Se considera que existe una obligación presente cuando la entidad evalúa que tiene poca o ninguna alternativa de evitar la salida de recursos.

Los pasivos también pueden originarse en obligaciones sobre las cuales existe incertidumbre en relación con su cuantía o fecha de vencimiento.

poca o ninguna alternativa de evitar la salida de recursos.

Los pasivos también pueden originarse en obligaciones sobre las cuales existe incertidumbre en relación con su cuantía o fecha de vencimiento.

Las obligaciones pueden ser exigibles legalmente como consecuencia de la ejecución d e un contrato o de un mandato contenido en una norma legal; también pueden ser producto de acuerdos formales que, aunque no son exigibles legalmente, crean una expectativa válida de que la entidad está dispuesta a asumir ciertas responsabilidades frente a terceros.

La cancelación de una obligación presente implica que la entidad entrega unos recursos que llevan incorporados beneficios económicos o un potencial de servicio.

PATRIMONIO: comprende el valor de los recursos públicos (representados en bienes y derechos) deducidas las obligaciones, que tiene la entidad de gobierno para cumplir las funciones de cometido estatal.

El patrimonio de las entidades de gobierno está constituido por los aportes para la creación de la entidad, los resultados y otras partidas que, de acuerdo con lo establecido en las Normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos, deben reconocerse en el patrimonio.

INGRESOS: son los incrementos en los beneficios econó micos o en el potencial de servicio producidos a lo largo del periodo contable (bien en forma de entradas o incrementos de valor de los activos, o bien como salidas o decrementos de los pasivos) que dan como resultado aumentos del patrimonio y no están rel acionados con los aportes para la creación de la entidad.

Los ingresos de las entidades de gobierno surgen de transacciones con y sin contraprestación.

Un ingreso producto de una transacción sin contraprestación es aquel que recibe la entidad

entidad.

Los ingresos de las entidades de gobierno surgen de transacciones con y sin contraprestación.

Un ingreso producto de una transacción sin contraprestación es aquel que recibe la entidad sin que deba entregar a cambio una contraprestación que se aproxime al valor de mercado del recurso recibido, es decir, la entidad no entrega nada a cambio del recurso recibido o, si lo hace, el valor entregado es menor al valor de mercado del recurso recibido.

Eventualmente, las entidades de gobierno obtienen ingresos con contraprestación que son aquellos originados en la venta de bienes, en la prestación de servicios o en el uso que terceros hacen de activos que producen intereses, regalías, arrendamientos, dividendos o participaciones, entre otros.Este documento es copia del original que reposa en la Intranet. Su impresión o descarga se considera una Copia No Controlada.

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GASTOS: son los decrementos en los beneficios económicos o en el potencial de servicio producidos a lo largo del periodo contable (bien en forma de salidas o disminuciones del valor de los activos, o bien por la generación o aumento de los pasivos) que dan como resultado decrementos en el patrimonio y no están asociados con la adquisición o producción de bienes y la prestación de servicios, vendidos, ni con la distribución de excedentes.

COSTOS: son los decrementos en los beneficios económicos o en el potencial de servicio producidos a lo largo del periodo contable, los cuales están asociados con la adquisición o

y la prestación de servicios, vendidos, ni con la distribución de excedentes.

COSTOS: son los decrementos en los beneficios económicos o en el potencial de servicio producidos a lo largo del periodo contable, los cuales están asociados con la adquisición o producción de bienes y la prestación de servicios, vendidos (con independencia de que, en el intercambio, se recuperen o no los costos) y que dan como resultado decrementos en el patrimonio.

4. MARCO LEGAL / DOCUMENTOS DE REFERENCIA

El Manual de Políticas Contables se encuentra sustentado en las siguientes normas:

• Resolución 533 de 2015, expedida por la Contaduría General de la Nación, por la cual se incorpora, en el Régimen de Contabilidad Pública, el marco normativo aplicable a entidades de gobierno, conformado por Marco conceptual para la preparación y presentación d e información financiera; Normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos; los Procedimientos contables; las Guías de aplicación; el Catálogo general de cuentas y la Doctrina contable pública.

Modificada por la Resolución 693 de 2016 en el cronograma de aplicación del Marco Normativo para Entidades de Gobierno, modificada por la Resolución 211 de 2021 en lo relacionado con el Marco Conceptual y modificada por la Resolución 283 de 2022, en su Art. 4° Flujo de Efectivo.

• Resolución 620 de 2015, expedida por la Contaduría General de la Nación, por la cual se incorpora el Catálogo General de Cuentas Al Marco Normativo para entidades de gobierno, modificada por la Resolución 468 de 2016, modificada por la Resolución 0006

se incorpora el Catálogo General de Cuentas Al Marco Normativo para entidades de gobierno, modificada por la Resolución 468 de 2016, modificada por la Resolución 0006 de 2017, modificada por la Resolución 107 de 2017,modificada por la Resolución 116 de 2017, modificada por la Resolución 238 de 2017 y la Resolución 343 de 2022.

• Resolución 628 de 2015, expedida por la Contaduría General de la Nación, Por la cual se incorpora, el régimen de Contabilidad Pública, el referente teórico y metodológico de la regulación contable pública, el cual define el alcance del Régimen de Contabilidad Pública y sirve de base para desarrollar este instrumento de normalización y regulación, en el contexto de la convergencia hacia estándares internacionales de información financiera y modificada por la Resolución 456 de 2017, en el referente Teórico y Metodológico de la Regulación Contable Pública con el fin de incluir a las entidades en liquidación dentro de la caracterización del entorno del sector público colombiano y de incorporar en el Marco Normativo para Entidades en Liquidación dentro de la estructura del Régimen de contabilidad Pública.

• Resolución 193 de 2016, expedida por la Contaduría General de la Nación, por la cual se incorpora, en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la evaluación del control interno contable, con el fin de medir la efectividad de las acciones mínimas de control que deben realizar losEste documento es copia del original que reposa en la Intranet. Su impresión o descarga se considera una Copia No Controlada.

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responsables de la información financiera de las entidades públicas y garantizar, razonablemente, la producción de información financiera con las características fundamentales de relevancia y represent ación fiel, definidas en el marco conceptual del marco normativo que le sea aplicable a la entidad, de acuerdo con lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública.

• Resolución 356 de 2022, expedida por la Contaduría General de la Nación, por la cual se incorpora, en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la preparación y publicación de los informes financieros y contables mensuales, que deban publicarse de conformidad con el numeral 3 7 del artículo 38 de la Ley 1952 de 2019, y deroga la Resolución 182 de 2017.

• Marco normativo para entidades de gobierno, emitido por la Contaduría General de la

Nación, el cual está conformado por:

a. Marco conceptual para la preparación y presentación de información financiera, de las entidades de gobierno. b. Normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos de las entidades de gobierno. c. Procedimientos contables. d. Guías de aplicación. e. Catálogo general de cuentas para entidades de gobierno. f. Doctrina contable pública.Este documento es copia del original que reposa en la Intranet. Su impresión o descarga se considera una Copia No Controlada.

d. Guías de aplicación. e. Catálogo general de cuentas para entidades de gobierno. f. Doctrina contable pública.Este documento es copia del original que reposa en la Intranet. Su impresión o descarga se considera una Copia No Controlada.

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5. DESARROLLO

La Fiscalía General de la Nación realizará cambios en las políticas contables contenidas en el presente manual, cuando se realice alguna modificación en el Marco normativo para entidades de gobierno, o cuando en los casos específicos la entidad lo considere pertinente y conlleve relevancia y representación fiel de la información.

En algunos casos específicos, se permitirá que La Fiscalía General de la Nación, considerando lo definido en el Marco Normativo para entidades de gobierno y a partir de juicios profesionales, seleccione y aplique una política contable para el reconocimiento de un hecho económico, la cual permita mostrar la situación financiera, el rendimiento financiero y los flujos de efectivo de la entidad atendiendo las características de representación fiel y relevancia de la información financiera, caso en el cual, se documentará la política definida.

La entidad aplicará juicios profesionales y determinará políticas contables para: los métodos de depreciación, vidas útiles aplicables, periodos de amortización, métodos y porcentajes de provisión, elaboración de las notas a los estados contables, criterios de identificación, clasificación, medición, registro y ajustes de operaciones, entre otros.

5.1 MARCO GENERAL

5.1.1 RESPONSABLES

provisión, elaboración de las notas a los estados contables, criterios de identificación, clasificación, medición, registro y ajustes de operaciones, entre otros.

5.1 MARCO GENERAL

5.1.1 RESPONSABLES

Para asegurar que el presente manual cumpla los objetivos para los que se concibió y se mantenga actualizado, se establecen los siguientes responsables, de acuerdo con el ám bito de la información contable:

a. El Subdirector Financiero y el Contador serán los responsables de actualizar el Manual de Políticas Contables, siempre que exista un nuevo hecho económico o cambio normativo que influencie el mismo. b. El Representante Legal, será el responsable de aprobar el Manual de Políticas Contables y sus modificaciones, previa validación de la Dirección Ejecutiva y de la Subdirección Financiera.

5.1.2 NUEVOS HECHOS ECONÓMICOS

Todos los servidores de La Fiscalía General de la Nación son responsables de informar al proceso financiero, los nuevos hechos económicos que se presenten en el desarrollo de su objeto misional, para establecer el procedimiento contable a que haya lugar.

5.1.3 ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN

El área contable, es la responsab le de analizar todas las inquietudes que se presenten en materia contable, con el fin de establecer la mejor práctica que deba seguirse.

5.1.4 USUARIOS DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA

De acuerdo con las necesidades y usos de la información financiera los usuarios son los siguientes:Este documento es copia del original que reposa en la Intranet. Su impresión o descarga se considera una Copia No Controlada.

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a. La comunidad y los ciudadanos, quienes, en su condición de contribuyentes y beneficiarios de los bienes y servicios públicos, tienen interés en la información financiera que les permita conocer la gestión, el uso y la condición de los recursos y el patrimonio público.

b. Los organismos de planificación y desarrollo de la política económica y social, los cuales requieren información financiera para orientar la política pública, coordinar los cursos de acción de las entidades de gobierno y mejorar la gestión eficiente de los recursos públicos.

c. Las entidades y sus gestores quienes están interesados en realizar seguimiento y control interno a sus operaciones, así como en preparar estados financieros con el fin de conocer su situación financiera, para realizar una gestión eficiente de los recursos públicos y rendir cuentas a los órganos de control administrativo, fiscal, político y ciudadano.

d. Las agencias que efectúan donaciones a entes de gobierno, los prestamistas que suministran recursos o realizan transacciones con estas entidades y los que financian los servicios que presta, quienes requieren información para decidir si continúan o no apoyando o financiando las actividades presentes y futuras del Gobierno.

e. Los órganos de representación política como el Congreso, las Asambleas y los Concejos que exigen la información contable para conocer el uso de los recursos

apoyando o financiando las actividades presentes y futuras del Gobierno.

e. Los órganos de representación política como el Congreso, las Asambleas y los Concejos que exigen la información contable para conocer el uso de los recursos públicos con el fin de ejercer control político y decidir sobre la financiación de programas, nuevas obras o proy ectos por medio de la asignación de dichos recursos a través del presupuesto público.

f. Los organismos de control externo que demandan información financiera para formar un juicio en relación con el manejo, uso, gestión, conservación y salvaguarda de los recursos y el patrimonio público.

g. La Contaduría General de la Nación que requiere información para los fines de consolidación y gestión de la información financiera del sector público, la cual es utilizada por otros usuarios en la toma de decisiones y en el ejercicio del control.

5.1.5 OBJETIVOS DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA

La rendición de cuentas, toma de decisiones y control, son los objetivos de la información financiera y buscan que esta sea útil, a partir de la satisfacción de las neces idades de sus usuarios.

5.1.6 CARACTERÍSTICAS CUALITATIVAS DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA

Las características cualitativas de la información son los atributos que esta debe tener para que sea útil a los usuarios. Estas se dividen en características fundamentales y de mejora.

5.1.6.1 Características fundamentales

Son aquellas que debe cumplir necesariamente para que sea útil a sus usuarios. Se consideran características fundamentales: la Relevancia y la Representación fiel.Este documento es copia del original que reposa en la Intranet. Su impresión o descarga se considera una Copia No Controlada.

Son aquellas que debe cumplir necesariamente para que sea útil a sus usuarios. Se consideran características fundamentales: la Relevancia y la Representación fiel.Este documento es copia del original que reposa en la Intranet. Su impresión o descarga se considera una Copia No Controlada.

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5.1.6.2 Características de mejora

Son aquellas que, sin ser indispensables para que la información financiera sea útil, incrementan la utilidad de dicha información. Se consideran características de mejora: la Verificabilidad, la Oportunidad, la Comprensibilidad y la Comparabilidad.

5.1.7 PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD PÚBLICA

Los principios de contabilidad se aplican en las diferentes etapas del proceso contable; por tal razón, hacen referencia a los criterios que se deben tener en cuenta para reconocer, medir, revelar y presentar los hechos económicos en los estados financieros de la entidad.

Los principios que observara la entidad en la preparación de los estados financieros de propósito general son: Entidad en marcha, Devengo, Esencia sobre forma, Asociación, Uniformidad, No compensación y Periodo contable.

5.1.8 APLICATIVO CONTABLE

La Fiscalía General de la Nación, registra sus movimientos contables, presupuestales y de tesorería en el Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF Nación II, esto atendiendo lo establecido en el Decreto 2674 del 21 de diciembre de 2012 expedido por el Ministerio de

tesorería en el Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF Nación II, esto atendiendo lo establecido en el Decreto 2674 del 21 de diciembre de 2012 expedido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, por el cual se reglamenta dicho sistema, así:

“Artículo 4°. Información del Sistema. El SIIF Nación reflejará el detalle, la secuencia y e l resultado de la gestión financiera pública registrada por las Entidades y órganos que conforman el Presupuesto General de la Nación, especialmente la relacionada con la programación, liquidación, modificación y ejecución del presupuesto; la programación,

modificación y ejecución del Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC), la gestión contable y los recaudos y pagos realizados por la Cuenta Única Nacional y demás tesorerías”.

“Artículo 5°. Obligatoriedad de utilización del Sistema. Las Entidades y órganos ejecutores del Presupuesto General de la Nación, las Direcciones Generales del Presupuesto Público Nacional y de Crédito Público y Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y la Contaduría General de la Nación, o quienes hagan sus veces, deberán efectuar y registrar en el SIIF Nación las operaciones y la información asociada con su área de negocio, dentro del horario establecido, conforme con los instructivos que para el efecto expida el Administrador del Sistema”.

Adicionalmente, el parágrafo del Artículo 6 del mismo Decreto - Alcance de la información registrada en el SIIF Nación II, la En