FGN - Resolución 00837 de 2026

RESOLUCIÓN N°

“Por la cual se adopta el Sistema de Gestión Documental ARKIVA como Sistema de Gestión Documental Electrónico de Archivo (SGDEA) de la Fiscalía General de la Nación y se dictan otras disposiciones””

EL DIRECTOR EJECUTIVO En uso de sus facultades legales, en especial las contempladas en los numerales 2° y 3° del artículo 37 del Decreto Ley 016 de 2014, numeral 16 del Artículo 1° de la Resolución No 00256 de 2024 y,

CONSIDERANDO

Que la Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”, establece la obligación de las entidades públicas de organizar, conservar y garantizar el acceso a los documentos de archivo, con independencia de su soporte o formato.

Que el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 dispone que las entidades públicas deberán elaborar y aplicar Programas de Gestión Documental, incorporando el uso de nuevas tecnologías que permitan la adecuada administración de los documentos.

Que la Ley 1712 de 2014 “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional”, en su artículo 16, establece la obligación de los sujetos obligados de garantizar la adecuada creación, gestión, organ ización, conservación y disponibilidad de la información pública.

Que el Decreto 1080 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura, en su artículo 2.8.2.5.8, reconoce el Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo como un instrumento archivístico, el cual establece los lineamientos que deben cumplir

2.8.2.5.8, reconoce el Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo como un instrumento archivístico, el cual establece los lineamientos que deben cumplir los sistemas de información para la adecuada gestión, conservación y preservación de los documentos electrónicos de archivo, constituyéndose en el referente técnico y funcional que soporta la implementación de ARKIVASGDEA.

Que la Fiscalía General de la Nación, mediante el Direccionamiento Estratégico 2024 –2028 “Experiencia e Innovación al Servicio de la Justicia”, adoptado por la Resolución 0 -0412 de 2024, definió como línea estratégica el fortalecimiento de la transformació n digital y el uso intensivo de tecnologías de la información, eje que tiene un impacto tanto desde lo corporativo para el apalancamiento del funcionamiento de la Entidad como desde lo misional.

Que actualmente la Fiscalía General de la Nación utiliza al interior de sus dependencias a nivel nacional el Sistema de Gestión Documental ORFEO, como herramienta tecnológica para la administración y trámite de la documentación institucional, para las comu nicaciones tanto de entrada como de salida, y la generación de circulares.

Que, no obstante, lo anterior y atendiendo las nuevas necesidades institucionales en materia de gestión, preservación digital, interoperabilidad, trazabilidad y cumplimiento de los estándares técnicos archivísticos vigentes, se hace necesario adoptar e imp lementar un Sistema de Gestión Documental Electrónico de Archivo – SGDEA que responda integralmente a dichos requerimientos, y avanzar en la administración integral de los diferentes tipos documentales que se tramitan al interior de la Entidad.

00837 DE 2026

Sistema de Gestión Documental Electrónico de Archivo – SGDEA que responda integralmente a dichos requerimientos, y avanzar en la administración integral de los diferentes tipos documentales que se tramitan al interior de la Entidad.

00837 DE 2026 (11 de febrero)Hoja N°2 de la Resolución “Por la cual se adopta el Sistema de Gestión Documental ARKIVA como Sistema de Gestión Documental Electrónico de Archivo (SGDEA) de la Fiscalía General de la Nación y se dictan otras disposiciones ____________________________________________________________________________________________

Que, en desarrollo de dicha estrategia y necesidades, la Fiscalía General de la Nación adelantó la parametrización, configuración, implementación y validación del Sistema de Gestión Documental Electrónico de Archivo – ARKIVA, verificando su alineación con la normatividad archivística vigente, los instrumentos archivísticos institucionales y las necesidades operativas de la Entidad.

Que el Sistema ARKIVA permite la producción, recepción, radicación, trámite, organización, consulta, conservación, disposición final y preservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo, garantizando los principios archivísticos de autent icidad, integridad, fiabilidad, disponibilidad y trazabilidad de la información.

Que el Comité de Gestión Documental, como instancia asesora en materia archivística, ha estado al frente de la adopción de ARKIVA como Sistema de Gestión Documental Electrónico de Archivo – SGDEA de la Fiscalía General de la Nación, de conformidad con las funciones que les son establecidas a través del Artículo 11 de la Resolución No 01431 de 2025, y el Artículo 1 de la Resolución 07519 del 2025 que modificó el Artículo 13 de la Resolución No 01431 de 2025.

que les son establecidas a través del Artículo 11 de la Resolución No 01431 de 2025, y el Artículo 1 de la Resolución 07519 del 2025 que modificó el Artículo 13 de la Resolución No 01431 de 2025.

Que, en mérito de lo expuesto, y con fundamento en sus facultades constitucionales y legales.,

RESUELVE

ARTÍCULO PRIMERO. ADOPTAR el Sistema de Gestión Documental ARKIVA como el Sistema de Gestión Documental Electrónico de Archivo (SGDEA) oficial y único de la Fiscalía General de la Nación, para la gestión integral de los documentos electrónicos de archivo, a partir del doce (12) de febrero de 2026.

A partir de la fecha indicada, ARKIVA sustituirá de manera inmediata al sistema de gestión documental ORFEO en lo relacionado con la producción, recepción, radicación, trámite y conformación de expedientes electrónicos, conforme al plan de implementación y transición que defina la Subdirección de Gestión Documental en relación con la consulta ocasional que se pueda requerir en Orfeo.

ARTÍCULO SEGUNDO. El uso del Sistema ARKIVA será obligatorio para todas las dependencias, despachos, direcciones, subdirecciones y demás unidades administrativas y misionales de la Fiscalía General de la Nación en todo el territorio nacional, conforme a los lineamientos que establezca la Dirección Ejecutiva y la Subdirección de Gestión Documental y al progreso de la implementación del sistema para todos los tipos documentales que se generen al interior de la Entidad.

ARTÍCULO TERCERO. El Sistema ARKIVA soportará los procesos de producción, recepción, radicación, trámite, conformación y gestión de expedientes electrónicos, organización,

generen al interior de la Entidad.

ARTÍCULO TERCERO. El Sistema ARKIVA soportará los procesos de producción, recepción, radicación, trámite, conformación y gestión de expedientes electrónicos, organización, consulta, conservación, disposición final y preservación digital de los documentos electrónicos de archivo, de conformidad con los instrumentos archivísticos institucionales vigentes.

00837Hoja N°3 de la Resolución “Por la cual se adopta el Sistema de Gestión Documental ARKIVA como Sistema de Gestión Documental Electrónico de Archivo (SGDEA) de la Fiscalía General de la Nación y se dictan otras disposiciones ____________________________________________________________________________________________

ARTÍCULO CUARTO. La Subdirección de Gestión Documental será responsable de definir los lineamientos archivísticos, técnicos y funcionales para el uso del Sistema de Gestión Documental Electrónico de Archivo – ARKIVA, así como de coordinar su implementación, administración, capacitación y mejora continua.

Los usuarios del Sistema ARKIVA serán responsables de la correcta elaboración, comunicación, trámite y conformación de los expedientes electrónicos, así como del uso adecuado del sistema, de conformidad con los lineamientos, procedimientos e instrumentos archivísticos que establezca la Subdirección de Gestión Documental.

ARTÍCULO QUINTO. COMUNICAR el contenido de la presente Resolución a todas las dependencias de la Entidad a nivel nacional y ORDENAR su publicación en la página web institucional.

ARTÍCULO SEXTO. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá D.C., a los

publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá D.C., a los

ALEJANDRO GIRALDO LÓPEZ

Director Ejecutivo

NOMBRE FIRMA FECHA

Proyectó: Leydy Yisel Novoa Rincón - Subdirección de Gestión

Documental 11-02-2026

Reviso: Carlos Alberto Hoyos - Subdirección de Gestión Documental 11-02-2026

Reviso: Sindy Alonso Estupiñan - Subdirección de Gestión

Documental 11-02-2026 Reviso Sara Jakhelinne Martínez Celis - Dirección Ejecutiva 11-02-2026

Aprobó: Diego Armando Rodríguez Joleanes – Subdirector Nacional

de Gestión Documental 11-02-2026 00837 11 de febrero de 2026