ICA - Concepto 20 de 2021

MEMORANDO

11.2.2 Bogotá,

PARA: JOHN

JAIRO

RIVEROS

RIVEROS Grupo de Registro y Vigilancia de Empresas de Medicamentos y Biológicos Veterinarios DE:

OFICINA

ASESORA

JURÍDICA

ASUNTO:

Concepto Jurídico No.020-2021. Efectos del Certificado de Existencia y Representación Legal como requisito para los diferentes trámites ante el ICA. Su memorando No.20213125542 Apreciado Jhon

Jairo: Para dar respuesta a la solicitud del asunto, recibida para trámite mediante memorando

No. 20213125542 del 29 de septiembre de 2021, se procede a dar respuesta en los siguientes términos: I. TESIS

CONCLUSIVA.

Como lo señala el artículo 117 del Código de Comercio, el Certificado de Existencia y Representación legal, es un documento expedido por la Cámara de Comercio del domicilio principal de la persona jurídica, que prueba la existencia de la persona jurídica, que esta no ha sido disuelta al momento de expedición del mismo y que permite establecer quien o quienes son los representantes legales, principal y suplentes y cuál es su objeto social o su actividad económica. En este sentido, haciendo un

establecer quien o quienes son los representantes legales, principal y suplentes y cuál es su objeto social o su actividad económica. En este sentido, haciendo un análisis del origen de este tipo de documento solicitado por parte del ICA, se identifica que el mismo no tiene ningún efecto sanitario, fitosanitario o de inocuidad por lo que solo tiene una función de identificar claramente al titular del registro que se pretenda obtener por parte del ICA, caso claramente evidenciado en la norma de Registro de plantaciones Forestales con fines comerciales. Por lo tanto, su alcance es meramente administrativo y sirve de prueba para identificar a la persona jurídica titular del registro en trámite. II.

PROBLEMA

JURÍDICO. ¿Cuáles los efectos jurídicos que tienen los Certificados de Existencia y Representación legal en los diferentes trámites de registros que se realiza por parte del ICA? III.

NORMA(S)

CONTROLANTE(S).

www.ica.gov.co Pág. 1 de 7 Rad: 20213131511 ICA 18/11/2021 07:48

Al Contestar cite este No.: 20213131511

Origen: Oficina Asesora Jurídica

Destino: Grupo de Registro y Vigi

Anexos: Fol:7•

Constitución

ICA 18/11/2021 07:48

Al Contestar cite este No.: 20213131511

Origen: Oficina Asesora Jurídica

Destino: Grupo de Registro y Vigi

Anexos: Fol:7•

Constitución Política de Colombia • Decreto 410 de 1971Código de Comercio • Decreto Ley 2150 de 1995 • Ley 232 de 1995 • Ley 1564 de 2012Código General del Proceso • Ley 962 de 2003 • Ley 2052 de 2020 • Decreto 4765 de 2008 • Resolución DANE 549 del 08 de mayo de 2020 • Resolución DIAN 000139 del 21 de noviembre de 2012 • Resolución DIAN 000114 del 21 de diciembre de 2020 IV.

APLICACIÓN

AL CASO

CONCRETO.

De manera previa se señala que el presente concepto busca unificar criterios a nivel institucional en la apreciación y revisión documental por parte de las diferentes Subgerencias, así como de las Gerencias Seccionales que realizan procesos de trámites de registros o certificaciones, dónde se señala como requisito para las personas jurídicas la presentación del Certificado de Existencia y Representación judicial expedido por las Cámaras de Comercio del país. Al respecto, es

como requisito para las personas jurídicas la presentación del Certificado de Existencia y Representación judicial expedido por las Cámaras de Comercio del país. Al respecto, es necesario señalar que en función de las actividades de interoperabilidad del Estado y de facultad y libertad regulatoria con la que cuenta el ICA, no se debe entender el presente concepto como el establecimiento de un requisito, que contrario a mantenerse vigente, tiende a eliminarse gracias a las gestiones que se desarrollen por parte del ICA, para establecer las consultas de la información ante las diferentes Cámaras de Comercio del país. En este sentido, se procederá a desarrollar en este concepto los siguientes puntos: 1. Función del Certificado de Existencia y Representación Legal. 1.1. Identificación de la persona jurídica y del Representante Legal 1.2. Direcciones de Notificación o Ubicación general 1.3. Descripción de la o las actividades económicas y CIIU 2. Efectos jurídicos de la solicitud del Certificado de Existencia y Representación legal ante el ICA. 1. Función del Certificado de Existencia y Representación Legal En primera medida

Efectos jurídicos de la solicitud del Certificado de Existencia y Representación legal ante el ICA. 1. Función del Certificado de Existencia y Representación Legal En primera medida se debe señalar que este certificado cuya competencia de expedir es única y

www.ica.gov.co Pág. 2 de 7 Rad: 20213131511exclusiva de las Cámaras de Comercio del país de la jurisdicción donde se ubican las personas jurídicas, conforme lo contemplado en el artículo 117 del Código de Comercio, tiene una función meramente probatoria, por lo tanto su objeto es demostrar la existencia y representación de legal de una persona jurídica. De esta manera, la lectura a este documento debe permitir inferir a las personas revisoras documentales de los diferentes trámites que se gestionan ante el ICA, que la persona jurídica identificada como una empresa legalmente constituida en una sociedad comercial en cualquiera de sus diferentes conformaciones (S.A, LTDA, S.A.S, En Comandita, Colectiva,

etc, Empresas Unipersonales, Empresas Asociativas de Trabajo o Empresas Sin Ánimo de Lucro – ESAL, etc.), legalmente exista al momento de presentación de la solicitud de trámite. 1.1. Identificación de la persona jurídica y del Representante Legal En el mismo sentido este Certificado permitirá identificar al Representante Legal principal y suplente, y por ende a la persona natural responsable del registro o trámite en nombre de la persona jurídica o de la empresa. En este sentido se debe señalar que estas personas naturales que fungen como representantes de las empresas o personas jurídicas, no actúan en nombre propio, es decir, no es su objetivo obtener el registro o trámite a su nombre, sino a nombre de la persona jurídica que representan. De esta manera, como resultado de cumplir con todos los requisitos, el registro debe ser otorgado a nombre de las personas jurídicas de las cuales se demostró su existencia. De la misma manera el certificado permite conocer

el Número de Información Tributaria – NIT, el cual puede ser consultado en el Registro Único Empresarial – RUES, para verificar la información contenida en el correspondiente Certificado de Existencia y Representación Legal. 1.2. Direcciones de Notificación o Ubicación general Por otro lado, se puede identificar en los documentos que contienen el certificado de existencia y representación legal, la dirección de domicilio principal de las personas jurídicas. A este respecto es necesario señalar que esta obedece a la dirección de notificación judicial de la persona jurídica. Pese a lo anterior, la dirección de las actividades a registrar, no necesariamente tienen que identificarse con la dirección o el lugar donde se reporta la información de notificación judicial de cámara y comercio. Así pues, contrario a ser una causal de negativa del tipo de registro que se pretenda obtener, se constituye en una dirección o localización alterna para efectos de comunicaciones de las acciones sanitarias y una dirección de notificación de las actuaciones administrativas que adelante el ICA frente a la persona jurídica. Es importante que no se confunda el Certificado de existencia de un establecimiento

de notificación de las actuaciones administrativas que adelante el ICA frente a la persona jurídica. Es importante que no se confunda el Certificado de existencia de un establecimiento de comercio matriculado, el cual, si debe identificarse en la dirección o ubicación con el lugar físico donde se

www.ica.gov.co Pág. 3 de 7 Rad: 20213131511desarrolla la actividad comercial, conforme lo establece el artículo 515 del Código de Comercio, con el Certificado de Existencia y Representación legal de una Persona Jurídica. Así pues, un establecimiento de comercio legalmente matriculado ante una Cámara de Comercio, puede ser propiedad de una persona natural o jurídica y para este último caso se deberá aportar, si así lo dispone la norma sanitaria, el Certificado de Existencia y Representación Judicial de la persona jurídica titular del establecimiento de comercio. 1.3. Descripción de la o las actividades económicas y CIIU Por otro lado la certificación también señala

la descripción de la actividad económica realizada por la persona jurídica y el código de Clasificación Industrial Internacional Uniforme, conocido como CIIU, el cual permite del ingreso de dos actividades, una principal y una o varias secundarias, de acuerdo a los estándares establecidos por la Organización de Naciones Unidas y adoptado por Colombia, para fines de clasificaciones de las actividades económicas y el carácter tributario y para la recopilación y presentación de informes estadísticos nacionales e Internacionales. Frente al CIIU, se debe señalar que el mismo se encuentra adoptado mediante la Resolución 000139 del 21 de noviembre de 2012 y actualizado mediante Resolución 000114 del 21 de diciembre de 2020, normas estas de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, y cuyo objeto de actualización es de obligatorio cumplimiento para las personas jurídicas con obligaciones tributarias y que deben estar contenidas en el Registro Único Tributario – RUT. Por

el otro lado el DANE, mediante Resolución 549 del 08 de mayo de 2020, estableció en su artículo 7 la obligatoriedad de uso del CIIU para las entidades públicas que produzcan información estadística en materia de actividad económica, de utilizar la identificación de la actividad económica principal para la asignación correcta del código.

2. Efectos jurídicos de la solicitud del Certificado de Existencia y Representación legal ante el ICA En este sentido, identificadas y definidas de manera general las partes más importantes del Certificado de Existencia y Representación Legal de las Personas Jurídicas es necesario aclarar, en busca de la conclusión del presente concepto, el efecto jurídico de la solicitud de los certificados de Existencia y Representación Legal respecto a los trámites que realizan las diferentes personas jurídicas ante el ICA, haciendo especial atención en el trámite de registro contenido en la Resolución 448 de 2016. Sea necesario señalar en el

presente concepto, que el avance regulatorio con miras a la reducción de documentos innecesarios o de información de la cual el ICA puede hacer consulta mediante otros medios diferentes a la solicitud de documentación al ciudadano o la interoperabilidad con otras instituciones, han tenido como objeto la simplificación de trámites y reducción de requisitos que hacen más complejos los diferentes procesos de registros y certificaciones que se adelantan

www.ica.gov.co Pág. 4 de 7 Rad: 20213131511ante el ICA. Por lo tanto se evidencia desde la actualización de las nuevas medidas sanitarias y fitosanitarias y los reglamentos técnicos expedidos por el ICA, la eliminación del requisito de Certificación de Existencia y Representación de las Personas Jurídicas. De ahí que el efecto del Certificado de Existencia y Representación expedido por las cámaras de comercio, es únicamente el de probar la existencia de la persona jurídica, así como el de lograr obtener información básica sobre la misma. Así pues, es evidente que este requisito contenido en algunas regulaciones sanitarias y fitosanitarias y Reglamentos Técnicos, entre las que se

sobre la misma. Así pues, es evidente que este requisito contenido en algunas regulaciones sanitarias y fitosanitarias y Reglamentos Técnicos, entre las que se puede identificar, los trámites para el Registro de Empresas de insumos contenidos en las diferentes regulaciones ICA aplicables al área de Insumos Agrícolas e Insumos Pecuarios o Agrícolas, o las de certificaciones de Buenas Prácticas Agrícolas o de Granjas Avícolas Bioseguras, por mencionar algunas de las regulaciones, busca única y exclusivamente tener una confirmación administrativa de la persona jurídica titular del trámite y beneficiaria del consecuente registro o certificación. En este sentido negar la obtención y el acceso a registros sanitario o certificaciones expedidas por el ICA, con sustento en la falta de congruencia documental contenida en el Certificado de Existencia y Representación Legal, sería una acción completamente discordante con los fines perseguidos por el Instituto en la sanidad

agropecuaria y el mantenimiento del estatus sanitario del país, así como tampoco se encuentra contenido en una causal de negativa expresado en las normas sanitarias, fitosanitarias, de inocuidad y forestales comerciales. En otras palabras, siendo una documentación meramente administrativa y para fines probatorios de la persona jurídica, es obligación del

ICA:

1. Verificar y confirmar el Nombre de la

Persona Jurídica incluida su denominación comercial y el Número Único TributarioNIT como identificación del titular del registro o certificación a obtener.

1. Verificar que quien realiza la solicitud es el representante legal, su apoderado o empleado competente por funciones o designación de representante legal, para presentar la solicitud.
2. Tomar la información de ubicación de las personas jurídicas como herramienta de comunicación de actuaciones sanitarias o fitosanitarias o notificaciones de actuaciones administrativas, alternas.

A este respecto se señala que la información de notificación y de comunicaciones de actuaciones será la que el solicitante presente como dirección ante las diferentes formas establecidas para cada trámite por el ICA.

1. Excepcionalmente para el

de actuaciones será la que el solicitante presente como dirección ante las diferentes formas establecidas para cada trámite por el ICA.

1. Excepcionalmente para el caso del Registro de Predios exportadores contenido en la 448 de 2016, se debe verificar que la descripción de la actividad

(la cual también corresponde al código

www.ica.gov.co Pág. 5 de 7 Rad: 20213131511CIIU) sea la de la producción de especies vegetales, conforme lo señala el numeral 4.1.2 del artículo 4. Del mismo modo, para el caso forestal comercial, se debe en primera medida velar por el cumplimiento de la identificación de las personas jurídicas contenido en el numeral 4.2.2. del artículo 4 de la Resolución 71641 del 15 de julio del 2020 y como criterio auxiliar realizar la revisión de los parámetros establecidos en el presente concepto. Por otro lado, en cumplimiento a las disposiciones establecidas por el Departamento Administrativo Nacional de

EstadísticaDANE, para el caso de la descripción del código de Clasificación Industrial Internacional Uniforme, y para efectos estadísticos, en caso de no contar con una denominación que guarde identidad con el objeto social o la descripción de la actividad principal a registrar, se debe conminar a las personas jurídicas al cumplimiento de las normas de impuestos y aduanas contenidas en la Resolución DIAN 000114 del 21 de diciembre de 2020 y Resolución DANE 549 del 08 de mayo de 2020, no siendo esta una causal establecida en ninguna norma sanitaria, fitosanitaria, de inocuidad o forestal comercial, con excepción de la Resolución 448 de 2016, para la negación del registro. En el mismo sentido resultaría contrario a la propia constitución política de Colombia, específicamente a lo contenido en el artículo 84 de la Carta Superior, cancelar o restringir el acceso a un trámite de registro o certificación reglamentado ya por las normas del ICA,

con sustento en un requisito que tiene un efecto de identificación de la persona jurídica y que puede ser, de contar con información básica, consultado y verificado por otros medios como el RUES o por consulta interadministrativa con las Cámaras de Comercio y que por tanto no es un requisito sustancial o de fondo para la obtención del correspondiente registro o trámite adelantado ante este Instituto. V.

CONCLUSIÓN

FINAL. En este punto se ha podido dilucidar el efecto jurídico del Certificado de Existencia y Representación Legal de una persona jurídica, el cuál conforme el artículo 117 del Código de Comercio, sirve como prueba de la existencia de la persona jurídica, de su vigencia en la inscripción de la cámara de comercio, de quien funge como representante legal y de sus actividades reportadas como principales y secundarias. En este sentido, haciendo un análisis del origen de este tipo de documento solicitado por parte del ICA, se identifica que

el mismo no tiene ningún efecto sanitario, fitosanitario o de inocuidad por lo que solo tiene una función de identificar claramente al titular del registro que se pretenda obtener por parte del ICA, caso claramente evidenciado en la norma de Registro de plantaciones Forestales con fines comerciales. Por lo tanto, su alcance es meramente administrativo.

www.ica.gov.co Pág. 6 de 7 Rad: 20213131511En los anteriores términos, procedo a dar una respuesta de fondo a su solicitud, indicando que la misma se surte bajo los parámetros del artículo 28 de la Ley 1755 de 2015. Cordialmente, JUAN

FERNANDO

ROA ORTIZ Jefe Oficina Asesora Jurídica Respuesta a: Radicación No. 20213125542 del: 29/09/2021

C.C.: Dirección Técnica de

Asuntos Nacionales Subg. De Protección Fronteriza Subg. De Protección Animal Subg. De Protección Vegetal Subg. De Análisis y Diagnóstico

Elaboró: Adriano

Fontecha Herreño

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