ICA - Concepto 7 de 2023

MEMORANDO

11.100.2 Bogotá,

PARA:

SUBGERENCIA

ADMINISTRATIVA

Y

FINANCIERA;

GRUPO DE

GESTIÓN

DOCUMENTAL

DE:

OFICINA

ASESORA

JURÍDICA

ASUNTO:

Concepto Medios alternativos para Radicación de trámites ante el ICA En atención a su solicitud de concepto respecto de si se puede generar la violación de algún derecho fundamental frente a la posibilidad de socializar el correo contactenos@ica.gov.co como único medio para tramitar a las empresas los Registros de las DTIA, DTIV, de manera atenta se atiende su requerimiento en los siguientes términos: I. TESIS

CONCLUSIVA.

Exigirle a la ciudadanía que trámite sus solicitudes de Registros de las DTIA, DTIV ante el Instituto Colombiano Agropecuario ICA únicamente a través del correo contactenos@ica.gov.co, va en contravía de los derechos los derechos fundamentales de las personas y de los derechos que tienen las personas ante las autoridades. II.

ANTECEDENTES

La Coordinación del Grupo de Gestión Documental de la Subgerencia Administrativa y Financiera del Instituto Colombiano Agropecuario, solicita se conceptúe sobre lo siguiente: "(…) Amablemente y teniendo

de Gestión Documental de la Subgerencia Administrativa y Financiera del Instituto Colombiano Agropecuario, solicita se conceptúe sobre lo siguiente: "(…) Amablemente y teniendo en cuenta el proceso de actualización de Tablas de Retención Documental que está realizando el Grupo de Gestión Documental, en la cual el Archivo General de la Nación, solicita identificar como se producen o reciben los tipos documentales englobados en las subseries documentales. Para el AGN solamente existe un escenario en el cual el documento se recibe original físico a través de la ventanilla de correspondencia u original electrónico a través del correo contactenos@ica.gov.co. (…) Ahora bien, hemos identificado una problemática en la cual los REGISTRO de la DTIA, DTIV que no se encuentran en el Aplicativo SIMPLIFICA, las empresas radican los requisitos en original físicos a través de la Ventanilla de Correspondencia y en original electrónico a través del correo contactenos@ica.gov.co, generando un escenario

de producción hibrida, (Original Electrónico y Original Físico), por este motivo solicitamos a Uds. desde el punto de vista jurídico, si es posible limitar la radicación a través de la ventanilla de correspondencia a las empresas que requieren ICA 11/04/2023 18:25

Al Contestar cite este No.: 20233104388

Origen: Oficina Asesora Jurídica

Destino: Multiple

Anexos: Fol:7por parte del ICA la emisión de un

REGISTRO.

El objetivo es saber si al socializar el correo contactenos@ica.gov.co como único medio para tramitar a las empresas los REGISTROS de las DTIA, DTIV se puede generar la violación de algún derecho fundamental para estas, generando inconvenientes legales para el ICA.(…) III.

PROBLEMAS

JURÍDICOS. ¿Exigirle a la ciudadanía que trámite sus solicitudes de Registros de las DTIA, DTIV ante el Instituto Colombiano Agropecuario ICA únicamente a través del correo contactenos@ica.gov.co podría desconocer los derechos fundamentales de las personas y de los derechos que tienen las personas ante las autoridades? IV.

NORMA(S)

CONTROLANTE(S).

• Constitución Política de Colombia • Ley 1437 de

personas y de los derechos que tienen las personas ante las autoridades? IV.

NORMA(S)

CONTROLANTE(S).

• Constitución Política de Colombia • Ley 1437 de 2011 • Ley 1755 de 2015 • Ley 1955 de 2015 V.

APLICACIÓN

AL CASO

CONCRETO.

La Constitución Política, en el artículo 23 dispone:

ARTÍCULO

23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales. De otra parte, la Ley 1437 de 2011, por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sobre el particular dispone: Artículo 5. Derechos de las personas ante las autoridades. En sus relaciones con las autoridades toda persona tiene derecho a: 1. Modificado por el art. 1, Ley 2080 de 2021.

<El nuevo texto es el siguiente> Presentar peticiones en cualquiera de sus modalidades, verbalmente, o por escrito, o por cualquier otro medio idóneo y sin necesidad de apoderado, así como a obtener información oportuna y orientación acerca de los requisitos que las disposiciones vigentes exijan para tal efecto. Las anteriores actuaciones podrán ser adelantadas o promovidas por cualquier medio tecnológico o electrónico disponible en la entidad o integradas en medios de acceso unificado a laadministración pública, aún por fuera 1e las horas y días de atención al público. (…) 9. Modificado por el art. 1 Ley 2080 de

2021. <El nuevo texto es el siguiente> A relacionarse con las autoridades por cualquier medio tecnológico o electrónico disponible en la entidad o integrados en medios de acceso unificado a la administración pública.

Artículo 7°. Deberes de las autoridades en la atención al público. Las autoridades tendrán, frente a las personas que ante ellas acudan y en relación con los asuntos que tramiten, los siguientes deberes: (…) 6. Tramitar las peticiones que

frente a las personas que ante ellas acudan y en relación con los asuntos que tramiten, los siguientes deberes: (…) 6. Tramitar las peticiones que lleguen vía fax o por medios electrónicos, de conformidad con lo previsto en el numeral 1 del artículo 5° de este Código. (…) 7. Atribuir a dependencias especializadas la función de atender quejas y reclamos, y dar orientación al público. 8. Adoptar medios tecnológicos para el trámite y resolución de peticiones, y permitir el uso de medios alternativos para quienes no dispongan de aquellos. (…) Artículo 9°. Prohibiciones. A las autoridades les queda especialmente prohibido: 1.- Negarse a recibir las peticiones o a expedir constancias sobre las mismas. (…) 2. Negarse a recibir los escritos, las declaraciones o liquidaciones privadas necesarias para cumplir con una obligación legal, lo cual no obsta para prevenir al peticionario sobre eventuales deficiencias de su actuación o del escrito que presenta. 3. Exigir la presentación personal de peticiones, recursos o documentos cuando la ley no lo exija.(…)”. Así mismo,

su actuación o del escrito que presenta. 3. Exigir la presentación personal de peticiones, recursos o documentos cuando la ley no lo exija.(…)”. Así mismo, el artículo 19 de la Ley 1955 de 2015 dispone:

ARTÍCULO

19. Peticiones irrespetuosas, oscuras o reiterativas. Toda petición debe ser respetuosa so pena de rechazo. Solo cuando no se comprenda la ?nalidad u objeto de la petición esta se devolverá al interesado para que la corrija o aclare dentro de los diez (10) días siguientes. En casode no corregirse o aclararse, se archivará la petición. En ningún caso se devolverán peticiones que se consideren inadecuadas o incompletas. Respecto de peticiones reiterativas ya resueltas, la autoridad podrá remitirse a las respuestas anteriores, salvo que se trate de derechos imprescriptibles, o de peticiones que se hubieren negado por no acreditar requisitos, siempre que en la nueva petición se subsane. (Ley 1755 de 2015). Tratándose de peticiones dentro de las cuales se encuentran las solicitudes de diferentes trámites que son competencia de la autoridades

subsane. (Ley 1755 de 2015). Tratándose de peticiones dentro de las cuales se encuentran las solicitudes de diferentes trámites que son competencia de la autoridades públicas, ya las altas cortes se han pronunciado en el sentido de destacar que prevalecen los derechos de las personas ante las autoridades, y que sus peticiones las pueden presentar en cualquiera de sus modalidades y por cualquier otro medio idóneo, de donde se infiere que es potestativo de solicitante de gestionar su solicitud en forma física o haciendo uso de los diferentes medios alternativos que a través de la tecnología le ofrece la entidad. Para mayor ilustración traigo a colación pronunciamiento reciente del Tribunal Administrativo de Boyacá, que profirió dentro del proceso radicado No. 15001-33-33-010-2022-00332-01, en donde señaló lo siguiente: "(…) de acuerdo con la ley y la jurisprudencia, toda persona podrá hacer uso de cualquier

medio tecnológico o electrónico dispuesto por los organismos de la administración pública para presentar peticiones, quejas o reclamos, razón por la cual la Administradora Colombiana de Pensiones – COLPENSIONES no podía negar la existencia de la petición, así como tampoco sustraerse de la obligación de brindar respuesta de manera oportuna, de fondo, congruente con lo solicitado y haberla puesta en conocimiento de la solicitante. (…) Atendiendo los términos de la impugnación, se planteó el Tribunal Administrativo de Boyacá el siguiente problema jurídico. ¿La Administradora Colombiana de PensionesCOLPENSIONES desconoció el derecho fundamental de petición de la actora por haber tenido como no radicada la solicitud efectuada a través de una cuenta de correo electrónico distinta a la dispuesta para tal fin? Para resolverlo previamente señaló la corporación judicial que el derecho de petición puede ser radicado de manera física o

a través de medios tecnológicos. Respecto de estos últimos, ha dicho la Corte Constitucional que son herramientas a través de las cuales se permite la transmisión digitalizada de documentos, datos e informaciones, lo que supone un dialogo entre al menos un emisor y un receptor. Dichas herramientas hacen parte de lo que se ha denominado como las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones dentro del cual se halla la informática y en el que se ubica la internet.Agregó que, a nivel legal, el artículo 5° del C.P.A.C.A., prevé como derechos de las personas ante las autoridades, que las peticiones pueden presentarse en cualquiera de sus modalidades y por cualquier otro medio idóneo. Por su parte, el artículo 7 de la misma codificación estipuló como deberes de las entidades gestionar las peticiones que fueran remitidas por medios electrónicos y adoptar los medios tecnológicos para el trámite y resolución de peticiones, y permitir el uso de medios alternativos para quienes no dispusieron de aquellos. Por su parte la Ley 527 de 1999, autorizó el uso de medios tecnológicos

y permitir el uso de medios alternativos para quienes no dispusieron de aquellos. Por su parte la Ley 527 de 1999, autorizó el uso de medios tecnológicos para las actuaciones electrónicas de la administración, con lo cual dio plenas facultades probatorias a la información y al contenido que se encontrara en un mensaje de datos, en la medida que los documentos electrónicos tenían la capacidad de brindar iguales niveles de seguridad que el documento físico (papel). Por lo anterior, la sentencia T-230 de 2020, señaló que "las peticiones formuladas a través de mensajes de datos en los diferentes medios electrónicos habilitados por la autoridad pública – siempre que permitan la comunicación-, deberán ser recibidos y tramitados tal como si se tratara de un medio físico." Agregó que como características del mensaje de datos que se usen bajo el ejercicio del derecho fundamental de petición, la citada ley estableció que se debía determinar quién era el solicitante, que esa persona lo hubiera aprobado lo enviado, y que el medio electrónico utilizado contara con las condiciones de integridad y confiabilidad. Con la

era el solicitante, que esa persona lo hubiera aprobado lo enviado, y que el medio electrónico utilizado contara con las condiciones de integridad y confiabilidad. Con la Ley 962 de 2005 se quiso facilitar las relaciones entre los particulares y la administración. En efecto, el artículo 6 dispuso que las entidades podrían atender los trámites y procedimientos que fueran de su competencia, a partir de cualquier medio tecnológico o documento electrónico, con miras a materializar los principios constitucionales que debían guiar la función administrativa: "Toda persona podrá presentar peticiones, quejas, reclamaciones o recursos, mediante cualquier medio tecnológico o electrónico del cual dispongan las entidades y organismos de la Administración Pública". Finalmente, el Decreto 019 de 2012 indicó que las autoridades debían incentivar el uso de TICs para que los procesos administrativos "se adelanten con diligencia, dentro de los términos legales y sin dilaciones injustificadas" En

el caso concreto la entidad accionada enfiló sus argumentos tendientes a que se negaran las pretensiones de la acción de tutela, en la medida que la accionante había radicado la petición objeto de amparo a través de una cuenta de correo electrónico que no estaba habilitada para recibir peticiones, pues estas debían radicarse a través de los Puntos de AtenciónPAC, diligenciando los formularios establecidos para tal fin. Ahora, COLPENSIONES se dolió que la actora remitió la solicitud a una cuenta de correo electrónico que no era la adecuada para recibir peticiones, sino que debía hacerlo de forma física a través de un Punto de AtenciónPAC.(...) Finalmente, consideró la Sala que, en este caso, exigirle a la ciudadana que se acercara a un punto de atención para que de manera física radicara la petición era un hecho que iba en contravía del uso de las tecnologías de la información

para los trámites ante las entidades, pues precisamente esos instrumentos tecnológicos que no están restringidos por la ley, permitían el desarrollo de la función administrativa atendiendo a los principios de eficiencia y celeridad que debía imperar en el desarrollo de sus funciones. (resalto fuera del texto) Así las cosas, se coligió que la radicación de la petición de la señora Suescun ante COLPENSIONES cumplía con los requisitos legales y jurisprudenciales para que fuera tramitada, no obstante, la entidad negó la existencia de la misma, hecho que imponía la protección brindada por el a quo.(…)”. En ese orden, atendiendo las disposiciones legales citadas, así como la jurisprudencia, considera esta Oficina Asesora Jurídica que exigirle a la ciudadanía que trámite sus solicitudes de Registros de las DTIA, DTIV ante el Instituto Colombiano Agropecuario ICA únicamente a través del correo contactenos@ica.gov.co podría desconocerle sus derechos fundamentales y los derechos que tienen ante el Instituto Colombiano Agropecuario ICA. VI.

CONCLUSIÓN

FINAL. El artículo 5° del

C.P.A.C.A.,

sus derechos fundamentales y los derechos que tienen ante el Instituto Colombiano Agropecuario ICA. VI.

CONCLUSIÓN

FINAL. El artículo 5° del C.P.A.C.A., prevé como derechos de las personas ante las autoridades, que las peticiones pueden presentarse en cualquiera de sus modalidades, verbalmente, o por escrito, o por cualquier otro medio idóneo, así como a obtener información oportuna y orientación acerca de los requisitos que las disposiciones vigentes exijan para tal efecto. Así las cosas, exigirle a la ciudadanía que trámite sus solicitudes de Registros de las DTIA, DTIV ante el Instituto Colombiano Agropecuario ICA únicamente a través del correo contactenos@ica.gov.co va en contravía de los derechos los derechos fundamentales de las personas y de los derechos que tienen las personas ante las autoridades. En los anteriores términos, procedo a dar una respuesta de fondo a su solicitud, indicando que la misma se surte bajo los parámetros del artículo 28 de la Ley 1755 de 2015. Cordial Saludo,

FABIAN

RODRIGUEZ

RODRIGUEZ

Jefe Oficina Asesora Jurídica (E)

Elaboró:

del artículo 28 de la Ley 1755 de 2015. Cordial Saludo,

FABIAN

RODRIGUEZ

RODRIGUEZ

Jefe Oficina Asesora Jurídica (E)

Elaboró: Nsv