ICA - Concepto 8 de 2023

MEMORANDO

11.100.2 Bogotá,

PARA:

LILIANA

NIÑO MORALES Grupo de Gestión Financiera DE:

OFICINA

ASESORA

JURÍDICA

ASUNTO:

Concepto No. 008-2023Alcance de la Resolución ICA 03206 del 4 de octubre de 2010

Respetada Doctora Liliana En atención a su comunicación con radicado No. 20233104378 del 11/04/2023, por la cual solicita de concepto respecto al alcance de la Resolución ICA 03206 del 4 de octubre de 2010 , de manera atenta se atiende su requerimiento en los siguientes términos: I. TESIS

CONCLUSIVA.

La Resolución No. 3206 del 04 de octubre de 2010 establece el registro y apoyo al medio de transporte misional del ICA, la que determina que esta entidad le reconocerá a funcionarios -que desempeñen funciones misionales o de campo en las Subgerencias, Gerencias Secciones y Oficinas Locales del ICA-, en calidad de compensación una suma de dinero por utilizar

su medio de transporte con ocasión de la función misional del Instituto, cuando la circunstancia lo amerite, acto administrativo que dispone condiciones, valores de compensación, sistema de control, responsables, entre otros aspectos. Ahora bien, teniendo en cuenta que el acto administrativo en cuestión fue expedido en el año 2010, corresponde a las dependencias que, por la naturaleza del asunto deban conocerla y aplicarla, analizar la necesidad, pertinencia y razonabilidad de actualizarla o derogarla, según corresponda, atendiendo para ello a criterios que le permitan al Instituto lograr su objetivos y materializar las metas propuestas en su planeación institucional. Lo anterior propende porque al interior del ICA se cuente con regulación eficaz, eficiente, transparente y coherente, fortaleciendo así la seguridad jurídica. II.

ANTECEDENTES

La Coordinación del Grupo de Gestión Financiera de la Subgerencia Administrativa y Financiera, informa en su solicitud de concepto que existen los siguientes antecedentes: ICA 09/05/2023 08:49

Al Contestar cite este No.: 20233106865

Origen: Oficina Asesora Jurídica

Destino: Grupo de Gestión Financi

Anexos:

concepto que existen los siguientes antecedentes: ICA 09/05/2023 08:49

Al Contestar cite este No.: 20233106865

Origen: Oficina Asesora Jurídica

Destino: Grupo de Gestión Financi

Anexos: Fol:8"

… Actualmente se encuentra vigente la Resolución No. 03206 del 04 de octubre del 2010 "Por medio de la cual se establece el registro y apoyo al medio de transporte misional del ICA” que señala en su artículo primero:

"ARTÍCULO

PRIMERO:

-

ÁMBITO

DE

APLICACIÓN: Las siguientes disposiciones regirán para los funcionarios que desempeñen funciones misionales o de campo en la

Subgerencias, Gerencias Seccionales y Oficinas Locales del Institutito Colombiano Agropecuario. Las mismas no aplicaran a Contratistas de la Entidad”. Así mismo, el artículo tercero indica:

"ARTÍCULO

TERCERO:

-

MEDIOS

DE

TRANSPORTE,

CATERGORÍA

Y

COMPENSACIÓN: "se establece la siguiente clasificación para los medios de transporte registrados en la

entidad:

CATEGORÍA

COMPENSACIÓN

CAMIONETA

$ 22.000

AUTOMÓVIL

$ 14.000 MOTO $ 6.000

BICICLETA

$ 1.200

Por otra parte, se define la

CATEGORÍA

COMPENSACIÓN

CAMIONETA

$ 22.000

AUTOMÓVIL

$ 14.000 MOTO $ 6.000

BICICLETA

$ 1.200

Por otra parte, se define la forma de compensar a los funcionarios:

"ARTÍCULO

UNDÉCIMO:

-

COMPENSACIÓN: Al funcionario se le hará un reconocimiento económico establecido en salarios mínimos legales diarios vigentes de conformidad con la programación mensual que establezcan los funcionarios competentes.

Dicho reconocimiento se efectuará al vencimiento del respectivo mes en que se utilizó el medio de transporte. Únicamente por los días que fue utilizado dicho medio debidamente certificado por funcionario que autorizó la programación según sea el caso”.

De conformidad con lo mencionado y en consideración a que se evidencian algunos vacíos en los controles y en los trámites, acudo a su concepto respecto a:

1. Dentro de la mencionada resolución no se establece la forma de actualizar la compensación de medios de transporte de acuerdo a las categorías establecidas.

2. No es claro si los funcionarios de Oficinas Nacionales pueden acceder al registro de medios de

de transporte de acuerdo a las categorías establecidas.

2. No es claro si los funcionarios de Oficinas Nacionales pueden acceder al registro de medios de transporte.3. No se especifica dentro de la norma, si un funcionario que cuente con este beneficio puede acceder a comisiones de servicio con reconocimiento de viáticos y/o de gastos de viaje. …”.

III.

PROBLEMAS

JURÍDICOS.

1. ¿La Resolución No. 3206 del 4 de octubre de 2010 consagra la forma de actualizar la compensación de medios de transporte de acuerdo a las categorías establecidas?

2. ¿Los funcionarios de

Oficinas Nacionales pueden acceder al registro de medios de transporte de que trata l a Resolución No. 3206 4 de octubre de 2010? 3. El funcionario que cuente con el beneficio de que trata l a Resolución No. 3206 del 4 de octubre de 2010 ¿puede acceder a comisiones de servicio con reconocimiento de viáticos y/o de gastos de viaje?

4. ¿En la actualidad es aplicable l a

Resolución No. 3206 del 4 de octubre de 2010? IV.

NORMA(S)

de viáticos y/o de gastos de viaje?

4. ¿En la actualidad es aplicable l a

Resolución No. 3206 del 4 de octubre de 2010? IV.

NORMA(S)

CONTROLANTE(S).

• Resolución No. 3206 del 04/10/2010, expedida por el Instituto Colombiano Agropecuario ICA. • Resolución No. 5195 del 08/05/2017, expedida por el Instituto Colombiano Agropecuario ICA. V.

APLICACIÓN

AL CASO

CONCRETO.

Para efectos de dar respuesta a los interrogantes elevados por la Coordinación del Grupo de Gestión Financiera de la Subgerencia Administrativa y Financiera, se hace revisión de la Resolución No. 3206 del 4 de octubre de 2010, por la cual estableció el registro y apoyo al medio de transporte misional del ICA, y se da respuesta en los siguientes términos: Primer problema jurídico : ¿La Resolución No. 3206 del 4 de octubre de 2010 consagra la forma de actualizar la compensación de medios de transporte de acuerdo a las categorías establecidas?

Respuesta: En materia de compensación de medios de transporte, se observa que la

Resolución No. 3206 del 04/10/2010

de acuerdo a las categorías establecidas?

Respuesta: En materia de compensación de medios de transporte, se observa que la

Resolución No. 3206 del 04/10/2010 no establece la forma de actualización de la referida compensación. La mencionada Resolución se limita únicamente a señalar la clasificación para los medios detransporte registrados en la entidad y que se hará el reconocimiento económico establecido en salarios mínimos legales diarios vigentes, de conformidad con la programación mensual que establezcan los funcionarios competentes, conforme lo disponen sus artículos tercero y undécimo. Segundo problema jurídico: ¿Los funcionarios de Oficinas Nacionales pueden acceder al registro de medios de transporte de que trata l a Resolución No. 3206 4 de octubre de 2010?.

Respuesta: La

Resolución No. 3206 de 2010, en su artículo primero, dispone:

"ARTÍCULO

PRIMERO

ÁMBITO

DE

APLICACIÓN: Las siguientes disposiciones regirán para los funcionarios que desempeñen

funciones misionales o de campo en las Subgerencias, Gerencias Seccionales y Oficinas locales del Instituto Colombiano Agropecuario. Las mismas no aplicarán a contratistas de la Entidad.” De la interpretación gramatical que se hace al artículo primero citado, se tiene que las disposiciones de la Resolución No. 3206 de 2010 se aplicarán a los funcionarios que desempeñen funciones misionales o de campo en las Subgerencias , Gerencias Seccionales y Oficinas locales del Instituto Colombiano Agropecuario, por ende, l os funcionarios de Oficinas Nacionales de las Subgerencias pueden acceder al registro de medios de transporte, siempre que desempeñen funciones misionales o de campo del Instituto. Tercer problema jurídico: El funcionario que cuente con el beneficio de que trata l a Resolución No. 3206 del 4 de octubre de 2010 ¿puede acceder a comisiones de servicio con reconocimiento de viáticos y/o de gastos de viaje?

Respuesta: Revisada la

Resolución No. 00005195 del 08/05/2017 expedida por el Instituto Colombiano Agropecuario ICA, por la cual: " … se reglamentan las comisiones de servicio, pago de viáticos y gastos de viaje de los funcionarios del Instituto Colombiano Agropecuario ICA y el reconocimiento de los gastos de desplazamiento y gastos de viaje para los contratistas de prestación de servicios, según la escala de viáticos establecidas por el Gobierno Nacional para cada vigencia.”, se encuentra que la misma en su artículo segundo regula las comisiones de servicio y en su artículo quinto hace referencia a los gastos de viaje, así: " (…)

ARTÍCULO

SEGUNDO.

COMISIÓN

DE

SERVICIO

Y

DESPLAZAMIENTO.

Se entiende por comisión de servicio y desplazamiento la designación que se hace a un funcionario o contratista del Instituto para ejercer temporalmente las funciones propias de su cargo o actividades objeto del contrato en un lugar diferente a su

sede o área habitual de trabajo o domicilio contractual o para atender en igual forma y transitoriamente actividades oficiales distintas a las inherentes a su cargo siempre y cuando sean de interés institucional.(…) "(… )

ARTULO

QUINTO.

GASTOS

DE VIAJE. …1.- Reconocimiento de gastos en comisiones a nivel nacional:

(…) 1.9. Parqueadero, peajes y combustibles para vehículos particulares que use el funcionario o contratista como medio de transporte para ejecutar su comisión de servicio. El pago de combustible para los vehículos particulares que se utilicen en el cumplimiento de la comisión de servicio, se efectuará con base en el recorrido realizado en kilómetros, desde la sede o área habitual de trabajo o domicilio contractual, hasta el lugar de comisión y su regreso. …”. Como se observa, la Resolución No. 00005195 de 2017 no establece limitación alguna en relación con los funcionarios beneficiarios del apoyo al medio de transporte misional del ICA de que trata la Resolución No. 3206 de 2010. Cuarto problema jurídico: ¿En la actualidad es aplicable l a Resolución No.

de transporte misional del ICA de que trata la Resolución No. 3206 de 2010. Cuarto problema jurídico: ¿En la actualidad es aplicable l a Resolución No. 3206 del 4 de octubre de 2010?

Respuesta: Revisados los antecedentes normativos que regulan todo lo relacionado con el apoyo al medio de transporte misional del ICA, se encuentra que este Instituto expidió la

Resolución No. 3206 del 04/10/2010, por la cual estableció el registro y apoyo al medio de transporte misional del ICA, determinando que se le reconocerá en calidad de compensación una suma de dinero al funcionario por utilizar su medio de transporte con ocasión de la función misional del Instituto, cuando la circunstancia lo amerite. Señala también el mencionado acto administrativo que el ICA se vio obligado a expedirlo, en atención a que en desarrollo de las funciones de competencia de esta entidad se realizaban permanentemente visitas a predios, almacenes, empresas,

fábricas, plantas y demás recintos que involucren la producción distribución, fabricación, envasado, empaquetado, importación exportación, entre otras actividades de insumos agropecuarios y que para esa la fecha en que fue expedida la mencionada Resolución, el parque automotor del ICA carecía de vehículos suficientes que permitieran la realización de las referidas actividades de una manera ágil y eficiente. En este sentido, atendiendo a sus competencias funcionales y misionales, corresponde a la Subgerencia Administrativa y Financiera de este Instituto, analizar si persisten las situaciones de hecho que originaron la expedición de la Resolución No. 3206 del 04/10/2010. De otra parte, la mencionada Resolución No. 3206 de 2010 establece las condiciones en que procederá el reconocimiento del apoyo al medio de transporte misional del ICA , dentro de las cuales se encuentra, los requisitos de registro del vehículo, valores de compensación, sistemade control, responsables, entre otros, y da una serie de funciones al Fondo Rotatorio del Transporte, aspectos que en la actualidad no son aplicables. Valga precisar que el Fondo Rotario de Transporte (FRT)

y da una serie de funciones al Fondo Rotatorio del Transporte, aspectos que en la actualidad no son aplicables. Valga precisar que el Fondo Rotario de Transporte (FRT) era administrado por el FONDO DE

EMPLEADOS

DE

INSTITUCIONES

Y

EMPRESAS

COLOMBIANAS

DEL

SECTOR

AGROPECUARIO

– CORVEICA, el cual se encuentra en proceso de liquidación, y por ende el FRT, no cumple en la actualidad las funciones que le impuso la Resolución No. 3206 del 04/10/2010 en los artículos que se citan a continuación: " …

ARTÍCULO

QUINTO

PROCEDIMIENTO

DE

REGISTRO:

El Comité Interno de Transporte previo informe del Interventor del Fondo Rotatorio de Transporte o quien haga sus veces, evaluará las solicitudes que reúnan todos los requisitos de registro señalados en el artículo anterior y recomendará o no la aprobación del registro La Gerencia General mediante Resolución motivada ordenará el registro de los medios de transportes, la cual entrará en vigencia a partir del primer día del mes siguiente a la expedición de la resolución. PARAGRAFO.- Cuando el funcionario solicite el cambio del medio de transporte registrado,

a partir del primer día del mes siguiente a la expedición de la resolución. PARAGRAFO.- Cuando el funcionario solicite el cambio del medio de transporte registrado, deberá observar lo estipulado en el artículo anterior de la presente Resolución y deberá informar al Interventor del Fondo Rotatorio de Transporte , para que se proceda de conformidad con lo establece este artículo. Cuando el cambio de Vehículo no conlleve una modificación en la categoría inscrita inicialmente se deberá informar el cambio de vehículo al Interventor del Fondo Rotatorio de Transporte en un término no mayor a diez (10) días hábiles siguientes. Para efectos de lo anterior se deberá diligenciar el formato de actualización y allegando la información relacionada en el artículo cuarto de la presente resolución

ARTÍCULO

SEXTOSUSPENSIÓN

DE LA

INSCRIPCIÓN: Tendrá lugar la suspensión de la inscripción del medio de transporte mediante comunicación escrita del Interventor del

Fondo Rotatorio de Transporte por las siguientes causas: (…)

ARTÍCULO

SEPTIMO.-

CANCELACIÓN

DEL

REGISTRO:

El Gerente General procederá mediante Resolución

Interventor del Fondo Rotatorio de Transporte por las siguientes causas: (…)

ARTÍCULO

SEPTIMO.-

CANCELACIÓN

DEL

REGISTRO:

El Gerente General procederá mediante Resolución a la cancelación del registro de los medios de transporte utilizados con ocasión de la función misional de esta entidad, previa recomendación del Interventor del Fondo Rotatorio de Transporte en los siguientes casos (…)

ARTÍCULO

DECIMOPROGRAMACIÓN: Los medios de transporte que sean utilizados endesarrollo de la función misional obedecerán a una programación para períodos mensuales justificada técnicamente por el Subgerente o

Gerente Seccional indicando los días en los que serán utilizados dichos medios y deberán presentarse en la última semana de cada mes para su aprobación por parte del Interventor del Fondo Rotatorio de Transporte. En todo caso los funcionarios que inscriban vehículos, no podrán utilizarlos en un tiempo superior a quince (15) días.

PARÁGRAFO: Los medios de transporte

que deban ser utilizados con carácter de urgencia y que no se encuentren en la programación mensual deberán ser autorizados por los Subgerentes o Gerentes Seccionales, dejando constancia de la necesidad del servicio. A más tardar al día hábil siguiente de la autorización conferida deberá dar aviso inmediato al Interventor del Fondo Rotario de Transporte en las oficinas nacionales. (…)”. (Negrilla y subrayado fuera de texto original). Se observa entonces que en la actualidad algunos aspectos de la Resolución No. 3206 del 04/10/2010 posiblemente han perdido vigencia en forma tácita, por lo que sus disposiciones deben ser objeto de actualización, de conformidad con las necesidades actuales de este Instituto, o si posterior al análisis, se determina que es procedente expedir un acto administrativo que deje sin efectos hacía el futuro la referida Resolución No. 3206 de 2010. Es por lo anterior que corresponde a esta entidad, dar

aplicación a las políticas de que trata el Modelo Integrado de Gestión y Calidad, dentro de las cuales se encuentra la de " Mejora Normativa ”, con la cual se pretende adelantar una producción normativa de calidad. Es así, que este Instituto Colombiano Agropecuario ICA a través de sus áreas competentes: Subgerencia Administrativa y Financiera y Oficina Asesora de Planeaciónartículos 13 y 40 del Decreto 4765 de 2008- , podrá gestionar la mejora normativa que se requiera para regular todo lo referente a la apoyo al medio de transporte misional del ICA , si en la actualidad esta entidad aun lo requiere, esto para efectos de que las diferentes dependencias cuenten con normatividad actualizada que ampare el reconocimiento a los funcionarios de sumas de dinero por el uso de sus vehículos en actividades misionales del ICA.

Y en el evento de no requerir esta entidad que los funcionarios continúen usando sus vehículos para cumplir funciones misionales del ICA, se recomienda proferir acto administrativo que deje sin efectos l a Resolución No. 3206 del 04/10/2010. VI.

CONCLUSIÓN

FINAL. Teniendo en

del ICA, se recomienda proferir acto administrativo que deje sin efectos l a Resolución No. 3206 del 04/10/2010. VI.

CONCLUSIÓN

FINAL. Teniendo en cuenta que Resolución No. 3206 fue expedida en el año 2010, corresponde a las dependencias que, por la naturaleza del asunto deban conocerla y aplicarla, analizar la necesidad,pertinencia y razonabilidad de actualizarla o derogarla, según corresponda, atendiendo para ello a criterios que le permitan al Instituto lograr su objetivos y materializar las metas propuestas en su planeación institucional. Lo anterior propende porque al interior del ICA se cuente con regulación eficaz, eficiente, transparente y coherente, fortaleciendo así la seguridad jurídica. Por ende, corresponde a la Subgerencia Administrativa y Financiera y a la Oficina Asesora de Planeación , dar aplicación a las políticas de que trata el Modelo Integrado de Gestión y Calidad, dentro de las cuales se encuentra la de " Mejora Normativa ”, con la cual se pretende adelantar una producción normativa de calidad. En los anteriores términos, procedo a dar una respuesta de fondo

la de " Mejora Normativa ”, con la cual se pretende adelantar una producción normativa de calidad. En los anteriores términos, procedo a dar una respuesta de fondo a su solicitud, indicando que la misma se surte bajo los parámetros del artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015. Cordial Saludo,

ANDREA

CATALINA

GÓMEZ PÉREZ Jefe Oficina Asesora Jurídica Respuesta a: Radicación No. 20233104378 del: 11/04/2023

Anexos: 1 archivo anexo

C.C.: Subgerencia Administrativa y

Financiera

Elaboró: Nsv _____________________________________________________________________________

Ley 1955 de 2019, dispone que el documento "Bases del Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022: Pacto por Colombia, pacto por la equidad" hace parte integral del mismo, documento éste que establece como objetivo mejorar la eficiencia y productividad en la gestión y las capacidades de las entidades públicas, mediante la consolidación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, modelo en el cual se encuentra prevista la política de “Mejora Normativa”