ICA - Resolución 13143 de 2011

CAF RESOLUCIÓN No. 00013143 (27/08/2019) Por la cual se adopta el reglamento interno del Comité de Conciliación y Defensa Jurídica del Instituto Colombiano AgropecuarioICA y se dictan otras disposiciones. LA GERENTE GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIOICA En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas mediante el Decreto 4765 de 2008, modificado por el Decreto 3761 de 2009 y en cumplimiento de lo establecido en los Decretos 1069 de 2015 y 1167 de 2016, y CONSIDERANDO Que el artículo 75 de la Ley 446 del 7 julio de 1998, ordenó la integración de Comités de Conciliación en las entidades y organismos de derecho público del orden nacional, departamental, distrital y de los municipios capital de departamento y los entes descentralizados de estos mismos niveles. Que mediante Decreto 1716 de 2009, el Gobierno Nacional reglamentó la constitución y funcionamiento de los Comités de Conciliación de que trata el artículo 75 de la Ley 446 de 1998. Que en consecuencia, el Instituto Colombiano AgropecuarioICA, mediante Resolución No.004782 del 7 de diciembre de 2009, estableció el Comité de Conciliación, como la instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad. Que posteriormente, el Decreto 1069 de 2015, Decreto Único Reglamentario del sector Justicia y del Derecho, en su artículo 2.2.4.3.1.2.1, establece que las normas sobre

Que posteriormente, el Decreto 1069 de 2015, Decreto Único Reglamentario del sector Justicia y del Derecho, en su artículo 2.2.4.3.1.2.1, establece que las normas sobre comités de conciliación son de obligatorio cumplimiento para las entidades de derecho público, los organismos públicos del orden nacional, departamental, distrital, los municipios que sean capital de departamento y los entes descentralizados de estos mismos niveles. Que de conformidad con el numeral 10 del artículo 2.2.4.3.1.2.5 del mencionado Decreto, corresponde al Comité de Conciliación dictar su propio reglamento. Que por medio del Decreto 1167 del 19 de julio de 2016, se modificaron y suprimieron algunas disposiciones del precitado Decreto 1069 de 2015, Págira 1 de 18RESOLUCIÓN No. 00013143 (27/08/2019) Por la cual se adopta el reglamento interno del Comité de Conciliación y Defensa Jurídica del Instituto Colombiano Agropecuario1ICA y se dictan otras disposiciones. Que por lo anterior, se hace necesario unificar y actualizar en un solo acto administrativo todas las disposiciones relacionadas con la composición de esta instancia administrativa, mediante la adopción de un reglamento que atienda los requerimientos normativos vigentes en cuanto a la conformación y el funcionamiento de los Comités de Conciliación, abordando la totalidad de las obligaciones de gestión que le competen en el desarrollo del ciclo de defensa jurídica, como entidad pública del orden nacionalEPON; así como los lineamientos establecidos en el documento especializado No.17 de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del EstadoANDJE de abril de 2017, denominado

del ciclo de defensa jurídica, como entidad pública del orden nacionalEPON; así como los lineamientos establecidos en el documento especializado No.17 de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del EstadoANDJE de abril de 2017, denominado "Protocolo para la Gestión de los Comités de Conciliación”. Que el presente reglamento fue sometido a revisión de la Dirección de Políticas y Estrategias de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, recibiendo algunas sugerencias que fueron debidamente contempladas para su implementación. Que el presente reglamento fue discutido, analizado y aprobado en la sesión ordinaria No.196 del Comité de Conciliación y Defensa Jurídica del Instituto, celebrada el día 14 de agosto de 2019. Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE

CAPÍTULO | DISPOSICIONES GENERALES ARTÍCULO 1”. Objeto y naturaleza.- Adoptar el reglamento interno del Comité de Conciliación y Defensa Jurídica del Instituto Colombiano AgropecuarioICA. El Comité de Conciliación es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico, la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, la procedencia de la acción de repetición y diseñar políticas generales que orienten la defensa de los intereses públicos a cargo de la entidad. ARTÍCULO 2". Principios rectores.- Los miembros del Comité de Conciliación y los funcionarios públicos o contratistas que intervengan en sus sesiones en calidad de invitados obrarán inspirados en los principios constitucionales del artículo 209 y artículo 3 del CPACA, entre otros, con base en los principios de la legalidad, igualdad, moralidad,

funcionarios públicos o contratistas que intervengan en sus sesiones en calidad de invitados obrarán inspirados en los principios constitucionales del artículo 209 y artículo 3 del CPACA, entre otros, con base en los principios de la legalidad, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad e imparcialidad y tendrán como propósito fundamental proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público. En ese orden de ideas, Pagina de 18RESOLUCIÓN No. 00013143 (27/08/2019) Por la cual se adopta el reglamento interno del Comité de Conciliación y Defensa Jurídica del Instituto Colombiano AgropecuarioICA y se dictan otras disposiciones. deberán propiciar y promover la utilización exitosa de los métodos alternativos de solución de conflictos establecidos por la ley, en procura de evitar prolongación innecesaria de los conflictos en el tiempo. ARTÍCULO 3". Funciones.- El Comité de Conciliación del Instituto Colombiano AgropecuarioICA, cumplirá las funciones previstas en el artículo 2.2.4,3.1.2.5., del Decreta 1069 del 2015, a aquellas que lo modifiquen o sustituyan, y en especial, las señaladas a continuación: e) Formular, aprobar, implementar, ejecutar y hacer seguimiento a las políticas de prevención del daño antijurídico de la entidad, Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la entidad. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra de la Entidad, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta condenada o demandada, así

entidad. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra de la Entidad, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta condenada o demandada, así como las deficiencias en las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos. Fijar directrices institucionales, conforme a los lineamientos que para tal fin establezca la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del EstadoANDJE; para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, y los demás mecanismos alternativos de solución de conflictos, incluidos los pactos de cumplimiento, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto. Determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación y de pacto de cumplimiento. Para tal efecto, el Comité de Conciliación deberá analizar las pautas jurisprudenciales consolidadas y las sentencias de unificación jurisprudencial aplicables al caso en estudio, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia reiterada. Frente a la conciliación, formular, adoptar y aplicar los siguientes indicadores: i) La eficacia de la conciliación reflejada en la disminución de procesos en contra de la entidad; ii) La eficacia de la conciliación reflejada en la disminución porcentual de condenas contra la entidad; ¡¡¡i) La efectividad de las decisiones del Comité de

entidad; ii) La eficacia de la conciliación reflejada en la disminución porcentual de condenas contra la entidad; ¡¡¡i) La efectividad de las decisiones del Comité de Conciliación traducidas en el porcentaje de conciliaciones aprobadas judicialmente; iv) El ahorro patrimonial que se logre con ocasión de los acuerdos conciliatorios aprobados por la autoridad judicial respectiva. Pagina 3 de 18ICA" RESOLUCIÓN No. 00013143 (27/08/2019) Por la cual se adopta el reglamento interno del Comité de Conciliación y Defensa Jurídica del Instituto Colombiano AgropecuarioICA y se dictan otras disposiciones. 9) h) J) Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición de acuerdo con el análisis y recomendación que para el efecto se presente, para que en un término no superior a cuatro (4) meses se adopte la decisión motivada de iniciar o no proceso de repetición y se presente la correspondiente demanda, cuando la misma resulte procedente, dentro de los dos (2) meses siguientes a la decisión. En todo caso, el Comité tendrá como soporte la información presentada en la ficha técnica respectiva. Verificar que el Secretario Técnico del Comité de Conciliación, informe al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo, acerca de las decisiones que el Comité adopte, respecto de la procedencia o no de iniciar acciones de repetición, de conformidad con lo establecido en el numeral 6 del artículo 2.2.4.3.1.2,5. del Decreto 1069 del 2015

respecto de la procedencia o no de iniciar acciones de repetición, de conformidad con lo establecido en el numeral 6 del artículo 2.2.4.3.1.2,5. del Decreto 1069 del 2015 Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición. Evaluar y dar aprobación a la formulación de la oferta de revocatoria directa de actos administrativos que se encuentren en discusión dentro de un proceso judicial, de acuerdo con lo establecido en el parágrafo del artículo 95 de la Ley 1437 del 2011. Para adelantar este trámite, se tendrá como sustento de la decisión, el análisis y recomendación que realice el apoderado designado por la entidad respecto de los actos administrativos que se encuentren en discusión por esta vía. En procesos de responsabilidad patrimonial, autorizar el desistimiento de los recursos ordinarios y extraordinarios que se interpongan en el ejercicio de la defensa de la entidad por parte de los apoderados judiciales siempre que se encuentren debidamente fundamentados. Aprobar el Plan de Acción Anual que presentará el Secretario Técnico del Comité de Conciliación y realizar el seguimiento de su implementación para la vigencia respectiva. m) Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su n) 0) p) a) idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados. Entregar información a la Secretaría Técnica de los Subcomités Sectoriales de Defensa para hacer estudios de litigiosidad sectorial, cuando esta sea requerida. Designar al funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité de

Entregar información a la Secretaría Técnica de los Subcomités Sectoriales de Defensa para hacer estudios de litigiosidad sectorial, cuando esta sea requerida. Designar al funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación, quien deberá ser profesional del derecho, adscrito a la oficina Asesora Jurídica. Dictar y actualizar su propio reglamento. Las demás funciones que establezca la ley o el reglamento. Págra 4 de 18ICA rw RESOLUCIÓN No. 00013143 (27/08/2019) Por la cual se adopta el reglamento interno del Comité de Conciliación y Defensa Jurídica del Instituto Colombiano AgropecuarioICA y se dictan otras disposiciones. ARTÍCULO 4”. Integrantes.- El Comité de Conciliación estará conformado por los siguientes funcionarios públicos, quienes concurrirán con voz y voto y serán miembros permanentes. El Gerente General o su delegado, quien lo presidirá. Asesor del Gerente General El Subgerente Administrativo y Financiero El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación La participación de los integrantes será indelegable, salvo la excepción prevista en el literal a) del presente artículo, PARÁGRAFO 41”.- Concurrirán solo con derecho a voz, los funcionarios que por su condición jerárquica y funcional deban asistir según el caso concreto, el apoderado que represente los intereses del Instituto en cada proceso, el Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces y el Secretario Técnico del Comité. PARÁGRAFO 2”- El comité de Conciliación, podrá invitar a sus sesiones a la Agencia

represente los intereses del Instituto en cada proceso, el Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces y el Secretario Técnico del Comité. PARÁGRAFO 2”- El comité de Conciliación, podrá invitar a sus sesiones a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del EstadoANDJE, quien podrá participar cuando lo estime conveniente con derecho a voz y voto. PARÁGRAFO 3La asistencia al Comité de Conciliación por parte de los miembros permanentes es obligatoria. En caso de vacancia temporal del empleo correspondiente a alguno de los miembros permanentes del Comité, asistirá quien se encuentre reemplazándolo en sus funciones, debidamente soportado mediante acto administrativo.

CAPITULO Il

IMPEDIMENTOS, RECUSACIONES Y/O CONFLICTOS DE INTERESES.

ARTÍCULO 5. Imparcialidad y autonomía en la adopción de decisiones.- Con el fin de garantizar el principia de imparcialidad y la autonomía en la adopción de sus decisiones, a los miembros del Comité les serán aplicables las causales de impedimento, recusación y/o conflicto de intereses previstas en el ordenamiento jurídico, especialmente las establecidas en el articulo 11 de la Ley 1437 del 2011, por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo; el artículo 141 de la Ley 1564 del 2012, por la cual se expide el Código General del Proceso; el artículo 40 de Pagina 5 de 18[CA RESOLUCIÓN No. 00013143 (27/08/2019) Por la cual se adopta el reglamento interno del Comité de Conciliación y Defensa Jurídica del Instituto Colombiano AgropecuarioICA y se dictan otras disposiciones.

RESOLUCIÓN No. 00013143 (27/08/2019) Por la cual se adopta el reglamento interno del Comité de Conciliación y Defensa Jurídica del Instituto Colombiano AgropecuarioICA y se dictan otras disposiciones. la Ley 734 de 2002, por medio de la cual se expide el Código General Disciplinario o las que los modifiquen o sustituyan, y las demás normas concordantes. ARTÍCULO 6”. Trámite de impedimentos y recusaciones.- Si alguno de los miembros del Comité de Conciliación se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimento o conflicto de intereses citados en el artículo anterior, deberá informarlo al Comité previo a comenzar la deliberación de los asuntos sometidos a estudio. Los demás miembros del Comité decidirán sobre su procedencia y de ello se dejará constancia en la respectiva Acta, continuando la sesión con los demás miembros habilitados para deliberar y decidir. De igual manera, los miembros del Comité podrán ser recusados, caso en el cual se dará a la recusación el mismo trámite del impedimento, Si se admitiera la causal de impedimento, recusación y/o conflicto de intereses y con ello se afecta el quorum deliberatorio y decisorio, el Gerente General del Instituto, mediante acto administrativo que no tendrá recurso alguno, designará un servidor de la entidad, del nivel directivo o del nivel asesor, para que integre Ad hoc el Comité, en reemplazo de quien haya sido declarado impedido o recusado, en tal caso se suspenderá la sesión correspondiente hasta que se produzca tal designación. CAPÍTULO ll FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ ARTÍCULO 7”. Sesiones ordinarias.- El Comité de Conciliación se reunirá de manera

correspondiente hasta que se produzca tal designación. CAPÍTULO ll FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ ARTÍCULO 7”. Sesiones ordinarias.- El Comité de Conciliación se reunirá de manera ordinaria como mínimo dos (2) veces cada mes, de manera presencial en la hora y lugar indicado en la citación respectiva o no presencial mediante conferencia virtual, de conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la presente resolución. PARÁGRAFO.- Frente a las solicitudes de Conciliación Extrajudicial, el Comité de Conciliación cuenta con quince (15) días a partir de la citación que para celebrar audiencia de conciliación, efectué el agente del Ministerio Público, para tomar la correspondiente decisión. Lo anterior, en razón a que solo se pueden radicar solicitudes y | elaborar fichas técnicas de estudio en el aplicativo ekOGUI, hasta tener conocimiento del agente del Ministerio Público que conocerá de la petición de conciliación extrajudicial. ARTÍCULO 8Convocatoria. De manera ordinaria, la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación procederá a convocar a los miembros a través del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del EstadoekOGUI, con al menos diez (10) días de antelación, indicando día, hora, lugar de la reunión, el respectivo orden del día, las fichas técnicas de Página 6 de 18ICA RESOLUCIÓN No. 00013143 (27/08/2019) Por la cual se adopta el reglamento interno del Comité de Conciliación y Defensa Jurídica del Instituto Colombiano AgropecuarioICA y se dictan otras disposiciones. estudio y demás documentos y pruebas en que se fundamente, que sean necesarios para el correcto desarrollo de la sesión convocada.

Jurídica del Instituto Colombiano AgropecuarioICA y se dictan otras disposiciones. estudio y demás documentos y pruebas en que se fundamente, que sean necesarios para el correcto desarrollo de la sesión convocada. Para los funcionarios o servidores públicos de la entidad, que por sus conocimientos técnicos o misionales, deban asistir para la mejor comprensión de los asuntos puestos a consideración del Comité, la convocatoria será de obligatoria aceptación y cumplimiento. PARÁGRAFO 1.- Dentro del mismo término en que se debe realizar la convocatoria a la sesión correspondiente, se deberá invitar a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del EstadoANDJE. PARÁGRAFO 2”.- Los apoderados a cargo de presentar los casos que serán sometidos a consideración del Comité, deberán elaborar las fichas técnicas de estudio a través del aplicativo eKOGUl con al menos dos (2) días de antelación a la fecha en que el Secretario Técnico del Comité, efectúe la convocatoria ordinaria de la correspondiente sesión. De manera general, los apoderados deberán remitir las fichas técnicas de estudio al Secretario Técnico del Comité, en un término no menor a doce días (12) hábiles anteriores a la fecha de la audiencia de conciliación, en orden de poder realizar las convocatorias ordinarias dentro del término establecido en la presente disposición. ARTÍCULO 9”. Quórum deliberatorio y decisorio y mayoría decisoria.- El Comité deliberará y decidirá con mínimo tres (3) de sus miembros permanentes, y tomará sus decisiones con mayoría simple. PARÁGRAFO 1.- El Comité de Conciliación decidirá, en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos,

decisiones con mayoría simple. PARÁGRAFO 1.- El Comité de Conciliación decidirá, en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público. La decisión de conciliar tomada en los términos anteriores, por sí sola, no dará lugar a investigaciones disciplinarias, ni fiscales, ni al ejercicio de acciones de repetición contra los miembros del Comité de Conciliación. PARÁGRAFO 2.- La decisión del Comité de Conciliación acerca de la viabilidad de conciliar no constituye ordenación del gasto. PARÁGRAFO 3”.- Las decisiones adoptadas por el Comité de conciliación, serán de obligatorio cumplimiento para los apoderados a cargo de la representación judicial y/o extrajudicial de la entidad. Págra 7 de 18CAY RESOLUCIÓN No. 00013143 (27/08/2019) Por la cual se adopta el reglamento interno del Comité de Conciliación y Defensa Jurídica del Instituto Colombiano AgropecuarioICA y se dictan otras disposiciones. PARÁGRAFO 4.- Ninguno de los integrantes podrá abstenerse de emitir su voto en la respectiva sesión, salvo que haya manifestado algún impedimento o conflicto de intereses en los términos de la Ley y este reglamento. PARÁGRAFO 5".- En caso de empate, el Presidente someterá el asunto a una votación, de persistir la paridad, el Presidente del Comité o quien haga sus veces decidirá el empate, emitiendo para el efecto un voto adicional, que se denominará voto de desempate.

de persistir la paridad, el Presidente del Comité o quien haga sus veces decidirá el empate, emitiendo para el efecto un voto adicional, que se denominará voto de desempate. PARÁGRAFO €?.- Los miembros del Comité que se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoría de sus miembros deberán expresar las razones que motivan su disenso, de las cuales se dejara constancia en la respectiva acta. ARTÍCULO 10". Desarrollo de las sesiones.- En el día y hora señalados, el Presidente del Comité instalará la sesión. A continuación el Secretario Técnico del Comité informará al Presidente, sobre la extensión de invitaciones a la sesión, las justificaciones presentadas por inasistencia y los resultados de la verificación del quorum deliberatorio y decisorio. El Presidente dará lectura al orden del día propuesto, el cual será sometido a consideración y aprobación de los demás miembros del Comité. Aprobado el orden del día, se dará inicio a la sesión. Para tal efecto, el Presidente del Comité concederá el uso de la palabra para que se sustente el asunto sometido a conocimiento o decisión del Comité. En caso de estudio de la procedencia o no de la figura de conciliación, los apoderados encargados de cada caso deberán sustentar verbalmente la ficha técnica de estudio elaborada a través de eKOGUI y absolverán las dudas e inquietudes que se le formulen. El análisis de cada caso y las recomendaciones contenidas en las fichas técnicas presentadas por los apoderados serán tenidos en cuenta como proposiciones para su deliberación y votación, y en ningún caso serán obligatorias para los miembros del Comité Una vez se haya surtido la presentación del caso, los miembros e invitados al Comité, si

presentadas por los apoderados serán tenidos en cuenta como proposiciones para su deliberación y votación, y en ningún caso serán obligatorias para los miembros del Comité Una vez se haya surtido la presentación del caso, los miembros e invitados al Comité, si los hubiere, deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración. Efectuada la respectiva deliberación y de encontrarse suficiente la sustentación realizada, el Presidente del Comité procederá a preguntar a cada uno de los miembros con voz y Págra dde 18RESOLUCIÓN No. 00013143 (27/08/2019) Por la cual se adopta el reglamento interno del Comité de Conciliación y Defensa Jurídica del Instituto Colombiano AgropecuarioICA y se dictan otras disposiciones. voto el sentido de su decisión, con el objeto de adoptar las determinaciones que correspondan. De no encontrarse suficiente y/o conveniente la explicación realizada, los miembros podrán presentar proposiciones sustitutivas a las indicadas, a fin de que sean estudiadas y analizadas por el apoderado encargado del caso. Este mismo trámite se surtirá para la adopción de directrices, políticas y demás asuntos a cargo del Comité. En tal caso, se aplazará la decisión hasta que se recopilen nuevos elementos probatorios, conceptos o aclaraciones necesarias para su adopción. Una vez evacuados todos los asuntos sometidos a consideración del Comité, se discutirán los asuntos contemplados como de “Proposiciones y varios”, los cuales pueden encontrarse relacionados con temáticas de especial interés para la correcta y debida ejecución de las funciones del Comité, así como asuntos que surjan a iniciativa de los miembros o integrantes de esta instancia administrativa, en el desarrollo de cada una de

encontrarse relacionados con temáticas de especial interés para la correcta y debida ejecución de las funciones del Comité, así como asuntos que surjan a iniciativa de los miembros o integrantes de esta instancia administrativa, en el desarrollo de cada una de sus sesiones. Así mismo serán contemplados dentro del punto de proposiciones, aquellos asuntos o solicitudes de conciliación que tengan programación extraordinaria de diligencia ordenada por el Ministerio Público o los despachos judiciales y que deban ser sometidos al Comité de conciliación. Estos asuntos serán informados a los miembros del Comité de Conciliación dentro de la misma sesión, y se incluirán dentro de la respectiva agenda como asunto extraordinario en el punto de proposiciones, previa aprobación por parte de quienes integraron la correspondiente sesión del Comité de Conciliación. Evacuado lo anterior, el Secretario Técnico informará al Presidente que todos los temas han sido agotados y, en consecuencia, éste procederá a dar por terminada la sesión, informando la hora de su culminación. PARÁGRAFO 1.- Las sesiones del Comité deberán ser grabadas por el Secretario Técnico del Comité, y con base en las mismas, el citado funcionario elaborará actas ejecutivas del desarrollo de la sesión conforme a las indicaciones que se señalan en el artículo 16" de la presente resolución. PARÁGRAPO 2".- Si transcurridos quince (15) minutos a partir la hora programada en el correspondiente orden del día, no hay conformación de quorum deliberatorio y decisorio, el Presidente del Comité de Conciliación y Defensa Jurídica o el Secretario Técnico -en su defectoprocederá a levantar y dar por terminada la correspondiente sesión. El

correspondiente orden del día, no hay conformación de quorum deliberatorio y decisorio, el Presidente del Comité de Conciliación y Defensa Jurídica o el Secretario Técnico -en su defectoprocederá a levantar y dar por terminada la correspondiente sesión. El Secretario Técnico, a su vez, procederá a levantar la constancia del caso, indicando de Pagina 9 de 18[CAY y RESOLUCIÓN No. 00013143 (27/08/2019) Por la cual se adopta el reglamento interno del Comité de Conciliación y Defensa Jurídica del Instituto Colombiano AgropecuarioICA y se dictan otras disposiciones. manera clara, las causales que dieron lugar a esta situación. Este documento deberá ser suscrito por el Presidente y por el Secretario Técnico del Comité. ARTÍCULO 11”. Suspensión de sesiones.- Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender la sesión, en la misma se señalará nuevamente fecha y hora de su continuación, la cual deberá realizarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, sin más citación que la que se efectúa dentro de la reunión. ARTÍCULO 12". Control de asistencia y justificación de ausencias.- Cuando alguno de los miembros del Comité no pueda asistir a una sesión, deberá comunicarlo por correo electrónico al Secretario Técnico del Comité antes de la respectiva sesión, indicando las razones de su inasistencia, a más tardar el día hábil anterior a la misma. De no ser así, deberá allegar por el mismo medio, la correspondiente excusa con la indicación de las razones de su inasistencia, a más tardar al tercer (3) día hábil posterior a la fecha de la respectiva sesión, salvo fuerza mayor o caso fortuito.

De no ser así, deberá allegar por el mismo medio, la correspondiente excusa con la indicación de las razones de su inasistencia, a más tardar al tercer (3) día hábil posterior a la fecha de la respectiva sesión, salvo fuerza mayor o caso fortuito. En la correspondiente acta del Comité, el Secretario Técnico dejará constancia de la asistencia de los miembros e invitados y en caso de inasistencia, así lo señalará indicando si se presentó o no justificación de la misma. Las inasistencias no justificadas deberán ser reportadas en el Informe de Gestión semestral con destino a la Gerencia General del Instituto. PARÁGRAFO.- En caso de ausencia del Presidente y/o del Secretario Técnico del Comité, se podrán efectuar designaciones Ad hoc, únicamente para la sesión programada. En el caso del Presidente, deberá designarse a otro de los miembros permanentes, siempre que se encuentre en la titularidad del empleo, con excepción del Jefe de la oficina Asesora Jurídica. Si se trata del Secretario Técnico del Comité, el Jefe de la oficina Asesora Jurídica, deberá informar previamente esta situación a los miembros del Comité y proponer a otro abogado funcionario de esta dependencia; sin perjuicio de que ambas designaciones Ad hoc deberán quedar expresamente aprobada por los miembros del Comité, previo a desarrollar el correspondiente orden del día. ARTÍCULO 13". Sesiones extraordinarias.- El Comité de Conciliación se reunirá extraordinariamente como mínimo con un (1) día de antelación, cuando la situación excepcional así lo amerite o cuando no sea posible realizar la convocatoria de forma ordinaria, previa convocatoria que para tal propósito formule el Secretario Técnico, en los términos señalados en el presente reglamento.

excepcional así lo amerite o cuando no sea posible realizar la convocatoria de forma ordinaria, previa convocatoria que para tal propósito formule el Secretario Técnico, en los términos señalados en el presente reglamento. Página 10 de 18RESOLUCIÓN No. 00013143 (27/08/2019) Por la cual se adopta el reglamento interno del Comité de Conciliación y Defensa Jurídica del Instituto Colombiano AgropecuarioICA y se dictan otras disposiciones. ARTÍCULO 14”. Sesiones no presenciales.- El Comi