ICA - Resolución 18679 de 2017

ICA“S Instituto Colombiano Agropecuario RESOLUCIÓN No. 00018679 (29/12/2017) Por la cual se adopta una metodología de reconocido valor técnico para el cálculo de la provisión contable de los procesos judiciales, conciliaciones extrajudiciales y trámites arbitrales en contra del Instituto Colombiano AgropecuarioICA y se dictan otras disposiciones. EL GERENTE GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO "ICA" En ejercicio de sus atribuciones legales y estatutarias, en especial las conferidas por el Decreto 4765 de 2008 y CONSIDERANDO Que conforme a lo estipulado por el artículo 1? de la Ley 448 de 1998 “Por medio de la cual se adoptan medidas en relación el manejo de las obligaciones contingentes de las entidades estatales”, la Nación, las entidades territoriales y las entidades descentralizadas de cualquier orden, deberán incluir en sus presupuestos de servicio de deuda, las apropiaciones necesarias para cubrir las posibles pérdidas de las obligaciones contingentes a su cargo, de conformidad con la Ley Orgánica de Presupuesto. Que las obligaciones indicadas en el considerando anterior son aquellas pecuniarias sometidas a condición, es decir que su origen está sujeto a la ocurrencia de un hecho futuro e incierto. En tal sentido, las obligaciones que surjan de procesos judiciales y conciliaciones en donde una entidad del Estado sea parte, adquieren esta cualificación de contingente, por cuanto su nacimiento depende de la expedición de sentencias o laudos condenatorios y suscripción de conciliaciones que impliguen para la entidad, el pago de indemnizaciones a terceros. Que en atención a lo dispuesto en el Capítulo V del Manual de Procedimientos del

la expedición de sentencias o laudos condenatorios y suscripción de conciliaciones que impliguen para la entidad, el pago de indemnizaciones a terceros. Que en atención a lo dispuesto en el Capítulo V del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública adoptado por la Contaduría General de la Nación, mediante la Resolución número 356 de 2007, las entidades estatales deberán llevar el registro contable de los procesos adelantados en su contra. Que mediante Resolución No.005950 del 28 de diciembre de 2012, el Instituto Colombiano AgropecuarioICA, adoptó la metodología para la determinación de contingencias judiciales del Instituto. Que conforme al inciso segundo del artículo 2.2.3.4.1.3 del Decreto 1069 de 2015 cualquier información que las entidades reporten sobre su actividad litigiosa a las Página 1 de 10ICA" Instituto Colombiano Agropecuario RESOLUCIÓN No, 00018679 (29/12/2017) Por la cual se adopta una metodología de reconocido valor técnico para el cálculo de la provisión contable de los procesos judiciales, conciliaciones extrajudiciales y trámites arbitrales en contra del Instituto Colombiano AgropecuarioICA y se dictan otras disposiciones. demás instituciones que tienen obligación o competencia para recaudar información sobre la materia, o a los ciudadanos en general, deberá coincidir con la información contenida en el Sistema Unico de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del EstadoeKOGU!I. Que en el mismo Decreto al establecer las funciones de los apoderados de las entidades y organismos estatales del orden nacional frente al Sistema Unico de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del EstadoeKOGUI, se incluyeron

Que en el mismo Decreto al establecer las funciones de los apoderados de las entidades y organismos estatales del orden nacional frente al Sistema Unico de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del EstadoeKOGUI, se incluyeron las siguientes en su artículo 2.2.3.4.1.10.: "(...)4. Calificar el riesgo en cada uno de los procesos judiciales a su cargo, con una periodicidad no superior a seis (6) meses, así como cada vez que se profiera una sentencia judicial sobre el mismo, de conformidad con la metodología que determine la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

5. Incorporar el valor de la provisión contable de los procesos a su cargo, con una periodicidad no superior a seis (6) meses, así como cada vez que se profiera una sentencia judicial sobre el mismo de conformidad con la metodología que se establezca para tal fin. (...)" Que dicha metodología fue emanada de forma referencial, por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, mediante Circular Externa No.00023 del 11 de diciembre de 2015. Que el objetivo de esta circular, era establecer una metodología de reconocido valor técnico que puede ser utilizada para calcular la provisión contable o pasivo contingente para las entidades públicas del orden nacional, respecto de los procesos judiciales, conciliaciones extrajudiciales y trámites arbitrales a su cargo.

Que respecto de la metodología propuesta en la Circular No.00023 de 2015, se realizó un trabajo conjunto entre la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado (ANDJE) y la Contaduría general de la Nación (CGN), tendiente a alinear la Circular Externa 00023, en los aspectos propios de los marcos normativos de contabilidad expedidos por la CGN, en convergencia con las Normas

Estado (ANDJE) y la Contaduría general de la Nación (CGN), tendiente a alinear la Circular Externa 00023, en los aspectos propios de los marcos normativos de contabilidad expedidos por la CGN, en convergencia con las Normas Internacionales de Información Financiera (NIF) y Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP). Pagna 2 d6 10ICA" Instituto Colombiano Agropecuario RESOLUCIÓN No. 00018679 (29/12/2017) Por la cual se adopta una metodología de reconocido valor técnico para el cálculo de la provisión contable de los procesos judiciales, conciliaciones extrajudiciales y trámites arbítrales en contra del Instituto Colombiano AgropecuarioICA y se dictan otras disposiciones. Que como resultado del mencionado trabajo se expidió desde la Dirección de la ANDJE la Resolución No. 353 de 1 de noviembre de 2016 "Por la cual se adopta una metodología de reconocido valor técnico para el cálculo de la provisión contable de los procesos judiciales, conciliaciones extrajudiciales y trámites arbitrales en contra de la entidad". Que en consecuencia de la expedición de la mencionada resolución, se emitió la Circular Externa No. 09 de 17 de noviembre de 2016 "Por la cual se revoca la circular 00023 del 11 de diciembre de 2015" y se puso a disposición de las entidades públicas del orden nacional, la metodología de reconocido valor técnico para el cálculo de la provisión contable que adoptó la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado mediante Resolución 353 del 01 de Noviembre de 2016, la cual se ajusta al nuevo marco normativo señalado por la Contaduría

para el cálculo de la provisión contable que adoptó la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado mediante Resolución 353 del 01 de Noviembre de 2016, la cual se ajusta al nuevo marco normativo señalado por la Contaduría General de la Nación. Que en atención a lo anteriormente expuesto, se hace necesaria la adopción de la metodologia mencionada en el considerando precedente, con el fin de poder adelantar la calificación del riesgo y calcular la provisión contable de los pasivos contingentes (procesos judiciales, trámites arbitrales y conciliaciones extrajudiciales), de acuerdo con los parámetros establecidos por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado y al Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública. Que en mérito de lo anterior, RESUELVE: ARTICULO PRIMERO.- Adoptar para el cálculo de la provisión contable de los procesos judiciales, conciliaciones extrajudiciales, y trámites arbitrales en contra de la entidad la metodología de reconocido valor técnico que se describe a continuación.

ARTICULO SEGUNDO.- DEFINICIONES: 2.1.Provisión contable: pasivos a cargo de la entidad que estén sujetos a

Página 34010¡CARS Instituto Colomblano Agropecuario RESOLUCIÓN No. 00018679 (29/12/2017) Por la cual se adopta una metodología de reconocido valor técnico para el cálculo de la provisión contable de los procesos judiciales, conciliaciones extrajudiciales y trámites arbitrales en contra del Instituto Colombiano AgropecuarioICA y se dictan otras disposiciones. condiciones de incertidumbre en relación con su cuantía y/o vencimiento.

arbitrales en contra del Instituto Colombiano AgropecuarioICA y se dictan otras disposiciones. condiciones de incertidumbre en relación con su cuantía y/o vencimiento. 2.2.Calificación del riesgo procesal: determinación del riesgo de pérdida de un proceso en contra de la entidad mediante la aplicación de una metodología técnica. La calificación del riesgo procesal es responsabilidad del apoderado de cada proceso. 2.3.Probabilidad de pérdida de un proceso: valoración porcentual derivada de la calificación del riesgo procesal que indica en mayor o menor proporción la tasa de éxito o fracaso futuro de un proceso en contra de la entidad. 2.4. Pretensiones determinadas: aquellas por las cuales se solicita el reconocimiento de un derecho que ha sido perfectamente establecido en la solicitud de conciliación o en la demanda. 2.5.Pretensiones indeterminadas: aquellas por las cuales se solicita el reconocimiento de un derecho que no ha sido perfectamente establecido en la solicitud de conciliación o en la demanda. 2.6.Pretensiones que incluyen prestaciones periódicas: aquellas por las cuales se solicita el reconocimiento y pago de prestaciones periódicas. 2.7.Tasa de condena esperada de pretensiones: valoración económica realizada por el apoderado de la entidad de las pretensiones solicitadas, teniendo en cuenta los criterios técnicos y jurisprudenciales necesarios para estimar el monto de la posible condena en caso de pérdida. 2.8. Tasa de descuento: Es un factor financiero que se utiliza para determinar el valor del dinero en el tiempo, en este caso, para calcular el valor actual del capital futuro. La tasa de descuento que se utilizará para el procedimiento corresponde a la tasa vigente al momento del registro, de

el valor del dinero en el tiempo, en este caso, para calcular el valor actual del capital futuro. La tasa de descuento que se utilizará para el procedimiento corresponde a la tasa vigente al momento del registro, de los títulos TES cero cupón a 5 años en pesos que publica el Banco de la República. ARTICULO TERCERO.- METODOLOGÍA PARA EL CÁLCULO DE LA PROVISIÓN CONTABLE. La metodología para la determinación de la provisión contable relacionada con los procesos judiciales, conciliaciones extrajudiciales y trámites arbitrales, excluye los procesos en los cuales la entidad actúa en calidad de demandante, aquellos en donde no hay pretensión económica que genere erogación, las conciliaciones judiciales y los trámites relacionados con extensión Página 4oe 10ICA" Instituto Colombiano Agropecuario RESOLUCIÓN No. 00018679 (29/12/2017) Por la cual se adopta una metodología de reconocido valor técnico para el cálculo de la provisión contable de los procesos judiciales, conciliaciones extrajudiciales y trámites arbitrales en contra del Instituto Colombiano Agropecuario1CA y se dictan otras disposiciones. de jurisprudencia. Tras la contestación de la demanda se debe realizar el registro contable. En el evento en el que se profiera una sentencia, y/o cuando en el proceso existan elementos probatorios, jurisprudenciales y/o sustanciales que modifiquen su probabilidad de pérdida se deberá actualizar la provisión contable. En todos los casos, deberán ser los apoderados de cada proceso los encargados de evaluar la calificación del riesgo procesal y, junto con el área financiera, determinar la provisión contable con el objetivo de que haya congruencia entre estos dos

casos, deberán ser los apoderados de cada proceso los encargados de evaluar la calificación del riesgo procesal y, junto con el área financiera, determinar la provisión contable con el objetivo de que haya congruencia entre estos dos elementos.

PARAGRAFO: La metodología consta de cuatro pasos en los que deben actuar el apoderado del proceso y el encargado del área financiera. Estos pasos son: 1) determinar el valor de las pretensiones, 2) ajustar el valor de las pretensiones, 3) calcular el riesgo de condena y 4) registrar el valor de las pretensiones.

ARTICULO CUARTO.- [DETERMINACIÓN DEL VALOR DE LAS PRETENSIONES. El primer paso que debe realizar el apoderado del proceso es determinar el valor total de las pretensiones de la demanda. A continuación se presentan los diferentes tipos de pretensiones y la forma en que los apoderados deben calcular este valor total. En todos los casos, con independencia de si es posible determinar o no dicho valor, se debe garantizar que la información obtenida fluya en forma oportuna al área contable. a) Pretensiones determinadas: El apoderado del proceso debe definir el valor de la pretensión del demandante sumando todas las pretensiones de la demanda. b) Pretensiones indeterminadas: De ser posible, el apoderado del proceso debe determinar el valor de las pretensiones de la demanda teniendo en cuenta, entre otros: datos históricos de situaciones similares, sentencias precedentes y doctrina jurisprudencial, siempre y cuando las mismas tengan la vocación de generar erogación económica para la entidad. Página 5 de 10ICA" Instituto Colombiano Agropecuario

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doctrina jurisprudencial, siempre y cuando las mismas tengan la vocación de generar erogación económica para la entidad. Página 5 de 10ICA" Instituto Colombiano Agropecuario RESOLUCIÓN No. 00018679 (29/12/2017) Por la cual se adopta una metodología de reconocido valor técnico para el cálculo de la provisión contable de los procesos judiciales, conciliaciones extrajudiciales y trámites arbitrales en contra del Instituto Colombiano AgropecuarioICA y se dictan otras disposiciones. c) Pretensiones periódicas laborales: el apoderado del proceso debe tasar el valor de los dineros adeudados tomando como referencia, para el inicio del cálculo, ta fecha indicada por el demandante y, como fecha final, la fecha estimada de pago. ARTICULO QUINTO.- AJUSTE DEL VALOR DE LAS PRETENSIONES. Para ajustar el valor de las pretensiones, el apoderado del proceso debe indexar el valor de las pretensiones, luego efectuar su tasación real y, por último, con base en la duración estimada del proceso, expresar el valor anterior en valor presente neto. PARAGRAFO PRIMERO.- Con el fin de indexar el valor de las pretensiones de la demanda a la fecha actual, el abogado debe dividir el IPC certificado por el DANE para el mes inmediatamente anterior a la fecha presente, entre el IPC certificado por el DANE para el mes en el cual se presentó la demanda. La cifra resultante se multiplica por el valor de las pretensiones que se pretende actualizar. El resultado es el valor indexado de las pretensiones de la demanda. La siguiente ecuación resume este procedimiento. BC fima Usina ds a 4 , . A _ Di poeta La

multiplica por el valor de las pretensiones que se pretende actualizar. El resultado es el valor indexado de las pretensiones de la demanda. La siguiente ecuación resume este procedimiento. BC fima Usina ds a 4 , . A _ Di poeta La pr ae tas pretensiones iidexado = velor de las pretensiones x — PARAGRAFO SEGUNDO.- Para hacer la tasación real de las pretensiones, el apoderado debe multiplicar el valor de las pretensiones indexadas -determinado en el paso anterior-por el valor resultante de la relación condena/pretensión de ese tipo de proceso. La relación condena/pretensión se calcula mediante la división del valor histórico de condena entre el valor histórico de pretensiones o por la disminución o aumento porcentual, cuando las pretensiones están sobreestimadas o subestimadas por el actor según sea el caso. El valor que se obtiene al realizar el anterior procedimiento corresponde a la pretensión ajustada. La siguiente ecuación resume este procedimiento: Tasación real pretensiones = valor pretensiones indexadas x %relación condena/pretensión PARAGRAFO TERCERO.- En caso de no contar con bases estadísticas para realizar este cálculo, el apoderado deberá estimar, con base en su experiencia, el Págna 6 de 10[CA Instituto Colombiano Agropecuario RESOLUCIÓN No. 00018679 (29/12/2017) Por la cual se adopta una metodología de reconocido valor técnico para el cálculo de la provisión contable de los procesos judiciales, conciliaciones extrajudiciales y trámites arbitrales en contra del Instituto Colombiano AgropecuarioICA y se dictan otras disposiciones. valor que efectivamente tendría que pagar la entidad en caso de ser condenada y

arbitrales en contra del Instituto Colombiano AgropecuarioICA y se dictan otras disposiciones. valor que efectivamente tendría que pagar la entidad en caso de ser condenada y utilizar este monto como referencia para los registros contables. PARAGRAFO CUARTO.- El apoderado del proceso debe calcular la duración estimada del proceso judicial o arbitral, desde la fecha de admisión de la demanda, y proyectar el valor que deberá pagar la entidad en la fecha estimada de finalización del proceso utilizando como base el valor obtenido anteriormente y traer dicho valor a valor presente. Para esto deberá aplicar la siguiente fórmula: Se 1... Prer_ajustadas (1 + Inflación provectada)3és DP PEO ISI O == ar 11 + Tasa descuento)362 ARTICULO SEXTO.- CÁLCULO DE LA PROBABILIDAD DE PÉRDIDA DE UN PROCESO. Para cada proceso el apoderado debe calificar el nivel de los siguientes riesgos (a partir de los niveles: alto, medio alto, medio bajo o bajo): a) Riesgo de pérdida del proceso por relevancia jurídica de las razones de hecho y derecho expuestas por el demandante. b) Riesgos de pérdida del proceso asociados a la contundencia, congruencia y pertinencia de los medios probatorios que soportan la demanda. c) Presencia de riesgos procesales y extraprocesales. d) Riesgo de pérdida del proceso asociado al nivel de jurisprudencia. PARAGRAFO.- Una vez realizada esta calificación se obtiene la probabilidad de pérdida del proceso. ARTICULO SEPTIMO.- REGISTRO DEL VALOR DE LAS PRETENSIONES. Teniendo en cuenta la probabilidad de pérdida del proceso, el Página 7 de 10ICAÍs Instituto Colombiano Agropecuario

pérdida del proceso. ARTICULO SEPTIMO.- REGISTRO DEL VALOR DE LAS PRETENSIONES. Teniendo en cuenta la probabilidad de pérdida del proceso, el Página 7 de 10ICAÍs Instituto Colombiano Agropecuario RESOLUCIÓN No. 00018679 (29/12/2017) Por la cual se adopta una metodología de reconocido valor técnico para el cálculo de la provisión contable de los procesos judiciales, conciliaciones extrajudiciales y trámites arbitrales en contra del Instituto Colombiano AgropecuarioICA y se dictan otras disposiciones. apoderado deberá realizar el registro del proceso en el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa como se indica a continuación: a) Si la probabilidad de pérdida se califica como ALTA (más del 50%), el apoderado registra el valor de las pretensiones ajustado como provisión contable. Si la probabilidad de pérdida se califica como MEDIA (superior al 25% e inferior o igual al 50%), el apoderado registrará el valor "0" en el Sistema Unico de Información Litigiosa del Estado y comunicará al área financiera el valor de las pretensiones ajustado para que sea registrado como cuenta de orden. Si la probabilidad de pérdida se califica como BAJA (entre el 10% y el 25%), el apoderado registrará el valor “0" en el Sistema Unico de Información Litigiosa del Estado y comunicará al área financiera el valor de las pretensiones ajustado para que sea registrado como cuenta de orden. Si la probabilidad de perdida se califica como REMOTA (inferior al 10%), el apoderado registrará el valor "0" en el Sistema Único de Información Litigiosa del Estado. Dado que la probabilidad es remota, el área financiera no deberá

Si la probabilidad de perdida se califica como REMOTA (inferior al 10%), el apoderado registrará el valor "0" en el Sistema Único de Información Litigiosa del Estado. Dado que la probabilidad es remota, el área financiera no deberá registrar esta información.

ARTÍCULO OCTAVO.- OTRAS REGLAS: a) Los procesos judiciales cuyas pretensiones son de carácter indeterminado, se estimarán económicamente a juicio de experto en aquellos casos en que resulte viable tal ejercicio, en los casos en los cuales no sea posible su cálculo deberá ingresarse el valor "0" en el campo de captura del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado y reflejarse como nota a los estados financieros.

Todo proceso que se pierda por la entidad en primera instancia se deberá provisionar por el valor de la condena y el mismo será registrado por el apoderado en el campo de captura del Sistema Único de Gestión e Información Págna 8 de 10ICA Instituto Colombiano Agropecuario RESOLUCIÓN No, 00018679 (29/12/2017) Por la cual se adopta una metodología de reconocido valor técnico para el cálculo de la provisión contable de los procesos judiciales, conciliaciones extrajudiciales y trámites arbitrales en contra del Instituto Colombiano AgropecuarioICA y se dictan otras disposiciones. Litigiosa eKOGUI. c) Si el proceso se gana en primera o segunda instancia, y el demandante apela o interpone un recurso extraordinario, se debe mantener el resultado del procedimiento indicado en el cálculo de la provisión contable antes del fallo correspondiente. d) En caso de que existan múltiples entidades demandadas frente a un mismo

interpone un recurso extraordinario, se debe mantener el resultado del procedimiento indicado en el cálculo de la provisión contable antes del fallo correspondiente. d) En caso de que existan múltiples entidades demandadas frente a un mismo proceso, el apoderado de cada entidad debe hacer el mismo ejercicio de manera independiente teniendo en cuenta la probabilidad de condena de la entidad en el proceso y no solamente la probabilidad de pérdida del proceso en general. En el presente caso, el valor de la provisión contable nunca se suma con lo estimado por otras entidades. e) No se deben provisionar los procesos en los cuales la entidad actúa en calidad de demandante, y en dicho evento deberá ingresarse el valor "O" en el campo de captura del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado eKOGU!. f) Las demandas que se interpongan por y en contra del ICA, deben reconocerse sus derechos en cuentas de orden deudoras y sus obligaciones en cuentas de orden acreedoras. ARTICULO NOVENO.- PROVISIÓN CONTABLE PARA CONCILIACIONES EXTRAJUDICIALES. Una vez exista un acuerdo conciliatorio, el apoderado del proceso deberá valorar el riesga de que el acuerdo sea aprobado judicialmente y registrar contablemente el valor de acuerdo a lo aprobado en sede del comité de conciliación. ARTICULO DECIMO.- REPORTE AL GRUPO DE GESTIÓN CONTABLE. El Jefe de la oficina Asesora Jurídica, será el responsable de informar al Grupo de Gestión Contable, semestralmente, la información de los pasivos contingentes debidamente valorados, conforme al Reporte generado por el Perfil de Administrador del Sistema Unico de Gestión e Información LitigiosaeKOGUI

Gestión Contable, semestralmente, la información de los pasivos contingentes debidamente valorados, conforme al Reporte generado por el Perfil de Administrador del Sistema Unico de Gestión e Información LitigiosaeKOGUI del ICA. El Coordinador del Grupo de Gestión Contable, será el responsable de Pagina 3 de 10ICAÍ Instituto Colombiano Agropecuario RESOLUCIÓN No. 00018679 (29/12/2017) Por la cual se adopta una metodología de reconocido valor técnico para el cálculo de la provisión contable de los procesos judiciales, conciliaciones extrajudiciales y trámites arbitrales en contra del Instituto Colombiano Agropecuario- [CA y se dictan otras disposiciones. contabilizar la Provisión, ARTICULO DECIMO PRIMERO.- La calificación del Riesgo y el cálculo de la provisión de la contingencia, en todo caso se entienden sujetos a los riesgos e incertidumbres propios de los procesos judiciales. ARTICULO DECIMO SEGUNDO.- La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga en todos sus términos la resolución 005950 del 28 de diciembre de 2012.

COMUNIQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá D.C., a los Dada en Bogotá a los 29/12/2017

Ya LUIS HUMBERTOIMARTÍNEZ LACOUTURE

Gerente General

Proyectó: Juan Fernando Roa Ortiz - Oficina Asesora Jurídica

VoBo: Teresa Moya Suta - Oficina Asesora Juridica

Norberto Marroquin Virguez - Grupo de Gestión Contable Luis Carlos Manjarres Hernández - Subgerencia Administrativa y Financiera Pagina 10 49-10