ICA - Resolución 91937 de 2021

FORMA 4-027 V.2

RESOLUCIÓN No.091937 ( 25/02/2021 )

“Por la cual se establece el reglamento de funcionamiento del Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno del Instituto Colombiano Agropecuario ICA”

LA GERENTE GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO

AGROPECUARIO - ICA

En uso de las facultades otorgadas por la Ley 87 de 1993 y la Ley 489 de 1998 y en especial las que le confiere el artículo 2.2.21.1.5 del Decreto 1083 de 2015, adicionado por el Decreto 648 de 2017, y

CONSIDERANDO:

Que en observancia a lo preceptuado en el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia y con el propósito de mejorar sus servicios, el Instituto Colombiano Agropecuario – ICA ha venido coordinando sus actuaciones para e l adecuado cumplimiento de los fines del estado, a través del fortalecimiento tanto del Sistema de Control Interno como de la capacidad administrativa para el logro eficaz de los objetivos institucionales.

Que el artículo 13 de la Ley 87 de 1993 establec e que los organismos y entidades del Estado, en sus diferentes órdenes y niveles, deben establecer un Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de la organización.

del Estado, en sus diferentes órdenes y niveles, deben establecer un Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de la organización.

Que la Ley 489 de 1998 dispuso la creación del Sistema Nacional de Control Interno, con el fin de integrar en forma armónica, dinámica, efectiva, flexible y suficiente, el funcionamiento del control interno de las instituciones públicas, para que, mediante la aplicación de instrumentos idóneos de gerencia, fortalezcan el cumplimiento cabal y oportuno de las funciones del Estado.

Que se requiere fortalecer el Sistema de Control Interno en el Instituto Colombiano Agropecuario, actualizando la instancia de coordinación y articulaci ón que permita mejorar el ejercicio de la auditoría interna.

Que el artículo 2.2.21.1.5 del Decreto 1083 de 2015 , adicionado por el artículo 4 del Decreto 648 de 2017, dispone que las entidades y organismos del Estado están obligadas a establecer un Comit é Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno como órgano asesor e instancia decisoria en los asuntos de control interno.FORMA 4-027 V.2

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Que el artículo 2.2.23.1 de la misma norma , sustituido por el artículo 2 del Decreto 1499 de 2017, señala que el Sis tema de Control Interno se articulará al Sistema de Gestión en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, a través de los mecanismos de control y verificación que permiten el cumplimiento de los objetivos y el logro de resultados de las entidades. El Control Interno es transversal a la gestión y desempeño de las entidades y se implementa a través del Modelo Estándar de Control Interno – MECI.

Que en cumplimiento de las disposiciones legales enunciadas, se hace necesario unificar y actual izar en un solo acto administrativo todas las disposiciones relacionadas con la composición y funcionamiento de esta instancia administrativa, mediante la adopción de un reglamento de funcionamiento del Comité Institucional de Coordinación del Sistema de C ontrol Interno, que atienda la dinámica actual del Estado Colombiano.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

CAPÍTULO 1

Disposiciones generales

Artículo 1. Objeto y Naturaleza . Reglamentar el funcionamiento del Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno del Instituto Colombiano Agropecuario ICA.

El Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno, es un órgano de asesoría y decisión en l os asuntos de control interno del Instituto Colombiano

Agropecuario ICA.

El Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno, es un órgano de asesoría y decisión en l os asuntos de control interno del Instituto Colombiano Agropecuario ICA. En su rol de responsable y facilitador, hace parte de las instancias de articulación para el funcionamiento armónico del Sistema de Control Interno.FORMA 4-027 V.2

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CAPÍTULO 2

Integración y funciones

Artículo 2. Integración. El Comité Institucional de Coordina ción del Sistema de Control Interno está integrado por:

a) El Gerente General, o su delegado quien lo presidirá b) El Subgerente Administrativo y Financiera c) El Subgerente de Protección Animal d) El Subgerente de Protección Vegetal e) El Subgerente de Protección Fronteriza f) El Subgerente de Análisis y Diagnóstico g) El Subgerente de Regulación Sanitaria y Fitosanitaria h) El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación i) El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica j) El Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones

g) El Subgerente de Regulación Sanitaria y Fitosanitaria h) El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación i) El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica j) El Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones k) El Jefe de la Oficina de Tecnologías de la Información l) El Jefe de la Oficina de Control Interno, quien actuará como su Secretario

Parágrafo 1: La participación de los integrantes será indelegable, salvo la excepción prevista en literal a) del presente artículo.

Parágrafo 2: Los miembros permanentes tendrán voz y voto en el comité ., a excepción del Jefe de la Oficina de Control Interno, quien participará de conformidad con lo establecido en el artículo 5, de la presente resolución.

Parágrafo 3: Dependiendo de la naturaleza de lo s casos a tratar en el comité, el Secretario podrá invitar a cada sesión, con voz, pero sin voto, a aquellas personas que por sus conocimientos o por el rol que desempeñan deban asistir, siempre que exista solicitud previa y expresa por parte de los integrantes de este Comité.

Artículo 3. Funciones. Son funciones de l Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno del Instituto Colombiano Agropecuario ICA , las siguientes:FORMA 4-027 V.2

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Coordinación del Sistema de Control Interno del Instituto Colombiano Agropecuario ICA”

1. Evaluar el estado del Sistema de Control Interno de l Instituto Colombiano Agropecuario ICA y aprobar las modificaciones, actualizaciones y acciones de fortalecimiento del sistema a partir de la normativa vigente, de los informes presentados por el Jefe de Control I nterno, de los organismos de control y de las recomend aciones de otras instancias institucionales, como el Comité de Gestión y Desempeño u otros que suministren información relevante para la mejora del sistema.

2. Aprobar el Programa Anual de Auditoría del Instituto Colombiano Agropecuario ICA, presentado por e l jefe de control interno , hacer sugerencias y seguimiento a las recomendaciones producto de la ejecución del programa, de acuerdo con lo dispuesto en el estatuto de auditoría, basado en la priorización de los temas críticos según la gestión de riesgos de la administración.

3. Aprobar el Estatuto de Auditoría Interna y el Código de Ética del auditor, así como verificar su cumplimiento.

4. Revisar la información contenida en los estados financieros del Instituto Colombiano Agropecuario ICA y hacer las recomendaciones a que haya lugar.

5. Servir de instancia para resolver las diferencias que surjan en desarrollo del ejercicio de auditoría interna, siempre que se haya surtido el conducto regular

Colombiano Agropecuario ICA y hacer las recomendaciones a que haya lugar.

5. Servir de instancia para resolver las diferencias que surjan en desarrollo del ejercicio de auditoría interna, siempre que se haya surtido el conducto regular ante la Oficina de Control Interno, de manera previa a la entrega del i nforme final de auditoría.

6. Conocer y resolver los conflictos de interés que afecten la independencia de la auditoría.

7. Someter a aprobación del representante legal de l Instituto Colombiano Agropecuario ICA, la política de administración del riesgo previamente estructurada por parte de la Oficina Asesora de Planeación, como segunda línea de defensa en la entidad; hacer seguimiento para su posible actualización y evaluar su eficacia frente a la gestión del riesgo institucional.

Se deberá hacer especial énfas is en la prevención y detección de fraude y mala conducta.

8. Proporcionar información para conocer si el Sistema de Control Interno se encuentra presente y funcionando efectivamente.FORMA 4-027 V.2

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9. Coordinar y asesorar el diseño de estrategias y políticas orientadas al fortalecimiento del Sistema de Control Interno Institucional, de conformidad con las normas vigentes y las características del Instituto.

10. Impartir los lineamientos para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema de Control Interno.

11. Verificar la efectividad del sistema de control interno para procurar el cumplimiento de los planes, metas y objetivos previstos, constatando que el control esté asociado a todas las actividades de la organización y que se apliquen los mecanismos de participación ciudadana, conforme a las directrices dadas por el Comité de Coordinación del Sistema de Control

Interno.

12. Evaluar, decidir y adoptar oportunamente las propuestas de mejoramiento del sistema de control interno que presente en sus informes la Oficina de control

Interno.

13. Analizar los informes de auditoría, seguimientos y evaluaciones que presente el jefe de control interno de la entidad, a fin de determinar las mejoras a ser implementadas en la entidad.

14. Definir mejo ras al Modelo Integrado de Planeación y Gestión implementado por la entidad, con especial énfasis en las actividades de control establecidas en todos los niveles de la organización, información que deberá ser suministrada al Comité de Gestión y Desempeño para su incorporación.

15. Analizar las recomendaciones del Comité Institucional de Gestión y Desempeño en relación con las políticas de gestión y desempeño que puedan generar cambios o ajustes a la estructura de control de la entidad.

15. Analizar las recomendaciones del Comité Institucional de Gestión y Desempeño en relación con las políticas de gestión y desempeño que puedan generar cambios o ajustes a la estructura de control de la entidad.

16. Dictar y actualizar su propio reglamento y,

17. Las demás asignadas por el Representante Legal del Instituto Colombiano Agropecuario ICA, así como las demás que establezca la Ley o el reglamento.FORMA 4-027 V.2

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Artículo 4. Funciones del presidente. Son funciones del Presidente del Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno del Instituto Colombiano Agropecuario ICA, las siguientes:

1. Promover las citaciones del comité, p residir, instalar y dirigir las reuniones correspondientes.

2. Representar al comité cuando se requiera.

3. Servir de canal de comunicación de las decisiones del Comité. Únicamente el presidente podrá informar oficialmente los asuntos decididos por el Comité

Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno del Instituto Colombiano Agropecuario ICA.

4. Delegar en los otros miembros del Comité algunas de sus funciones, cuando

presidente podrá informar oficialmente los asuntos decididos por el Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno del Instituto Colombiano Agropecuario ICA.

4. Delegar en los otros miembros del Comité algunas de sus funciones, cuando lo considere necesario.

5. Hacer el reparto de los asuntos que le corresponda al Comité decidir y debatir.

6. Decidir los impedimentos y recusaciones que presenten los integrantes del

Comité.

7. Las demás funciones que establezca la ley o el reglamento.

Artículo 5. Secretaría Técnica y Funciones. El jefe de control interno de l Instituto Colombiano Agropecuario ICA, ejercerá la s ecretaría técnica , con las siguientes funciones:

1. Convocar a los miembros del comité a las sesiones ordinarias o extraordinarias, según sea el caso, a través de l sistema de administración documental y/o correo electrónico. En dicha citación se deberá indicar, lugar, fecha y hora de sesión, temas a tratar, orden del día, invitados (si los hubiere), entre otros aspectos que sean necesarios . En caso de urgencia se podrá convocar verbalmente, de lo cual se dejará constancia en el acta. La citación siempre indicará el orden del día a tratar.FORMA 4-027 V.2

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2. Programar la agenda del Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno del Instituto y enviarla previamente a cada uno de los integrantes del Comité.

3. Organizar la logística y los recursos técnicos necesarios para el funcionamiento del Comité.

4. Verificar el quórum deliberatorio y decisorio al inicio de las sesiones.

5. Elaborar las actas de las reuniones , l as cuales deberá n contener como mínimo: la constancia de los temas tratados, los asistentes, los compromisos suscritos entre los miembros, entre otros . Estas llevarán el número consecutivo por cada año y serán suscritas por todos los integrantes del

Comité.

6. Custodiar, conservar y coordinar el archivo y control de las actas del Comité, así como de los demás documentos que se posean, tanto en medio físico como electrónico.

7. Hacer seguimiento a las decisiones adoptadas y compromisos adquiridos por el Comité.

8. Presentar los informes que requiera el comité.

9. Expedir las certificaciones que sean solicitadas

10. Participar en las reuniones del Comité, con voz y sin voto.

11. Las demás funciones que establezca la ley o el reglamento.

Artículo 6. Obligaciones de los integrantes. Los integrantes del Comité

10. Participar en las reuniones del Comité, con voz y sin voto.

11. Las demás funciones que establezca la ley o el reglamento.

Artículo 6. Obligaciones de los integrantes. Los integrantes del Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno del Instituto Colombiano Agropecuario ICA, tendrán las siguientes obligaciones:

1. Asistir a las reuniones que sean convocadas.

2. Revisar y enviar los comentarios sobre los temas que sean puestos a consideración del comité.FORMA 4-027 V.2

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3. Decidir sobre los temas que sean puestos a consideración del comité.

4. Suscribir las actas de cada sesión.

5. Las demás funciones que establezca la ley o el reglamento.

Artículo 7. Impedimentos, recusaciones o conflictos de interés. Los integrantes del Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno del ICA, están sujetos a las causales de impedimento y recusación previstas en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

del Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno del ICA, están sujetos a las causales de impedimento y recusación previstas en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Cuando un miembro del Comité advierta que puede estar inmerso en una de las causales de impedimento, deberá informarlo inmedi atamente al Presidente del Comité, quien deberá decidir el impedimento. De aceptarlo, designará su remplazo y en el mismo acto ordenará la entrega de los documentos.

Cuando el integrante del Comité no manifieste su impedimento, podrá ser recusado por el i nteresado, quien deberá aportar las pruebas que considere necesarias para decidir el impedimento.

Cuando el impedimento recaiga en el presidente del Comité, la decisión se adoptará por la mayoría de los integrantes del Comité.

CAPÍTULO 3

Reuniones y desarrollo

Artículo 8. Reuniones. El Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno de l Instituto Colombiano Agropecuario ICA, se reunirá de forma ordinaria como mínimo dos (2) veces en el año. También se podrá reunir de forma extraordinaria por solicitud de cualquier integrante, el cual será citado por la Secretaría Técnica, a más tardar dentro de los quince días siguientes.

Parágrafo. Se podrán celebrar sesiones virtuales, las cuales serán solicitadas por el Presidente del Comité o bien por la Secretaría Técnica. En las sesiones virtuales se podrá deliberar y decidir por medio de comunicación simultánea o sucesiva,FORMA 4-027 V.2

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podrá deliberar y decidir por medio de comunicación simultánea o sucesiva,FORMA 4-027 V.2

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utilizando los recursos tecnológicos en materia de telecomunicaciones que se encuentren al alcance de los miembros del comité.

Artículo 9 . Invitados a las reuniones . Cuando lo considere pertinente según los temas a tratar en el orden del día, el presidente del Comité, podrá invitar personas o representantes de entidades del sector público o privado que tengan injerencia en los asuntos de control interno, quienes sólo podrán participar, aportar y debatir sobre los temas para los cuales han sido invitados.

Artículo 1 0. Desarrollo las reuniones . Las reuniones del Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno de l Instituto Colombiano Agropecuario ICA, serán instaladas por su presidente o su delegado.

En cada reunión de Comité sólo podrán tratarse los temas incluidos en el orden del día. No obstante, el orden del día podrá ser modificado por el Comité en pleno.

Artículo 11. Reuniones virtuales. Las sesiones virtuales del Comité Institucional de

día. No obstante, el orden del día podrá ser modificado por el Comité en pleno.

Artículo 11. Reuniones virtuales. Las sesiones virtuales del Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno se adelantarán de conformidad con el siguiente procedimiento:

1. El Secretario Técnico deberá especificar, en el texto de la convocatoria, la fecha y hora de la sesión, el orden del día, las instrucciones de la sesión virtual, la forma de intervención, el término para proponer observaciones y, además, para manifestar la aprobación o no de cada uno de los temas a tratar.

2. Cada uno de los miembros deberá, de manera clara y expresa, manifestar su posición frente al asunto sometido a consideración.

3. Si se presentan observaciones o comentarios por los miembros del Comité, se harán los ajustes sugeridos, si en criterio del Presidente proceden o de ser el caso, se presentarán ajustados en el siguiente comité.

4. Una vez adoptadas las decisiones pertinentes, el Secretario Técnico, levantará el acta respectiva, la cual se remitirá a los miembros del Comité aFORMA 4-027 V.2

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través del correo electrónico para que envíen los comentarios pertinentes . Si no se presentan observaciones se entenderán que están de acuerdo con el contenido de la misma.

Parágrafo. La Secretaría del Comité conservará los archivos de correos electrónicos enviados y recib idos durante la sesión virtual, al igual que los demás medios tecnológicos de apoyo o respaldo de la respectiva sesión, lo cual servirá de insumo para la elaboración de las actas.

Artículo 12. Quórum y deliberaciones. El Comité Institucional de Coordinac ión del Sistema de Control Interno sesionará y deliberará con la mitad más uno de sus miembros y las decisiones se tomarán por la mayoría de los miembros asistentes . Al inicio de las reuniones, el secretario debe verificar la existencia del quórum para deliberar.

En caso de empate en la votación, el Presidente del Comité tomará la respectiva decisión.

Artículo 1 3. Decisiones. Las decisiones del Comité Institucional de Coordinación del S istema de Control Interno se adoptarán mediante resoluciones, circul ares, instructivos o cualquier otro acto administrativo que las contenga.

Las decisiones del Comité deberán notificarse y /o comunicarse en los términos previstos en el Código de Procedimiento Administrativo y de los Contencioso Administrativo.

CAPÍTULO 4

Otras Disposiciones

Las decisiones del Comité deberán notificarse y /o comunicarse en los términos previstos en el Código de Procedimiento Administrativo y de los Contencioso Administrativo.

CAPÍTULO 4

Otras Disposiciones

Artículo 14. Modificación del reglamento . Cualquier reforma al presente reglamento, deberá ser presentada en sesión del comité, para su conocimiento y observaciones respectivas.FORMA 4-027 V.2

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Artículo 15. Vigencia. La presente resolución rige a partir de su fecha de expedición y deroga en to dos sus términos la Resolución N°00027869 del 2018, así como cualquier otro acto administrativo que le sea contrario. . COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá, a los veinticinco (25) días del mes de febrero del 2021

DEYANIRA BARRERO DE LEÓN

Gerente General

Proyectó: Martha Rocío Arévalo – Profesional Especializado – Oficina Control Interno Revisó: María Verónica Forero Meneses – Abogada contratista Oficina Control Interno

DEYANIRA BARRERO DE LEÓN

Gerente General

Proyectó: Martha Rocío Arévalo – Profesional Especializado – Oficina Control Interno Revisó: María Verónica Forero Meneses – Abogada contratista Oficina Control Interno

Aprobó: Juan Fernando Palacio Ortiz – Jefe Oficina Control Interno

Juan Fernando Roa – Jefe Oficina Asesora Jurídica