ICA - Resolución 99828 de 2021

HOJA No. 1/18

FORMA 4-027 V.2

RESOLUCIÓN No. 099828

(30/06/2021)

Por la cual se aprueba el Sistema Integrado de Conservación (SIC) del Instituto Colombiano Agropecuario - ICA.

LA GERENTE GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO

AGROPECUARIO, ICA,

En uso de las facultades legales consagradas en la Ley 594 de 2000, Ley 1712 del 2010, Decreto 1080 de 2015, Decreto 4765 del 2008 y en especial las que le confieren el Acuerdo 006 de 2014 del Archivo General de la Nación - AGN y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 209 de la Constitución Política establece que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.

Que la Ley 594 de 2000, “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones ”, define la gestión documental como el conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Que la Ley 594 de 2000, es de orden público y de observancia en todo el territorio Nacional, que tiene por objeto establecer los principios generales de la organización, conservación, administración y preservación homogénea de los archivos, que estén en po sesión de cualquier autoridad, entidad u organismo público.

que tiene por objeto establecer los principios generales de la organización, conservación, administración y preservación homogénea de los archivos, que estén en po sesión de cualquier autoridad, entidad u organismo público.

Que el artículo 4 de la citada ley, establece como fin de los archivos, disponer de documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para el uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de historia.

Que los artículos 11 y 12 de la norma en referencia, señalan la obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos, su organización, preservación y control, así como la responsabilidad sobre la gestión documental y su administración.

Que por su pa rte el artículo 46 Ibídem, establece que “Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un Sistema Integrado de Conservación en cada una de las formas del ciclo vital de los documentos”.

Que el Acuerdo 06 de 2014, expedido por el Archivo G eneral de la Nación, “por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000 ”, define los parámetros para el desarrollo e implementación del Sistema Integrado de Conservación – SIC.HOJA No. 1/18

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Por la cual se aprueba el Sistema Integrado de Conservación (SIC) del Instituto Colombiano Agropecuario - ICA.

Que el artículo 1 del citado Acuerdo señala que: “La implementación del SIC, tiene como finalidad, garantizar la conservación y la preservación de cualquier tipo de información,

Colombiano Agropecuario - ICA.

Que el artículo 1 del citado Acuerdo señala que: “La implementación del SIC, tiene como finalidad, garantizar la conservación y la preservación de cualquier tipo de información, independientemente del medio o tecnología en la cual se haya elaborado, manteniendo atributos, tales como la unidad, integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad, de toda la documentación de una entidad desde el momento de la producción, durante su período de vigencia, hasta su disposición final de acuerdo con la valoración documental”.

Que de conformidad con el artículo 5 del Acuerdo 06 del 2014 expedido por el Archivo General de la Nación, indica que: “Los planes del SIC establecerán acciones a corto, mediano y largo plazo de conformidad con la valoración de los documentos y sus ciclos vitales, mediante la aplicación de una estrategia de mejora continua de los procesos”.

Que el artículo 9 ibídem establece que: “... El SIC implica la ejecución de procesos transversales al proceso de gestión documental, por lo tanto, su implementación, será responsabilidad del Secretario General o de un funcionario de igual o superior jerarquía, articulado con un equipo interdisciplinario de profesionales del área de gestión documental, área de conservación documental, área de tecnologías de la información y auditores...”.

Que el artículo 11 del Acuerdo 06 de 2014, señala que: “El Sistema Integrado de Conservación deberá ser aprobado mediante acto administrativo expedido por el Representante Legal de la entidad, previo concepto emitido por el Comité de Desarrollo Administrativo en las entidades del orden nacional o por el Comité Interno de Archivo en las entidades del nivel territorial, cuyo

deberá ser aprobado mediante acto administrativo expedido por el Representante Legal de la entidad, previo concepto emitido por el Comité de Desarrollo Administrativo en las entidades del orden nacional o por el Comité Interno de Archivo en las entidades del nivel territorial, cuyo sustento deberá quedar consignado en el Acta del respectivo Comité (…)”

Que mediante Acta No. 006 del 23 de diciembre de 2019, el Comité Institucional de Gestión y Desempeño - MIPG, aprobó el Sistema Integrado de Conservación -SIC del Instituto Colombiano AgropecuarioICA.

Que, como consecuencia de lo anterior, con el fin de asegurar la conservación y preservación de la documentación que maneja el Instituto, se hace necesario adoptar el Sistema Integrado de Conservación.

Que, en virtud de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1. - APROBACIÓN. Aprobar el Sistema Integrado de Conservación -SIC del Instituto Colombiano Agropecuario. ICA, contenido en el anexo técnico, que hace parte integral de esta resolución, conforme lo expuesto en la parte considerativa del presente acto administrativo.HOJA No. 1/18

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ARTICULO 2º: IMPLEMENTACIÓN . El Sistema Integrado de Conservación - SIC, se implementará, en todas la s dependencias y grupos internos de trabajo , en el desarrollo sistemático de los procesos de la gestión documental.

ARTICULO 2º: IMPLEMENTACIÓN . El Sistema Integrado de Conservación - SIC, se implementará, en todas la s dependencias y grupos internos de trabajo , en el desarrollo sistemático de los procesos de la gestión documental.

ARTICULO 3º: EJECUCIÓN Y GESTIÓN . Los programas del SIC del Instituto Colombiano Agropecuario. ICA, son responsabilidad directa de la Subgerencia Administrativa y Financiera a través del Grupo de Gestión Documental del ICA o quien haga sus veces

ARTICULO 4º: MODIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN . El documento que aquí se aprueba podrá ser modificado y actualizado, cuando así se requiera, de conformidad con las disposiciones legales vigentes en la materia.

ARTICULO 5º: PUBLICACIÓN. Publicar el presente acto administrativo y su anexo técnico, en la página web y en la intranet de la Entidad. Lo anterior, en cumplimiento de la Ley 1712 de 2014.

ARTICULO 6°: VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de su publicación y deroga las normas que le sean contrarias.

Dada en Bogotá D.C., a los

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

DEYANIRA BARRERO LEÓN

Gerente General

Juan Nicolás Narváez López. Coordinador Grupo de Gestión Documental Sergio Alejandro Murillo Llanos. Asesor Subgerencia Administrativa y Financiera

Aprobó: Liliana Fernández Muñoz. Subgerente Administrativa y Financiera.

José Luis Olivares Sibaja. Asesor Gerencia General Juan Fernando Roa Ortiz. Jefe Oficina Asesora JurídicaHOJA No. 1/18

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INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO (ICA)

SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN (SIC)

GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

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Tabla de contenido

1. Introducción ................................ ................................ ................................ ................ 6

2. Definición ................................ ................................ ................................ .................... 7

3. Aplicación ................................ ................................ ................................ .................... 8

4. Nivel de Intervención ................................ ................................ ................................ ... 8

5. Alcance ................................ ................................ ................................ ....................... 9

6. Objetivos ................................ ................................ ................................ ..................... 9

7. Responsables frente al Sistema Integrado de Conservación (SIC) ............................ 10

8. Principios del SIC ................................ ................................ ................................ ...... 10

9. Etapas del SIC ................................ ................................ ................................ .......... 10

10. Componentes y programas del Sistema Integrado de Conservación – SIC ........... 11

11. Metodología ................................ ................................ ................................ ........... 12

12. Implementación del Sistema Integrado de Conservación (SIC) ............................. 12

9. Etapas del SIC ................................ ................................ ................................ .......... 10

10. Componentes y programas del Sistema Integrado de Conservación – SIC ........... 11

11. Metodología ................................ ................................ ................................ ........... 12

12. Implementación del Sistema Integrado de Conservación (SIC) ............................. 12

13. Estructura del Sistema Integrado de Conservación ................................ ............... 15

14. Seguimiento y control ................................ ................................ ............................ 16

15. Bibliografía ................................ ................................ ................................ ............ 17HOJA No. 1/18

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Sistema Integrado de Conservación (SIC)

1. Introducción

El Sistema Integrado de Conservación es un modelo que orienta las estrategias y lineamientos encaminados a garantizar la prevención y el control del material documental en aras a su preservación indefinida en el tiempo. El desarrollo del Sistema Integrado de Conservación no es desarrollo independiente y paralelo a las actividades del ICA; sino que es un trabajo transversal a la entidad y de forma colaborativa con todas las dependencias y sus funcionarios. Por lo tanto, este proyecto va ligado directamente con el PIGA (Plan Institucional de Gestión Ambient al), y junto con la Política de Gestión Documental, dado que intervienen directamente con los procesos de la entidad y con la Directiva Presidencial 04 de 2012 el cual hace referencia al “Cero Papel”, el cual nace para promover el buen uso de los recursos ambientales dentro de las entidades públicas. En el desarrollo del SIC se ven involucrados diferentes tipos de recursos (humanos,

cual nace para promover el buen uso de los recursos ambientales dentro de las entidades públicas. En el desarrollo del SIC se ven involucrados diferentes tipos de recursos (humanos, financieros, estructurales, organizacionales y normativos) que en conjunto no solamente desarrollan la capacidad de conservación del instituto, también prevé desastres que pueden hacer pérdida parcial o total de la información y así misma mejorar la capacidad de respuesta ante las solicitudes de información tanto de los usuarios como de entidades de regulación; además de garantizar la ley de Transparencia (Ley 1712 de 2014.) demostrando en si una visualización de sus procesos internos y externos. Los instrumentos de gestión de información en Colombia son una de las principales disposiciones que introduce la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional (Ley 1712 de 20 14), promulgada en marzo del 2014 la cual tiene como objetivo regular el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para elHOJA No. 1/18

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ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la publicidad de información. Este derecho está consagrado en los artículos 20 y 74 de la Constitución Política de Colombia. El primero de estos establece el derecho a buscar y recibir información y el segundo, indica que todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos, salvo los casos que establezca la Ley. Adicionalmente, el artículo 233 de la Constitución establece el derecho de toda persona a presentar solicitudes a las autoridades públicas, dentro de las que se

las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos, salvo los casos que establezca la Ley. Adicionalmente, el artículo 233 de la Constitución establece el derecho de toda persona a presentar solicitudes a las autoridades públicas, dentro de las que se encuentran las peticiones de documentos o de información. El desarrollo del SIC en el Instituto Colombiano Agropecuario (ICA), está en manos del Grupo de Gestión, Atención al Ciudadano y Gestión Documental, y que para su desarrollo se involucró la normatividad de archivos vigente, la Guía publicada por el Archivo General de la Nación publicada el pas ado 5 de mayo de 2018; y en colaboración de profesionales en Ciencias de la Información y Archivística del grupo. Cabe mencionar que para la correcta elaboración del SIC se debe alinear correctamente con las políticas Institucionales de Archivo, Plan Institucional de Archivos (PINAR), Plan Estratégico Institucional, Plan de Acción, Mapas de Riesgos, Plan de Mejoramiento Archivístico (PMA), Formato Único de Reporte de Avances a la Gestión Administrativa (FURAG), y el Índice de Gobierno Abierto (IGA).

2. Definición El Acuerdo del AGN No. 006 de 2014 en su artículo 3° define el Sistema Integrado de Conservación como “el conjunto de planes, programas, estrategias, procesos y procedimientos de conservación documental y preservación digital, bajo el concepto de archivo total, acorde con la política de gestión documental y demás sistemas organizacionales, tendiente a asegurar el adecuado mantenimiento de cualquier tipo de información, independiente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, conservando atributos tales como unidad, integridad, autenticidad, inalterabilidad,

organizacionales, tendiente a asegurar el adecuado mantenimiento de cualquier tipo de información, independiente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, conservando atributos tales como unidad, integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y accesibilidad, desde el momento de su producción y/o recepción, durante su gestión, hasta su disposición final, es decir, en cualquier etapa de su ciclo vital”.HOJA No. 1/18

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Así mismo, la Ley General de archivos Ley 594 de 2000, en el artículo 46 del Título XI, establece que “los archivos de la administración públic a deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital del documento”

La elaboración del sistema integrado de gestión – SIC, del ICA es el resultado del análisis de los aspectos críticos identificados en el Pla n Institucional de Archivos PINAR, el cual debe estar articulado con los subsistemas institucionales de gestión de la calidad, control interno, seguridad y salud ocupacional, gestión ambiental, entre otros.

El Sistema integrado de Conservación –SIC, es el conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo institucionales, sin alterar el contenido de los documentos ubicados en los archivos de gestión, como en el central e histórico.

El proceso de conservación documental debe regularizar y parametrizar todas las actividades y procedimientos que intervienen durante el proceso de preservación de los documentos en los archivos de gestión, central e histórico del ICA

gestión, como en el central e histórico.

El proceso de conservación documental debe regularizar y parametrizar todas las actividades y procedimientos que intervienen durante el proceso de preservación de los documentos en los archivos de gestión, central e histórico del ICA

3. Aplicación: El presente documento -Sistema Integrado de Conservación -, debe ser de obligatorio cumplimiento en todas las áreas definidas para el almacenamiento de documentación, que conforman el Instituto Colombiano Agropecuario – ICA.

4. Nivel de Intervención El documento presenta principalmente las actividades que puedan garantizar la conservación

y el acceso a la información, dentro de las cuales se encuentran:HOJA No. 1/18

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Conservación Documental: Conjunto de medidas de conservación preventiva y conservación-restauración adoptadas para asegurar la integridad físic a y funcional de los documentos análogos de archivo.

Conservación Preventiva: Se refiere al conjunto de políticas, estrategias y medidas de orden técnico y administrativo de manera planificada, enfocadas a reducir el nivel de riesgo, evitar o minimizar el deterioro de los documentos y, por lo tanto, las intervenciones de restauración.

Conservación – Restauración: Acciones que se realizan de manera directa sobre los documentos, orientadas a asegurar su conservación, a través de la estabilización del soporte. Incluye acciones prioritarias, en los casos donde el documento se encuentre en riesgo de pérdida por deterioro a nivel físico y/o químico como consecuencia de los efectos por agentes

documentos, orientadas a asegurar su conservación, a través de la estabilización del soporte. Incluye acciones prioritarias, en los casos donde el documento se encuentre en riesgo de pérdida por deterioro a nivel físico y/o químico como consecuencia de los efectos por agentes internos y externos. Estas acciones pueden ser provisionales para prevenir futuros daños mayores o acciones planificadas para garantizar en lo posible la perdurabilidad de la información allí contenida.

5. Alcance Aplica para todas las actividades de conservación documental, de manera integral desde la producción de los documentos en los archivos de gestión y archivo central de la entidad, hasta su disposición final.

6. Objetivos • Garantizar la conservación y preservac ión de cualquier tipo de información, independientemente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado. • Sensibilizar a los empleados oficiales y contratistas del ICA sobre la importancia, utilidad y el correcto almacenamiento y preservación de la información y de los soportes que la contienen. • Realizar el seguimiento y monitoreo sobre las condiciones medioam bientales de los

espacios físicos en donde se encuentra ubicada la información.HOJA No. 1/18

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7. Responsables frente al Sistema Integrado de Conservación (SIC) La ejecución y gestión de los programas del SIC, es responsabilidad directa de la SubGerencia Administrativa y Financiera quien delega esta función al Grupo de Gestión Documental del ICA, como encargado de garantizar el desarrollo y seguimiento de las

La ejecución y gestión de los programas del SIC, es responsabilidad directa de la SubGerencia Administrativa y Financiera quien delega esta función al Grupo de Gestión Documental del ICA, como encargado de garantizar el desarrollo y seguimiento de las actividades propuestas en el SIC, mediante visitas a los diferentes espacios de archivo de la entidad, logrando identificar las necesidades y ejecutar las soluciones en pro del desarrollo articulado del Sistema.

8. Principios del SIC La formulación e implementación del Sistema Integrado de Conservación del ICA se vincula directamente con el compromiso de la administración pública bajo los siguientes principios: • Cumplir con el deber de memoria del Estado • Garantizar el derecho a la información • Acercar la administración pública al ciudadano • Promover una gestión integral, efectiva y transparente en la administración pública • Recuperar la memoria institucional del sistema pensional • Proteger el patrimonio documental de la entidad • Contribuir al mejoramiento continuo en la función pública

9. Etapas del SIC La implementación del Sistema Integrado de Conservación - SIC consiste en la introducción de prácticas de conservación que garanticen la estabilidad de los soportes documentales en todas las fases del ciclo vital en las que se encuentren los documentos de archivo, éstas prácticas deben ser dirigidas a evitar, detener y controlar los factores de deterioro que puedan afectar la integridad física y funcional de la información.

Las prácticas de conservación documental son transversales a todo el proceso de gestión documental del ICA, por lo que para su implementación se involucran componentes técnicosHOJA No. 1/18

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documental del ICA, por lo que para su implementación se involucran componentes técnicosHOJA No. 1/18

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y administrativos que deben cumplir tres etapas para alcanzar el engranaje; prevención, control y seguimiento. En la etapa de prevención se enmarcan las actividades de evaluación, inspección, diagnóstico, medición y monitoreo, es decir, aquellas acciones encaminadas a impedir y evitar la presencia de factores de deterioro. En la etapa de control se contemplan las actividades relacionadas con la capacidad de respuesta frente a los riesgos y necesidades identificados en la etapa de prevención.

Finalmente; en la etapa de seguimiento se verifica y evalúa la efectividad, el funcionamiento y la sostenibilidad de las medidas adoptadas en las etapas anteriores.

10. Componentes y programas del Sistema Integrado de Conservación – SIC: Teniendo en cuenta los diferentes soportes y tipos de información que posee el ICA, la implementación del SIC tiene como propósito, en primera instancia, una adecuada producción documental y así mismo garantizar la accesibilidad a la información, manteniendo las características de unidad, integridad, autenticidad y originalidad, mediante la implementación de los siguientes programas: • Diagnóstico integral de archivo: A pesar que es un requisito fundamental para la formulación de los programas del SIC, se considera necesario dejarlo como un ejercicio permanente y de seguimiento anual. • Sensibilización: Este programa es fundamental, y su realización y seguimiento es constante, debido a la importancia que genera el conocimiento del documento, el

formulación de los programas del SIC, se considera necesario dejarlo como un ejercicio permanente y de seguimiento anual. • Sensibilización: Este programa es fundamental, y su realización y seguimiento es constante, debido a la importancia que genera el conocimiento del documento, el entendimiento y la aplicación del mismo. • Adecuación, inspección y mantenimiento de instalaciones físicas: Se enfoca básicamente en la verificación del estado de las instalaciones donde se encuentran ubicados los archivosHOJA No. 1/18

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• Adquisición, adecuación y mantenimiento de mobiliario: La función de este programa, es ser un soporte técnico para el tema del adecuado almacen amiento de los documentos (independientemente en el soporte en que se encuentren). • Monitoreo y control de condiciones ambientales: Este programa pretende mantener en constante revisión y control las condiciones ambientales de las áreas de archivo. • Saneamiento ambiental: Tiene como objetivo mantener un cronograma de saneamiento ambiental y limpieza locativa de todas las áreas de archivo, para evitar algún tipo de deterioro biológico. • Almacenamiento y re almacenamiento: Este programa se enfoca en el adecuado almacenamiento de los documentos, teniendo en cuenta los diferentes soportes que se encuentran. • Intervenciones de primeros auxilios: Se dan de acuerdo a los deterioros físicos encontrados en la documentación, teniendo en cuenta el uso y consulta. • Prevención de desastres y manejo de emergencias: Adaptación del plan de

se encuentran. • Intervenciones de primeros auxilios: Se dan de acuerdo a los deterioros físicos encontrados en la documentación, teniendo en cuenta el uso y consulta. • Prevención de desastres y manejo de emergencias: Adaptación del plan de emergencias de la Entidad en las áreas de archivo. Y algunas estrategias para actuar antes, durante y después de la emergencia.

11. Metodología Para la elaboración del Sistema Integrado de Conservación (SIC), se toma como base el Diagnóstico Integral de Archivos realizado previamente además del Plan Institucional de Archivos PINAR, en el cual quedo identificado como uno de los aspectos críticos, s obre las condiciones de conservación de la documentación con el fin de establecer prioridades y necesidades en cada uno de los planes a desarrollar por la entidad.

12. Implementación del Sistema Integrado de Conservación (SIC) La implementación del Sistema Integrado de Conservación (SIC), al interior de ICA, consiste

en introducir prácticas de conservación documental, para proteger de manera integral losHOJA No. 1/18

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diferentes riesgos o deterioro que atenten contra los documentos producidos y conservados en la Entidad. Para garantizar esta conservación documental, es necesario articular los procesos de preservación documental, es decir tomar las medidas preventivas y su aplicación desde la práctica del PHVA y las diferentes manifestaciones de deterioro documental sus causas y consecuencias que estos causan sobre los documentos de la entidad.

procesos de preservación documental, es decir tomar las medidas preventivas y su aplicación desde la práctica del PHVA y las diferentes manifestaciones de deterioro documental sus causas y consecuencias que estos causan sobre los documentos de la entidad.

La implementación del Sistema Integrado de Conservación – SIC, tiene por objetivo coordinar las actividades tendientes a la conservación de su documentación, mediante la ejecución de programas de conservación preventiva, planes y estrategias, los cuales deben ir en concordancia con los procesos de la gestión documental y la función archivística.

Para la ejecución del Sistema Integrado de Conservación – SIC, se contó con el diagnóstico integral de archivos, el cual permitió una evaluación del estado real de la gestión documental e identificar las oportunidades de mejoramiento y los factores de riesgo para la conservación de los documentos, con el fin de formular acciones a corto, mediano y largo plazo. Es así como el diagnostico se ajusta a la acción de planear en la medida que permite identificar los puntos críticos y establecer los objetivos de acción.

En este sentido el diagnostico arrojo el análisis de las posibles causas de alteración del material documental, permitiendo establecer los planes y programas de conservación que se relacionan en este documento con el fi n de garantizar la conservación de los archivos institucionales.

El Sistema Integrado de Conservación se sustenta en el diagnóstico integral de archivos, herramienta que permite conocer el estado de conservación y preservación del material de archivo y del cual parten las acciones que deben realizarse para garantizar la preservación de la información, independiente del soporte, medio o formato donde haya sido registrada.HOJA No. 1/18

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la información, independiente del soporte, medio o formato donde haya sido registrada.HOJA No. 1/18

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Todas las acciones directas e indirectas en conservación preventiva que se plantean en el SIC, tienen por tanto el propósito de regular, controlar, monitorear y minimizar los factores de deterioro teniendo en cuenta el ciclo vital del documento (desde la f ase de producción del documento hasta su disposición final) y su entorno medio ambiental, para lo cual se requiere tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Adopción de medidas y hábitos para la protección