ICBF - Circular 0006 de 2018

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Inicio Documento Circular 6 de 2018 ICBF Ocultar anotaciones   Buscar  Índice CIRCULAR 6 DE 2018 (marzo 22) <Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

Bogotá, D.C.,

PARA: DIRECTORES, SUBDIRECTORES, JEFES DE OFICINA, ASESORES, DIRECTORES

REGIONALES, COORDINADORES Y DEMÁS SERVIDORES PÚBLICOS DEL ICBF.

ASUNTO: Programación, planeador), pago, aplazamiento o interrupción de Vacaciones.

Atento saludo: El artículo. 2.2.5.5.50 del Decreto 1083 de 2015, modificado por el Decreto 648 de 2017 señala que las vacaciones se regirán por lo dispuesto en el Decreto Ley 1045 de 1978 y las normas que lo modifiquen,

adicionen o reglamenten. Teniendo en cuenta lo dispuesto en el precitado Decreto 1045 de 1978, artículo 8o y con el fin de contar con una planeación que permita garantizar la continuidad del servicio que le compete prestar al ICBF y para disponer la organización administrativa y financiera a que haya lugar en relación con las vacaciones, se imparten las siguientes instrucciones: OBJETIVO: Establecer las directrices generales para la programación, planeación, pago, aplazamiento o interrupción de vacaciones.

ALCANCE: La presente Circular fija los lineamientos para la programación, planeación, pago, aplazamiento o interrupción de vacaciones de los servidores públicos del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - ICBF, teniendo aplicación a partir de la fecha de publicación.

DEFINICIONES: Causación de Vacaciones: Se genera cada vez que el empleado ha cumplido un año de servicio en la Entidad.

Vacaciones: Autorización para el disfrute del descanso remunerado destinado a la recuperación de la fuerza laboral.

Plan de Vacaciones: Es el que permite a los servidores y su jefe inmediato y mediato programar las vacaciones de los servidores de cada área, en el reporte remitido desde el área de gestión humana, que contiene la última información de periodos de vacaciones pendientes, aplazados, interrumpidos y próximos a cumplir.

Programación de Vacaciones: Documento en el que se registran las fechas en que los servidores harán el disfrute de dicho descanso remunerado.

Prestación social: Conjunto de beneficios y garantías adicionales al salario y consagradas en la ley a favor de los trabajadores con el fin de cubrir riesgos que se presenten durante la vigencia de la relación laboral.

Nómina: Es el resultado de una serie de procesos de liquidación de todos los empleados de la planta de personal.

Liquidación: Serie de operaciones matemáticas tendientes a obtener un resultado requerido con un fin específico.

Procedimientos: Sucesión cronológica y secuencial de operaciones relacionadas entre sí que describen los pasos a seguir.

Prescripción de las vacaciones: Cuando sin existir aplazamiento no se hiciere uso de vacaciones en la fecha señalada, el derecho a disfrutarlas o a recibir la respectiva compensación en dinero prescribe en cuatro (4) años, que se contarán a partir de la fecha en que se haya causado el derecho. El aplazamiento de las vacaciones interrumpe el término de prescripción, siempre que medie la correspondiente providencia, según lo contempla el artículo 23 del Decreto 1045 de 1978.

PROGRAMACIÓN Y PLANEACIÓN DE LAS VACACIONES.

PROGRAMACIÓN.

Como es de conocimiento el disfrute de las vacaciones, busca una reparación fisiológica y biológica del organismo del servidor que ha laborado el año inmediatamente anterior y esencialmente que la familia haga parte de tal disfrute, por ello, sugiero a todos los servidores públicos del ICBF, tener en cuenta los parámetros contenidos en la presente circular. Así las cosas, de conformidad con lo previsto en el artículo 12 del Decreto 1045 de 1978, las vacaciones, deben concederse oficiosamente o a petición del interesado, dentro del año siguiente a la fecha en que se cause el derecho a disfrutarlas. El disfrute de las vacaciones debe programarse con el visto bueno del jefe inmediato y mediato, para efectos de garantizar la continuidad del servicio y el servidor haga entrega de los elementos y

asuntos que le han sido encomendados. Para lo que resta de la vigencia 2018 cada servidor público del ICBF Sede de la Dirección General y de cada una de las Regionales, debe programar las vacaciones registrando la fecha de disfrute en el formato anexo, el cual debe ser remitido a los Directores, Subdirectores, Jefes de Oficina y Directores Regionales para su aprobación, teniendo en cuenta los periodos de vacaciones pendientes por disfrutar. Los servidores públicos previo al inicio del disfrute de vacaciones deberán informar al jefe inmediato el estado de los asuntos a su cargo, quien a su vez deberá designar el servidor público que los asumirá y que hará el recibo del inventario a cargo conforme a los lineamientos vigentes para estos casos.

PLANEACIÓN.

Para efectos de planear y articular oportunamente los trámites administrativos y financieros que conlleva el proceso del otorgamiento y disfrute de vacaciones durante la vigencia 2018, es preciso consolidar la información de la programación de vacaciones, de acuerdo con el formato anexo. Para los servidores de la Sede de la Dirección General se deberá remitir el formato a la Dirección de Gestión Humana por el Director, Subdirector o Jefe de Oficina, para su Consolidación, al correo electrónico diana.Contreras@icbf.qov.co a más tardar el día treinta (30) de marzo de 2018. Para el caso de las Regionales, cada servidor público deberá programar sus vacaciones con el Coordinador de Grupo o Coordinador del Centro Zonal, según corresponda, dicha programación debe contar con el visto bueno del Director Regional, previo al envío al Grupo Administrativo, Gestión de Recursos o de Gestión Humana, al

correo del responsable de su consolidación definido por la Regional a más tardar el día treinta (30) de marzo de 2018, para su posterior remisión a la Dirección de Gestión Humana. La información consolidada de las Direcciones Regionales debe ser enviada a más tardar el 10 de abril de 2018. Este plan es la base y soporte para la expedición de los actos administrativos respectivos por cada autoridad competente, razón por la cual cualquier modificación a la programación inicial, debe ir aprobada por el jefe inmediato y de área, y ser remitida por lo menos con treinta (30) días de anticipación a la fecha de iniciación del disfrute, so pena de no ser considerada, siendo única y exclusivamente responsabilidad del servidor público y de su jefe inmediato dicha situación. Los Coordinadores de Grupo, deberán programar el disfrute de sus vacaciones, atendiendo las necesidades del servicio con sus jefes inmediatos.

Es importan que precisar que: --Mientras no exista un acto administrativo concediendo el disfrute de vacaciones, el servidor no puede ausentarse de la entidad. --Durante las vacaciones se presenta la cesación transitoria en el ejercicio efectivo de las funciones. --No se concurre al sitio de trabajo durante un período señalado con antelación, razón por la que el empleado no debe ejercer sus funciones. --El empleado no percibe el salario propiamente dicho, se le reconoce el descanso remunerado. --Se debe pagar por adelantado los días que va a salir a descansar. --Deberá hacerse el pago por lo menos, cinco (5) días anteriores a la fecha señalada para el inicio del disfrute. --Una vez el empleado se reintegra a las labores, se le reconocen los días efectivamente laborados.

APLAZAMIENTO O INTERRUPCIÓN DE VACACIONES.

Una vez decretadas las vacaciones, o iniciado su disfrute, no podrá aplazarse el inicio o interrumpirse el mismo, sino por situaciones de carácter extremo, por necesidad del servicio y ésta bajo responsabilidad del jefe inmediato y del jefe de área, quienes señalaran de manera conjunta y detallada las razones que motivan la solicitud del aplazamiento o interrupción según el caso y el tiempo que dura la ejecución de las actividades, teniendo en cuenta que la necesidad del servicio, debe ser plenamente justificada, a la vez que señalarán la fecha para la reanudación o disfrute de dichas vacaciones. En todo caso, la solicitud de interrupción o de aplazamiento de vacaciones se debe allegarse a la Dirección de Gestión Humana por lo menos con cinco (5) días hábiles de antelación a la efectividad de la interrupción o del aplazamiento y el mismo término aplica a las Regionales. Recuérdese que por regla general las vacaciones no deben ser acumuladas, aplazadas ni interrumpidas y en caso que ello ocurra, debe estar sustentada en una de las causales definidas en las normas vigentes y si es por necesidades del servicio, reitero, el jefe inmediato y mediato señalaran de manera conjunta y detallada las razones que motivan la solicitud del aplazamiento o interrupción según el caso y el tiempo que dura la ejecución de las actividades, teniendo en cuenta que la necesidad del servicio, debe ser plenamente justificada, a la vez que señalarán la fecha para la reanudación o disfrute de dichas vacaciones.

PRESCRIPCIÓN DE LA VACACIONES.

Las vacaciones a diferencia de los demás elementos salariales y prestacionales tienen un término de prescripción

especial, el cual corresponde a cuatro años a partir de la fecha en la cual se haya causado el derecho. Este término aplica cuando no se hiciere uso de las mismas sin existir aplazamiento o interrupción por parte de la Administración. Así mismo, cabe resaltar que el aplazamiento de las vacaciones interrumpe el término de prescripción, siempre que se cumpla con el requisito señalado de la respectiva resolución motivada. De acuerdo con lo establecido en la norma, sólo se podrán aplazar hasta dos períodos de vacaciones y sólo por necesidades del servicio que impidan que el empleado se ausente de sus labores diarias. Cordialmente, KAREN ABUDINEN ABUCHAIBE Directora General Ir al inicio Derecho del Bienestar Familiar La publicación "Derecho del Bienestar Familiar" ”, es responsabilidad de Avance Jurídico Casa Editorial S.A.S, de acuerdo con el contrato No. 01017062023.

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