ICBF - Concepto 0000056 de 2018

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Inicio Documento Concepto 56 de 2018 ICBF Ocultar anotaciones   Buscar  Índice CONCEPTO 0000056 DE 2018 (Agosto 31) <Fuente: Archivo interno entidad emisora> INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR XXXXXXXXXXXXXXX ASUNTO: Respuesta solicitud de concepto E-2018-389679 de 19 de julio de 2018 Atendiendo al asunto de la referencia, radicada bajo el 1-2018056138, y de acuerdo con lo previsto en el artículo 26 del Código Civil, artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, y numeral 4 del artículo 6 del Decreto 987 de 2012, se procede a emitir concepto en los siguientes términos:

I. CONSULTA Se consulta sobre la aceptación de autenticaciones a la vista para los documentos de niños, niñas y adolescentes, tales como actas de conciliación, resolución de adoptabilidad, sentencias de adopción, entre otros, que tienen

como fin la solicitud de apostilla y/o legalización.

II. PROBLEMA JURÍDICO De la consulta se identifican los siguientes problemas jurídicos: ¿Los documentos expedidos por una autoridad administrativa de restablecimiento de derechos, en ejercicio de sus funciones respecto de niños, niñas y adolescentes, requirieren autenticación para efectos del trámite de apostilla y/o legalización?

III. ANÁLISIS DEL PROBLEMA JURÍDICO Para dar respuesta a problema jurídico planteado, el presente concepto desarrollará la siguiente estructura: 3.1

Competencia de las autoridades administrativas de restablecimiento de derechos; 3.2 Normas sobre apostilla, legalización y racionalización de trámites. 3.1. Competencia de las autoridades administrativas de restablecimiento de derechos El Código de la Infancia y la Adolescencia es el estatuto que regula de manera integral la atención, protección y garantía de los derechos de los niños, niñas y adolescentes. En este se consagran normas de orden público y de carácter irrenunciable que de acuerdo con su artículo 4o, se aplican a todos los niños, las niñas y los adolescentes nacionales o extranjeros que se encuentren en el territorio nacional, a los nacionales que se encuentren fuera del país y a aquellos con doble nacionalidad, cuando una de ellas sea la colombiana. En el capítulo III de dicho Código se establece cuáles son las autoridades competentes para el restablecimiento de los derechos de los niños, las niñas y los adolescentes, cuya tinción primordial es prevenir, garantizar y restablecer los derechos de los menores de edad. El capítulo IV del libro I del Código, regula el proceso administrativo de restablecimiento de derechos, como el conjunto de actuaciones que la autoridad administrativa competente debe desarrollar para la restauración de los

derechos de los niños, niñas y adolescentes, que han sido vulnerados. En este capítulo se encuentran entonces las reglas de competencia, así como los procedimientos y términos en los cuales las autoridades deben adelantar las actuaciones. Respecto de las autoridades competentes del restablecimiento, los artículos 96 a 98, establecen las reglas de competencia para conocer de los procesos administrativos, indicando que corresponde a los defensores de familia y comisarios de familia, del lugar donde se encuentre el niño, la niña o el adolescente. En caso de que en el municipio no haya Defensor de Familia, las funciones de este, serán cumplidas por el comisario de familia y en ausencia de este último, corresponderán al inspector de policía. Las funciones del Defensor de Familia y del Comisario de Familia, se encuentran establecidas en los artículos 82 y 86 del Código de la Infancia y la Adolescencia. Al respecto, la Corte Constitucional indicó: “(...) los artículos 81, 82 y 85 de la Ley 1098 de 2006 señalan los deberes y las funciones del defensor y del comisario de familia, siendo evidente que la misión encomendada es garantizar, proteger y restablecer los [1] derechos prevalecientes de los menores de edad". En tal virtud, al Defensor de Familia como servidor público del Instituto Colombino de Bienestar Familiar y al Comisario de Familia como servidor público del nivel municipal o distrital, y como autoridades administrativas, ejercen funciones públicas relacionadas con el restablecimiento de derechos de los niños, niñas y adolescentes en el territorio nacional, de acuerdo con las funciones determinadas en la Ley. 3.2. Normas sobre apostilla, legalización y racionalización de trámites.

El Decreto Ley 19 de 2012 “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública", estableció el principio de economía en las actuaciones administrativas, a partir del cual las normas deben ser utilizadas para agilizar las decisiones, los procedimientos se deben adelantar en el menor tiempo y con la menor cantidad de gastos de quienes intervienen en ellos y las autoridades administrativas y los particulares que cumplen funciones administrativas no deben exigir más documentos y copias que los estrictamente necesarios, ni autenticaciones ni notas de presentación personal sino cuando la ley lo ordene en forma expresa, o tratándose de poderes especiales. Adicionalmente, el artículo 25 estableció la presunción de autenticad de los actos de los funcionarios públicos competentes y en tal virtud, eliminó el requisito de autenticación en sede administrativa o notarial de los mismos. Por su parte, la Resolución 3269 de 2016 del Ministerio de Relaciones Exteriores adoptó el procedimiento para apostillar y/o legalizar documentos, de acuerdo con lo establecido en la Ley 455 de 1998 “por medio de la cual se aprueba la “Convención sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros”. En el artículo 2 de la mencionada Resolución se definieron los trámites de legalización, apostilla, en los siguientes términos: “1. Legalización: La legalización consiste en certificar la firma de funcionario público en ejercicio de sus funciones, previo registro de la firma ante el Ministerio de Relaciones Exteriores, para que el documento sea válido en otro país, cuando el país en el cual surtirá efectos no es parte de la Convención sobre la Abolición del Requisito de Legalización para Documentos Públicos Extranjeros de La Haya de 1961.

2. Apostilla. La apostilla es la legalización de la firma de un funcionario público en ejercicio de sus funciones, cuya firma deberá estar registrada ante el Ministerio de Relaciones Exteriores, para que el documento sea válido en otro país, cuando el país en el cual surtirá efectos es parte de la Convención sobre la Abolición del Requisito de Legalización para Documentos Públicos Extranjeros de La Haya de 1961”.

Así mismo, indicó que el documento público es aquél otorgado por el funcionario público en ejercicio de sus funciones o con su intervención. Para efectos del trámite de apostilla y/o legalización la Resolución estableció en el artículo 3 el registro de firmas de los funcionarios públicos que suscriban documentos que deban surtir efectos en el exterior, ante el Ministerio de Relaciones Exteriores. Como puede verse, si bien los documentos emitidos por funcionarios públicos en ejercicio de las funciones establecidas en la Ley, no deben autenticarse, dado que estos se presumen auténticos por disposición expresa del artículo 25 del Decreto Ley 019 de 2012, cuando se trate de documentos que deban o puedan surtir efectos en el exterior, y por lo tanto, requieran el trámite de apostilla y/o legalización, esto es, la certificación de la firma del funcionario público en ejercicio de sus funciones, no procede la autenticación del documento, pero si es necesario certificar dicha calidad a través del registro de la firma establecida en el artículo 3 de la Resolución 3269 de 2016.

IV. CONCLUSIONES

1. El Código de la Infancia y Adolescencia estableció las autoridades competentes del restablecimiento, los artículos 96 a 98, indicando que corresponde a los defensores de familia y comisarios de familia, del lugar donde

se encuentre el niño, la niña o el adolescente. En caso de que en el municipio no haya Defensor de Familia, las funciones de este, serán cumplidas por el comisario de familia y en ausencia de este último, corresponderán al inspector de policía. Las funciones del Defensor de Familia y del Comisario de Familia, se encuentran establecidas en los artículos 82 y 86 del Código de la Infancia y la Adolescencia. En tal virtud, al Defensor de Familia como servidor público del Instituto Colombino de Bienestar Familiar y al Comisario de Familia como servidor público del nivel municipal o distrital, y como autoridades administrativas, ejercen funciones públicas relacionadas con el restablecimiento de derechos de los niños, niñas y adolescentes en el territorio nacional, de acuerdo con las funciones determinadas en la Ley.

2. En atención a lo establecido en el artículo 25 del Decreto Ley 019 de 2012, los documentos emitidos por funcionarios públicos en ejercicio de las funciones establecidas en la Ley no deben autenticarse, dado que estos se presumen auténticos. No obstante, cuando se trate de documentos que deban o puedan surtir efectos en el exterior, y por lo tanto, requieran el trámite de apostilla y/o legalización, esto es, la certificación de la firma del funcionario público en ejercicio de sus funciones, no procede la autenticación del documento, pero si es necesario certificar dicha calidad a través del registro de la firma establecida en el artículo 3 de la Resolución 3269 de 2016.

Para el caso de los Defensores de Familia que por disposición del artículo 79 del Código de la Infancia y la Adolescencia son servidores públicos del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, la certificación de la calidad de servidor público se realiza por solicitud de parte, a través de la Dirección de Gestión Humana, para

que proceda el trámite de apostilla o legalización, situación que en ningún caso, implica una autenticación del documento, sino, se insiste, de la calidad del servidor público que lo suscribió, y exclusivamente para los Defensores de Familia, puesto que para otras autoridades administrativas o judiciales que emitan documentos relacionados con niños, niñas y adolescentes, el Instituto no puede certificar dicha calidad. Finalmente, es preciso indicar que el presente concepto no es de obligatorio cumplimiento o ejecución para particulares o agentes externos, de conformidad con lo establecido en la Ley 1755 de 2015. No obstante, lo anterior, tiene carácter vinculante para las dependencias internas del Instituto y terceros que colaboren en la prestación del servicio público o en el desarrollo de la función administrativa de competencia del ICBF, en virtud de la fondón asignada a la Oficina Asesora Jurídica de mantener la unidad doctrinaria e impartir tas directrices jurídicas necesarias para el desarrollo de las funciones del Instituto, de conformidad con los numerales 4, 8 y 20 del artículo 6 del Decreto 987 de 2012. Cordialmente,

LUZ KARIME FERNANDEZ CASTILLO

Jefe Oficina Asesora Jurídica

<NOTAS DE PIE DE PÁGINA>.

1. Corte Constitucional. Sentencia C-690/06.

Ir al inicio Derecho del Bienestar Familiar La publicación "Derecho del Bienestar Familiar" ”, es responsabilidad de Avance Jurídico Casa Editorial S.A.S, de acuerdo con el contrato No. 01017062023.

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