ICBF - Concepto 0000486 de 2010

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Inicio Documento Concepto 486 de 2010 ICBF Ocultar anotaciones   Buscar  Índice CONCEPTO 486 DE 2010 (enero 19) <Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR – ICBF

11300/000298 /000424

MEMORANDO

PARA: Secretaria General ICBF ASUNTO: Alcance Concepto Viabilidad Cajas Menores De manera atenta y en respuesta a su solicitud de concepto sobre la viabilidad de la constitución, manejo y funcionamiento de las Cajas Menores de la Sede Nacional, Regionales y Seccionales del ICBF, con ocasión de la Ley de Garantías, previo el análisis del ordenamiento jurídico vigente y con fundamento en el artículo 25 del C.C.A. y el artículo 5o, numeral 4, del Decreto 3264 de 2002, esta Oficina responde:

1. TEMA DE LA CONSULTA Se consulta sobre "la viabilidad para la constitución, manejo y funcionamiento de las Cajas Menores de la Sede

Nacional, Regionales y Seccionales del ICBF, dada la Ley de Garantías".

2. ANÁLISIS JURÍDICO El presente análisis consta de dos partes: la primera se refiere al marco normativo aplicable al caso y la segunda estudia la viabilidad de la constitución, manejo y funcionamiento de las Cajas Menores de la Sede Nacional, Regionales y Seccionales del ICBF teniendo en cuenta la Ley de Garantías, para concluir que son viables siempre y cuando sean utilizadas para sufragar gastos que tengan el carácter de urgentes, identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto General de la Nación y atendiendo las prohibiciones que en esta materia establece la Resolución No. 001 de 2010 de la Dirección General del Presupuesto Público Nacional 2.1. NORMATIVIDAD APLICABLE Son normas aplicables al caso el artículo 33 de la Ley 996 de 2005, la Resolución No. 001 del 4 de enero de 2010 de la Dirección General del Presupuesto Público Nacional y el Concepto No. 1731 del 2006 de la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado. 2.2. VIABILIDAD PARA LA CONSTITUCIÓN, MANEJO Y FUNCIONAMIENTO DE LAS CAJAS MENORES DE LA SEDE NACIONAL, REGIONALES Y SECCIONALES DEL ICBF, TENIENDO EN CUENTA LA LEY DE GARANTÍAS La Ley 996 de 2005, por medio de la cual se reglamenta la elección de Presidente de la República, no se pronunció respecto de la constitución, manejo y funcionamiento de las Cajas Menores; no obstante para el

análisis de este asunto nos remitimos a lo dispuesto en el artículo 33, ibídem, el cual señala las restricciones a la contratación pública, así: "Durante los cuatro (4) meses anteriores a la elección presidencial y hasta la realización de la elección en la segunda vuelta, si fuere el caso, queda prohibida la contratación directa por parte de todos los entes del Estado. Queda exceptuado lo referente a la defensa y seguridad del Estado, los contratos de crédito público, los requeridos para cubrir las emergencias educativas, sanitarias y desastres, así como también los utilizados para la reconstrucción de vías, puentes, carreteras, infraestructura energética y de comunicaciones, en caso de que hayan sido objeto de atentados, acciones terroristas, desastres naturales o casos de fuerza mayor, y los que deban realizar las entidades sanitarias y hospitalarias". Las Cajas Menores se constituyen para cada vigencia fiscal y están destinadas a cubrir gastos urgentes, imprescindibles e inaplazables para el funcionamiento de las entidades, los cuales se encuentran identificados y definidos, para la vigencia 2010, en el Decreto No. 4996 de 2009 y en la Resolución No. 001 del 4 de enero de 2010 de la Dirección General del Presupuesto Público Nacional, "Por la cual se reglamenta la constitución y funcionamiento de las cajas menores", indicando en sus artículos 6o y 9o, la destinación de los recursos y las prohibiciones en las operaciones que se realizan con los fondos de estas Cajas. Ahora bien, en relación con la viabilidad de realizar erogaciones con cargo a la caja menor durante el período

establecido en la Ley de Garantías, la Sala de Servicio y Consulta Civil del Consejo de Estado, en concepto No. 1731 de 2006, señaló: "Con fundamento en las normas transcritas, resulta claro que las erogaciones que pueden efectuar los entes públicos con los recursos de las cajas menores está restringido a gastos urgentes, eventuales, fortuitos, inaplazables e imprescindibles para el funcionamiento de la entidad, siempre que de acuerdo con las prohibiciones contenidas en el mismo acto administrativo: a) no deban constar por escrito; b) no se refieran a bienes ya definidos o erogaciones permanentes o periódicas, ni se requieran para completar partidas insuficientes. En concepto de la Sala, la interpretación del alcance del artículo 33 de la Ley 996 de 2005 no puede abordarse sin considerar que la sentencia de la Corte Constitucional C-1153 de 2005, al declarar la inexequibilidad de la expresión "Adicionalmente se exceptúan aquellos gastos inaplazables e imprescindibles que afecten el normal funcionamiento de la administración", cerró la posibilidad de utilizar la contratación directa como mecanismo de selección de los contratistas del Estado, pues las excepciones son por definición de aplicación restrictiva; de manera que concebir que es viable autorizar el pago de órdenes de compra, servicios u obra, con cargo a los recursos de cajas menores para gastos imprevistos, urgentes e inaplazables, implicaría como lo dijo la Corte "incluir numerosas excepciones que desdibujarían la prohibición original. En esta medida, no se conseguiría la garantía pretendida. (…) "En concepto de esta Sala, resulta claro que la administración solamente podrá efectuar con cargo a las

Cajas Menores aquellos gastos que no impliquen la celebración de órdenes de servicio, de compra o de obra. Los gastos de fotocopias que se solicitan en los despachos judiciales y los de notificación, los viáticos, el pago de peajes, el pago de multas, los gastos de traslado de testigos, constituyen erogaciones que pueden efectuarse, pues atendiendo el fin último de la ley otro entendimiento de la misma implicaría "limitar desproporcionadamente la acción del Estado" e interpretar la norma sin considerar que su finalidad no es otra que garantizar la igualdad de condiciones entre los participantes en la contienda electoral y evitar que se utilicen los recursos del erario público para desequilibrar la balanza a favor de quienes aspiran a la reelección." (Resaltado fuera de texto) Por tales razones, es viable la constitución, manejo y funcionamiento de las Cajas Menores en vigencia de la Ley de Garantías, atendiendo a las prohibiciones que en esta materia establece la Resolución No. 001 de 2010 de la Dirección General del Presupuesto Público Nacional, tales como: 1) Fraccionar compras de un mismo elemento o servicio, 2) realizar desembolsos con destino a gastos de órganos diferentes de su propia organización, 3) efectuar pagos de contratos cuando de conformidad con el Estatuto de Contratación Administrativa y normas que lo reglamenten deban constar por escrito, 4) reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones que establece la ley sobre la nómina, cesantías y pensiones, 5) Cambiar cheques o efectuar préstamos, 6) adquirir elementos cuya existencia este comprobada en

el almacén o deposito de la entidad, 7) efectuar gastos de servicios públicos, salvo que se trate de pagos en seccionales o regionales del respectivo órgano, correspondiendo a la entidad evaluar la urgencia y las razones que la sustentan, 8) pagar gastos que no contengan los documentos soporte exigidos para su legalización, tales como facturas, resoluciones de comisión, recibos de registradora o la elaboración de una planilla de control.

3. CONCLUSIÓN Esta Oficina, conforme al análisis jurídico que antecede, concluye que es viable la constitución, manejo y funcionamiento de las Cajas Menores de la Sede Nacional, Regionales y Seccionales del ICBF, con ocasión de la Ley de Garantías, siempre y cuando se atienda lo dispuesto en la Resolución No. 001 de 2010 de la Dirección General del Presupuesto Público Nacional y se respete la destinación señalada en el artículo 6o en el sentido de que sean utilizadas para sufragar gastos que tengan el carácter de urgentes, identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto General de la Nación, atendiendo a las prohibiciones que en esta materia establece el artículo 9o de la misma Resolución.

La presente respuesta tiene la naturaleza de un concepto jurídico; solamente constituye un criterio auxiliar de interpretación, de conformidad con lo establecido en los artículos 26 del Código Civil y 25 del Código Contencioso Administrativo. Cordialmente, JOSÉ OBERDAN MARTÍNEZ ROBLES Jefe Oficina Jurídica Ir al inicio Derecho del Bienestar Familiar La publicación "Derecho del Bienestar Familiar" ”, es responsabilidad de Avance Jurídico Casa Editorial S.A.S,

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