ICBF - Concepto 63096 de 2009

CONCEPTO 63096 DE 2009

(noviembre 27) <Fuente: Archivo entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

11300/J-0587

MEMORANDO

PARA: Defensora de Familia ICBF Regional Huila

ASUNTO: Concepto reserva de los documentos y actuaciones administrativas o judiciales propios del proceso de adopción.

Con el objeto de dar respuesta a la consulta contenida en el correo electrónico de fecha 20 de noviembre de 2009, radicado en esta Oficina con el número J-587 de la misma fecha, se efectúan las siguientes consideraciones: La Constitución Política, en su artículo 15 , consagra lo relativo al derecho a la intimidad, el cual se desarrolla como el núcleo esencial o zona de reserva para la propia persona de la que quedan excluidos los demás, a menos que la persona protegida decida voluntariamente compartir dicho ámbito. Contiene ese artículo, entre otros, los derechos a la intimidad personal y familiar, al buen nombre, a la honra, al habeas data y a la inviolabilidad de la correspondencia y demás formas de comunicación privada. Todos estos derechos están unidos por su finalidad, cual es la de aislar a la persona de las injerencias de terceros, así como proteger su imagen y dignidad. El Código de la Infancia y la Adolescencia dispone que el Estado -contexto institucional en el desarrollo integral de los niños, las niñas y los adolescentestiene la obligación de garantizar el ejercicio de todos sus derechos. Para garantizar el derecho a la intimidad personal de los niños, las niñas y los adolescentes, el Estado los debe

proteger contra toda injerencia arbitraria o ilegal en su vida privada, la de su familia, domicilio y correspondencia y contra toda conducta, acción o circunstancia que afecte este derecho y su dignidad. En aquellos eventos en los que se encuentren involucrados niños, niñas o adolescentes, con el objeto de garantizar sus derechos a la intimidad y dignidad, la Ley 1098 de 2006, en los artículos 75 , 81 , 153 y 159 , determina expresamente cuáles son los documentos y actuaciones que están sujetos a reserva, así: (i) Los documentos y actuaciones administrativas o judiciales propios del proceso de adopción, por un término de 20 años a partir de la ejecutoria de la sentencia judicial, sólo se podrá expedir copia por solicitud que los adoptantes hicieren directamente, a través de apoderado, del Defensor de Familia o del adoptivo que hubiere llegado a la mayoría de edad. Por disposiciones especiales también pueden solicitarlos la Procuraduría General de la Nación, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar a través de su Oficina de Control Interno Disciplinario, la Fiscalía General de la Nación y el Consejo Superior de la Judicatura a través de su Sala Jurisdiccional Disciplinaria, para efectos de investigaciones penales o disciplinarias a que hubiere lugar. El adoptado, no obstante, podrá acudir ante el Tribunal Superior correspondiente, mediante apoderado o asistido por el Defensor de Familia, según el caso, para solicitar que se ordene el levantamiento de la reserva y el acceso a la información. El funcionario que viole la reserva, permita el acceso o expida copias a personas no autorizadas, incurrirá en causal de mala conducta. (ii) El Defensor de Familia, en cumplimiento de las funciones que le asigna la Ley 1098 de 2006, deberá guardar

El funcionario que viole la reserva, permita el acceso o expida copias a personas no autorizadas, incurrirá en causal de mala conducta. (ii) El Defensor de Familia, en cumplimiento de las funciones que le asigna la Ley 1098 de 2006, deberá guardar reserva sobre las decisiones que se dicten en los procesos, so pena de incurrir en mala conducta. El mismo deber rige para los servidores públicos de la Defensoría de Familia. (iii) Las actuaciones procesales adelantadas en el sistema de responsabilidad penal para adolescentes sólo podrán ser conocidas por las partes, sus apoderados y los organismos de control; salvo para estas personas, la identidad del procesado gozará de reserva. Queda prohibido revelar la identidad o imágenes que permitan la identificación de las personas procesadas. Los registros de antecedentes en los procesos originados en este sistema son reservados, sólo podrán ser utilizados por las autoridades judiciales competentes para definir las medidas aplicables cuando se trate de establecer la naturaleza y gravedad de las conductas y la proporcionalidad e idoneidad de la medida. Acorde con lo dispuesto en el Código Disciplinario Único, los servidores públicos debemos ejercer los derechos, cumplirlos deberes, respetar las prohibiciones y estar sometidos al régimen de inhabilidades, incompatibilidades, impedimentos y conflictos de intereses establecido en la Constitución Política y en las leyes, todo con el objeto de salvaguardar la   moralidad   pública,   transparencia,   objetividad,   legalidad, honradez, lealtad, igualdad,

imparcialidad, celeridad, publicidad, economía, neutralidad, eficacia y eficiencia en el desempeño del empleo, cargo o función. Entre otros deberes, está el de utilizar la información reservada a que se tenga acceso por razón de la función atribuida, en forma exclusiva para los fines a que están afectos. En este orden de ideas, todo aquel que tenga acceso a los documentos y actuaciones señalados en el Código de la Infancia y la Adolescencia está obligado a guardar la reserva debida; si se trata de documentos y actuaciones que expresamente no se encuentran sujetos a reserva, quien tenga acceso a los mismos deberá guardar la confidencialidad para garantizar los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes que se encuentren involucrados, y en todo caso deberá garantizar la prevalencia de sus derechos, por consiguiente la información por usted referida en la medida que corresponda a documentos y actuaciones administrativas o judiciales propias de un proceso de adopción están amparados por el principio de reserva a partir de la ejecutoria de la sentencia judicial que declara la adopció..<sic> La presente respuesta tiene la naturaleza de un concepto jurídico y solamente constituye un criterio auxiliar de interpretación, de conformidad con lo establecido en los artículos 230 de la Constitución Política, 26 del Código Civil y 25 del Código Contencioso Administrativo. Cordialmente,

JOSÉ OBERDAN MARTÍNEZ

Jefe Oficina Jurídica

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda. Derecho del Bienestar Familiar

ISBN 978-958-98873-3-2

Última actualización: 31 de diciembre de 2023 - (Diario Oficial No. 52.604 - 9 de diciembre de 2023)