ICBF - g4.p31.gf guia para la liquidacion de retencion de la fuente aplicable a contratistas v2

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GUIA PARA LA LIQUIDACIÓN DE LA RETENCIÓN EN LA FUENTE APLICABLE A CONTRATISTAS - RENTAS DE Versión 2 Página 1 de 11

TRABAJO

1. OBJETIVO Describir el paso a paso para la Liquidación de la Retención en la Fuente aplicable a ContratistasRentas de Trabajo, con el fin de minimizar el riesgo de cometer errores en la liquidación.

2. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO EN QUE SE ENCUENTRA LA ACTIVIDAD.

Código Nombre del Procedimiento

P31.GF PROCEDIMIENTO PARA GENERACIÓN DE ESTADOS CONTABLES EN SIIF NACIÓN.

3. NOMBRE DE LA ACTIVIDAD Liquidar la Retención en la Fuente para contratistas-Rentas de Trabajo.

4. DESARROLLO En cumplimiento a la Ley 1819/2016, Decretos Reglamentarios 2250 del 27 de diciembre de 2017 y 1625 de 2016, en donde se adicionan, modifican y sustituyen artículos de la ley 1819, para el cálculo de la Retención en la Fuente Aplicable a Contratistas-Rentas de Trabajo”, Decreto 1273 del 23 de Julio de 2018 “El pago de las cotizaciones al sistema de seguridad social integral de los trabajadores independientes se efectuará mes vencido”; surge la necesidad de actualizar la herramienta de apoyo y acompañamiento a los Contadores de las Direcciones Regionales para efectuar la respectiva liquidación de Retención en la Fuente de las cuentas de pago tramitadas incluyendo todas y cada una de las particularidades y generalidades de la norma.

Por lo anterior, el Grupo de Contabilidad de la Dirección Financiera, actualizó la herramienta de apoyo en formato Excel Liquidación de Retención en la Fuente a Contratistas, junto con esta guía para su manejo e interpretación, la cual asocia y referencia en cada paso la normatividad aplicable con el fin de contribuir en la agilización del trámite de las cuentas.

NOTA: Esta herramienta se debe diligenciar por persona, ejemplo: para cada contratista se debe disponer de un liquidador para el año. 4.1. Estructura del Archivo “Liquidación de Retención en la Fuente a Contratistas” El archivo de Excel “Liquidación de Retención en la Fuente a Contratistas” está conformado por seis hojas de trabajo, las cuales no se pueden alterar en su estructura ni datos por cuanto están asociadas y formuladas entre sí para aplicar la respectiva liquidación, y se definen así:  Imprimir: Esta hoja de trabajo es el resultado de todo el procedimiento para calcular la Retención en la Fuente, la cual se encuentra configurada para su impresión como soporte del respectivo cálculo aplicado a la liquidación de la cuenta. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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TRABAJO  Liquidación: En esta hoja de trabajo es donde se lleva a cabo el paso a paso de la liquidación. (numeral 4.4 en la presente guía).

 Acumulado desplazamientos: En esta hoja se diligencia el acumulado de los desplazamientos mediante Resolución tramitada en pago a los contratistas. Su correspondiente actualización permite aplicar el cálculo de los acumulados del año. (numeral 4.3 en la presente guía).  Honorarios por mes: En esta hoja se debe incluir los valores correspondientes al pago de los honorarios por prestación de servicios mes a mes, sin IVA.  Histórico: Esta hoja contiene un listado histórico de los valores de UVT y del salario mínimo mensual legal vigente (SMMLV).  Regionales: Esta hoja de trabajo es informativa y contiene el listado de las Direcciones Regionales del Instituto Colombiano de Bienestar FamiliarICBF. 4.2. Honorarios x Mes En esta Hoja se deberá diligenciar cada mes, los valores pagados por la prestación del servicio, es obligatorio ya que esta tabla es de consumo para la hoja de trabajo “Liquidación”, se debe tener en cuenta las columnas a diligenciar “IVA”, “Total cuenta” y “Valor sin IVA”, con esta columna se calcula la base de la Retención en la Fuente y el Ingreso Base de Cotización (IBC). 4.3 Seguimiento a los Acumulados Desplazamientos para los Contratistas En esta hoja se diligencia la información de los desplazamientos autorizados tramitados para pago de los contratistas, durante la vigencia del contrato. Esta hoja de trabajo está conformada por los siguientes conceptos:  Valor final resolución: corresponde al valor legalizado por parte del contratista. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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TRABAJO  Valor a liberar: corresponde a la diferencia del resultado de restar la casilla valor resolución, menos valor legalizado (celda automática).  Observaciones legalización: corresponde a la justificación (cuando existe saldo a liberar) por parte de la persona que está diligenciando la información, campo no obligatorio.  Fecha legalizacion: digite la fecha de la legalizacion del desplazamiento autorizado.  Mes Leg: celda formulada, toma el mes de la “fecha de legalización” De requerirse agregar nuevas filas (registros) en la tabla, con el clic del mouse, se selecciona la esquina inferior derecha de la tabla y se arrastra hacia abajo de acuerdo a la cantidad de filas que se deseen agregar. De no hacerse así, la tabla podrá perder su función principal de control sobre los desplazamientos acumulados y la liquidación no tomará completa la información de los ingresos del contratista para el respectivo cálculo de los “pagos mensualizados”, dando como resultado una incorrecta aplicación de la base gravable para la liquidación de la retención en la fuente y por consiguiente un resultado errado de esta.

Nota:  Es necesario que la persona diligencie mes a mes la información y el valor de los gastos de desplazamientos, para el respectivo control y cálculo correspondiente (seguridad social y retención en la fuente).  Se toman como mayor valor del ingreso los desplazamientos autorizados legalizados en el mes

anterior como ingreso base de cotización (IBC) para salud y pensión.  Se toman como mayor valor del ingreso los desplazamientos autorizados legalizados en el mes para la base de liquidación de retención en la fuente. 4.4 Aplicar la liquidación Este numeral hace referencia a la hoja de “Liquidación”, en la cual se realizan los cálculos y la respectiva liquidación de la retención en la fuente de la cuenta tramitada, se deben diligenciar solo los campos resaltados en color amarillo contenidos en el formato Excel “liquidación de retención en la fuente a contratistas”, los cuales se detallan a continuación: a. Datos Generales: Se debe diligenciar la información asociada, así: ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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TRABAJO En la celda D2, debe seleccionar la vigencia correspondiente o diligenciar manualmente. Este paso automáticamente actualiza los datos de “Valor UVT” y “S.M.M.L.V.”, para aplicar los cálculos respectivos. El archivo trae la fecha del día del sistema o si lo requiere digite la fecha manualmente. Se debe diligenciar el nombre del contratista, el número de la cédula de ciudadanía, la Regional (se puede seleccionar), la ciudad donde se aplica la retención, el cargo del responsable de la Contabilidad en la Regional como persona responsable de la liquidación, el nombre del funcionario y el número de la tarjeta profesional y los datos de la persona que tramitó la liquidación.

b. Datos de la cuenta: Se debe diligenciar la información asociada con el trámite de la cuenta, así:  En el campo de “Valor honorarios x mes sin IVA”, se debe diligenciar el valor que devenga el contratista en el mes actual, esto para el cálculo de la retención en la fuente.  Se debe diligenciar el campo “Cantidad días de cuenta a tramitar”, días en los cuales el contratista realizó sus actividades, mes completo (30) días o fracción de mes.  El campo “(=) Vr cuenta de honorarios según días a cobrar”, corresponde a la operación matemática del valor de los honorarios del mes a liquidar, condicionada por los días a tramitar. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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TRABAJO  El campo “Valor acumulado desplazamientos del mes”, se carga automáticamente de la hoja de trabajo “Acumulado desplazamientos” tomando el mes actual de la legalización del desplazamiento.  En el campo “TOTAL INGRSO MES A LIQUIDAR”, operación matemática de “(=) Vr cuenta de Honorarios según días a Cobrar + Valor Acumulado Desplazamientos del mes”, no se encuentra habilitada para su digitación.  “Valor Honorarios Mes Anterior sin IVA”, trae la Información de “Honorarios x Mes“ del mes anterior al de la cuenta actual a tramitar.

 “Valor acumulado desplazamientos mes anterior”, se carga automáticamente de la hoja de trabajo “Acumulado Desplazamientos” tomando la legalización del mes anterior como mayor valor del ingreso.  “Total Ingresos del Mes IBC Seg Social” base para el cálculo del 40% del IBC (Ingreso Base de Cotización) tomando la suma de “Valor Honorarios Mes Anterior sin IVA” y “Valor acumulado desplazamientos mes anterior”.  La “Base Gravable Sistema de Seg_Social x Mes” base mínima por la cual el contratista debe hacer sus aportes al sistema de seguridad social (Salud, Pensión, ARL). Nota Legal 1: De conformidad con lo establecido en el Artículo 135 de la Ley 1753 de 2015…. (…)“Artículo 135. Ingreso Base de Cotización (IBC) de los independientes….(…)” los trabajadores independientes que perciban ingresos iguales o superiores a un salario mínimo mensual deben cotizar al sistema sobre un índice base de cotización –IBC– mínimo del 40 % sobre el total de sus ingresos, y están obligados a pagar el total de los porcentajes de salud (12.5 %), pensiones (16 %) y riesgos laborales (según el nivel de riesgo) los valores a cotizar no podrán ser inferiores a la base de un salario mínimo mensual. c. DEPURACIÓN DE LA BASE PARA LA RETENCIÓN EN LA FUENTE: ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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TRABAJO Se debe diligenciar la información (campos resaltados en color amarillo) de acuerdo con el Artículo 388 del Estatuto Tributario (Artículo 18 de la Ley 1819 de 2016), y las demás normas asociadas a ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional, deducibles de renta y rentas exentas, establecidas por el gobierno nacional, para lo cual el contratista deberá adjuntar la documentación soporte de las deducciones solicitadas con el fin de disminuir su base gravable de retención en la fuente. el archivo, muestra en los campos de la columna denominada “ máximos obligatorios sobre el ingreso del mes”, los valores y porcentajes aplicables a cada concepto, si los aportes están por debajo del valor, el contratista perderá el derecho del deducible y adicionalmente se deberá reportar al respectivo ente de control sobre el incumplimiento por parte del contratista de los aportes respectivos, por lo cual en los campos de la columna “VALOR APLICABLE”, saldrá los valores que realmente se le puede deducir independientemente de los soportes asociados al trámite de la cuenta.  INGRESOS NO CONSTITUTIVOS DE RENTA (INCRNGO): el total de los aportes obligatorios a pensión, los aportes voluntarios a fondos de pensión obligatorios, aportes obligatorios a salud, y fondos de solidaridad pensional, efectuados por el contratista son considerados desde el 01 de enero de 2017 como ingresos no constitutivos de renta

ni ganancia ocasional:

1. Aportes obligatorios a pensiones (Art 55 E.T)  La tarifa de este concepto es del 16% sobre el Ingreso Base de CotizaciónIBC  La base máxima de cotización es hasta 25 salarios mínimos.

2. Aportes voluntarios a los fondos de pensiones obligatorias Son ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional, sin límite porcentual ni en UVT dentro de su impuesto de renta. Así mismo, no harán parte de la base para aplicar la retención en la fuente en las rentas de trabajo. Esto es lo que establece, entre otros asuntos, el Decreto Reglamentario 2250 de 2017.

3. Aporte obligatorio a Salud (Art. 56 E.T.)  La tarifa de este concepto es del 12.5% sobre el Ingreso Base de CotizaciónIBC.  La base máxima de cotización es hasta 25 salarios mínimos.

4. Aportes a Fondos de Solidaridad PensionalFSP Las tarifas de FSP deben corresponder a las señaladas en la Ley, según el Artículo 25 de la Ley 100 de 1993. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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TRABAJO Art.664 E.T. “Sanción por no acreditar el pago de los aportes parafiscales. El desconocimiento

de la deducción por salarios, por no acreditar el pago de los aportes al Instituto de Seguros Sociales y a las entidades a que se refiere la Ley 100 de 1993, al Servicio Nacional de Aprendizaje, al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y a las Cajas de Compensación Familiar, de quienes estén obligados a realizar tales aportes, se efectuará por parte de la Administración de Impuestos, si no se acredita que el pago fue efectuado previamente a la presentación de la correspondiente declaración del impuesto sobre la renta y complementarios. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, desarrollará programas de fiscalización, para verificar el cumplimiento de los contribuyentes con los aportes parafiscales y proceder al rechazo de costos y deducciones, de conformidad con lo establecido en este artículo”.  DEDUCIBLES (DED)

1. Pago intereses vivienda o costo financiero leasing habitacional (debe corresponder a la vivienda de habitación), Articulo 119 E.T.  El valor máximo que se podrá deducir mensualmente de la base de retención será de 100 UVT de conformidad con el Artículo 387 E.T.  Es obligación del contratista entregar la certificación de la deducción en mención, la cual tiene límite de aportarse el 15 de abril del año en curso y sobre la misma se dividen los intereses certificados entre el número de meses de la certificación bancaria (Articulo 1.2.4.1.24 DUR 2250 del 29 de diciembre de 2017).

2. Pagos por Salud medicina prepagada, aportes a sistemas de salud o pólizas de salud donde el titular del contrato es el contratista (vigencia anterior) (Art. 387E.T.)

Decreto 2250 de 2017, Art. 1.2.4.1.6, Parágrafo 1.(…) Para efectos de la disminución de la base de retención en la fuente a título del impuesto sobre la renta y complementario, los pagos por salud de que trata el literal a) del artículo 387 del Estatuto Tributario, son los pagos efectuados por contratos de prestación de servicios a empresas de medicina prepagada, vigiladas por la Superintendencia Nacional de Salud, que impliquen protección ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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TRABAJO al trabajador, su cónyuge, sus hijos y/o dependientes y todos aquellos efectuados a los planes adicionales de salud, de que tratan las normas del sistema de seguridad social en salud, que se financien con cargo exclusivo a los recursos que paguen los particulares a entidades vigiladas por la Superintendencia Nacional de Salud (…)  Los pagos efectuados por primas de seguros de salud solo son válidos si son certificados por compañías de seguros vigilados por la Superfinanciera, las pólizas emitidas en el exterior ya no son válidas.  El valor máximo mensual de este concepto es de 16 UVT.

NOTA: La sumatoria de las deducciones del pago de intereses vivienda o costo financiero leasing habitacional y pagos por salud medicina prepagada, aportes a sistemas de salud o pólizas de salud

donde el titular del contrato es el contratista NO podrá superar 100 UVT mensuales, las casillas k37 y k38 se encuentran formuladas con el limite mencionado.

3. Deducciones por Dependiente Económico (Art. 387 E.T, Decreto 2250 de 2017, Artículo 1.2.4.1.18. Calidad de los dependientes).  Seleccionar la celda J39, SI/NO de acuerdo con la certificación aportada por el contratista.  Decreto 2250 de 2017, Art. 1.2.4.1.18, Parágrafo: (…) Para efectos de probar la existencia y dependencia económica de los dependientes a que se refiere este artículo, el contribuyente suministrará al agente retenedor un certificado, que se entiende expedido bajo la gravedad del juramento, en el que indique e identifique plenamente las personas dependientes a su cargo que dan lugar al tratamiento tributario a que se refiere este artículo. (…)  El valor máximo mensual de este concepto es de 32UVT.  La deducción es equivalente al 10% del total de pagos laborales.  Las personas dependientes solo puedes ser asociadas a un contratista.  Cada uno de los dependientes debe estar plenamente identificado en la certificación.  RENTAS EXENTAS (REX).

1. Aportes Voluntarios a Pensiones Contratistas, Cuentas de Ahorro Contractual AVCFondo Nacional del Ahorro, Aporte Voluntario AFC La sumatoria de estos conceptos tendrá las siguientes limitantes:  El valor máximo anual de este concepto es de 3800 UVT. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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TRABAJO  No podrá exceder el 30% del ingreso laboral. Art. 1.2.1.22.41. Decreto 2250 de 2017 (…)El monto de los aportes voluntarios del empleador, trabajador o del partícipe independiente que se realicen a los seguros privados de pensiones y a los fondos de pensiones voluntarias, administrados por las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, no harán parte de la base para aplicar la retención en la fuente y serán considerados como una renta exenta, hasta una suma que adicionada al valor de los aportes efectuados a las Cuentas de Ahorro para el Fomento de la Construcción (AFC) de que trata el artículo 126-4 del Estatuto Tributario, a las Cuentas de Ahorro Voluntario Contractual (AVC) de que trata el artículo 2 de la Ley 1114 de 2006, no exceda del treinta por ciento (30%) del ingreso laboral o ingreso tributario del año, según el caso, y hasta un monto máximo de tres mil ochocientas (3.800) Unidades de Valor Tributario -UVT por año(…).

NOTA: Se debe tener en cuenta cada actualización de las normas aquí referenciadas, igualmente se reitera que el máximo permitido para cada uno de los deducibles que se apliquen, aun cuando

el contratista solicite valores superiores que puede estar cancelando, estos no se podrán aplicar, las celdas de la herramienta de liquidación de retención en la fuente para contratistas, están formuladas sobre el máximo permitido.

d. CÁLCULO DE LA RETENCIÓN EN LA FUENTE POR LOS ARTÍCULOS 383 DEL E.T.

El archivo con los datos completos previamente cargados, aplica la liquidación de la Retención en la Fuente a la cuenta tramitada, teniendo en cuenta lo contemplado en el Artículo 383 del E.T. ”Tarifa” Así mismo, se tiene en cuenta para el Artículo 383 del E.T, la aplicación de la Renta Exenta del 25% contemplada en el numeral 10 del artículo 206 del E.T. Art.206 E.T. “(…)10. El veinticinco por ciento (25%) del valor total de los pagos laborales, limitada mensualmente a doscientas cuarenta (240) UVT. El cálculo de esta renta exenta se efectuará una vez se detraiga del valor total de los pagos laborales recibidos por el trabajador, los ingresos no constitutivos de renta, las deducciones y las demás rentas exentas diferentes a la establecida en el presente numeral. (…)” El total de los ingresos netos corresponde al ingreso del mes menos los ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasionalINCRNGO. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 2 TRABAJO 11  El ingreso neto menos las deducciones y las rentas exentas son la base para la exención del 25% de las rentas exentas.  Las rentas exentas, más la renta exenta del 25%, más las deducciones NO pueden superar el límite porcentual del cuarenta por ciento (40%) del total de pagos laborales netos, o el valor de cinco mil cuarenta (5.040) UVT anuales, es decir cuatrocientos veinte (420) UVT mensuales, ( Decreto 2250 de 2017, “…Articulo 9, Artículo 1.2.4.1.6. y Articulo 388, numeral 2).  La base de retención en la fuente es el resultado de restar a los ingresos netos; las deducciones, las rentas exentas y la renta exenta del 25%, teniendo en cuenta el límite del 40% señalado en el párrafo anterior y las limitantes de cada pago o deducción.  Una vez determinada la base de retención en la fuente se aplica la tabla del artículo 383 del E.T. Decreto 2250 de 2017, “…Articulo 9, Artículo 1.2.4.1.6. “(…) Depuración de la base del cálculo de la retención en la fuente, Parágrafo 3. Para todos los fines previstos, las rentas exentas y deducciones no pueden superar los límites particulares que establezca cada uno de esos beneficios fiscales, ni el límite porcentual del cuarenta por ciento (40%) o el valor absoluto de cinco mil

cuarenta' (5.040) Unidades de Valor Tributario - UVT anuales, es decir cuatrocientos veinte (420) Unidades de Valor Tributario - UVT mensuales, de conformidad con lo previsto en el artículo 336 del Estatuto Tributario (…)” Artículo 388, numeral 2.” (…) la suma total de deducciones y rentas exentas no podrá superar el cuarenta por ciento (40%) del resultado de restar del monto del pago o abono en cuenta los ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional imputables (…)” ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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FUENTE APLICABLE A CONTRATISTAS - RENTAS DE Página 11 de

Versión 2

TRABAJO 11

La casilla K66 de la herramienta de liquidación, “Tarifa Especial solicitada por el Contratista”, se adiciona conforme al Artículo 383 del E.T., Parágrafo 3, (…) Las personas naturales podrán solicitar la aplicación de una tarifa de retención en la fuente superior a la determinada de conformidad con el presente artículo, para la cual deberá indicarla por escrito al respectivo pagador. El incremento en la tarifa de retención en la fuente será aplicable a partir del mes siguiente a la prestación de la solicitud (…)”, (subrayado y negrita nuestra).

IMPRESIÓN DE LA LIQUIDACIÓN COMO SOPORTE PARA EL TRÁMITE DE LA

CUENTA En la hoja de trabajo “Imprimir” se encuentra el documento configurado para su impresión definitiva la cual está asociada a los datos cargados y liquidados previamente, esta se debe imprimir para dejarla como soporte de la “Liquidación de Retención en la Fuente” a la cuenta tramitada.

5. ANEXOS: N/A

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: N/A

7. RELACIÓN DE FORMATOS: CODIGO NOMBRE DEL FORMATO F1.G4.P31.GF Formato Liquidación Retención en la fuente a Contratistas - Rentas De Trabajo

8. CONTROL DE CAMBIOS: Fecha Versión Descripción del Cambio Una vez adoptado el nuevo Modelo de Operación por procesos, según resolución 8080 del 11 de agosto de 2016, se crea una nueva guía bajo los N/A N/A parámetros establecidos en el SIIF Nación y la Normatividad de la Contaduría General de la Nación.

Actualización Normativa de Acuerdo a la Ley 1819 de 2016 y al Decreto 02-01-2018 1 Reglamentario 2250 de diciembre 29 de 2017. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.