ICBF - m2.p26.gf manual del usuario sistema de informacion de recaudo aportes parafiscales-sirec v2

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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO ................................................................................................... 6

2. ALCANCE.................................................................................................... 6

3. DEFINICIONES ............................................................................................. 6

4. DESARROLLO. ........................................................................................... 12 4.1. PRESENTACION DEL APLICATIVO SIREC .......................................................................... 12 4.2. CARACTERÍSTICAS DEL APLICATIVO SIREC .................................................................... 14 4.2.1. Pantalla inicial del aplicativo ................................................................ 14 4.2.2. Formas que componen el Aplicativo ...................................................... 15 4.2.3. Salida del Sistema ........................................................................... 17 4.3. MÓDULO CÓDIGOS ................................................................................................................ 17 4.3.1. Forma CANCUECOR (Cuentas Corrientes para los Canales) ....................... 19

Ejemplo 19 4.3.2. Forma CODFUEINF (Código Fuentes de Información) ................................ 23 4.3.3. Forma CODMUNICIPI (Códigos de Municipios) ........................................ 23 4.3.4. Forma FIRMAS (Información de Responsables) ........................................ 24 4.3.5 Forma GENCANAL (Canales de Captación de la Regional) ........................... 25 4.3.6. Forma INTMETREC (Metas de Recaudo) ............................................... 26 4.3.7. Forma INTPAC (Programación Anual de Recaudo) .................................... 26 4.3.8. Forma CODTIPCAN (Tipos de Canales de Captación) ................................ 27

4.3.9. Forma ACTUALIZAR POLÍTICAS DE FECHAS DE GIRO (CAN311) ............... 29 4.4. MÓDULO EMPLEADORES ..................................................................................................... 30 4.4.1. Registrar Empleadores – EMP21 .............................................................. 31 4.4.2. Mantenimiento de Empleadores – EMP22 ................................................... 33 ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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a. Modificar Empleadores – EMP221 .......................................................................................................... 33 b. Actualizar NIT – EMP222 .......................................................................................................................... 35 4.4.3. Depurar Directorio – EMP23 .................................................................... 37 a. Calidad del Directorio – EMP231 ............................................................................................................. 38 b. Suspensiones y Reinicio de Labores – EMP232 .................................................................................. 41 c. Registro de Empleadores en Historia – EMP233 .................................................................................. 42 d. Consultar Histórico de Empleadores – EMP234 ................................................................................... 44 4.4.4. Cruce Actualización Datos – EMP24 ......................................................................................... 46 4.4.5. Generador de Reportes – EMP25 .............................................................................................. 49 4.5. MÓDULO CANALES ................................................................................................................ 52 4.5.1. Controlar Giros – CAN31 ........................................................................ 53 a. Actualizar Políticas – CAN311 ................................................................................................................. 53 b. Actualizar Giros – CAN312 ....................................................................................................................... 54

c. Consultar Giros – CAN313 ....................................................................................................................... 56 d. Giros por Canal – CAN3131 ..................................................................................................................... 57 e. Todos los Canales – CAN3132 ................................................................................................................ 58 4.5.2. DETECTAR INCONSISTENCIAS – CAN32 ................................................................................ 60 a. Canales que no Pagan – CAN321 .......................................................................................................... 61 b. Ajustes Meses Anteriores – CAN322 ...................................................................................................... 62 c. Comparar Afiliados vs. Pagos Mes – CAN323 ...................................................................................... 65 d. Comparar Giros, Paquetes y Pagos – CAN324 .................................................................................... 66 4.6. MÓDULO PAGOS .................................................................................................................... 68 4.6.1. Actualizar Pagos – pag41 ........................................................................................................... 69 a. Digitar Paquetes – PAG411...................................................................................................................... 69 b. Convertir Paquete – PAG412 ................................................................................................................... 73 c. Actualizar Pagos – PAG413 ..................................................................................................................... 75 d. Ajustes a FECHA, PERIODO, CONCEPTO – PAG414 ....................................................................... 77 4.6.2. Devolución de Mayores Valores – PAG415 .................................................. 79 a. Devolución de Mayores Valores – PAG415Rep ................................................................................... 81 4.6.3. Detectar Inconsistencias – PAG42 ............................................................................................ 82 4.6.4. Efectuar Cierre – PAG43 OPCIÓN DESHABILITADA .............................................................. 83 4.6.5. Reportes – PAG44 ....................................................................................................................... 85 a. Listar Detalle – PAG441 ............................................................................................................................ 86 b. Relación de Envíos – PAG442 ................................................................................................................. 87 c. NITs Nuevos – PAG443 ............................................................................................................................ 88 d. Envíos por Otros Ordenamientos – PAG444 ......................................................................................... 89

e. Recaudo Presente Vigencia y Anteriores – PAG445 ........................................................................... 90 f. Pagos de Grandes Aportantes – PAG446 ............................................................................................. 93 g. Comparativo de Dos Períodos – PAG447 .............................................................................................. 94 h. Comparativo de Dos Vigencias – PAG448 ............................................................................................ 96 ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 2 RECAUDO APORTES PARAFISCALES-SIREC 206 4.7. MÓDULO DETECCIÓN ............................................................................................................ 97 4.7.1. Cruces Externos – DET51 ....................................................................... 98 a. Detectar Elusores y Evasores – DET511 ............................................................................................... 99 b. Aprobar Cambio de Estado – DET512 ................................................................................................. 102 c. Elusores – DET5121 ................................................................................................................................ 103 d. Evasores – DET5122 ............................................................................................................................... 104 4.7.2. Registro y Complementación de Información – DET52 ................................... 105 a. Elusores – DET521 .................................................................................................................................. 106 b. Evasores – DET522 ................................................................................................................................. 107 4.7.3. Actualizar Estado a Partir de Pagos – DET53 ........................................................................ 108 a. Detección Inactivos y Morosos por Pagos – DET531 ........................................................................ 108 b. Manejo de Elusores por Pagos – DET532 ........................................................................................... 110 c.- Detección Elusores por Pagos – DET5321 .......................................................................................... 110 d. Aprobar Elusores por Pagos – DET5322 ............................................................................................... 111

4.7.4. Reporte con Resultados – DET54 ........................................................................................... 113 4.8. MODULO FISCALIZACIÓN ................................................................................................... 114 4.8.1. Recursos – FIS61 ....................................................................................................................... 115 a. Promotores de la Regional – FIS611 .................................................................................................... 116 b. Asignar Papelería – FIS612.................................................................................................................... 117 c. Efectuar Arqueo – FIS613 ...................................................................................................................... 119 d. Reinicio Consecutivo de Visitas – FIS614 ............................................................................................ 121 4.8.2. Clasificar Empleadores – FIS62 ............................................................................................... 122 a. Actualizar Clasificación según Políticas – FIS621 .............................................................................. 123 b. Consultar y Reportar – FIS622 .............................................................................................................. 124 4.8.3 Manejo de Revisiones a Empleadores – FIS63 ....................................................................... 127 a. Seleccionar Candidatos a Verificar – FIS631 ...................................................................................... 127 b. Elaborar Cronograma de Visitas – FIS632 .......................................................................................... 129 c. Relación de Pagos – FIS633 .................................................................................................................. 132 d. Generar Oficios de Presentación – FIS634 ......................................................................................... 133 e. Modificar Estado de Visitas – FIS635 ................................................................................................... 134 f. Actualizar Nits Referidos – FIS636 ........................................................................................................ 135 g. Generar Oficios de Requerimiento – FIS637 ....................................................................................... 136 4.8.4. Seguimiento a Cartera – FIS64 ................................................................................................ 137 a. Registrar Liquidaciones – FIS641 .......................................................................................................... 138 b. Cambio de Estado Liquidaciones – FIS642 ......................................................................................... 140 c. Generar Oficio de Cobro Persuasivo – FIS643 ................................................................................... 142 d. Generar Resolución Moratoria – FIS644 .............................................................................................. 143 e. Calcular y Registrar Pagaré – FIS645 .................................................................................................. 144

f. Generar Pagaré –FIS646 ........................................................................................................................ 147 g. Estado de Cartera – FIS647 ................................................................................................................... 148 4.8.5. Reportes Fiscalización y Cobro – FIS65 ................................................................................. 151 ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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a. Acciones de Fiscalización y Cobro – FIS651 ...................................................................................... 152 b. Generación de Anexos – FIS652 ........................................................................................................... 153 c. Recuperación de Cartera – FIS653 ....................................................................................................... 154 d. Cuotas Pagaré por Vencer – FIS654 .................................................................................................... 155 e. Reporte de Cartera por Edades – FIS655 ............................................................................................ 156 f. Informe para la CIFIN – FIS656 ............................................................................................................. 157 4.8.6. Gestión promotores – FIS66 ................................................................................................ 158 a. Reportes de Visitas – FIS661 ................................................................................................................. 158 b. Indicadores de Gestión – FIS662 .......................................................................................................... 160 4.9. MÓDULO ESTADO DE PAGOS ............................................................................................ 161 4.9.1. Generar relación de pagos – EST71............................................................................................. 162 a. Relación de Pagos en Lotes – EST711 ................................................................................................ 162 b. Relación de Pagos Individual – EST712 .............................................................................................. 163 4.9.2. Atender Reclamos – EST72 ...................................................................................................... 169 a. Solicitar Corrección – EST721 ............................................................................................................... 169

b. Aprobar o Negar Corrección – EST722 ................................................................................................ 171 4.9.3. Consultar Pagos – EST731 ....................................................................................................... 174 4.10. MÓDULO INTERCAMBIO SEDE NACIONAL ...................................................................... 175 4.10.2. Enviar información a la Sede nacional – INT82 ........................................... 176 a. Elaborar Informe de Recursos Tributarios Directos - INT8211 ......................................................... 176 b. Generar Informe de Aportes por Actividad Económica - INT8212 .................................. 177 c. Generar Informe de Análisis Comparativo de Recaudo - INT8213 .................................................. 178 d. Generar el Archivo Detallado de Promoción - INT8214 ..................................................................... 179 e. Generar Informe Consolidado de Promoción - INT8215 ................................................................... 180 f. Listado Resumen de Pagos por Aportes Patronales - INT8216 ....................................................... 181 g. Listado de Aportes y Deudas del Sector Publico – INT8217 ............................................................ 184 h. Remitir Archivo Detallado de Pagos – INT8221e ................................................................................ 186

1. Remitir Directorio de Empleadores y Generar Listados – INT8222 ................................................. 187

j. Remitir Información de Convenios Suscritos y sus Novedades – INT8224.................................... 187 k. Remitir Archivos de Paquetes, Giros y Pagos – INT8225 ................................................................. 188 l. Remitir Novedades de Empleadores para Actualizar el Directorio – INT8226 ............................... 189 m. Remitir Novedades a los Pagos – INT8227 ......................................................................................... 190 n. Cantidad de registros por fecha de Giro – INT8228 ........................................................................... 191 o. Recaudo por aporte corriente - INT8229 .............................................................................................. 191

p. Generar informe de reciprocas por un rango – INT8230 ................................................................... 192 4.9.7. Controlar Ejecución de Procesos – INT83 ............................................................................. 194 a. Registro de Procesos – INT831 ............................................................................................................. 194 b. Consultar Procesos sin Realizar – INT832 .......................................................................................... 195 c. Reportar Procesos Realizados – INT833 ............................................................................................. 196 4.11. MÓDULO INTERCAMBIO OTROS SUBSISTEMAS ............................................................ 197 4.12. MÓDULO PROCESOS ESPECIALES ................................................................................... 198 Consultar Limpieza de Tablas – ESP012 ................................................................................................... 198 ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 2 RECAUDO APORTES PARAFISCALES-SIREC 206 4.13. MÓDULO SEGURIDAD .......................................................................................................... 199 4.13.1. Consulta de NITs Nacional ................................................................... 200 4.13.2. SIREC Regionales ................................................................................................................... 201 4.14. CAMBIAR LA CLAVE DE USUARIO .................................................................................... 202

5. ANEXOS: ................................................................................................. 206

6. DOCUMENTOS REFERENCIA ....................................................................... 206

7. RELACION DE FORMATOS .......................................................................... 206

8. CONTROL DE CAMBIOS .............................................................................. 206

INTRODUCCIÓN El Sistema de Información de Recaudo -SIRECes el software aplicativo que apoya el proceso de recaudo de las regionales, bajo ambiente Windows server 2008, y Oracle Server 10 g y Oracle cliente Forms 4.5, como mecanismo para registrar, controlar, monitorear e informar sobre los

valores recaudados por concepto del aporte parafiscal 3% proveniente de los empleadores y constituye la herramienta fundamental con que cuenta el nivel regional para mantener la información actualizada sobre estos ingresos. Para que su uso sea el más eficiente posible se requiere contar con un Manual de Usuario que guíe, facilite y garantice el adecuado registro de la información.

PREMISA: La calidad de la información ingresada es lo único que garantiza la obtención de los mejores resultados posibles.

BENEFICIOS SIREC • Usuarios: Son las personas que, dentro del área de Recaudo Regional, tienen bajo su responsabilidad la inclusión y actualización de la información, la obtención de los diferentes reportes que suministra el Aplicativo o su consulta. • Cada uno de estos usuarios pertenece a un Grupo definido con antelación, al cual le han sido asignadas determinadas Formas o Tablas y cuyos niveles de accesibilidad varían según el Grupo al que pertenezcan. • Administrador del Sistema: Es el usuario usuario_AD, y le pertenece al Coordinador de Recaudo, es quien puede entrar por el módulo de SEGURIDAD, crear Grupos de Usuarios, asignar permisos de acceso a las formas, no tiene restricción de acceso, ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 2 RECAUDO APORTES PARAFISCALES-SIREC 206 puede ir por cualquier opción del aplicativo y realizar cualquier acción (consultar, crear,

modificar información). • El Ingeniero: Apoya técnicamente a los Usuarios y en muchos casos conoce ampliamente la operatividad del aplicativo y puede ayudar muchísimo a los usuarios. No responde por la utilización del aplicativo (quien responde es el Coordinador de Recaudo), no es quien garantiza la exactitud y oportunidad de la información, los responsables de la calidad, actualización, exactitud de la información es el área de recaudo. Las actividades del Ingeniero tienen que ver con los procesos de copias de respaldo (backup) de la base de datos, instalación de software de oracle server y cliente, y de instalar el SIREC y aplicar las actualizaciones que se le remitan. Es quien primero recibe los reportes de fallas del SIREC en las Regionales y ejecuta las primeras acciones para tratar de solucionar, si no puede solucionar el requerimiento, lo reporta a la Sede Nacional Cuando sea necesario hacer cambios en el Aplicativo, las diferentes Regionales deben informarlo al Coordinador de Recaudo de la Dirección Financiera, para que éste solicite mediante un requerimiento al área de Sistemas Integrados de Información la actualización o mejora del sistema. Sólo a través de este conducto se podrá modificar

1. OBJETIVO El presente manual garantiza el adecuado registro de la información en el aplicativo SIREC, facilitando su consulta y permitiendo al usuario solucionar los problemas que enfrente al hacer uso de él.

2. ALCANCE Aplica para todos los servidores públicos del ICBF que son usuarios del SIREC, a nivel

Nacional o Regional.

3. DEFINICIONES 3.1. BLOQUES O CUERPOS: Un bloque o cuerpo es un conjunto de datos e imágenes relacionados. Sobre los campos de

un bloque se podrá ingresar o consultar la información que se desee o necesite en cada circunstancia. Se pueden presentar de diferentes maneras: en una o más pantallas o en “Ventanas”. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 2 RECAUDO APORTES PARAFISCALES-SIREC 206 3.2. CAJAS DE DIALOGO: Son ventanas que contienen mensajes ya sea de advertencia o de información, que deben ser aceptados por medio de algún botón, para que el Aplicativo continúe con su ejecución. Dentro de ellas se deben destacar, por su importancia, las de Salida, que confirman salvar o no la información modificada sobre un formato o, eventualmente, cancelar la acción de salir sin modificar los datos y continuar dentro del formato. El Aplicativo tiene, además, cajas de diálogo que sirven sólo para informar sobre una acción importante que se realizará posteriormente a la aceptación del mensaje que aparece en ellas. Así mismo, tiene cajas de diálogo de decisión, es decir, en las cuales, de acuerdo al mensaje presentado, se debe decidir entre Sí o No específicamente. 3.3. CARACTERÍSTICAS DE LOS FORMULARIOS o FORMAS En cada formulario del Aplicativo se encuentra una serie de botones que facilitan la ejecución de procesos y la acción de algunas de las teclas de función, reemplazándolas

dependiendo del contexto. Los comunes en las Formas son:   : Permiten desplazarse entre renglones, uno a uno, hacia arriba (<) o hacia abajo (>)   :Permiten desplazarse por pantallazos, hacia adelante (>>) o hacia atrás (<<) Consultar: Al hacer clic en este botón se Prepara al Aplicativo para que el Usuario digite el criterio de consulta y poder mostrar el contenido detallado de la tabla que se está trabajando. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Al hacer clic en él, normalmente es reemplazado por el botón Ejecutar Consulta Ejecutar Consulta: (Doble Clic) Permite acceder a la información requerida, de acuerdo a los parámetros que se hayan señalado. Si se desea hacer una consulta específica, una vez activado el botón Consultar se deben registrar los criterios de consulta requeridos y posteriormente dar Clic al botón Ejecutar Consulta.

Grabar : Al hacer clic en este botón el Aplicativo actualiza la información disponible en su base de datos, con la nueva información introducida.

Generalmente al activar este botón aparece una ventana de confirmación que busca corroborar la decisión del usuario de introducir o no las modificaciones que ha planteado dentro de la Forma o Tabla. Se debe activar el botón correspondiente

según la decisión del mismo usuario (YES, NO, CANCEL).

Imprimir: Oprimiendo este botón, el Aplicativo posibilita la impresión de la información de la Tabla o Forma que se encuentra activa. Dada la orden, el sistema permite ver el contenido de esa Tabla en Wordpad.exe, de donde podrá ser impresa, activando el botón Print, previas las modificaciones necesarias, cuando éstas son posibles.

Después de imprimir debe escoger la opción “Exit” o “Salir” para volver a la Forma que generó el reporte. Es muy importante salir del reporte pues de lo contrario el sistema se bloqueará. Cuando el reporte generado incluye más de una página, cada una de ellas puede verse utilizando los botones Next para ir al siguiente, Prev para ir al anterior, First para ir al primero y Last para ir al último. Para regresar a la forma lo originó se debe oprimir el botón Close.

Salir: Haciendo clic en este botón se cierra la pantalla activa.

En cualquiera de las Formas accesadas, al activar secuencialmente los botones Consultar y Ejecutar Consulta o las teclas de función <F7> <F8>, el Aplicativo permite ver de manera secuencial toda la información que esté relacionada con la forma activa. 3.4. CRITERIOS DE CONSULTA: En la mayoría de las Tablas disponibles es posible efectuar consultas bajo diferentes criterios, relacionados éstos con una característica común que se desea revisar. Para establecer estos criterios, el usuario –una vez ubicado el cursor en el recuadro correspondientetiene dos posibilidades:

1. Digitar la información pertinente en forma directa o con ayuda de la tecla de función <F9>, cuando el recuadro está asociado a una lista de valores “<list>”.

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Cuando se digita la información directamente y con el fin de ampliar las posibilidades de consulta, generalmente se hace uso del llamado comod