ICBF - p19.abs procedimiento terminacion anticipada y o liquidacion de contrataos ps y ag mutuo acuerdo v3

P19.ABS 14/08/2020

PROCESO ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

PROCEDIMIENTO TERMINACION ANTICIPADA Y/O LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS Versión 3 Página 1 de 5

PROFESIONALES Y/O DE APOYO A LA GESTIÓN DE MUTUO

ACUERDO

1. OBJETIVO: Establecer las actividades, responsables y registros para adelantar el trámite de terminación bilateral anticipada y/o liquidación de contratos de prestación de servicios profesionales y/o de apoyo a la gestión suscritos por el ICBF.

2. ALCANCE: Inicia con la solicitud de terminación del contrato por mutuo acuerdo y/o liquidación y termina con la publicación del acta de terminación bilateral y/o liquidación del contrato en el SECOP II y el archivo de la misma en el respectivo expediente. Aplica en la Sede de la Dirección General y en el nivel Regional.

3. POLITICAS DE OPERACIÓN: 3.1 Para el caso de las Direcciones Regionales, las actividades correspondientes a la Dirección de Contratación serán realizadas por el Grupo Jurídico de la Dirección Regional o quien haga sus veces y las actividades correspondientes a la Dirección Financiera serán realizadas por el Grupo Financiero de la Dirección Regional o quien haga sus veces. 3.2 La solicitud de terminación anticipada del contrato por mutuo acuerdo deberá ser solicitada por el supervisor a la Dirección de Contratación en un término no superior a los diez (10) días hábiles, antes de la fecha requerida para la terminación del contrato. 3.3 El supervisor previo a la radicación de la solicitud deberá verificar la totalidad de los documentos de la ejecución del contrato requeridos para determinar la viabilidad de adelantar la terminación

anticipada y/o liquidación, ya que una vez finalizado no podrá adjuntar información adicional en la plataforma SECOP II. 3.4 El supervisor será el responsable de la radicación de la solicitud con la totalidad de los documentos de acuerdo con la lista de chequeo establecido para tal fin. 3.5 Este procedimiento aplica para la terminación de mutuo acuerdo y/o liquidación de cualquier contrato de prestación de servicios profesionales y/o de apoyo a la gestión, que se encuentre publicado en la plataforma SECOP II. 3.6 La publicación de la terminación de mutuo acuerdo en la plataforma SECOP II, no podrá ser posterior a la fecha de solicitud de terminación de mutuo acuerdo indicada por el contratista y aprobada por el supervisor. 3.7 El profesional de la Dirección de Contratación o quien haga sus veces en los Grupos Jurídicos en la Dirección Regional, será el responsable de hacer el seguimiento desde el inicio del trámite hasta la finalización de los flujos de aprobación en la plataforma SECOP II.

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:

No Actividad Descripción Responsable Registro Inicio Solicitar la Cuando es terminación anticipada, el Solicitud de 1 terminación contratista la solicita por escrito al Contratista o Terminación anticipada Ordenador del gasto con copia al Supervisor Anticipada por y/o Supervisor. parte del Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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PROFESIONALES Y/O DE APOYO A LA GESTIÓN DE MUTUO ACUERDO liquidación La solicitud de terminación anticipada por contratista; en los del contrato mutuo acuerdo debe ser radicada en la casos que por mutuo Dirección de Contratación por parte de aplique, con el acuerdo supervisor, con una antelación no inferior a aval del diez (10) días hábiles, a la fecha prevista interventor para dar por terminada la prestación de servicios al ICBF, indicando la fecha Solicitud de exacta hasta la cual prestará los mismos y liquidación del los motivos por los cuales requiere contrato con los adelantar la terminación de contrato. soportes Para la liquidación, la solicitud es radicada correspondientes. por el Supervisor del contrato con la documentación establecida para tal fin. Si avala la solicitud, el supervisor solicita a la Dirección de Contratación o a quien haga sus veces en las Direcciones Regionales, la elaboración del acta de Memorando Revisar la terminación anticipada de mutuo acuerdo radicado, solicitud de y/o acta de liquidación, anexando los adjuntando la terminación soportes y enumerándolos de conformidad Solicitud del anticipada con F4.P20.ABS Lista de Chequeo contratista, y 2 Supervisor del y/o Liquidación y/o terminación anticipada de todos los P.C Contrato liquidación Contratos documentos que del contrato se requieran para por mutuo ¿Aprueba la solicitud del Contratista? adelantar el acuerdo trámite. SI: Continuar a la Actividad No. 3 NO: Regresar a la Actividad No. 1 Luego de revisar los requisitos exigidos, el profesional proyecta el Anexo de Anexo de condiciones generales para terminación Profesional de

condiciones anticipada y/o liquidación del contrato por la Dirección de generales para Proyectar el mutuo acuerdo en el formato establecido Contratación terminación Anexo de para tal fin, para revisión del Director de 3 anticipada y/o condiciones Contratación o el Coordinador Jurídico de Profesional liquidación del generales la Dirección Regional para su revisión. Grupo Jurídico contrato por de la Dirección mutuo acuerdoLuego deberá cargar en la plataforma Regional SECOPII SECOP II, el Anexo de condiciones generales junto con sus correspondientes Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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PROFESIONALES Y/O DE APOYO A LA GESTIÓN DE MUTUO ACUERDO soportes, enumerándolos de conformidad con la lista de chequeo, posteriormente deberá informar el inicio de los flujos de aprobación mediante correo electrónico al Director de Contratación o quien haga sus veces en el Grupo Jurídico de la Dirección Regional. Se revisa el Anexo de condiciones generales para terminación anticipada y/o liquidación del contrato por mutuo acuerdo, Anexo de y los documentos cargados según la lista condiciones de chequeo. generales para Director de terminación Revisar y Contratación o ¿La revisión es correcta? anticipada y/o dar Quien haga

4 SI: Continuar a la actividad No. 5, y liquidación del aprobación sus veces en el P.C. aprueba en la plataforma SECOP II y contrato y/o en SECOP Grupo Jurídico remite para flujo del Ordenador del gasto. convenio por II de la Dirección NO: Regresa a la actividad No 3, para que mutuo acuerdoRegional. el Profesional de la Dirección de SECOPII Contratación o Grupo Jurídico de la Dirección Regional realice los ajustes correspondientes. Director de Enviar para Contratación o aprobación Se remite a través de la plataforma SECOP Quien haga del Aprobación del 5 II, para la aprobación del supervisor sus veces en el supervisor flujo en SECOP II Grupo Jurídico en SECOP de la Dirección II Regional. Enviar para Director de aprobación Contratación o Se remite a través de la plataforma SECOP del Quien haga II, para la aprobación del Ordenador del Aprobación del 6 Ordenador sus veces en el gasto. flujo en SECOP II del Gasto Grupo Jurídico en SECOP de la Dirección II Regional. Se aprueba la terminación anticipada y/o Revisar y Ordenador del 7 liquidación del contrato por mutuo acuerdo dar Gasto y SECOP II P.C en la plataforma SECOPII aprobación supervisor Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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PROFESIONALES Y/O DE APOYO A LA GESTIÓN DE MUTUO ACUERDO en SECOP ¿Se aprueba la terminación anticipada y/o II liquidación del contrato por mutuo acuerdo? SI: Aprueba en la plataforma SECOP II e informa al Profesional de la Dirección de Contratación o Grupo Jurídico de la Dirección Regional para la aprobación del contratista en el SECOP II y continua con la actividad 8. NO: Regresa a la actividad No. 3. Enviar para aprobación Se remite a través de la plataforma SECOP Aprobación y 8 del del II, para la aprobación del contratista. Contratista suscripción en contratista SECOP II SECOP II Se aprueba la terminación anticipada y/o liquidación del contrato por mutuo acuerdo en la plataforma SECOPII Revisar y ¿Se aprueba la terminación anticipada y/o dar Aprobación y 9 liquidación del contrato por mutuo aprobación Contratista suscripción en P.C. acuerdo? en SECOP SECOP II II SI: Aprueba en la plataforma SECOP II, y remite a la entidad estatal NO: Regresa a la actividad No. 3. Publicar y archivar la Se publica la terminación anticipada y/o terminación liquidación del contrato en el SECOP II, se Profesional de Terminación anticipada archiva el anexo de condiciones en el la Dirección de anticipada y/o y/o expediente respectivo, junto con la Contratación liquidación del 10 liquidación constancia de publicación y se envía el Profesional contrato por del contrato soporte del trámite por memorando a la Jurídico en la mutuo acuerdopor mutuo Dirección Financiera y/o quien haga sus Regional SECOPII

acuerdoveces en la Dirección Regional. SECOPII Fin Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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ACUERDO

5. RESULTADO FINAL: Acta de terminación anticipada y/o liquidación de mutuo acuerdo del contrato de prestación de servicios profesionales y/o de apoyo a la gestión.

6. DEFINICIONES: Terminación anticipada: Es un acuerdo de voluntades mediante el cual las partes terminan la relación contractual antes del vencimiento del plazo de ejecución pactado; en consecuencia, el requisito fundamental se encuentra en el acuerdo entre las partes (contratista y Ordenador de gasto) para terminar anticipadamente el contrato, pues son éstas quienes acuerdan extinguir los derechos y deberes establecidos en el contrato, antes de cumplir el plazo inicialmente pactado.

SECOP: Sistema Electrónico de Contratación Pública

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Manual de Contratación del ICBF Guía para el Ejercicio de Supervisión e Interventoría de Contratos y Convenios Suscritos por el ICBF Ley 80 de 1993

Ley 1150 de 2007 Formato Lista de Chequeo entrega del cargo o finalización del contrato de Prestación de Servicios Matriz de Verificación de Requisitos Legales

8. RELACIÓN DE FORMATOS:

CODIGO NOMBRE DEL FORMATO F1.P19.ABS Formato Acta de Terminación Anticipada Formato Anexo de condiciones generales para terminación F2.P19.ABS anticipada y/o liquidación de contratos de prestación de servicios profesionales y/o de apoyo a la gestión por mutuo acuerdo en la plataforma SECOP II

9. ANEXOS: No aplica

10. CONTROL DE CAMBIOS: Fecha Versión Descripción del Cambio 09/12/2016 Se ajustan las actividades 1,2, 3, Se Agrega en el procedimiento el V1 punto 1.1 Se elimina en la actividad 7.

Con base en la Resolución 8080 del 11 de agosto de 2016 y la implementación del nuevo Modelo de Operación por Procesos, se crea este procedimiento que hace parte del nuevo proceso de Adquisición de Bienes y Servicios. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.