ICBF - p28.abs procedimiento adquisiciones tienda virtual del estado colombiano amp- iag v1

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ESTADO COLOMBIANO AMPIAD

1. OBJETIVO: Definir las actividades, responsables y registros del proceso de selección para adquirir por parte del INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano bienes y/o servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, clasificados en los catálogos derivados de los Acuerdos Marcos de Precio - AMP e Instrumentos de Agregación de Demanda - IAD, con proveedores seleccionados en la operación principal, realizada por Colombia Compra Eficiente, según la norma vigente.

2. ALCANCE: El procedimiento inicia con la recepción de la ficha de condiciones técnica esenciales para la Prestación del Servicio y/o Entrega del Bien (FCT) y finaliza con la creación del archivo del expediente contractual, ordenado de manera cronológica y de conformidad con los parámetros establecidos por la Dirección Administrativa Grupo de Gestión Documental. Aplica a nivel

Nacional, Regional y Zonal.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: 3.1 De conformidad con lo establecido en el artículo 2, literal a) de la ley 1150 del 2007 y el Decreto 310 del 2021, el procedimiento de selección abreviada para la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las entidades a través de los instrumentos de compra por catálogo derivados de la celebración de Acuerdos Marco de Precios, es la regla general y aplicable

para selección de los contratistas que se encuentran inscritos en la Tienda Virtual del Estado Colombiano y que han sido seleccionados por Colombia Compra Eficiente en la operación principal. 3.2 Cuando el proceso de contratación se adelante en las Direcciones Regionales, las actividades correspondientes a la Dirección de Contratación, las realizará el Grupo Jurídico de la Dirección Regional o quien haga sus veces; las actividades correspondientes a la Dirección Financiera las realizará el Grupo Financiero de la Dirección Regional o quien haga sus veces y las actividades correspondientes a la Dirección de Abastecimiento las realizará la dependencia líder de la necesidad de contratación. 3.3 Se debe tener en cuenta y aplicar los términos y condiciones de la Tienda Virtual del Estado Colombiano. 3.4 Todo bien o servicio a adquirir, debe encontrarse incluido en el Plan Anual de Adquisiciones publicado en SECOP II. 3.5 Las Entidades Compradoras pueden modificar o adicionar el valor y la fecha de vencimiento de una Orden de Compra o acordar la terminación anticipada. Para el efecto, la Entidad Compradora debe llegar a un acuerdo con el Proveedor y notificar la modificación, adición ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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ESTADO COLOMBIANO AMPIAD o terminación a Colombia Compra Eficiente y presentar el soporte respectivo. La modificación, adición o terminación se entiende realizada solamente cuando se publica en

la Tienda Virtual del Estado Colombiano.

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:

Nombre de la Responsable Registro No Descripción Actividad Inicio Correo electrónico El área que solicita la contratación debe elaborar y F1.P3.ABS Ficha y enviar por correo electrónico el formato de condiciones Recibir la ficha de F1.P3.ABS Ficha de condiciones técnicas Jefe o Profesional Técnicas 1 condiciones técnica esenciales para la Prestación del Servicio y/o del área que solicita esenciales para la (FCT). Entrega del Bien - FCT diligenciado a la la contratación Prestación del Dirección de Abastecimiento, Dirección de Servicio y/o Contratación y Dirección de Planeación Entrega del Bien FCT Una vez recibido el formato F1.P3.ABS Ficha de condiciones técnicas esenciales para la Profesional Correo electrónico Prestación del Servicio y/o Entrega del Bien Dirección de y F1.P3.ABS Ficha FCT presentada por el área solicitante, se Contratación, de Condiciones revisará dentro de los cinco (5) días hábiles Profesional de la Técnicas siguientes al recibo. Dirección de esenciales para la Abastecimiento, Prestación del ¿Se tienen observaciones a la ficha de profesional Servicio y/o Revisar y dar visto bueno condiciones técnicas? Dirección de Entrega del Bien a la ficha de condiciones Planeación en la 2 FCT técnicas (FCT) SI: Informar las observaciones por correo Sede de la P.C presentada por el área electrónico para su respectivo ajuste y se Dirección General. solicitante devuelve a la actividad 1 Los formatos adoptados para la NO: Mediante correo electrónico la Dirección de

operación Abastecimiento, la Dirección de Contratación y Profesional del secundaria en la la Dirección de Planeación deberán indicar que Grupo Jurídico, guía para cada no hay observaciones, que desde su Profesional del Acuerdo Marco de competencia dan visto bueno y continua con la Grupo Financiero Precios. actividad 3. de la Regional

F3.P5.ABS

Formato Estudios y Documentos Previos Elaborar el formato F3.P5.ABS Estudios y documentos previos, conforme a los requisitos Simulador del determinados en el artículo 2.2.1.1.2.1.1 del Profesional del acuerdo marco de Elaborar los estudios y Decreto 1082 de 2015, los Manuales y Guías área donde surge la precios. 3 documentos previos y que se expiden para cada Acuerdo Marco de necesidad de diligenciar simulador Precios o la norma que lo modifique o sustituya, contratación Los formatos y diligenciar el simulador aplicable al acuerdo adoptados para la marco. operación secundaria en la Guía para cada Acuerdo Marco de Precios. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Nombre de la Responsable Registro No Descripción Actividad Radicar en la Dirección de Contratación el memorando con los estudios previos y la

totalidad de los documentos anexos que hacen parte integral del mismo, teniendo en cuenta la Memorando lista de chequeo establecida para cada radicado a la Radicar en la Dirección modalidad de Contratación, acompañados del Profesional del Dirección de de Contratación los Certificado de Disponibilidad Presupuestal área que 4 Contratación estudios y documentos correspondiente, los formatos adoptados para la solicita la anexando previos. operación secundaria en la Guía para cada contratación la carpeta Acuerdo Marco de Precios. contractual. Para el concepto del Comité de Contratación, se deberá allegar, la presentación en PowerPoint correspondiente con la información del proceso. Revisar que la información se encuentre completa y cumpla con los requisitos y condiciones establecidas para adelantar el Profesional proceso dentro de los cinco (5) días hábiles Dirección de Correo electrónico siguientes al recibo. Contratación o del con solicitud de Grupo Jurídico de ajustes o envío a Revisar la información y ¿La información está completa y cumple los la Regional y revisión del 5 realizar el control de requisitos? Director de Director(a) de P.C. legalidad Contratación en la Contratación o correspondiente Si: Continua con la actividad 6 Sede de la Coordinador(a) Dirección General o Jurídico de la No: En caso de encontrar inconsistencias, Coordinador del Regional solicitar a través de correo electrónico a las Grupo Jurídico. dependencias interesadas en la contratación los ajustes correspondientes y regresar a la actividad No 3. Director(a) de Realizar la citación a través de correo electrónico Contratación para someter a consideración del Comité el

en la Sede de la proceso, de acuerdo con el cronograma de Correo de Dirección Convocar el Comité de convocatoria y sesión de este órgano asesor, convocatoria 6 General. Contratación. según lo dispuesto en MO1.ABS Manual de Comité de Coordinador(a) del Contratación y la Resolución o acto Contratación. Grupo administrativo vigente que regule la materia al Jurídico en la interior del ICBF. Regional. Revisar y conceptuar sobre los documentos del proceso puestos a su consideración. ¿El comité de contratación aprueba el proceso? SI: continuar con la actividad N°8 Acta de Comité de Miembros del 7 Realizar Comité de Contratación Comité de P.C. Contratación NO: Informar al área solicitante a través de Contratación. correo electrónico para que realice los ajustes Correo electrónico necesarios a los documentos de acuerdo con las recomendaciones efectuadas por el comité de contratación dentro del término establecido en el Manual de contratación, para lo cual deberán dar alcance al radicado inicial, devolviéndose a la actividad 4 ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Nombre de la Responsable Registro No Descripción Actividad Se apertura el evento de Cotización en la Tienda Profesional Evento de Publicación evento en la Virtual (según sea el caso establecido en los Dirección de

cotización en tienda 8 TVEC (Acuerdo Marco términos y condiciones para cada Acuerdo Contratación o del virtual del estado de Precios) Marco de Precios o Instrumento de Agregación grupo jurídico de la Colombiano de Demanda). Regional. Profesional de la Recibir y enviar al área técnica las Dirección de observaciones realizadas por los proveedores Contratación o del para el proceso, con el fin de emitir respuesta Solicitud de Solicitar y realizar Grupo jurídico de la 9 aclaraciones aclaraciones Regional y En caso de ser necesario, el usuario comprador Tienda virtual del Profesional del solicitará al proveedor las aclaraciones Estado Colombiano área que pertinentes, siempre por medio de la misma solicita la plataforma mediante mensaje público. contratación Descargar las ofertas allegadas en la Tienda Virtual del Estado Colombiano de la herramienta “COUPA” y proceder a realizar la verificación correspondiente, de acuerdo con lo establecido en los documentos previos del proceso. Elegir la Cotización de menor valor, verificando Director(a) del área que no se trate de un precio artificialmente bajo, donde surge la ni que supere el precio techo, cuya revisión necesidad de estará a cargo del área donde surge la contratación necesidad de contratación Verificación de requisitos Profesional del para la adjudicación y área donde surge la Informe de 10 El abogado de la Dirección de Contratación o del selección de la necesidad de verificación. P.C. Grupo Jurídico de la Regional, realizará la propuesta de menor contratación evaluación jurídica del proponente que haya valor presentado la cotización de menor valor. Profesional de la

Dirección de ¿La propuesta seleccionada cumple con los Contratación o del requisitos para la adjudicación? Grupo Jurídico de la Regional. Si: Continua actividad No.11 No: Regresa a actividad 9 y verificar la propuesta con el siguiente menor valor y así sucesivamente, según lo que estipule los términos y condiciones del acuerdo marco de precios 11 Colocación de la orden Colocación de la orden de Compra en la tienda Profesional de la Orden de compra o de Compra o resolución virtual del estado colombiano o resolución de Dirección de resolución de de declaratorio desierto declaratorio de desierto del proceso la cual Contratación en la declaratoria de del proceso. debe ser publicada a través de la tienda virtual Sede de la desierta del estado colombiano Dirección General. Profesional del Grupo Jurídico en la Dirección Regional o quien haga sus veces. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Nombre de la Responsable Registro No Descripción Actividad

12. Revisar la Orden de La Orden Compra o resolución de declaratoria Director(a) de Aprobación de la P.C Compra o Resolución de de desierta debe ser enviada para revisión del contratación y orden de compra Declaratoria de Desierta Director(a) de Contratación o del Coordinador(a) Asesor del en la Tienda Virtual

del Grupo Jurídico de la Regional, así como del ordenador del del Estado Asesor del ordenador del gasto en la Sede gasto en la Sede Colombiano o Nacional o la Regional, junto con los soportes de la Dirección Resolución de respectivos. General declaratoria de Coordinador del desierta ¿La Orden de compra o resolución de Grupo Jurídico en declaratoria de desierta es aprobada? la Dirección Regional. SI: Continuar con la actividad No 13 NO: regresar a la actividad No11. 13 Elaborar el plan de Elaborar el plan de pagos de la orden de compra Plan de pagos pagos y crear el registro suscrita, así como generar el ID SITCO y remitir Profesional del SITCO. a la Dirección de Contratación para la posterior área donde surge la solicitud a la Dirección Financiera del Registro necesidad de Presupuestal contratación. 14 Solicitar y expedir el La Dirección de Contratación una vez recibidos Profesional y/o Correo electrónico registro presupuestal y todos los soportes necesarios para la solicitud asistencial de la de solicitud del remitirlo para archivarlo del registro presupuestal procederá a remitir Dirección de Registro en la carpeta del proceso correo electrónico a la Dirección Financiera con Contratación o Presupuestal contractual la solicitud de expedición de Registro Grupo Jurídico de Registro Presupuestal. la Regional presupuestal designado para tal La Dirección financiera realizará el registro fin presupuestal y lo remitirá a la Dirección de Profesional de la contratación en la Sede Nacional y al Grupo Dirección Jurídico en la Dirección Regional. Financiera en la Sede de la Dirección General. Profesional del

Grupo Financiera en la Dirección Regional o quien haga sus veces 15 Remitir las garantías a la Remitir las garantías a la Dirección de Proveedor con el Póliza que ampara Dirección de Contratación dentro de los 3 días hábiles que se suscribió la el cumplimiento del Contratación siguientes a la suscripción de la orden de orden de compra contrato o póliza de compra de conformidad con lo establecido en el responsabilidad Decreto 1082 de 2015. civil extracontractual 16 Revisar las garantías El profesional de la Dirección de Contratación, Profesional de la Correo electrónico P.C en caso de que en el estudio previo se haya Dirección de con la devolución establecido la constitución de garantías para Contratación o del de las pólizas para amparar la orden de compra suscrita, deberá grupo jurídico de la ajustes realizar la revisión de las mismas. Regional ¿Las pólizas cumplen con lo establecido en los documentos de estudios previos? SI: Continuar con la actividad No 17 NO: regresar a la actividad No. 15. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Nombre de la Responsable Registro No Descripción Actividad 17 Proyectar acta de Proyectar el acta de aprobación de garantías Profesional de la Proyecto acta de aprobación garantías exigidas en el documento de estudios previos Dirección de aprobación de

que sustento la contratación. Contratación en la pólizas Sede Dirección General. Profesional del Grupo Jurídico en la Dirección Regional o quien haga sus veces. 18 Proyectar el memorando Proyectar el memorando de comunicación de Profesional de la Proyecto comunicación de designación de supervisión. Este memorando Dirección de memorando de designación de debe contener el número y fecha del registro Contratación en la designación de supervisión presupuestal, la fecha de aprobación de las Sede de la supervisión garantías (cuando aplique). Dirección General. Profesional del Grupo Jurídico en la Dirección Regional o quien haga sus veces. 19 Revisar y firmar el acta Revisar el acta de aprobación de la póliza junto Profesional de la Acta de aprobación PC de aprobación de pólizas con el memorando de comunicación de Dirección de de pólizas y y el memorando de designación de supervisión Contratación o del memorando reparto al supervisor Grupo Jurídico de firmados ¿El acta y el memorando se encuentran en la Regional debida forma? Director(a) de Contratación en la SI: Se firma acta y memorando continuar con la Sede de la actividad No 20. Dirección General.

Coordinador del NO: Regresar a las actividades No 17 y 18, Grupo Jurídico en según sea el caso con los ajustes requeridos. la Dirección Regional o quien haga sus veces. 20 Informar al supervisor Enviar el acta de aprobación, el memorando de Director(a) de Correo electrónico del contrato comunicación de designación de supervisión por Contratación o correo electrónico al supervisor. Coordinador(a) del Grupo Jurídico de la Regional 21 Organizar y entregar la Organizar y entregar la carpeta digital o física a Profesional de la Carpeta en archivo

carpeta al archivo archivo de la Dirección de Contratación o quien Dirección de digital haga sus veces en la Regional con todos los Contratación en la documentos de conformidad con la lista de Sede de la chequeo para la modalidad de selección que Dirección General. corresponda de conformidad con los Profesional del lineamientos y procedimientos sobre Grupo Jurídico en organización de archivos establecidos para la la Dirección Entidad Regional o quien haga sus veces. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Nombre de la Responsable Registro No Descripción Actividad 22 Verificar el Verificar el adecuado diligenciamiento de las Auxiliar Formato Único de PC diligenciamiento de la listas de chequeo e incorporar en el expediente administrativo o Inventario lista de chequeo e contractual junto con los soportes recibidos, de profesional de la Documental FUID incorporar los conformidad con los lineamientos y Dirección de documentos en e procedimientos sobre la organización de Contratación o expediente contractual. archivos establecidos por la Entidad. Grupo Jurídico en la Regional o quien Verificar que los documentos correspondientes haga sus veces a al cumplimiento de los requisitos de ejecución de cargo del archivo la orden de compra estén debidamente de gestión archivados en la carpeta digital o física entregada por el profesional de la Dirección de Contratación o Grupo Jurídico de la Regional.

¿Los documentos son correctos y la lista de chequeo se encuentra debidamente diligenciada? SI: Se archiva el expediente NO: Se devuelve a la actividad 21 Fin

P.C.: Punto de Control

5. RESULTADO FINAL: Orden de compra legalizada.

6. DEFINICIONES: Acuerdos Marco de Precios: Son una herramienta para que el Estado agregue demanda, coordine y optimice el valor de las compras de bienes, obras o servicios de las Entidades

Estatales para: (i) Producir economías de escala

(ii) Incrementar el poder de negociación del Estado; y (iii) Compartir costos y conocimiento entre las diferentes agencias o departamentos del Estado.

Copua: Es una herramienta que Colombia Compra Eficiente pone a disposición de los Proveedores de la Tienda Virtual del Estado Colombiano durante la ejecución de las Órdenes de Compra. A través de Coupa Supplier el Proveedor puede consultar las Órdenes de Compra que le generan las Entidades, enviar copia de las facturas, actualizar el correo electrónico al cual le notifican las órdenes de compra y la información de la persona de contacto del Proveedor que aparece en la Orden de Compra ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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ESTADO COLOMBIANO AMPIAD Entidades Compradoras: Son las entidades a las que se refiere el artículo 2 de la Ley 80 de

1993, que adquieren Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes a través del Acuerdo Marco de Precios y en consecuencia generan Órdenes de Compra.

Garantías: Son los documentos que amparan la ejecución de la Orden de Compra y que se encuentran previstos en el Acuerdo Marco de Precios. La Entidad Compradora debe informar oportunamente a Colombia Compra Eficiente de cualquier eventualidad que pueda dar lugar a la ejecución de dichas garantías. Algunos Acuerdos Marco de Precios establecen la posibilidad de solicitar garantías para las órdenes de compra.

Gran Almacén: En su función de desarrollar mecanismos de agregación de demanda de las Entidades Estatales, invitó a los grandes almacenes registrados en la Superintendencia de Industria y Comercio a vincularse a la Tienda Virtual del Estado Colombiano para ofrecer el catálogo del gran almacén.

Instrumentos de Agregación de Demanda: Los instrumentos de agregación de demanda son un mecanismo previsto por la ley para que las Entidades Estatales sumen sus necesidades y actúen en forma coordinada en el mercado para obtener eficiencia en el gasto y un mejor provecho de los recursos públicos. Modificaciones, adiciones o terminación de la Orden de Compra: Son la modificación, adición o terminación de un contrato y la Entidad Compradora debe estar consciente de los efectos legales, económicos, disciplinarios y fiscales de cualquiera de estas.

Operación Principal: Es el grupo de estudios, actividades y negociaciones adelantadas por Colombia Compra Eficiente para la celebración de un Acuerdo Marco de Precios y el acuerdo entre Colombia Compra Eficiente y los Proveedores.

Operación Secundaria: Son las actividades que debe adelantar la Entidad Compradora con el fin de adquirir, recibir y pagar los bines o servicios amparados en un Acuerdo Marco de Precios.

Orden de Compra: Es la manifestación de la voluntad de una Entidad Compradora de vincularse al Acuerdo Marco de Precios, obligarse a sus términos y condiciones, y es el soporte documental de la relación entre el Proveedor y la Entidad Compradora.

Otros x|s de Agregación de Demanda: Los mecanismos de agregación de demanda permiten al Estado obtener mayor valor por dinero en el sistema de contratación pública al eliminar costos de intermediación y al hacer más ágil y simple los procesos de contratación.

Proveedor: Es quien ha suscrito un Acuerdo Marco de Precios como resultado de un proceso de licitación y en consecuencia está en capacidad de entregar Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes a las Entidades Compradoras al amparo de un Acuerdo Marco de Precios. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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ESTADO COLOMBIANO AMPIAD Tienda virtual del Estado Colombiano - TVEC: Es la plataforma que Colombia Compra Eficiente ha puesto a disposición de las Entidades Compradoras y de los Proveedores través del cual deben hacerse las transacciones del Acuerdo Marco de Precios.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ley 80 de 1993

Ley 1150 de 2007

Ley 1882 de 2018 Decreto 1082 de 2015 Decreto 310 del 2021 Guía para entender los Acuerdos Marco de Precios Términos y Condiciones de Uso de la Tienda Virtual del Estado Colombiano Guía General de los Acuerdos Marco MO1.ABS Manual de Contratación

8. RELACIÓN DE FORMATOS: CODIGO NOMBRE DEL FORMATO F1.P3.ABS Ficha de condiciones técnicas esenciales para la Prestación del Servicio y/o Entrega del Bien - FCT

F2.P5.ABS Lista de Chequeo para Procesos de Selección F3.P5.ABS Formato Estudios Previos

9. ANEXOS: No aplica.

10. CONTROL DE CAMBIOS:

Fecha Versión Descripción del Cambio No Aplica No Aplica No Aplica ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.