ICBF - p43.gth procedimiento proceso disciplinario - instruccion v1

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PROCESO DISCIPLINARIO – INSTRUCCIÓN

1. OBJETIVO: Aplicar la ley disciplinaria a los servidores y exservidores públicos del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - ICBF, que incurran en hechos disciplinariamente relevantes, para determinar la procedencia de la formulación de cargos, con el fin de salvaguardar la moralidad pública, transparencia, objetividad, legalidad, honradez, lealtad, igualdad, imparcialidad, celeridad, publicidad, economía, neutralidad, eficacia y eficiencia que debe observar en el desempeño de su empleo, cargo o función.

2. ALCANCE: Inicia con la recepción de la noticia disciplinaria y termina con la decisión definitiva de archivo y/o formulación de pliego de cargos. Aplica a nivel nacional del ICBF.

3. POLITICAS DE OPERACIÓN: 3.1. Adelantar la etapa de instrucción de los procesos disciplinarios que se adelantan en contra de los servidores y exservidores públicos de ICBF que incurran en hechos disciplinariamente relevantes, excepto de quienes desempeñen cargos de Director General, Subdirector General y Secretario General, cuya competencia esta asignada a la Procuraduría General de la Nación. 3.2. Garantizar durante el trámite de la actuación disciplinaria la prevalencia de la justicia, la efectividad del derecho sustantivo, la búsqueda de la verdad material y el cumplimiento de los derechos y garantías debidos a las personas que en él intervienen.

3.3. Designar, por reparto, al profesional que dará impulso procesal al expediente. 3.4. En cualquier momento del proceso disciplinario - instrucción se podrá dar uso al formato anexo “Diligencia de posesión y reconocimiento personería apoderado en OCID”, siempre y cuando el investigado lo solicite.

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: No Nombre de la Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro Inicio Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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PROCEDIMIENTO Versión 1 Página 2 de 9 PROCESO DISCIPLINARIO ORDINARIO - INSTRUCCIÓN Se recibe la noticia disciplinaria a través de los canales dispuestos por el ICBF. (Correo electrónico, correspondencia física, canal telefónico, portal web). Control de correspondencia Técnico Recepcionar, verificar y Se revisa, clasifica, prioriza y se radica en el Interna OCID, SIM, Administrativo, 1 radicar las noticias sistema de control disciplinario – SCAD (en SCAD, oficios, asistencial o disciplinarias adelante SCAD), asignándosele un número de correo electrónico y profesional. identificación interno. constancia de envío. En caso de que la queja ingrese por el Sistema de Información Misional “SIM”. Si hay quejoso se comunica el trámite impartido a la misma. Se efectúa el reparto de las noticias disciplinarias y Acta de Reparto Realizar reparto de las 2 se entregan en físico a cada profesional, mediante Jefe de Oficina noticias

noticias disciplinarias la respectiva Acta de Reparto. disciplinarias Profesional con Se realiza el debido seguimiento a las decisiones funciones de proyectadas y asignadas por reparto a los Coordinador Realizar seguimiento al Base de datos profesionales adscritos al Grupo de Quejas e grupo de quejas e 3 reparto de las noticias ingresos a las Informes Disciplinarios de la OCID, teniendo en investigaciones disciplinarias coordinaciones. cuenta los términos y las instrucciones impartidas disciplinarias por el Despacho según corresponda. Se proyecta el auto correspondiente: inhibitorio, Proyecto de Auto avoque, remisión por competencia, incorporación, inhibitorio, avoque, apertura de indagación previa o apertura de remisión por investigación disciplinaria. competencia, Evaluar la noticia Profesional en 4 incorpora, apertura disciplinaría Nota: La decisión junto con el expediente será derecho. de indagación entregado al Coordinador de Grupo de quejas e previa o apertura de investigaciones disciplinarias, según corresponda, investigación para que por su conducto ingrese al despacho para disciplinaria aprobación y firma. Se registrar en la base de datos de control Técnico Base de datos de 5 Registrar el ingreso y/o correspondiente el ingreso y/o salida de las Administrativo o ingresos y egresos P.C salida de las decisiones decisiones al Despacho. asistencial del despacho Asesor Jurídico Control y/o Profesional coordinaciones y/o Revisar que la decisión proyectada se ajuste a lo con funciones de correo electrónico, que en derecho corresponda. Coordinador que dé cuenta de la 6 Revisar el proyecto de

grupo de quejas e elaboración de las P.C decisión Nota: En caso de correcciones o ajustes, se investigaciones decisiones devuelve al profesional que proyectó la decisión, disciplinarias mensuales para los respectivos ajustes. según proyectadas por corresponda. cada profesional. Se revisa la decisión proyectada y se hacen las correspondientes observaciones y correcciones a 7 que haya lugar, para su posterior aprobación y Auto que Aprobar y firmar la decisión Jefe de Oficina P.C firma. corresponda Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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PROCEDIMIENTO Versión 1 Página 3 de 9 PROCESO DISCIPLINARIO ORDINARIO - INSTRUCCIÓN Firmada la decisión, la secretaría del Despacho procede a su radicación en el SCAD y asignación por acta de reparto al profesional para impulso procesal en los casos de indagación previa. el reparto se realiza directamente desde el despacho. Base ingresos y Radicar la decisión en el En los casos de investigación disciplinaria, Técnico egresos del Sistema Control de 8 archivos, pliegos de cargos, acumulaciones, Administrativo o despacho correos Asuntos Disciplinariosremisión por competencia y cierres serán asistencial electrónicos y/o SCAD entregados por correo electrónico a la coordinación actas de reparto. de investigaciones disciplinaria. A su vez se entrega a la coordinación de quejas se realiza entrega de inhibitorios e incorporaciones.

Dar cumplimiento a lo ordenado en la parte resolutiva de los autos (Citacionesnotificación Notificación, personal, por estado o por edicto – comunicaciones correos - solicitudes probatorias) electrónicos, Técnicos oficios, Realizar instrucción Administrativos, 9 Conformar el expediente original y copia (Carátula, memorandos, procesal asistenciales o foliatura) formato control profesional. préstamo y Luego de la instrucción procesal el expediente devolución de deberá ser entregado para su custodia al archivo – expedientes. OCID y esto se informará al profesional designado. Oficiadas las pruebas documentales ordenadas en Control de los autos y recibidas éstas a través de los Técnico correspondencia Recibir e incorporar las diferentes canales del ICBF, se incorporan al Administrativo, 10 interna OCID, pruebas documentales expediente correspondiente. asistenciales o ORFEO, correos profesional electrónicos. El profesional asignado practicará los medios de prueba decretados en los autos (apertura de indagación previa o investigación disciplinaria) Profesional de Comunicaciones, directamente y/o por comisionado, para este caso grupo de quejas e actas, autos de 11 Practicar las pruebas se elabora el correspondiente auto de comisión y investigaciones comisión, correos se comunica al investigado su práctica. Sí se disciplinarias según electrónicos. requieren nuevas pruebas y estando dentro del corresponda. término de ley, mediante auto, estas se decretan e igualmente se comunican. El profesional asignado evaluará la Indagación

Previa y proyectará:

• Apertura de Investigación Disciplinaria ó Proyecto de

Evaluar - Archivo Técnicos Auto(archivo, Indagación Previa y Administrativos, 12 apertura de proyectar Nota: La decisión junto con el expediente será asistenciales o investigación decisión entregado al Coordinador de Grupo para que por su profesionales disciplinaria) conducto ingrese al despacho para aprobación y firma. “Repetir actividad 5” Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Control Asesor Jurídico coordinaciones y/o Profesional y/o correo con funciones de Se revisa la decisión proyectada y se hacen las electrónico, que Coordinador 13 Aprobar y firmar la correspondientes observaciones y correcciones a dé cuenta de la grupo de quejas e P.C decisión que haya lugar, para su posterior aprobación y elaboración de investigaciones firma. “Repetir actividad 6” (si es del caso) las decisiones disciplinarias mensuales según proyectadas por corresponda. cada profesional. Evaluada la indagación previa con decisión investigación disciplinaria y/o archivo, se dará cumplimiento a lo ordenado en la parte resolutiva de los autos (Comunicaciones, notificaciones) y se dará cumplimento a las actividades de la 9 a la 11 -Archivo formal: Si no se logró identificar o Comunicaciones

individualizar al posible autor, o se determinó que (correos no procedía investigación disciplinaria, este archivo electrónicos, oficios, será formal y no hará tránsito a cosa juzgada Técnicos memorandos, Realizar instrucción material, de lo cual se dejará la constancia Administrativos, constancias); 14 procesal Auto de Archivo respectiva. asistenciales o Registro SCAD, profesional formato control -Archivo definitivo: Por disposición legal. préstamo y devolución de Si la Indagación Previa se originó en noticia expedientes. disciplinaria “queja”, la decisión es susceptible de recurso de apelación por el quejoso, a quien se le comunicará acorde a lo previsto en la ley. Recurrida la decisión, el expediente se entregará al profesional para evaluar su procedencia. Evaluar la procedencia del recurso de apelación, efectos y proyectar el Auto que en derecho corresponda (admite, niega, rechaza) Si se rechaza, admite recurso de queja a solicitud de parte, del cual se analizará su procedencia. Autos, En los eventos de admisión del recurso y trámite Profesional / comunicaciones Realizar instrucción 15 del recurso de queja, el expediente, previas las Coordinador (memorando, oficio, procesal de Recurso anotaciones del caso, se remitirá a segunda Grupo de quejas. correo electrónico, instancia. constancia).

Nota: La decisión junto con el expediente será entregado al Coordinador de Grupo para que por su conducto ingrese al despacho para aprobación y firma.

Asesor Jurídico/ Profesional con

funciones de Se revisa la decisión proyectada y se hacen las Coordinador 16 Aprobar y firmar la correspondientes observaciones y correcciones a Auto que grupo de quejas e P.C decisión que haya lugar, para su posterior aprobación y corresponda investigaciones firma. “Repetir actividad 6” (si es del caso) disciplinarias según corresponda Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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PROCEDIMIENTO Versión 1 Página 5 de 9 PROCESO DISCIPLINARIO ORDINARIO - INSTRUCCIÓN Respecto de la Investigación Disciplinaria el profesional designado proyectará, de ser el caso, auto de cierre de investigación disciplinaria, para los eventos previstos en la ley. Profesional / Decisión de Cierre de coordinador de 17 Auto de cierre investigación Nota: La decisión junto con el expediente será Grupo entregado al Coordinador de Grupo para que por su investigaciones conducto ingrese al despacho para aprobación y firma. Asesor Jurídico/ Profesional con funciones de Se revisa la decisión proyectada y se hacen las Coordinador 18 correspondientes observaciones y correcciones a Aprobar y firmar la decisión grupo de quejas e Auto de cierre P.C que haya lugar, para su posterior aprobación y investigaciones firma. “Repetir actividad 6” (si es del caso) disciplinarias según

corresponda Notificar auto de cierre acorde a la ley; se dejará Autos, Técnicos Realizar instrucción constancia si se presentaron o no, alegatos comunicaciones Administrativos, 19 procesal Auto Cierre de precalificatorios y si están en términos. (memorando, oficio, asistenciales o Investigación Disciplinaria correo electrónico, profesionales constancia). El profesional asignado evaluará la investigación Disciplinaria con: - Archivo Definitivo (Esta decisión procederá sin cierre en los eventos autorizados por ley) ó Evaluar Investigación Profesional / Auto de Archivo y/o 20 Disciplinaria y proyectar Coordinador de formulación pliego - Formulación Pliego de Cargos decisión Grupo de cargos Nota: La decisión junto con el expediente será entregado al Coordinador de Grupo para que por su conducto ingrese al despacho para aprobación y firma. Asesor Jurídico/ Profesional con funciones de Se revisa la decisión proyectada y se hacen las Coordinador Auto de archivo y/o 21 Aprobar y firmar la correspondientes observaciones y correcciones a grupo de quejas e formulación de P.C decisión que haya lugar, para su posterior aprobación y investigaciones cargos firma. “Repetir actividad 6” (si es del caso) disciplinarias según corresponda AutoComunicaciones (correos Técnicos electrónicos, oficios, Administrativos o memorandos, Instrucción procesal auto Realizar actividades 9, 10 y 11 (respecto de las asistenciales / 22 constancias); de Archivo Definitivo de ID ID se aclara, procede archivo formal) Profesional /

Registro SCAD, coordinador de formato control grupo préstamo y devolución de expedientes. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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PROCEDIMIENTO Versión 1 Página 6 de 9 PROCESO DISCIPLINARIO ORDINARIO - INSTRUCCIÓN AutoEl técnico administrativo y/o asistencial designado Comunicaciones notifica de forma personal y acorde a la ley la (correos decisión de formulación de pliego de cargos, así electrónicos, oficios, mismo, realiza el alistamiento del expediente para Técnicos memorandos, Instrucción procesal del su remisión al funcionario de juzgamiento, para Administrativos o constancias); 23 auto de formulación de que continúe con esta etapa procesal (debida asistenciales / Registro SCAD, pliego de cargos notificación, foliatura, organización, presentación, Coordinador de memorando y auto cuadernos igualados). Grupo de remisión por competencia para El coordinador de Grupo verifica el cumplimiento etapa de de lo anterior. Juzgamiento Fin

P.C.: Punto de Control

5. RESULTADO FINAL: La decisión que en derecho se profiere frente a la presunta comisión de una falta disciplinaria por parte de los servidores y exservidores públicos del ICBF, que para la etapa de instrucción corresponde al archivo de la actuación y/o formulación de pliego de cargos, esta última finca el inicio de la fase de juzgamiento que corresponde por ley a otra

dependencia del ICBF.

6. DEFINICIONES: ETAPA DE INSTRUCCIÓN: Comprende el análisis de la noticia disciplinaria, su evaluación, la cual podrá determinar la procedencia de una decisión inhibitoria, avoque, remisión por competencia, incorporación, indagación previa o investigación Disciplinaria y finalmente luego de la práctica probatoria la decisión de archivo o pliego de cargos.

INDAGACIÓN PREVIA: Etapa de la actuación disciplinaria que tiene como finalidad identificar o individualizar al presunto autor de los hechos disciplinariamente relevantes.

INFORME: Es el documento que emite el servidor público que, al tener conocimiento de una conducta presuntamente contraria al régimen disciplinario, cumple con el deber de ponerla en conocimiento del competente.

INVESTIGACIÓN DISCIPLINARIA: Etapa de la actuación disciplinaria, se tiene identificado al posible autor y se busca verificar y esclarecer la ocurrencia de la conducta constitutiva de falta disciplinaria y la responsabilidad del investigado, así como causales de exclusión de responsabilidad.

NOTICIA DISCIPLINARIA: entiéndase por noticia disciplinaria las quejas, informes, asuntos, peticiones, reclamos y/o denuncias que se reciban a través de de los canales dispuesto por la Dirección de Servicios y atención al Ciudadano.

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NOTIFICACIÓN PERSONAL: Poner en conocimiento del sujeto procesal de manera directa sobre el contenido de las decisiones proferidas en desarrollo de las actuaciones disciplinarias, de acuerdo con los requisitos establecidos para tal efecto en la ley.

NOTIFICACIÓN POR EDICTO: Medio subsidiario para notificar las decisiones que no se pudieren realizar personalmente. Con la realización de este procedimiento se entiende cumplida la notificación.

NOTIFICACIÓN POR SERVIDOR COMISIONADO: Es la forma de notificación al implicado, investigado o disciplinado, cuando este se encuentre en lugar diferente de donde se encuentra la Oficina de Control Interno Disciplinario.

NULIDAD: Sanción impuesta por la ley contra las actuaciones disciplinarias, realizadas por servidores que carezcan de competencia, con violación sustancial al derecho de defensa o de las formalidades establecidas para su desarrollo, consistente en obligar a que las actuaciones realizadas en estas condiciones deban adelantarse nuevamente.

PLIEGO DE CARGOS: Es el acto administrativo mediante el cual se hace imputación concreta sobre las presuntas faltas o infracciones contra el servidor público sometido a investigación y su posible responsabilidad, el cual se notifica al disciplinado.

PRUEBA: Medio establecido en la ley con que se pretende demostrar los hechos materia del proceso.

QUEJA: Hechos que se relatan de la actuación, presuntamente, irregular desplegada por un servidor público que afecta a una persona.

RECURSO DE APELACIÓN: Materialización del derecho impugnación con el que cuenta el disciplinado, apoderado o defensor de oficio y el quejoso para que se examine de nuevo la materia fáctica y/o jurídica de una decisión, por parte del superior funcional de quien emitió

la decisión.

RECUSACIÓN: Petición que pueden formular el disciplinado o su defensor para que el operador disciplinario sea sustituido cuando en él concurra una causa de impedimento y no se haya apartado libremente del conocimiento del asunto.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: • Ley 1952 de 2019 “Por la cual se expide el Código General Disciplinario,” modificado por la Ley 2094 de 2021 • Ley 1437 de 2011 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”. • Ley 2081 de 2021 “Por medio de la cual se reforma el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo -Ley 1437 de 2011y se dictan Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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PROCEDIMIENTO Versión 1 Página 8 de 9 PROCESO DISCIPLINARIO ORDINARIO - INSTRUCCIÓN otras disposiciones en materia de descongestión en los procesos que se tramitan ante la jurisdicción”. • Ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”.

8. RELACIÓN DE FORMATOS:

Código Nombre Del Formato F1.P21.SA Formato Ficha Control De Préstamo

9. ANEXOS: Código Anexos Acta de asignación de procesos seguimiento

A1.P43.GTH A2.P43.GTH Acta de asignación quejas y o procesos A3.P43.GTH Auto inhibitorio A4.P43.GTH Auto de incorporación A5.P43.GTH Auto que ordena indagación previa A6.P43.GTH Auto que ordena investigación disciplinaria A7.P43.GTH Auto que califica el mérito probatorio de la indagación previa – archivo IP A8.P43.GTH Auto que evalúa investigación disciplinaria – archivo A9.P43.GTH Auto que ordena terminación del proceso - archivo definitivo A10.P43.GTH Auto de cierre de investigación disciplinaria A11.P43.GTH Auto de reconstrucción de expedientes A12.P43.GTH Auto que ordena acumulación A13.P43.GTH Acta de inspección disciplinaria practicada A14.P43.GTH Auto de expedición de copias A15.P43.GTH Auto declara nulidad de oficio A16.P43.GTH Auto declara ausente disciplinado A17.P43.GTH Auto formula pliego de cargos A18.P43.GTH Auto nombramiento defensor A19.P43.GTH Auto que avoca conocimiento A20.P43.GTH Auto que comisiona practica de pruebas A21.P43.GTH Auto que concede recurso de apelación A22.P43.GTH Auto que concede recurso de queja A23.P43.GTH Auto que declara desierto recurso apelación A24.P43.GTH Auto que declara desierto recurso de reposición A25.P43.GTH Auto que decreta pruebas A26.P43.GTH Auto que prorroga el término de la investigación disciplinaria A27.P43.GTH Auto que resuelve recusación A28.P43.GTH Auto rechaza recurso queja por extemporáneo

A29.P43.GTH Auto remisión por competencia A30.P43.GTH Citación de notificación de archivo A31.P43.GTH Citación notificación investigación disciplinaria A32.P43.GTH Citación notificación prorroga de la investigación disciplinaria Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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PROCEDIMIENTO Versión 1 Página 9 de 9 PROCESO DISCIPLINARIO ORDINARIO - INSTRUCCIÓN A33.P43.GTH Comunicación archivo-quejoso A34.P43.GTH Comunicación auto inhibitorio al quejoso A35.P43.GTH Constancia ejecutoria A36.P43.GTH Constancia secretarial de notificación A37.P43.GTH Diligencia de posesión y reconocimiento personería apoderado en OCID A38.P43.GTH Hoja de ruta A39.P43.GTH Anexo control ingresos a las coordinaciones A40.P43.GTH Control de correspondencia interna OCID A41.P43.GTH Control de radicación asuntos OCID A42.P43.GTH Ingresos y egresos del despacho A43.P43.GTH Base de radicación A44.P43.GTH Notificación personal A45.P43.GTH Notificación por edicto A46.P43.GTH Notificación por estado A47.P43.GTH Remisión por Competencia acoso laboral A48.P43.GTH Testimonio A49.P43.GTH Versión libre

10. CONTROL DE CAMBIOS:

Fecha Versión Descripción del Cambio NA NA NA Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.