ICBF - a1.p17.gf anexo procedimiento revision de documentos de cobro generacion de pagos y traslado de efectivo v1

PROCESO A1.P17.GF 08/04/2020

GESTIÓN FINANCIERA

ANEXO PROCEDIMIENTO REVISIÓN DE Versión 1 Página 1 de 3

DOCUMENTOS DE COBRO, GENERACIÓN DE

PAGOS Y TRASLADO DE EFECTIVO

1. OBJETIVO Realizar de manera transitoria ajustes a las actividades número 2 y 3 descritas en el P17.GF Procedimiento Revisión de Documentos de Cobro, Generación de Pagos y Traslado de Efectivo, dada la contingencia que se ha generado en el ICBF por causa del COVID-19.

2. ALCANCE Este documento aplica para la sede de la Dirección General, Regional y Zonal con el fin de atender oportunamente las obligaciones contraídas por la entidad mediante la presentación del informe respectivo, generando los pagos desde las pagadurías regionales, Grupo de Tesorería y/o Grupo Financiero Sede de la Dirección General durante la contingencia. 3 POLÍTICAS DE OPERACIÓN No se modifican transitoriamente ninguna política de operación. 4 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: Se modifica transitoriamente las siguientes actividades del procedimiento P17.GF Procedimiento Revisión de Documentos de Cobro, Generación de Pagos y Traslado

de Efectivo: Nombre de la Responsable Registro No Descripción de la actividad Actividad Inicio Facturas, Revisar los soportes para pagos de Impuestos, contratos diferentes a honorarios y la Sentencias, documentación citada a continuación, Embargos y Supervisor del liquidando el valor que se autoriza demás soportes.

Contrato o Servidor pagar: Ver políticas de Público operación 3.1 2 responsable a) Facturas: Servicios públicos,

programa/Dirección impuestos municipales y/o territoriales, Formato General – Regional Expedir sentencias y/o embargos. Certificación pago –Centro Zonal “Certificación de diferentes a Cumplimiento” b) Formato: “Certificación pago honorarios y para pagos de contratos prestación de servicios y viáticos. contratos programas diferentes a honorarios y Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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ANEXO PROCEDIMIENTO REVISIÓN DE Versión 1 Página 2 de 3 DOCUMENTOS DE COBRO, GENERACIÓN DE PAGOS Y TRASLADO DE EFECTIVO diferentes a viáticos” Debe estar firmado en señal de Formato Relación honorarios aprobación o enviado por el correo de gastos de viaje electrónico institucional que servirá de e informe de soporte de firma. cumplimiento de comisión de c) Formato: “Relación de gastos de viaje servicio. e informe de cumplimiento de comisión de servicio” Formato Certificación d) Formato: “Certificación informe de informe de comisión o desplazamiento”. Debe estar comisión o firmado en señal de aprobación o desplazamiento. enviado por el correo electrónico institucional que servirá de soporte de firma. Continuar con la actividad 4. Revisar la información contenida en los soportes para pago a contratos de honorarios y en el formato “Certificación de cumplimiento informe de obligaciones por prestación de servicios – Honorarios” Expedir “Certificación de Validar en el aplicativo que disponga el

Certificación de Cumplimiento” ICBF la información relacionada con la cumplimiento para pago a cuenta de cobro que registró cada informe de contratos de contratista. obligaciones por honorarios prestación de Ver: Manual usuario SIGEPCYP servicios – publicado en el Sistema Integrado de Supervisor del Honorarios Gestión del ICBF Contrato o Servidor Público Datos requeridos Certificar el cumplimiento de las 3 responsable para el trámite obligaciones del contratista, registrando programa/Dirección financiero de los la firma en el campo correspondiente del General – Regional pagos a formato. “Certificación de cumplimiento –Centro Zonal contratistas de informe de obligaciones por prestación servicios de servicios – Honorarios” personales – Honorarios Generar e imprimir en el aplicativo dispuesto por el ICBF, el formato “Datos Ver políticas de requeridos para el trámite financiero de operación 3.1 los pagos a contratistas de servicios personales – Honorarios”, el cual consolida los documentos de cobro presentados para pago. Este formato debe firmado en señal de aprobación o enviado por el correo electrónico institucional que servirá de soporte de firma. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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DOCUMENTOS DE COBRO, GENERACIÓN DE

PAGOS Y TRASLADO DE EFECTIVO

Ver: Manual usuario SIGEPCYP

publicado en el Sistema Integrado de Gestión del ICBF 5 DEFINICIONES CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO: Es el documento que expide el supervisor del contrato donde certifica que el contratista ha cumplido con el objeto y obligaciones consignadas en el contrato y por tanto autoriza el desembolso correspondiente.

OBLIGACIÓN PRESUPUESTAL: Es el monto adeudado producto del desarrollo de los compromisos adquiridos por el valor equivalente a los bienes recibidos, servicios prestados y demás exigibilidades pendientes de pago, incluidos los anticipos no pagados que se hayan pactado en desarrollo de las normas presupuestales y de contratación administrativa. 6 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Decreto 457 de 22 de Marzo de 2020 “Por el cual se imparten instrucciones en virtud de la emergencia sanitaria generada por la pandemia del Coronavirus COVID-19 y el mantenimiento del orden público”.

7 CONTROL DE CAMBIOS

Fecha Versión Descripción del Cambio N/A N/A N/A Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.