ICBF - Anexo 2 instrumento supervision crn v1

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ANEXO 2 20/05/2022

INSTRUMENTO SUPERVISIÓN CRN-CENTROS DE Clasificación de la Información

RECUPERACIÓN NUTRICIONAL PÚBLICA

ANEXO 2.

INSTRUCTIVO: FORMATO PARA EL SEGUIMIENTO Y SUPERVISIÓN TÉCNICA ADMINISTRATIVA A LA ATENCIÓN EN LA MODALIDAD

CENTRO DE RECUPERACIÓN NUTRICIONAL - CRN DIRECCIÓN DE NUTRICIÓN Propósito: Que supervisores y profesionales de apoyo a la supervisión a la modalidad Centro de Recuperación Nutricional CRN cuenten con la presente herramienta práctica y ágil, para ejercer las acciones de seguimiento y supervisión a los contratos de Centros de Recuperación Nutricional - CRN, éste formato es aplicado por La Regional /Centro Zonal, mediante visita de supervisión a cada UDS (CRN), con el fin de determinar la efectiva atención a los niños y niñas usuarios de los CRN así como las acciones de fortalecimiento de sus capacidades y en general el cumplimiento de las obligaciones del contrato de aporte. Previo a la visita se requeire revisar y analizar información aportada por la EAS la cual será socializada y verificada en la visita. Diligencie los espacios en blanco, responda "cumple" "no cumple", según corresponda y anote las observaciones pertinentes a los aspectos evaluados. Este formato se aplica de manera presencial cada mes (de acuerdo al cronograma definido por la Dirección de Nutrición), a cada CRN. Sólo para aquellos casos donde los CRN se encuentren ubicados en zonas distantes y dispersas, se permite

aplicar el presente instrumento de manera virtual (llamada, video llamada, solicitud de documentación, reunión teams entre otras formas posibles) y como mínimo se deberá hacer una visita presencial y las veces que sea necesario en caso de identificar riesgos en la ejecución del servicio. Este instrumento se podrán imprimir o diligenciar de manera digital. En cualquier caso, las firmas que se incluyan en los documentos finales deberán ser de puño y letra.

Para tener en cuenta: Previo a la visita al CRN a realizar el ejercicio de supervisión, deberá revisar y analizar la información necesaria para supervisar el criterio de seguimiento de cada una de las categorías establecidas en este instrumento (sistema de información cuéntame, documentos allegados previamente por la EAS, informes financieros, entre otros). Los resultados de este análisis previo deberán ser cotejados y verificados con la EAS en el momento de la aplicación de esta herramienta en el ejercicio de supervisión.

1. Componentes generales de la guía: a). Hoja1 “Formato apoyo supervisión: aquí encontrará la información básica relacionada con el seguimiento y supervisión a los aspectos claves, que permiten dar cuenta de la efectiva atención a niños, niñas usuarios de la modalidad Centro de

Recuperación Nutricional CRN. b. Hoja2 “Instructivo Formato", hace referencia a la presente hoja donde se amplía el detalle de cada tema definido, ilustra el paso a paso de cada uno de los items. Antes de diligenciar tenga en cuenta: El diligenciamiento del Excel debe realizarse directamente sobre este archivo. No se deben agregar o eliminar columnas ni filas.. 2. ¿Cómo diligenciar el formato? Filas 1 a 3: Diligencie los datos generales de Regional, Centro zonal, No. de contrato, nombre de la EAS, fecha de visita o

llamada, municipio ubicación del CRN. Fila 4: Nombre del profesional, quien realiza la visista o llamada: De la Regional o centro zonal, se refiere al supervisor o al profesional designado para apoyar la supervisión de este contrato. Fila5: Nombre de la persona que atiende la visita o llamada: Integrante de la EAS, quien debe dar cuenta de la ejecución de las acciones realizadas ene l CRN. Es la persona con la quien se coordina la video llamada a la bodega y la entrevista a la Nutricionista. Filas 6 y 7: Definición de las variables que contiene el presente formato de supervisión; columnas A a la I : Columna A: ïtem, númeración de las variables que contiene el Formato (no las cambie)

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INSTRUMENTO SUPERVISIÓN CRN-CENTROS DE Clasificación de la Información RECUPERACIÓN NUTRICIONAL PÚBLICA Columna B: Categoría: Define el proceso a verificar e indagar en relación a lo definido en el Manual Operativo de la modalidad Centro de Recuperación Nutricional CRN.

Columna C: Criterio de Seguimiento: Puntos claves de la categoría, que se caracteriza por ser medible y útil en relación al cumplimiento del objetivo de la modalidad.

Columan D: Modo de verificación: Hace referencia al cómo se mide, medios e insumos para verificar.

Columan E: Informante: La persona o personas quienes suministran la información o los insumos que permiten verificar la ejecución de la acción Columnas F y G: ESTADO,el supervisor o profesional de apoyo a la supervisión, quien aplica este formato, realizará el análisis

del CUMPLIMIENTO de la acción y define CUMPLE en la columna F y NO CUMPLE en la columna G de la fila 8.

Columna H: Observaciones:El supervisor o profesional de apoyo a la supervisión, quien aplica el presente formato, a partir de los análisis de la verificación de la información en relación a lo definido en el Manual Operativo de la Modalidad CRN y los diferentes anexos y memorandos de instrucciones y recomendaciones técnicas, describe de manera precisa la situación encontrada.

Columna I: Descripción del seguimiento: El supervisor o profesional de apoyo a la supervisión, quien aplica el presente formato, a partir de los resultados obtenidos define acciones y compromisos o el mecanísmo que aplique en el marco del proceso contractual.

Fila 9 , componente 1 "aspectos generales". Fila 10 , categoría ingreso; busca verificar si el total de niños y niñas usuarios del CRN "cumple" o "no cumple" con los criterios de ingreso de acuerdo con el Manual Operativo, mediante la consulta en el sistema cuentáme. Fila 11 , categoría ingreso, buscar verificar el cumplimiento de la ruta de atención a la desnutrición (todos los NN deben ser ingresados despues de su atención por el sector salud). Previamente solicite a la EAS la lista de los NN activos en el momento de la llamada y seleccione al azar una carpeta correspondiente a uno de los NN con el fin de revisar esta categoría. Si el NN fue identificado por el CRN, verifique en la carpeta la remisión a salud tan pronto se realizó el ingreso al CRN. Fila 12 , categoría permanencia; Verifique mediane el análisis en el sistema cuentáme, el tiempo de estancia de los usuarios en el CRN. Si los niños tienen estancias prolongadas por encima del tiempo promedio defindo en el manual operativo, verifique

que estos casos fueron objeto de "estudio de caso" o comite técnico para definir estrategias que permitan superar esa dificultad. Fila 13, categoría egreso; búsca verificar mediante el sistema cuentáme el cumplimiento con el criterio nutricional que deben cumplir los niños y niñas que egresan del CRN. No aplica; para aquellos casos irregulares donde el NN egreso porque fue hospitalizado o los padres o cuidadores decidieron no volver al CRN o no quisieron segir con esta atención (solicite justificación par verificar estos casos). Describir el no aplica en la columa de obsevaciones y la justificación. Fila 14, componente 2: "Aspectos administrativos, financieros, infraestructura, dotación y personal" Fila 15, categoría unidad admnistrativa: Verificar si el CRN cuenta con la dotación adecuada para su funcionamiento, durante video-llamada o visista pida que le muestren como mínimo los siguientes espacios: Donde se encuentran ubicadas las camas (verifique el número), el espacio para el comedor (verifique el número de mesas y sillas) y el consultorio con la dotación necesario para la valoración nutricional. Adicional este ítem se puede verificar con los inventarios existentes (en CZ o Regional), con corte a diciembre 2019 y en el marco de la dotación comprada en el mes de enero 2020. Fila 16, categoría unidad admnistrativa: Verifique, si la EAS, cuenta con el plan de saneamiento formulado de acuerdo a lo establecido en el Contrato (obligaciones del eje de gestión ambiental).

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INSTRUMENTO SUPERVISIÓN CRN-CENTROS DE Clasificación de la Información RECUPERACIÓN NUTRICIONAL PÚBLICA Fila 17, categoría unidad admnistrativa: Verifique, si la EAS invierte los recursos definidos "costos administrativos", previamente solicite los soportes de este ítem y verifique su cumplimento de acuerdo a la proyección de costos del contrato y a lo concertado con el supervisor mediante comités. sugieren preguntar por la contrapartida. Fila 18, categoría talento humano: Previo a la llamada o visita solicite al operador los datos del equipo actual, verifique si los perfiles del equipo de trabajo, corresponden a las hojas de vida aprobadas por la Regional o centro zonal en el primer comité del contrato y en caso de haber surtido algún cambio, vefrifique si estos fueron aprobados por el supervisor. Fila 19 y 20; categoría talento humano: Verifique si la EAS invierte los recursos para contratación del recurso humano definidos en el costeo del contrato. Así como con la indicación de dotar al equipo con los implementos de bioseguridad, de acuerdo a las recomendaciones para el manejo de esta pandemía. Previo a la llamada o visita solicite los gastos sobre este ítem y fotos del equipo en funcionamiento donde se evidencie la dotación. So es posible durante la video-llamada pida ver al equipo que se encuentra en ese momento y verifique si llevan el equipo indicado. Fila 21, categoría legalización de cuentas: Hace referencia a verificar el cumplimiento de los acuerdos financieros, a través de la presentación de cuentas de cobro y pagos a satisfacción, de acuerdo a lo estipulado en el contrato. Revisar y verificar si

el operador presenta los informes para pago, durante los siguientes 5 días hábiles del mes vencido . Fila 22, componente 3: "Operación para la atención" Fila 23 y 24, categoría atención: Verificar el cumplimiento de los datos y custodia de la información de cada usuario, la información archivada en las carpetas dan cuenta del ingreso, gestión y evolución de las atenciones realizadas a los usuarios.Verifique si la carpeta seleccionada al azar de unos de los NN atendidos ,contiene la historia de ingreso, si se evidencia la evolución en el estado de salud (órdenes médicas diarias realizadas por el médico) y la evolución en el estado nutricional (ordenes de dieto-terapia diaria, realizadas por la Nutricionista), rejilla de valoración nutricional. Si es posible, puede solicitar esta carpeta escaneada para poder revisar con mayor profundidad. Es importante que en el plan de manejo sean tenidos en cuenta las indicaciones dadas por el sector salud. Fila 25 categoría atención: Verificar el cumplimiento de egreso de los usuarios, garantizando su remisión para continuar con atención mediante la remisión a la modalidad de 1.000 días para cambiar el mundo o a modalidades de Primera Infancia.. Fila 26 categoría atención: Mediante la revisión de los estudios de caso, verifique los soportes de las excepciones para continuar con la atención de acuerdo a lo definido en el Manual Operativo. Solicite copias de los estudios de caso y seleccione uno al azar. El tema a verificar hace referencia a la realización de los estudios de caso y sí, su justificación se encuentra dentro de las excepciones permitidas según el manual operativo. En caso de existir un número importante de excepciones, la regional /centro zonal con los insumos entregados por la EAS

deberá realizar análisis de esta situación, como un tema intersectorial y propio del territorio. Fila 27 categoría atención: Pregunte por las actividades de capacitación y orientación a los padres y cuidadores de los niños y niñas usuarios que la EAS a realizado durante la última semana. Solicite el plan de capacitaciones de acuerdo a la programación semanal Fila 28 categoría atención: Remisión oportuna al sector salud. Revisa la carpeta tomada al azar y en evolución médica, revisa si el NN ha requerido una remisión al sector salud. (si o no ). En caso de (si), verifique si dentro de la carpeta se encuentra archivada la remisión al sector salud de manera oportuna. Filas 29: categoría sistema de información: Mediante la revisión del sistema cuentáme, verifica si todos los usuarios cuentan con la primera toma de peso y talla al ingreso al CRN y si cumplen con los criterios técnicos definidos por el manual operativo para la modalidad.

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INSTRUMENTO SUPERVISIÓN CRN-CENTROS DE Clasificación de la Información RECUPERACIÓN NUTRICIONAL PÚBLICA Filas 30: categoría sistema de información: Mediante la revisión en el aplicativo CUÉNTAME, revisa la existencia de toma de peso y talla al egreso de los usuarios del mes inmediatamente anterior, cumpliendo con los criterios técnicos definidos en el manual operativo. Fila 31 categoría complementación alimentaria: Verifique si la alimentación suministrada a los NN, cumple con los requisitos definidos por el manual operativo CRN. Previamente solicite el ciclo de menús e identifique el menú que corresponda al día de

la visita o llamada, mediante registro fotográfico o video-llamada del tiempo de comida en ejecucion, verifique el cumplimiento de las preparaciones correspondiente a este del menú. En caso de presentar cambios solicite la justificación, la cual debe corresponder a la lista de intercambios. Fila 32 categoría complementación alimentaria: Por la especialidad atendida en esta modalidad, es fundamental indagar por la existencia del la FTLC, si bien no es responsabilidad del ICBF entregarla, por las condiciones de salud y nutrición de nuestros usuarios se debe garantizar la gestión para que los NN que la necesiten la esten consumiendo. De la carpeta tomada al azar, verifique en la evolución nutricional el manejo de la FTLC, de acuerdo a la prescripción dada por salud y a su evolución. Fila 33 categoría complementación alimentaria: Revisa si el tipo de ración corresponde a la definida de acuerdo a la edad del NN.(ver tipos RPP hoja 2). Solicite previamente a la llamada los formatos de Entrega de Raciones para Preparar RPP (egreso), correspondiente a las entregas del mes anterior. Fila 34 categoría complementación alimentaria: Verifique la calidad de los alimentos de las RPP, solicite a las EAS un informe donde especifique los alimentos que componen las RPP de egreso especificando tipo de alimento, cantidad y fecha de vencimiento y verifique su cumplimiento acorde a lo definido en el manual opertivo.

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ANEXO 2 - INSTRUMENTO DE APOYO A LA SUPERVISIÓN A CONTRATOS DE LA MODALIDAD CENTROS DE RECUPERACIÓN

NUTRICIONAL - CRN REGIONAL: CENTRO ZONAL: NÚMERO DE CONTRATO: NOMBRE DE LA EAS : NUMERO UDS: Fecha de visita o llamada: / / MUNICIPIO DE UBICACIÓN DEL CRN-CENTRO DE RECUPERACIÓN NUTRICIONAL:___________________________ NOMBRE DEL SUPERVISOR O DEL PROFESIONAL DE APOYO A LA SUPERVISIÓN, QUIEN REALIZA LA VISITA : NOMBRE Y CARGO DE LA PERSONA DE LA EAS, QUE ATIENDE LA VISITA:

ÍTEM CATEGORÍA SC ER GIT UE IMR II EO N D TE O MODO DE VERIFICACIÓN INFF OU RE MNT AE N/ TE ESTADO O D INEB CSS UCE MRR IV PPA LC IC MIÓIO IENN N DE TES OL / (dC eO sc mM r eiP p jR ocO rió aM ,n f I d eS ceO hl S ac o/ d mP eL p cA r uoN mm D pis lE io m M , ia eE c nJ c tO oió )R nA d e CUMPLE NO CUMPLE 1.Aspectos generales Verificar información mediante reporte de aplicativo CUÉNTAME, en el que se evidencie que todos los niños y niñas ¿El 100% de los cumplieron con criterios niños y niñas de ingreso de acuerdo con que ingresan al el Manual Operativo, CRN cumple 1.1 Ingreso indicador P/T por debajo con los criterios de -2 Desviaciones de ingreso? Estándar (DE). En caso de incumplimiento, socialice

esta información con el operador, durante la visita al CRN. ¿Los usuarios Previamente identifique ingresan los NN activos del reporte después de la cuéntame a la fecha y atención de seleccione al azar como salud? o fueron mínimo dos NN. remitidos al Solicite a la EAS las sector salud carpetas de los NN (para el caso de seleccionado y verifique el ser identificados cumplimiento de la por el CRN).? atención a la desnutrición (todos los NN deben ser ingresados despues de su atención por el sector salud). Si el NN fue identificado por el CRN, verifíca su remisión al sector salud para el plan de manejo. 1.2 Ingreso

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ÍTEM CATEGORÍA SC ER GIT UE IMR II EO N D TE O MODO DE VERIFICACIÓN INFF OU RE MNT AE N/ TE ESTADO O D INEB CSS UCE MRR IV PPA LC IC MIÓIO IENN N DE TES OL / (dC eO sc mM r eiP p jR ocO rió aM ,n f I d eS ceO hl S ac o/ d mP eL p cA r uoN mm D pis lE io m M , ia eE c nJ c tO oió )R nA d e A partir del análisis de los CUMPLE NO CUMPLE reportes del aplicativo CUÉNTAME, previo a la visita, revise los registros de los NN activos en el CRN e identifique si el

tiempo de permanencia es coherente a lo definido en ¿La estancia de el manual operativo (de los usuarios se acuerdo a su estado encuentran en nutricional de ingreso). 1.3 Permanencia los tiempos Para aquellos casos estimados donde el tiempo de según manual permanencia excede a lo operativo ? definido por el manual operativo, verifique, sí la EAS cuenta con estudios de caso donde se evidencie el ajuste a la intervención (solicite copia de estos estudios de caso). ¿El 100% de los Verificar en CUÉNTAME, niños y niñas si el estado nutricional de que egresan del los egresos P/T es CRN 1.4 Egreso adecuado de acuerdo a lo presentaron un definido en el manual peso adecuado operativo.(verificar el mes para la talla inmediatamente anterior). P/T.?

2. Aspectos administrativos, financieros, infraestructura, dotación y personal Verifique, como mínimo la siguiente dotación: -El número de cunas y colchonetas corresponder ¿Cuenta con la al número de cupos del dotación CRN?. adecuada para -El número de mesas y Unidad el CRN de sillas del comedor de

2.1 Administrativa acuerdo a lo acuerdo a los cupos?. definido en el -Cuenta con mesas y Manual sillas diferentes a la de los Operativo? niños para los adultos? -El consultorio esta dotado con: Báscula, pesa bebés, infantómetro y tallímetro? Verifique si el CRN cuenta con el plan de saneamiento de acuerdo con lo establecido en las

¿El CRN cuenta obligaciones del eje de con las gestión ambiental del condiciones contrato. Unidad higiénico2.2 Durante la visita solicite a Administrativa sanitarias de la EAS el plan de acuerdo con lo saneamiento, donde cómo establecido en mínimo deben contener el contrato? los programas de limpieza y desinfección, manejo de residuos y control de plagas.

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ÍTEM CATEGORÍA SC ER GIT UE IMR II EO N D TE O MODO DE VERIFICACIÓN INFF OU RE MNT AE N/ TE ESTADO O D INEB CSS UCE MRR IV PPA LC IC MIÓIO IENN N DE TES OL / (dC eO sc mM r eiP p jR ocO rió aM ,n f I d eS ceO hl S ac o/ d mP eL p cA r uoN mm D pis lE io m M , ia eE c nJ c tO oió )R nA d e CUMPLE NO CUMPLE Solicite a la EAS la La EAS invierte relación de los recursos los recursos destinados al concepto definidos "gastos administrativos" y "gastos verifique contra soportes Unidad 2.3 administrativos", la utilización del Administrativa de acuerdo a las mencionado concepto de orientaciones acuerdo a las definidas por la orientaciones emitidas por Regional. el ICBF. Verificar si el equipo

correspondiente a las El operador hojas de vida aprobadas cuenta con el por la Regional o centro equipo del zonal, continúa contratado recurso humano por la EAS para la 2.4 Talento Humano completo, de atención en la presente acuerdo a lo modalidad. especificado en Solicite al operador los el Manual datos (contratos) del Operativo. equipo actual, correspondiente al CRN y verifique su cumplimiento. La EAS contrata el talento humano, de acuerdo a lo ¿La EAS establecido en la invierte el costo estructura de costos asignado para el definida para el contrato. Talento 2.5 Talento Humano Previo a la visita, solicite a Humano, de la EAS los contratos, los acuerdo a lo pagos de aporte a estipulado en el seguridad social de cada contrato? uno de los perfiles y verifique su cumplimiento. Durante la visita al CRN, El equipo observe, si el equipo de cuenta con los personal cuentan con los implementos de implementos de bio2.6 Talento Humano bio-seguridad seguridad en la cantidad y para el contacto calidad de acuerdo a lo con la definido durante la comunidad. emergencia generada por la pandemia Covid 19. Solicite a la EAS el soporte del radicado de la ¿La EAS realiza cuenta de cobro del mes la presentación inmediatamente anterior. de informes y Verifique si la EAS Legalización de requisitos para 2.7 presentó los informes para cuentas pagos de pago durante los manera siguientes 5 días hábiles oportuna y del mes vencido de adecuada?

acuerdo a lo estipulado en el Manual Operativo.

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CUMPLE NO CUMPLE

3. Operación para la atención Verifique la existencia del archivo donde reposan las carpetas de los NN, en la cual se ubican los ¿Los usuarios documentos de ingreso y atendidos gestión de las atenciones durante este recibidas. 3.1 Atención periodo cuentan Mediante la revisión de la con carpetas carpeta de los NN individuales?. seleccionado previamente (ítem1.2), verifique si contiene la historia de ingreso totalmente diligenciada.

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¿Se han otra excepción (previo a la realizado visita). Del total de estudios de 3.4 Atención estudios de caso, caso para los seleccione uno al azar y usuarios que lo solicite copia de este " requieren? estudio de caso" . Verifique la justificación técnica, la cual se debe enmarcar dentro de los criterios definidos en el manual operativo.

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tomadas al azar y verifique (en evolución ¿Para los casos médica), si el NN ha que presentan requerido una remisión al dificultades de sector salud. (si o no ). 3.6 Atención salud, se realiza En caso de ser afirmativo, remisión verifique si fue remitido oportuna al oportunamente. sector salud? . En caso de ser negativo, desciba "No aplica" en la columna de observaciones. Previa revisión en el aplicativo CUÉNTAME, ¿Todos los determine el estado actual beneficiarios de registro en cantidad y cuentan con la calidad de los ingresos del primera toma de mes que se esta peso y talla al Sistemas de supervisando. Socialice 3.7 ingreso al CRN información con la EAS lo encontrado y son y solicite justificación en registrados en el caso de presentar sistema de inconsistencias con el información dato. Defina su Cuéntame? cumplimineto o incumplimiento.

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CUMPLE NO CUMPLE Previa revisión en el aplicativo CUÉNTAME , determine el estado actual de registros en cantidad y Se realiza toma calidad de los egresos del de peso y talla Sistemas de mes inmediatamente 3.8 al egreso del información anterior. CRN de los socialice con la EAS lo usuarios.. encontrado y solicite justificación en caso de presentar inconsistencias con el dato. De acuerdo al ciclo de menús aprobado para el contrato, indague: que día del ciclo se está elaborando?, observe el tiempo de comida en ¿El CRN cumple ejecucion y verifique el Complementación con el ciclo de cumplimiento de las 3.9 alimentaria minutas y con el preparaciones menú del día?. correspondientes a éste menú. En caso de presentar intercambios solicite la justificación (estos deben corresponder al listado de intercambios aprobado) De las carpetas tomadas al azar, revise en la evolución nutricional el manejo de la FTLC, de ¿Se evidencia el acuerdo a la prescripción suministro de dada por salud y a su Complementación FTLC de evolución. (si aplica) 3.10 alimentaria acuerdo a la La FTLC debe ser prescripción aportada por el sector dietaría?. salud, de lo contrario verifique la gestión que realizó el operador con el sector salud para su adquisisción. Solicitar a la EAS los formatos de Entrega de Raciones para Preparar ¿La EAS realiza RPP , correspondiente a entrega de las entregas del mes Raciones para anterior. Verique si estos Complementación Preparar RPP al

3.11 formatos cuentan con alimentaria egreso de los firmas o huella en caso de NN de acuerdo ser necesario y si el tipo a lo definido en de ración corresponde a la el contrato?. definida de acuerdo a la edad del NN.(ver tipos RPP hoja 2).

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parar_y_fichas_tecnicas__crn_v2.pdf).

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