ICBF - Anexo 3 estrategia de socializacion y divulgacion de aiec -tejiendo interculturalidad v1

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ACOMPAÑAMIENTO INTERCULTURAL (ÉTNICACAMPESINA) – TEJIENDO INTERCULTURALIDAD

Anexo 3. Estrategia de socialización y difusión de la modalidad AIEC - Tejiendo Interculturalidad La Dirección de Familias y Comunidades del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF, con el propósito de fortalecer la participación efectiva de las familias, las comunidades étnicas y campesinas del territorio nacional, diseñó la Modalidad Acompañamiento Intercultural (Étnica – Campesina) - Tejiendo Interculturalidad. Plantea procedimientos de socialización (abierta o cerrada) y difusión del proceso de convocatoria, la cual tiene como objetivo promover canales de comunicación efectivos que garanticen el derecho a la información oportuna y eficaz de las comunidades étnicas y campesinas, participantes de la modalidad. El procedimiento consta de tres actividades:

1. Socialización

2. Difusión

3. Seguimiento Estos procedimientos serán liderados por la Dirección de Familias y Comunidades y acompañados por las Direcciones Regionales El documento explica el desarrollo de la socialización y difusión del proceso de convocatoria abierta y/o cerrada de la Modalidad Acompañamiento Intercultural (ÉtnicaCampesina) AIEC–Tejiendo Interculturalidad; los objetivos, la población a quien va dirigida la difusión, herramientas, metodologías, recursos, responsables, entre otros aspectos mínimos para el desarrollo de la convocatoria abierta y/o cerrada.

1. SOCIALIZACIÓN DE LA MODALIDAD: liderada por la Dirección de Familias y

Comunidades del ICBF.

Objetivo: Fortalecer en los equipos técnicos regionales, las comunidades vinculadas y los equipos técnicos de base de cada unidad ejecutora, la comprensión del marco de sentido de la modalidad Tejiendo Interculturalidad, su estructura operativa y marco legal que la regula, para garantizar un adecuado acompañamiento técnico y operativo durante su implementación con las comunidades étnicas y campesinas.

Tema: presentación de la AIEC-Tejiendo Interculturalidad; anexos guías, ruta de operación y los instrumentos establecidos por la Dirección de Familias y Comunidades. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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Anexo 3. Estrategia de socialización y difusión Versión 1 Página 2 de 8 ACOMPAÑAMIENTO INTERCULTURAL (ÉTNICACAMPESINA) – TEJIENDO INTERCULTURALIDAD Población a quien va dirigida: comunidades étnicas y campesinas, Directores Regionales, enlaces regionales de la Dirección de Familias y Comunidades, enlaces regionales de supervisión de la modalidad AIEC-Tejiendo Interculturalidad de los centros zonales, coordinadores de asistencia técnica, coordinadores de los centros zonales, referentes regionales del SNBF.

Herramientas de Comunicación: videoconferencia, teleconferencia, correo electrónico,

llamadas telefónicas y/o reuniones presenciales o virtuales (según las orientaciones establecidas por el Gobierno Nacional y la Dirección del ICBF) en las que se realizará una presentación que permite dar claridad a los aspectos operativos, ideas centrales y orientaciones generales de la modalidad, generando espacios a resolver inquietudes, dudas y observaciones que se tengan, sobre su implementación.

Recursos Económicos: de existir la posibilidad de viajar a los territorios para socializar la Modalidad con las comunidades, se deben tener en cuenta los viáticos y gastos de viaje.

Responsable: equipo técnico y operativo de la modalidad AIEC-Tejiendo

Interculturalidad.

Tiempo: De acuerdo con las posibilidades de cada uno de los actores, en lo que se refiere a medios de comunicación, y disposición de redes para la conectividad, se espera que el proceso pueda realizarse en un día para la estrategia de videoconferencia o la socialización de forma presencial y dos días en el caso en que se haga a través de teleconferencia y llamadas telefónicas.

Fuente de Verificación: informe, acta o soporte donde se evidencie la realización de dicho proceso de socialización de la Dirección de Familias y Comunidades con las Direcciones Regionales o comunidades.

2. ESTRATEGIA DE DIFUSIÓN

a. Dirección de Familias y Comunidades respecto al proceso de convocatoria: La Dirección de Familias y Comunidades elaborará: piezas comunicativas, correos electrónicos, videoclips, mensajes alusivos al proceso e invitaciones a las comunidades de forma abierta y/o cerrada a la agenda de socialización de la información con los interesados en el proceso, y se entregará la información de las piezas comunicativas a las

Regionales para la difusión de la convocatoria en los territorios.

Objetivo: divulgar la apertura del proceso de convocatoria para la presentación de propuestas para la modalidad AIEC-Tejiendo Interculturalidad. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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Anexo 3. Estrategia de socialización y difusión Versión 1 Página 3 de 8 ACOMPAÑAMIENTO INTERCULTURAL (ÉTNICACAMPESINA) – TEJIENDO INTERCULTURALIDAD Tema: brindar información general de la convocatoria, fechas de recepción y cierre para la presentación de los proyectos.

Población a quien va dirigida: familias, comunidades, autoridades, organizaciones de grupos étnicos, entidades sin ánimo de lucro y ciudadanía en general.

Herramientas de Comunicación: • Portal web ICBF: espacio donde se divulgue la convocatoria, se pueda acceder a los documentos técnicos y de operación, formatos y anexos que orientan su implementación y todas aquellas orientaciones técnicas y operativas que requiera el potencial beneficiario para participar del proceso. • Redes Sociales: se divulgará el proceso de convocatoria a través de los canales oficiales del ICBF Facebook, Twitter, Instagram, WhatsApp, además estas publicaciones contaran con un link que direccionará al portal web para acceder a los documentos técnicos y de operación, formatos y anexos que orientan su implementación y en general, lo que requiera el potencial beneficiario para participar del proceso.

• Medios de Comunicación Masivos: se divulgará el proceso de convocatoria a través de radio, prensa, comunicación directa, con organizaciones y autoridades que sirven de canal de diálogo e interlocución con comunidades de difícil acceso y grupos específicos. Se realizará, a través de mensajes alusivos a la apertura del proceso y los medios en los que se podrá acceder a la información completa sobre la convocatoria. • Correo Electrónico: se remitirá a las organizaciones nacionales étnicas, entidades oferentes que hacen parte de la base de datos del ICBF y demás actores interesados, la información de la apertura de la convocatoria de la modalidad AIECTejiendo Interculturalidad. En todos los casos se deberán seguir las orientaciones para el uso y manejo seguro de la información y las bases de datos del ICBF.

Recursos económicos: Oficina Asesora de Comunicaciones.

Responsable: Director de Familia y Comunidades, enlace de comunicaciones de la Dirección de Familias y Comunidades -DFC, enlaces técnicos de la DFC.

Tiempo: cuatro (4) semanas para elaboración de video, banner, comunicado, piezas comunicativas y alistamiento de información requerida para publicar y cargar en el link. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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Fuente de Verificación: un informe por parte de la Dirección de Familias y Comunidades, que dé cuenta de las acciones implementadas en el proceso de divulgación de la convocatoria a nivel nacional.

b. Estrategia de difusión de la regional a los territorios Objetivo: comunicar a las familias y comunidades potenciales beneficiarias de la Modalidad AIEC-Tejiendo Interculturalidad, la apertura del proceso de convocatoria para la presentación de proyectos.

Tema: información del proceso de convocatoria y cronograma del proceso.

Población a quien va dirigida: familias, comunidades, autoridades, organizaciones étnicas, entidades sin ánimo de lucro y agentes del Sistema Nacional de Bienestar

Familiar.

Herramientas de Comunicación: • Emisoras Comunitarias Locales: se divulgará el proceso de convocatoria a través de emisoras locales comunitarias y autoridades que sirven de canal de interlocución con comunidades de difícil acceso y comunicación, con mensaje alusivos a la apertura del proceso y los medios de comunicación, donde se podrá acceder a la información completa de la convocatoria. • Perifoneo: divulgar el proceso de convocatoria, con mensajes alusivos a la apertura del proceso y los medios de comunicación donde se podrá acceder a la información completa de la convocatoria. • Carteleras: el enlace de la DFC en cada regional deberá garantizar la elaboración de carteleras con la información del proceso de convocatoria, con mensajes alusivos a la apertura de este, los medios y espacios donde se podrá acceder a la información completa. Las carteleras deberán estar ubicadas en espacios públicos de fácil acceso y concurrencia por parte de las comunidades, tales como: alcaldías municipales, instituciones territoriales, lugares de reunión de comunidades,

parques, establecimientos públicos, entre otros. • Redes Sociales Locales (Facebook, Twitter, Instagram, WhatsApp): replicar las piezas comunicativas desarrolladas para la estrategia de divulgación del nivel nacional con grupos o comunidades étnicas presentes en el territorio. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Anexo 3. Estrategia de socialización y difusión Versión 1 Página 5 de 8 ACOMPAÑAMIENTO INTERCULTURAL (ÉTNICACAMPESINA) – TEJIENDO INTERCULTURALIDAD • Correo Electrónico: se remitirá a las organizaciones nacionales étnicas, entidades oferentes que hacen parte de la base de datos del ICBF y demás actores interesados, la información de la apertura a la convocatoria de la modalidad AIECTejiendo Interculturalidad para que estos apoyen la divulgación y el acceso a los documentos técnicos y de operación, formatos y anexos que orientan su implementación y en general, lo que requiera el potencial beneficiario para participar del proceso. De la misma forma este canal estará a abierto a resolver dudas e inquietudes que presenten los interesados. • Espacios de participación locales: si en el tiempo establecido para el proceso de la convocatoria se realiza algún tipo de espacio/reunión interinstitucional, el representante del ICBF que participe deberá socializar la información sobre el proceso de la convocatoria. Los equipos regionales podrán utilizar las herramientas propuestas anteriormente que

identifiquen más efectivas y deberán buscar los canales de comunicación más efectivos para difundir las piezas comunicativas del proceso en los territorios. Las Direcciones Regionales deberán generar la articulación necesaria con los Centros Zonales y demás actores que consideren pertinentes, para la efectiva difusión de la convocatoria. Las piezas comunicativas desarrolladas por la Dirección Familias y Comunidades serán compartidas con las Direcciones Regionales y los Centros Zonales para poder ser utilizados de la misma forma, sin embargo, las Direcciones Regionales y Centros Zonales podrán desarrollar piezas adicionales si así lo consideran.

Recursos Económicos: de existir la posibilidad de viajar a los territorios para socializar la Modalidad con las comunidades, se deben tener en cuenta los viáticos y gastos de viaje.

Responsable: Enlaces Regionales de la Dirección de Familias y Comunidades.

Tiempo: dos (2) semanas.

Fuente de verificación: informe por parte de la regional, que dé cuenta de las acciones implementadas en el proceso de divulgación de la convocatoria.

c. Estrategia de socialización de la Modalidad por parte de la Dirección Regional y Centros Zonales Objetivo: socializar la ruta de operación de la Modalidad de Atención de AIEC - Tejiendo Interculturalidad ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Tema: objetivo, modelo, ruta de operación de la Modalidad y los instrumentos establecidos por la Dirección de Familias y Comunidades Población a quien va dirigida: familias, comunidades, autoridades, organizaciones étnicas, entidades sin ánimo de lucro oferentes de servicios, interesadas en participar en el proceso de convocatoria y agentes del Sistema Nacional de Bienestar Familiar.

Herramientas de Comunicación: • Jornadas de Socialización Masivas: el enlace regional de la Dirección de Familias y Comunidades deberá realizar mínimo dos (2) jornadas masivas, si las condiciones lo permiten, en donde se dé a conocer la modalidad, el proceso de convocatoria y los requisitos para participar. Así mismo, los referentes de los Centros Zonales deben realizar mínimo una jornada. Las fechas de realización para estas jornadas se deben establecer y ser comunicadas en la estrategia de difusión para conocimiento de los interesados. • Reuniones Territoriales por Demanda: si en el tiempo establecido por la convocatoria, alguna comunidad u organización solicita acompañamiento en algún espacio o reunión, el enlace regional y/o los referentes zonales responderán a las solicitudes que se den en los diferentes territorios, se podrá considerar realizar el acompañamiento de forma virtual, en caso de ser necesario. • Espacios Intra e Interinstitucionales: si en el tiempo establecido para el proceso de la convocatoria se realiza algún tipo de espacio/reunión interinstitucional o donde estén involucradas comunidades étnicas, el representante del ICBF buscará el espacio para dar a conocer la Modalidad, el proceso de convocatoria y los requisitos de participación. Se podrá considerar realizar el acompañamiento de forma virtual,

en caso de ser necesario. • Correo Electrónico: se remitirá a actores institucionales y comunitarios interesados en el proceso de convocatoria de la Modalidad de atención AIECTejiendo Interculturalidad. • Videoconferencias: se podrán proponer espacios virtuales donde se haga la explicación de la operatividad de la Modalidad, dando la oportunidad a que los diferentes interesados que tengan acceso a internet puedan tener un medio de acceso a esta información. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Anexo 3. Estrategia de socialización y difusión Versión 1 Página 7 de 8 ACOMPAÑAMIENTO INTERCULTURAL (ÉTNICACAMPESINA) – TEJIENDO INTERCULTURALIDAD • Videos Instructivos: se podrán realizar videos en los cuales se haga la explicación operativa de la modalidad, estos videos podrían ser compartidos a través de diferentes redes sociales para lograr llegar a las poblaciones que se encuentran más alejadas de los cascos urbanos. • Recursos económicos: de existir la posibilidad de viajar a los territorios para socializar la Modalidad con las comunidades, se deben tener en cuenta los viáticos y gastos de viaje.

Responsable: enlaces regionales de la Dirección de Familias y Comunidades, referentes de centros zonales.

Tiempo: tres semanas.

Fuente de Verificación: un informe por parte de la regional y los centros zonales que dé

cuenta de las acciones implementadas en el proceso de socialización de la Modalidad con las partes interesadas. Las Direcciones Regionales deberán generar la articulación necesaria con los Centros Zonales y demás actores que consideren pertinentes, para la efectiva difusión de la convocatoria. Los equipos regionales podrán utilizar las herramientas y estrategias propuestas anteriormente o aquellas que en el territorio se identifiquen más efectivas para la socialización de la Modalidad.

3. SEGUIMIENTO Cada una de las actividades realizadas deberá estar acompañada de soportes que den cuenta de esta (pantallazos de videoconferencias, actas de reunión, listados de asistencia, entre otras).

La Dirección de Familias y Comunidades realizará permanentemente seguimiento a: - La accesibilidad y disponibilidad de la información en el portal web durante todo el tiempo establecido para la difusión. - La publicación de las piezas comunicativas en las redes sociales y las actualizaciones que se generen durante el periodo de la convocatoria. - Los compromisos que se generen en las reuniones presenciales o virtuales, intra e interinstitucionales. - Las comunicaciones, dudas inquietudes y observaciones generadas en el proceso. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Anexo 3. Estrategia de socialización y difusión Versión 1 Página 8 de 8 ACOMPAÑAMIENTO INTERCULTURAL (ÉTNICACAMPESINA) – TEJIENDO INTERCULTURALIDAD - Las acciones que adelanten las Direcciones Regionales en torno al proceso de

difusión y socialización. Las Direcciones Regionales realizarán seguimiento a: - Las acciones que adelanten los centros zonales en torno al proceso de difusión y socialización. - Los compromisos que se generen en las reuniones presenciales o virtuales intra e interinstitucionales. - Las comunicaciones, dudas, inquietudes y observaciones y solicitudes generadas en el proceso.

4. CONTROL DE CAMBIOS

Fecha Versión Descripción del Cambio N.A. N.A. N.A. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.