ICBF - c.ce . caracterizacion comunicacion estrategica v6

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COMUNICACIÓN ESTRATÉGICA CARACTERIZACIÓN DE PROCESO Versión 6 Página 1 de 7

Responsables del Proceso por Nivel: Líder del Proceso: Nacional Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones (Cargos directivos o de coordinación de la planta de personal) Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones Regional Director(a) Regional (Cargos directivos o de coordinación de la planta de personal) Zonal Coordinador(a) Centro Zonal (Cargos de coordinación de la planta de personal)

1. Objetivo del Proceso: asesorar, diseñar e implementar estrategias, acciones e inic iativas de comunicación para la movilidad y pedagogía social en la promoción de la garantía de derechos y la prevención de vulneraciones de derechos de las niñas, niños, adolescentes y el fortalecimiento de las familias; así como divulgar la gestión del ICBF y gestionar el posicionamiento de su imagen como la entidad líder en la protección de la niñez en Colombia.

2. Alcance: inicia con la definición de política, el plan estratégico y directrices de comunicaciones y finaliza con acciones de mejora e innovación para el proceso.

3. Alineación estratégica del Proceso: Objetivo 1. Fortalecer el desarrollo integral de niñas, niños y adolescentes a partir de una oferta que brinde oportunidades, experiencias y escenarios significativos encaminados a profundizar sus capacidades, habilidades, intereses, talentos y vocaciones, contribuya a la construcción de su identidad y de su liderazgo e incidencia en la transformación de sus comunidades y territorios.

Objetivo 3. Afianzar desde una perspectiva intercultural e inclusiva, las capacidades de cuidado y crianza de las familias, reconociéndolas como sujeto colectivo de derechos que en ejercicio

de su rol como corresponsables en la garantía de los derechos de niñas, niños y adolescentes consolidan sus comunidades y territorios como escenarios de protección integral. Objetivo 8. Consolidar una cultura organizacional basada en la calidad del servicio, el conocimiento, la innovación, la toma de decisiones a partir de evidencia, el autocuidado, la seguridad y privacidad de la información y la mitigación de los impactos ambientales, fomentando el bienestar, la mejora continua y el trabajo digno de su talento humano.

4. Ciclo del Proceso en Planear, Hacer, Verificar, Mejorar (PHVM):

4.1 PLANEAR

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1. Estado 1.1. Plan Nacional de Desarrollo 1.Política de comunicaciones 1.1. 2.1. 3.1. 4.1. Proceso Definir política, formular plan Comunicación 2.Proceso Direccionamiento estratégico de comunicaciones y 2.Plan estratégico de Estratégica 1.2. Requisitos legales y otros Estratégico establecer directrices para el comunicaciones requisitos proceso. 1.2. 2.2.Proceso X 3.Proceso Monitoreo y 3.Directrices de Direccionamiento Seguimiento a la Gestión 1.3 Lineamientos y directrices Comunicaciones Estratégico gubernamentales 4.Proceso Adquisición de 4.Manuales de imagen 3.2. Procesos Misionales ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO CON LA POLÌTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012

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Biene s y Servicios corporativa 5.1. Proceso Mejora e 1.4. Plan Estratégico Sectorial 5.Proceso Mejora e 5.Matriz de riesgos por proceso Innovación Innovación aprobada 2.1. Plan Indicativo Institucional 2.2. Directrices Institucionales 2.3. Planes Institucionales aprobados 2.4. Resolución de distribución presupuestal 2.5. Lineamientos de programación y ejecución de metas sociales y financieras 2.6. Políticas Institucionales 2.7. Lineamientos, metodologías e instrumentos de planeación 2.8. Resultados e informes de Gestión Institucional 2.9. Informes de ejecución presupuestal 3.1. Modelo de monitoreo y evaluación 3.2. Hojas de vida de los Indicadores aprobadas, Plan de Acción Institucional de la vigencia 4.1. Manual de Contratación, Memorandos, Circulares ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO CON LA POLÌTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012

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metodologías de mejora continua, la innovación y el conocimiento

4.2 HACER

Nivel Responsable de Generador Entradas Actividades Salidas Cliente la Actividad N R Z 1.1. 2.1. Solicitudes de asesoría 1.Proceso Comunicación y acompañamiento en Asesorar, gestionar e implementar 1.Documentos, campañas, 1.1. Proceso Estratégica temas de comunicación la divulgación de los contenidos, contenidos, acciones y piezas Comunicación mensajes y piezas de comunicación de comunicación. Estratégica 2.Proveedor (Operadores) 1.2. Política de comunicaciones institucional interna y externa, así como la validación de las acciones 1.2. Procesos del ICBF 3.Proceso Gestión de la 1.3. Plan estratégico de operativas con activación de Tecnología e Información comunicaciones mensajes de forma presencial o 1.3. Partes Interesadas del virtual del ICBF. ICBF

4. Proceso Gestión del Talento 1.4. Directrices de Humano Comunicaciones 5.Proceso Relación con el 3.1. Sistemas de información: Ciudadano nuevos o adaptados y evolucionados X X 3.2. Soporte a los requerimientos de tecnología y sistemas de información atendidos 3.3 Servicios de infraestructura de Tecnología e Información 4.1. Programación de la contratación en el plan anual de adquisiciones 5.1. Reportes de herramienta tecnológica SIM (Sistema de

Información Misional) ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO CON LA POLÌTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012

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5.2. Documento Caracterización de Peticionarios ICBF

4.3. VERIFICAR

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1. Proceso Monitoreo y 1.1. Reporte de monitoreo y Realizar seguimiento y medición del 1.Resultados de medición del 1.1. Proceso Monitoreo y Seguimiento a la Gestión seguimiento a través del tablero desempeño del proceso de acuerdo proceso Seguimiento a la de control con la gestión y los riesgos Gestión

2. Proveedor (Entidad asociados, en el marco de las 2. Informes de Gestión Evaluadora o 1.2. Seguimiento al Plan de responsabilidades del esquema de 1.2. 2.1. Proceso Certificadora) Acción Institucional líneas de defensa. 3. Reporte gestión de riesgos Comunicación del proceso Estratégica

3. Proceso Evaluación 2.1. Resultados de auditorías Independiente externas 2.2. Proceso

Direccionamiento

4. Proceso Mejora e 3.1. Informes de auditorías Estratégico Innovación internas 3.1. Proceso Mejora e

5. Proceso Direccionamiento 4.1. Resultados de evaluación Innovación X X X Estratégico de los riesgos 4.2. Resultados de seguimiento a la implementación de planes, estrategias y metodologías 5.1. Resultados e informes de Gestión Institucional 5.2. Revisión por la Dirección

(Resultados del Sistema Integrado de Gestión)

4.4. MEJORAR E INNOVAR

Nivel Responsable de Generador Entradas Actividades Salidas Cliente la Actividad N R Z ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO CON LA POLÌTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012

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COMUNICACIÓN ESTRATÉGICA CARACTERIZACIÓN DE PROCESO Versión 6 Página 5 de 7 1.Pro ceso Monitoreo y 1.1. Reporte de monitoreo y Definir acciones de mejora e 1.Acciones de mejora e 1.1. Proceso Seguimiento a la Gestión seguimiento a través del innovación para el proceso. innovación definidas. Comunicación Estratégica tablero de control 2.Proceso Mejora e 1.2. Proceso Mejora e Innovación 2.1. Resultados de la evaluación Innovación de riesgos 3.Proceso Relación con el 1.3. Proceso Evaluación Ciudadano 2.2. Mejoras identificadas del Independiente Modelo de Planeación y 4.Proceso Evaluación Sistema Integrado de 1.4. Proveedor (Entidad

Independiente Gestión Evaluadora o Certificadora) 5.Proceso Direccionamiento 2.3. Resultados de seguimiento Estratégico de la implementación de las estrategias, metodologías y planes X X X 2.4. Buenas prácticas y lecciones aprendidas 3.1. Informe de PQRS y acceso a la información 4.1. Reportes internos avance y cumplimiento Plan de Mejoramiento 4.2. Acciones de mejoramiento formuladas 5.1. Acciones de mejora del Sistema Integrado de Gestión. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO CON LA POLÌTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012

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Elaboró Revisó Aprobó

ANA CAROLINA BRITO RONCANCIO

Contratista Oficina Asesora de Comunicaciones

LAURA VANESSA ORTEGA ARRIETA

Contratista Oficina Asesora de Comunicaciones JUAN MANUEL FUENTES BONILLA Promotor EPICO YANETH SARMIENTO FORERO Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones Subdirectora de Mejoramiento Organizacional Líder del Proceso

FERNANDO OTÁLORA BARRERA

Profesional Especializado Subdirección Mejoramiento Organizacional Nota 1: Consultar los indicadores de procesos en el Tablero de Control en el SIMEI. Nota 2: Consultar los riesgos de calidad y corrupción del proceso en la web.

Nota 3: Consultar las normas internas y externas que aplican al proceso en la Matriz de Requisitos Legales. Nota 4: Consultar criterios y rangos de calificación de los aspectos e impactos ambientales en la Matriz de aspectos e impactos ambientales, requisitos legales y otros requisitos. Nota 5: Consultar matriz de riesgos SGSI y de activos de información del proceso en la intranet. Nota 6: Consultar matriz de identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de Controles, y Matriz de requisitos legales y otros requisitos del SG-SST. Nota 7: Consultar los procedimientos y documentos asociados al proceso en el Listado Maestro de Documentos, en la Web del ICBF. Nota 8: Consultar políticas de operación en los Procedimientos. Nota 9: Las salidas marcadas con un asterisco () hacen referencia a controles operacionales del proceso. Nota 10: Se selecciona con una X el nivel responsable de la actividad (nacional, regional, zonal). ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO CON LA POLÌTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012

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5. CONTROL DE CAMBIOS Fecha Versión Descripción del Cambio Se actualiza la caracterización del proceso en el Objetivo, Alcance, Alineación Estratégica del Proceso teniendo en cuenta el Plan

10/02/2021 C.CE Versión 5 Indicativo Institucional vigente y el Ciclo del Proceso en PHVM. Se actualiza la caracterización del proceso de comunicación estratégica en el Objetivo ya que se menciona la población niños, niñas 09/07/2020 C.CE Versión 4 y adolescentes y no se incluye a los jóvenes de acuerdo con la nueva estructura del ICBF por el Decreto 789 de 2020. Se actualiza la caracterización del proceso en el Objetivo, Alcance, Alineación Estratégica del Proceso teniendo en cuenta el Plan 24/05/2018 C.CE Versión 3 Indicativo Institucional vigente y el Ciclo del Proceso en PHVM. Teniendo en cuenta la transición de la Norma ISO 9001:2008 a la Norma ISO 9001:2015, se actualiza la caracterización del proceso 19/09/2016 C.CE Versión 2 en: alcance y actividades del ciclo PHVM. 02/09/2016 C.CE Versión 1 Se ajusta la caracterización del proceso teniendo en cuenta el nuevo Modelo de Operación por Procesos. El proceso pasa de ser uno de apoyo a ser considerado un proceso estratégico, razón por la cual cambió su objetivo y todas las actividades del proceso. 15/01/2016 MPA7 Versión: 5.0 Se ajusta al alcance en las actividades, entradas y salidas según las definiciones resultado del rediseño del modelo de operación por proceso. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO CON LA POLÌTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012