ICBF - Circular 0001 de 2017

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Inicio Documento Circular 1 de 2017 ICBF Ocultar anotaciones   Buscar  Índice CIRCULAR 1 DE 2017 (enero 6) <Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

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PARA: DIRECTORES, SUBDIRECTORES, JEFES DE OFICINA SEDE NACIONAL Y DIRECTORES REGIONALES ASUNTO: Alcance Circular No. 002 de 1 de marzo de 2016

Dando alcance a la Circular No. 002 del 1 de marzo de 2016 expedida por la Dirección General del ICBF, y en cumplimiento de la Directiva Presidencial No. 01 del mismo año, me permito informarles que el Gobierno Nacional desarrolló una plataforma digital llamada SAMI (Sistema de Administración de Mensajes Institucionales), para organizar y sistematizar el proceso de estudio y aprobación de todas las piezas o campañas

publicitarias que deben pasar por el Despacho del Alto Consejero Presidencial de Comunicaciones. En este sentido, y teniendo en cuenta que son los Secretarios Generales de los Ministerios y Departamentos Administrativos quienes validarán y consolidarán las solicitudes para la realización de campañas publicitariasoffline y online-, publicaciones y asesorías en comunicaciones de las entidades de su sector, me permito comunicarles el procedimiento que operará en adelante para dar cumplimiento a la Directiva en mención, en el marco del nuevo sistema de información SAMI:

1. El Área, Oficina o Regional que necesite adelantar una campaña o requiera la impresión de informes, folletos, pendones, diseño de stands o cualquier pieza de comunicación o mensaje institucional, deberá presentar la solicitud mediante memorando, a la Oficina Asesora de Comunicaciones de la Sede de la Dirección General, con la respectiva justificación, definición de audiencias, piezas a desarrollar, plan de medios, número de ejemplares, presupuesto, características técnicas y plan de distribución, según corresponda. Las solicitudes deberán remitirse antes de iniciar los procesos de contratación y producción, que sin excepción, necesitan el aval del Despacho del Alto Consejero para las Comunicaciones de la Presidencia de la República.

2. La Oficina Asesora de Comunicaciones de la Sede de la Dirección General evaluará las características de las piezas de comunicación o los mensajes institucionales a producir, y de ser procedente, registrará en SAMI la correspondiente solicitud, la cual será revisada y según el caso aprobada por la Secretaría General del ICBF a través de SAMI, con lo cual se liberará la solicitud con destino al Despacho del Alto Consejero para las

Comunicaciones de la Presidencia de la República.

3. De acuerdo con la Directiva Presidencial No. 01 de 2016, las campañas, publicaciones y asesorías en comunicaciones deberán observar los siguientes lineamientos: i) Ser prioritarios e indispensables para el cumplimiento de la misión y las funciones de la entidad contratante. ii) Cumplir con los parámetros de austeridad, pertinencia y eficiencia. iii) Estar dirigidos a las audiencias relevantes y contemplar los medios regionales y alternativos como emisoras comunitarias. iv) Tener máximo dos referencias cuando la difusión de las campañas de TV se realice con código cívico. v) No se consideran de interés público o prioritario las campañas de aniversario y promoción de entidades.

4. Teniendo en cuenta que Presidencia de la República estableció cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud, para la aprobación de la producción de las piezas comunicativas o mensajes institucionales; el Área, Oficina o Regional deberá enviar a la Oficina Asesora de Comunicaciones de la Sede de la Dirección General, la solicitud con diez (10) días de anticipación, para proceder al análisis y la respectiva gestión ante Presidencia de la República.

5. Una vez recibida la respuesta de la Alta Consejería, la Oficina Asesora de Comunicaciones de la Sede de la Dirección General informará al Área, Oficina o Regional solicitante lo correspondiente, con la finalidad de que inicie el respectivo proceso de contratación y producción de las piezas comunicativas o mensajes institucionales, según corresponda.

Cordialmente,

MARTHA YOLANDA CIRO FLÓREZ

Secretaria General Encargada de las Funcionas de la Dirección General

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